エンタープライズ コンテンツ管理とはECM ガイド

エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) は、さまざまな種類のコンテンツを作成および整理するための戦略であり、長年にわたって人気が高まっています。 実際、エンタープライズ コンテンツ管理市場は2017 年以降、316 億 6000 万ドルから 671 億 4000 万ドルへと2 倍以上に拡大しています。

エンタープライズ企業が定期的にコンテンツを作成して、従業員、利害関係者、チーム リーダー、経営幹部、顧客などと共有する場合、エンタープライズ コンテンツ管理は優れたソリューションとなる可能性があります。

このガイドでは、ECM とは何か、ECM を使用する主な利点、上位 5 つのコンポーネントなどについて詳しく説明します。

エンタープライズ コンテンツ管理とはECM へのガイド:

エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) とは何ですか?

エンタープライズ コンテンツ管理 (略して ECM) は、重要なコンテンツのキャプチャ、管理、保存、保存、および必要な関係者への配信という 5 つのコンポーネントすべてを管理するために、多くの大規模組織が採用している戦略です。 (これらのコンポーネントについては後ほど詳しく説明します。)

ECM には、これらのコンポーネントに必要なさまざまなプロセスとツールが含まれており、組織がビジネス全体のコンテンツの流れに遅れずについていくことができ、重要なものが失われないようにします。

通常、ECM ソリューションは、レポート、トレーニング ドキュメント、その他の種類のスプレッドシート、PDF、Word ドキュメントなどの内部コンテンツに重点を置いています。

また、構造化された情報と構造化されていない情報の両方を保持することもできます。 構造化された情報とは、Excel ファイルや SQL データベースなど、より標準化された形式のドキュメント、データ、およびその他の情報を指します。 一方、非構造化情報は、標準化または構造化された形式を持たず、あらゆる種類の形やサイズで提供されます。

エンタープライズ コンテンツ管理が重要な理由

データ侵害が増加し、政府が市民のためにできるだけ多くの情報を非公開に保つための措置を講じたため、ECM は長年にわたってはるかに普及し、重要になっています。

しかし、それ以上に、ECM は企業が所有する可能性のある何千もの文書を保存および管理するのに役立つため、重要です。 クライアントの契約書や従業員のファイルを保持するために、電子メールや安全でないストレージに頼らないでください。

代わりに、重要なファイルを保存し、それらを柔軟なフォルダーに整理して簡単にアクセスできるようにし、機密情報を安全に保つのに役立つ ECM ソフトウェアに投資してください。

エンタープライズ コンテンツ管理の主なメリット

あなたの組織がエンタープライズコンテンツ管理に時間とお金を投資することを検討すべき理由は他にありますか? 考慮すべき利点がいくつかあります。

重要なドキュメントを整理する

あなたのECMシステムは、多くの内部文書を収容する可能性が高く、コンテンツの最も重要な部分をすべて1か所に保管するのに役立ちます. これにより、企業は「信頼できる唯一の情報源」と呼ばれるものを手に入れることができ、ECM ストレージ以外の場所で、重複、エラー、紛失したドキュメント (特に機密情報を含む) が飛び散ることがなくなります。

セキュリティとコンプライアンスのリスクを軽減

ECM ツールを使用すると、コンテンツが安全なリポジトリに保存され、アクセス権を持つユーザーだけが必要なドキュメントを検索して見つけることができます。 これにより、潜在的なセキュリティとコンプライアンスの問題を軽減し、ドキュメントを必要とする人だけがドキュメントにアクセスできるようにすることができます。

コンテンツを見つけやすくする

簡単な検索ツールとチームの全員が、必要なコンテンツが 1 つの安全な場所に保存されていることを認識しているため、人々が日常的に必要とするドキュメント、スプレッドシート、ファイル、契約書などを簡単に検索して見つけることができます。今日のタスク。

効率を上げる

ECM システムは手作業を減らし、コンテンツ管理を自動化します。 また、従業員がタスクを完了するために必要なものを簡単に見つけることができると同時に、紛失したドキュメントを再作成する必要があるなどの冗長な作業を回避し、全体的な生産性と効率を向上させます。

エンタープライズ コンテンツ管理要素

適切なエンタープライズ コンテンツ管理は、5 つの主要なコンポーネントに分けることができます。 ECM 戦略では、これらの各要素を適切に配置して、隙間がないようにする必要があります。

キャプチャー

この最初のコンポーネントであるcaptureは、既存のドキュメントをキャプチャまたは収集して、新しい ECM システムに取り込むためのものです。紙の文書を電子形式に変換し、既存の電子ファイルをインポートし、ECM ストレージ内に存在する必要があるすべての既存の文書のリストをコンパイルする必要があります。

これには、次のようなドキュメントが含まれる場合があります。

• 契約
• 請求書と発注書
• 履歴書と応募書類
• 従業員ファイル
• 研究報告
• 提案

これらすべてのドキュメントを 1 つの中央リポジトリにデジタル化することで、組織のプロセスを改善し、ビジネス コンテンツをさらに見つけやすくすることができます。

管理

次のコンポーネントはmanageであり、ここで包括的なエンタープライズ コンテンツ管理ソフトウェア システムが登場します。選択する ECM ツールのインターフェイスは、さまざまなドキュメントにアクセスする必要があるチーム メンバーが簡単に検索して検索できるようにする必要があります。それらを見つけます。

管理コンポーネントの機能には、ドキュメント管理、共同システム、Web コンテンツ管理、およびトランザクション レコード管理が含まれている必要があります。

店

3 番目のコンポーネントはstoreです。 ECM ツールには、デジタル ファイルを保持するストレージ オプションが必要です。 しかし、それ以上に、次のことができるはずです。

• 誰がファイルにアクセスできるかに関するパラメーターを設定する
• 柔軟なフォルダー構造を使用してファイルを整理する
• 頻繁に変更される情報のバックアップ
• ユーザーがドキュメントやスプレッドシートを編集できるようにする

保存

4 番目のコンポーネントであるpreserveは、レコード管理を介して頻繁に変更されない情報を保持することを指します。 これはアーカイブ管理とも呼ばれます。基本的に、ECM システムは頻繁にアクセスしないドキュメントをアーカイブして、定期的にアクセスして更新するファイル用のスペースを確保しています。

これらの保存されたファイルは引き続き利用できますが、これは、頻繁に変更されないドキュメントに準拠した状態を維持するための優れた方法です。

配達

最後のコンポーネントはdeliveryです。 このコンポーネントにより、ECM システム内のドキュメントにアクセスする必要がある人は誰でもアクセスできるようになります。 これはチーム メンバーやクライアントかもしれませんが、配達の側面により、彼らが常に適切な手に渡るようになります。

エンタープライズ コンテンツ管理システムの実装方法

独自の ECM システムを実装する準備はできましたか? これらの 6 つの重要なステップを順を追って説明し、作業を開始できるようにします。

エンタープライズ コンテンツ管理を開始する

エンタープライズ コンテンツ管理を通じて、企業の組織を維持します。 ビジネスに適した ECM ツールを見つけて、組織全体の効率を高めることができる他のエンタープライズ ソフトウェアについて学びましょう。