結果を生み出すイベントフォローアップメールの書き方

おめでとう！ あなたのイベントは大成功で、予想よりも多くの人がチケットを購入しました。 抽選台はにぎやかで、誰もが満面の笑顔で帰っていきました。

これだけでも十分に褒めておいて損はありませんが、まだ終わりではありません。 イベント主催者の中には、大きなイベントの後に送信されるフォローアップのお礼メールはイベント自体よりも重要であると主張する人もいます。

非営利団体で働いていたとき、イベント後のマーケティング プランにイベント フォローアップ メールを追加する必要があることを知っていました。 これは、同窓会からプライベートなワインの試飲まで、あらゆる種類のイベントに当てはまります。 あらゆる種類の業界が潜在顧客や既存顧客向けにイベントを開催することで恩恵を受けており、大事な日の後に送信されるメールによって勢いを維持することができます。

フォローアップの一環として、イベントに参加した全員からメールを収集する必要があります。 チケットをオンラインで販売した場合は、これがプロセスに自動的に組み込まれている可能性があります。 しかし、そうしなかった場合、または複数のチケットを購入して友人を連れてきた人、またはチケットを必要としないイベントだった場合は、イベント自体中にメールを収集するプロセスを作成する必要があります。

イベントでは自然な方法で電子メール アドレスを収集できますが、私は常にチェックイン時にこの重要なタスクを処理することを好みました。 インフォメーションテーブルで参加者に挨拶するときに、電子メールアドレスを書き留めて、知りたいことが満載のフォローアップメッセージを探すように指示するのにそれほど時間はかかりません。 バーチャル イベントやハイブリッド イベントであれば、それも問題ありません。 イベントへのリンクまたは出欠確認を取得するために電子メールを要求できます。

電子メール アドレスを受け取ったら、電子メール マーケティング アカウントに連絡先を追加します。 スプレッドシートを作成し、そこから自動的に追加してみてください。 これをマスターすることは、電子メール マーケティングの方法を学ぶときに最初に行うべきことの 1 つです。 後でイベント参加者にパーソナライズされた電子メールを送信できるように、この電子メールのバッチを独自のグループに分割することを検討してください。

イベントで電子メール アドレスを集めて、イベントの成功を数か月間、あるいはそれ以上延長できる測定可能な結果を​​記載した電子メールを作成することが重要です。

フォローアップメールの重要性

イベントフォローアップメールの重要性は、どれだけ強調してもしすぎることはありません。 その理由は次のとおりです。

• これらのメッセージは、あなたの組織、業界、ビジネスについて学び始めたばかりの新しい人々との関係を開始します。
• チームが毎日行っている優れた仕事について教育することができます。
• 一日の一部を一緒に過ごしてくれた参加者に感謝の気持ちを伝えることができます。
• どれだけの資金が集まったのか、何人が参加したのか、その他の成功を測定できる指標を共有できます。
• これは、同様の可能性がある他の今後のイベントのために日付を保存してもらう機会です。
• ボランティアや委員会のニーズなど、参加者が参加するための他の方法を含めることもできます。

正しく行えば、お礼のメールは、イベントに参加した人々をあなたの仕事に近づける自然で快適な方法です。 本当に知りたいと思っている人々との関係を築くことができ、彼らは喜んでメッセージを受け取るでしょう。

イベントの電子メール キャンペーン全体を通じて、このフォローアップ メッセージは、イベントの投資収益率を向上させ、イベントがサポートする価値、プログラム、グループ、製品、または目標について読者に啓蒙するために機能します。 そして、あなたがそれを送らなければ、この新しいつながりを強化する再びチャンスは得られないかもしれません。

効果的なイベントフォローアップメールの重要な要素

イベントのフォローアップ メールを作成するときは、受信者がそのメールを送信する理由を理解し、受信トレイでメールを発見して喜んでいることを確認してください。 これを達成するには、次の重要な要素を含めます。

挨拶をパーソナライズする

このメールを書いているときは、何百人、あるいは何千人もの人に送信されることを念頭に置いてください。 ただし、受信者には送信されたメッセージのみが表示されます。 パーソナライズされた挨拶文を追加すると、このメールが自分たちに向けて送信されたものであるという感覚が強調されます。

パーソナライゼーションは、効果的なイベント マーケティング メールの作成方法を説明するガイドの中で最も重要なことの 1 つです。 この戦略では、電子メールの受信者と直接つながる貴重な機会が得られるからです。

Constant Contact などの電子メール マーケティング プラットフォームを使用する場合、送信される電子メールに連絡先の名を直接ドロップする動的なプロンプトを追加することで、この個人的な対応を自動化できます。 メールの件名でこのテクニックを試してみると、開封率が高まる可能性があります。

感謝の気持ちを伝える

何よりもまず、メールを受け取ったイベント参加者にイベントに来てくれたことに感謝する必要があります。 結局のところ、イベントを成功させてくれたすべての人々がいなかったら、このイベントは成功しなかったでしょう。

これは、「ご寄付ありがとうございます」の手紙の送信とは別のプロセスである必要があります。通常、郵便で送信され、該当する場合は税額控除情報が含まれます。 このイベント後の電子メールでは、受信者のサポートに対する一般的な感謝の表現を提供する必要があります。

イベントの要約

次に、イベント全体がどうなったかを読者に伝えます。 参加者数、それが目標の場合はいくら集まったか、楽しかったことの概要、より大きな取り組みの一部であることを知らせるその他の全体的な情報を共有します。

ソーシャル メディア ページに写真のギャラリーがある場合は、リンクと、ソーシャル プラットフォーム上でフォローするようリクエストを含めることができます。 参加者に写真に自分自身をタグ付けするよう奨励し、あなたの理念をサポートして楽しんだ様子を友人に見てもらいましょう。

価値あるコンテンツを提供する

イベントフォローアップメールの受信者が何を知りたいのかを考えてみましょう。 イベントが特定のプロジェクトやキャンペーンをサポートしている場合は、それがコミュニティにどのような利益をもたらすかについて情報を共有してください。 プライベートテイスティングコースやミクソロジーコースを提供した場合は、レシピを共有してください。 ネットワーキングイベントの場合は、連絡先情報を共有する場所を提供します。 役に立つリソースや、読者が喜ぶ興味深いブログ投稿も含めてください。

関連するコンテンツを送信しているかどうかを常に考慮してください。 あなたが自分のことを気にかけており、より強い関係を築きたいと思っていることを読者に知らせる価値のある内容で、あなたのメッセージから読者を引き離しましょう。 優れた電子メール コンテンツの鍵は、常にサポートを求めるのではなく、サポートを提供することです。

魅力的なフォローアップメールを書くためのヒント

私は、ライターではないイベント マーケターや私の組織の営業チームのメンバーが、1 通のメールを作成するのに何時間も苦労しているのを見てきました。 そんな時間を無駄にする必要はありません！ これらのヒントに従い、フォローアップ メールの例からインスピレーションを得て、この重要なプロセスを考えすぎたり、急いで実行したりしないようにしてください。

簡潔かつ明確にしてください

まず、このイベントのフォローアップ メールは長すぎる必要はありません。 実際、一度にすべてを追加しようとするよりも、シンプルにしておく方が良いでしょう。 相手の電子メール アドレスを取得してこの関係を開始したので、電子ニュースレター、新しいブログ投稿、次のイベントへの招待状を送信できることを忘れないでください。 要点を押さえてください。 書きやすくなり、さらに感謝されるようになります。

パーソナライゼーションの導入

パーソナライズされた挨拶文を追加するのと同じように、電子メール全体に他のパーソナライズを織り込むこともできます。 これを行う 1 つの方法は、元の電子メール アドレスのリストをさらにセグメント化することです。

たとえば、ボランティアにイベントのフォローアップ メールを送信し、彼らの尽力に特別な感謝の意を表したいとします。これは、単に参加する人には当てはまりません。 イベントのボランティアのリストを電子メール マーケティング プラットフォームの別の電子メール セグメントに保存しておくと、その人専用のメモを含む電子メールを簡単に編集できます。

魅力的なイベントフォローアップメールの件名を使用する

複数の感嘆符やすべて大文字でクリックベイトの領域に逸脱することなく、読者の注意を引く刺激的な電子メールの件名を含めることができます。 電子メールが受信トレイに届いたときに、受信者が目にするのはこれらのいくつかの単語だけであることを覚えておいてください。

件名は慎重に選択してください。 優れた電子メールの件名は、好奇心を刺激し、行動を促し、特別感を生み出します。 このニュースを共有しなければならないほど重要であると彼らに感じさせてください。

視覚的な要素を組み込む

電子メール テンプレートを使用すると、イベント後の電子メールに視覚的な要素を簡単に組み込むことができます。 出席者やイベント活動の写真を追加したり、ウィジェットや大切な日の短いビデオへのリンクをドロップしたりできます。 組織のロゴを忘れずに含めてください。

イベントフォローアップメールメッセージの例

イベントのフォローアップ メールを作成する前に、読者にどのようなポイントを伝えたいかを決めてください。 単純に感謝の意を表したい場合もあれば、来年の改善方法についての提案を尊重していることを伝えたい場合もあります。 このブレーンストーミングにより、どの例に従うかを簡単に決定できます。

イベントのハイライトを記載したお礼メール

イベント後のメールの中には、感謝の意を表し、大切な日のハイライトを共有するだけのものもあります。それだけで十分です。 バーチャル イベントの場合、これは参加者に活動の範囲についてより広い視野を与えるための優れた方法です。

限定コンテンツの提供

彼らにラグニアッペ (lan-ˈyap) を贈りましょう。これはケイジャン語で、取引の終わりに感謝として与えられるちょっとしたサプライズを指します。 イベントの参加者は、楽しんだ楽しみはもう終わったと思うかもしれませんが、イベントのフォローアップ メール内で限定コンテンツを提供することで、楽しみを延長することができます。 たとえば、テーブルを予約したり、将来のイベントでチケットを購入したりするときに、最初のクラックを与えることができます。

アンケートとフィードバックのリクエスト

来年同じイベントを開催する予定がある場合、投資収益率を向上させる優れた方法は、参加者、ボランティア、関係者にイベントのどのような改善を望んでいるかをアンケートすることです。 彼らが提供するいくつかの提案に驚かれるかもしれません。さらに、新しいボランティアを獲得できるかもしれません。

参加者の興味に基づいたパーソナライズされたオファー

電子メール アドレスを収集するときは、イベントの参加者に興味があることについて尋ねる簡単なアンケートを作成するとよいでしょう。 その後、電子メール リストをこれらのさまざまな興味ごとに分割し、関心のあるオファーや追加リソースを含むパーソナライズされた電子メールを送信できます。

たとえば、ネットワーキング イベントへの参加に興味があった場合、以前のイベントに参加するだけで無料のドリンク チケットを渡すことができます。

イベントフォローアップメールを成功させるためのベストプラクティス

メールを受信する人に自分が何に登録したかを確実に知らせるなど、メール マーケティングのベスト プラクティスは数多くあります。 それはチェックインテーブルでの話し合いで解決しました。 ここでは、マーケティング担当者がイベントのフォローアップ メールから結果を得るために使用するその他のヒントをいくつか紹介します。

適時性を活用する

あまり長く待たないでください。 イベント後 3 日以内にメールを送信するようにスケジュールを設定してください。 それが彼らの心の中にまだ新鮮であることを確認してください。

対象ユーザーをセグメント化する

メール リスト内でイベント参加者のさまざまなセグメントを分離する作業は、適切なメッセージを適切な人に送信できるようになり、成果をもたらします。 大きなイベントの後の忙しい中でも、時間をかけてこれを行ってください。

フォローアッププロセスを自動化する

時間を節約する 1 つの方法は、プロセス全体を自動化することです。 セグメント化されたスプレッドシートは、電子メール マーケティング ソフトウェアにすぐにアップロードできます。 パーソナライズされた挨拶を自動的に追加できます。 一連のメールを数日前にスケジュールすることもできます。

結果の測定と追跡

対面での募金イベントであっても、バーチャル募金イベントであっても、投資収益率を知りたいと思うでしょう。 これは、イベント後の電子メール キャンペーンにも当てはまります。 ユーザーがメッセージ内のリンクをクリックする割合などの指標を追跡します。 これは、次回どのように改善できるかを確認するのに役立ちます。

継続的なエンゲージメントを提供する

最後に、たった 1 通のメールで終わらせないでください。 これらのイベント参加者との定期的な電子メール通信を計画して、組織からの最新ニュースや新しいイベントの日程を常に把握できるようにします。 新たな寄付、支援、ボランティアにつながるような関係を築くには、時間と労力がかかることを忘れないでください。

効果的なフォローアップメールを通じて結果を促進する

これで、次のイベントに向けて魅力的で効果的なフォローアップ メールを作成するための基本が得られました。 電子メール アドレスを収集し、ターゲットを絞ったリストに分割し、誰もが評価する関連情報を含める準備が整います。

次のステップとして、電子メール マーケティング ソフトウェアで電子メール テンプレートを参照して、好みのデザインを探します。 事前にメールをデザインし、イベントの写真やビデオを追加する場所がわかっている場合は、メッセージの下書きを書き始めることができます。 これにより、イベントが終了して送信を押したときに、ゲームを有利に進めることができます。