機器インベントリ: クイック ガイド

すべてのビジネスには資産があり、ビジネスを継続したい場合は、それらの資産が何であるかを知る必要があります。 まず、機器のインベントリを作成し、機器のインベントリ リストを作成する必要があります。 それは聞こえるかもしれないほど簡単ではありません。

機器の在庫には、追跡するアイテムがたくさんあります。 もちろん、機器の在庫リストを作成することから始めなければなりません。 ただし、機器インベントリとは何かを定義することから始め、無料の機器インベントリ テンプレートを含む機器インベントリ リストの作成方法を示します。

機器インベントリとは何ですか?

機器の在庫は、企業が所有するすべてのものです。 これは、企業によって、さらには部門によっても異なる場合があります。 たとえば、IT チームには、デスクトップ コンピューター、ラップトップ、プリンター、スキャナー、POS システム、コンピューター アクセサリ、ソフトウェア アプリケーションなどの資産を含む機器の在庫があります。

製造業者は、機械だけでなく商品や材料を含む機器リストを持っています。 建設会社は、レンタルしない限り重機や、工具やその他の貿易品を持っている可能性があります。 アセットの構成要素に関係なく、詳細に一覧表示し、箇条書きにする必要があります。

機器の在庫を持つことは、ビジネス資産をより細かく管理するための鍵です。 順番に、完全な機器の在庫を持つことは、会社の資産になります。 部門の要件と注文のフルフィルメントの間のバッファーを提供します。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、機器の在庫を追跡するのに役立ちます。

ProjectManager は、機器の在庫を一元管理し、リアルタイムで追跡する機能を提供するオンライン プロジェクト管理ソフトウェアです。 リストビューで機器の在庫を収集し、機器の在庫に関するレポートを生成して、補給が必要な時期を知ることができます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

機器インベントリ リストとは

機器インベントリ リストは、組織の資産の完全な概要です。 これは、監査および保険契約に不可欠であり、再供給または新しい機器の購入が必要かどうかを判断する際に役立ちます。

機器の在庫リストを持つことは、適切な管理の鍵です。 Excel から Google Sheets または Numbers まで、任意の数のスプレッドシートで作成できますが、静的なスプレッドシートが提供するよりも多くの機能を提供するソフトウェア ソリューションがあります。

機器の在庫リストを作成するツールがない場合は、すぐに作成することを検討してください。 難しい手順ではありませんが、徹底する必要があります。

機器インベントリ リストの作成方法

完全で有用な機器の在庫リストを作成するには、資産を一貫して在庫管理するシステムをセットアップする必要があります。 これは事前に多くの作業を行う必要がありますが、機器の在庫リストを更新して正確にすることで成果が得られます。

製造元やモデルなど、所有しているもの、アセットが使用されている方法と場所、および機器の在庫を最適に使用する方法を正確に知ることから始めます。 これには、必要なものと、機器の在庫をより有効に活用するためにできることが含まれます。

繰り返しますが、この機器インベントリ リストにはすべての資産が含まれている必要があります。 チームメンバーをリソースとして使用して、すべてをカバーしていることを確認してください。 ご覧のとおり、リストは詳細でなければなりません。 ただし、これを 1 回限りの作業とは考えないでください。 機器の損傷、修理、交換に応じて、見直しと修正が必要になります。

1. 機器に関する一般的な情報を収集する

まず、機器に関する一般的な情報の収集を開始します。 このプロセスは、オフィスまたは機器マネージャーが主導し、他のスタッフが更新を支援します。 このプロセスは、新しい機器が追加され、機器への変更が記録されるように構成する必要があります。

機器のインベントリ リストをカテゴリに分割することから始めることをお勧めします。 各カテゴリには、機器に関する詳細を収集するためのサブタブがあります。 以下の詳細は、完全な機器の在庫リストの一部です。

• アイテムのシリアル番号:これは、リストされている機器のタイプに応じて、一意の機器番号、追跡番号、または PIN です。 これらの番号は、更新やリコールを追跡したり、盗難後に回収された場合に機器を特定したりするために重要です。
• 商品説明:ここには、機器の製造元またはモデルが記載されています。 また、その色、マーキング、その他の詳細についても説明する必要があります。 これはすべて、機器が盗まれて保険金請求をしなければならない場合に役立ちます。
• 状態:新品かどうか、状態がよいかどうか、修理が必要かどうかなど、機器の状態に注意してください。 この重要な情報は、特定のアイテムを再注文したり、機器を修理したりする時期を知るのに役立ちます。

2. 機器の場所を示す

機器の在庫リストのもう 1 つの側面は、それらの資産がどこにあるかです。 中小企業は、グローバル企業ほど有用ではないかもしれませんが、会社の規模に関係なく、場所は重要です。 資産を使用、修理、廃止などする場合は、その資産を見つける必要があります。つまり、資産がどの引き出しにあるか、またはどのサテライト オフィスにあるかということです。

• 支店: 支店がある企業の場合は、資産がどの支店にあるかを詳しく説明する必要があります。 これは、ピースが見つかる可能性が最も高いターゲット半径に焦点を合わせているため、ピースが盗まれた場合に特に役立ちます。
• 部門:前述のように、ビジネスが 1 つの屋根の下にある場合でも、資産の場所を詳細に記録して、状態を追跡しやすくする必要があります。

3.装備取得明細の一覧表示

また、機器の在庫リストを作成する際には、各機器に関する購買管理情報も重要です。 これらの詳細は、これらの購入が信用取引の場合にローンを追跡するのに役立ちますが、アイテムの寿命と、いつ修理または交換する必要があるかを追跡するのにも役立ちます. 以下は、特定して装備取得リストに追加できるアイテムの一部です。

• ベンダー:これは、ベンダー、会社、店舗など、アイテムを購入した場所です。これは、その機器を交換する必要がある場合にどこに行けばよいかを知るために重要です。
• 購入日:資産をいつ購入したかを知ることは、その資産がどれくらい長く役立つと期待できるかを予測するのに役立ちます。 それが機器のライフサイクルです。 もちろん、警察への届出や保険金請求の際にも必要です。
• 初期値:装備のコストによって、その手入れ方法が決まります。 すべての機器は価値があり、無視するべきではありませんが、高価な場合は特別なセキュリティが必要になる場合があります.
• 頭金:クレジットで機器を購入するときに頭金をいくらにしますか? これは、一定期間にわたって機器を完済することになるため重要であり、アイテムの価値は、いつどのように修理または交換するかによって決まります。
• 残りのサービス年数:これは、機器がビジネスにとってどれくらい価値があり、チーム メンバーが安全に使用できるかを示します。
• ローン期間 (年):機器をリースせずにローンを組んで購入した場合、これは、機器のローンを返済するために銀行との間で決めた年数を表します。
• ローン金利:ここには、銀行ローンに適用される金利を書き留めます。
• ローン期間終了時の期待値: ローンを完済した後、機器がまだ使用可能な場合は、どれくらい長く使用できるかを計算する必要があります。 ほとんどの機器は時間の経過とともに価値が失われるため、完済時の各機器の期待値 (EV) を計算する必要があります。

4.毎月のコストを測定する

ここでは、機器に毎月支払わなければならない金額を計算します。 この知識は、すでに最後の行程にある機器の修理に努力する価値があるかどうかなどの決定を下すために重要です。 迅速な費用便益分析を実施して、状況をより適切に評価できます。

• 毎月の運用コスト:運用コストを決定するということは、機器を所有またはレンタルするコストと、それを維持するコスト、および燃料や電気などの運用コストを知ることを意味します。
• 月々の支払い:これは、リースであろうとローンであろうと、機器 1 台に対して毎月支払わなければならない金額です。

5. 減価償却に関する情報を収集する

追跡するもう1つのことは、減価償却です。 言い換えれば、使用による損耗による時間の経過に伴う機器の価値の低下です。 以下は、これをチャート化することを可能にします。

• 現在の価値:簡単に言えば、機器の現在の価値です。 つまり、経年劣化による減価償却費を差し引いた元の価格です。
• 年間定額減価償却:これは、機器がそのライフ サイクルでどれだけ減価償却されるかを計算する方法です。 この背後にある考え方は、機器の価値がなくなり、回収されるまで、一定期間にわたって一様に減価償却するというものです。
• 月次定額法:年次定額法と同じですが、期間はわずか 1 か月です。

無料の機器在庫テンプレート

これは、機器ごとに収集する大量のデータです。 次に、これにビジネスの資産を掛けて、このプロセスにどれだけ時間がかかるかを把握します。 機器在庫リスト テンプレートを使用することは、作業を合理化する 1 つの方法です。 このドキュメントには、機器リストのさまざまな側面が概説されており、空白を埋めるだけで済みます。 開始するには、無料の機器在庫テンプレートをダウンロードしてください。

機器インベントリ リストの利点

ここまで読んだ後、あなたは手を上げて、このプロセスには時間がかかりすぎて、やる価値がないと言うかもしれません。 大変な作業ですが、メリットは労力をはるかに上回ります。 1 つには、資産に関するこの重要な知識を収集すると、より良いビジネス上の意思決定ができ​​るようになります。 リソース管理に情報を提供するのに役立ちます。

設備は高価です。 機器の在庫リストを持つことは、これらのコストを理解する 1 つの方法です。 これにより、購入とメンテナンスの手順が通知されます。 機器の在庫リストは、予防保守に特に役立ちます。 アセットをさらに活用し、メンテナンスをより適切に追跡できます。

リソース管理だけでなく、機器の在庫リストによって補強される予算を作成します。 今後の購入とメンテナンスの予算をより正確に立てることができます。つまり、機械をオンラインに保ち、生産の中断を回避できます。 これにより、効率が向上し、誰がどの機器を持っているかを知ることで、チーム メンバーに責任を負わせることができます。

プロジェクトマネージャーと機器の在庫

資産をより細かく管理するためのエントリ ポイントとして、無料の機器在庫リスト テンプレートをプッシュしましたが、テンプレートは静的なドキュメントであり、機器の在庫は静的ではありません。 ProjectManager は、リソースをリアルタイムで追跡するのに役立つオンライン ソフトウェアです。 これで、メンテナンスの時期を知る必要があるツール、または生産を遅らせることなく古い機器を交換する必要があるツールが手に入りました。

インタラクティブなガント チャートでリソースを管理する

機器の在庫に関するデータは山ほどあります。 ガント チャートを使用すると、プロジェクトまたはロードマップ機能を使用した複数のプロジェクトにわたって、生産に関連するコストとリソースを追跡できます。 装備在庫リストを作成したリストビューからガントチャートに切り替えるだけです。 財務、期日などを追跡できるようになりました。 計画が完了したら、そのデータを取得するためのベースラインを設定します。 計画と実際の労力をリアルタイムで追跡し、リソースの現在の状態を常に把握できるようになりました。

リアルタイム ダッシュボードでリソースを追跡する

ベースラインを設定すると、ソフトウェアのすべての機能にわたってリソースを追跡できます。 インベントリの概要が必要な場合はいつでも、リアルタイム ダッシュボードを使用して、コストを含む 6 つの指標を追跡できます。 ダッシュボードを構成する他の軽量ツールのように、セットアップは必要ありません。 私たちのダッシュボードは、いつでも準備ができています。

さらにデータが必要な場合は、ワンクリック レポート機能をご利用ください。 チームのワークロード、コスト、ステータス、ポートフォリオ ステータスなどに関するレポートを作成できます。 各レポートは、関心のある情報のみを表示するようにカスタマイズして、利害関係者と簡単に共有できます。 今、あなたは在庫を管理していますが、それはあなたを管理していません。

ProjectManager は、機器の在庫をリアルタイムで管理および追跡するのに役立つ受賞歴のあるソフトウェアです。 当社の共同プラットフォームにより、すべての部門が機器の在庫リストをリアルタイムで簡単に更新し、ファイルを共有してコメントすることができます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。