イベント管理: クイックガイド

イベントを持つことは、プロジェクトを実行するようなものです。 締め切りのあるチームによって実行される計画があり、最終的な成果物はイベントです。 プロジェクトと同じように、イベント管理は、関係者のためにすべてをシームレスにまとめる方法です。

イベント管理は、お子様の誕生日パーティーからビジネスコンベンションまで、あらゆるものに対応できます。 対面、バーチャル、または両方のハイブリッドで行うことができます。 どのような方法でイベントを開催することを選択しても、イベント管理はそれを成功させるのに役立ちます。

イベント管理とは

イベント管理は、イベントを作成するプロセスです。 イベントのアイデアから計画、実行、維持まで、イベントのあらゆる側面に関与します。 イベント後の戦略化が関係している場合は、イベントが終了した後でも続行できます。

イベント管理は、イベント マネージャーから始まります。このトピックについては、後で説明します。 彼らは計画を開始し、イベントがいつ、どこで行われるかなどの重要事項を決定します。 また、必要に応じてテーマを作成し、イベントが計画どおりに実行されるように監督します。

イベント計画には、調達設計、規制チェック、オンサイト管理など、さまざまな分野や詳細が含まれる場合があります。 すべてが計画に概説されます。 すべてが正しく行われるように、活動を徹底的に調整する必要があります。

スプレッドシートを使用してイベント管理を整理することもできますが、プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、作業がはるかに簡単になります。 ProjectManager は、簡単に共有できるオンライン ソフトウェアです。 イベント プランナーからベンダーまで、関係者全員をつなぐ優れたコラボレーション プラットフォームです。 当社のオンライン ガント チャートは、タスクを整理し、依存するタスクをリンクして遅延を回避し、ベースラインを設定するのにも役立ちます。 つまり、計画された労力と実際の労力をリアルタイムで追跡できます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

イベント管理とイベント計画

深く掘り下げる前に、イベント管理とイベント計画は似ていますが、同じではないことを理解することが重要です。 一般的な違いは、イベント プランナーはイベントのビジョンを持っているということです。 彼らはまた、予備計画にも取り組んでいます。

一方、イベントマネージャーは実行を監督する人です。 彼らは計画に詳細を追加し、それが正しく行われていることを確認します。

ご覧のとおり、重なりがあります。 イベント マネージャーとイベント プランナーは、多くの場合、協力して作業するか、計画されているイベントのサイズと種類に応じて、1 人の人物が両方の役割を担うことがあります。

たとえば、イベント マネージャーは、通常、予約を行い、ベンダーと調整し、スタッフを雇って管理し、イベント中に現場にいる人です。 イベントプランナーは、テーマとコンセプトを選択し、会場を選択し、メニューを計画し、エンターテイメントやスピーカーを手配します.

イベントの種類

前述したように、イベント管理はあらゆるイベントに適用できます。 子供の誕生日パーティーの計画を立てたり、メルトダウンの可能性に対処したりしなければなりません。 賭け金は、プロのイベントと同じくらい高い.

イベントに参加する人は、素晴らしい体験を生み出すための計画や努力について考えていません。 ただし、何か問題が発生した場合、彼らは異議を唱えます。 あなたはそれを望んでいません。

イベントをプロデュースしているか運営しているかにかかわらず、これらはビジネスに経済的な影響を与える可能性があるため、さまざまな専門イベントを定義してみましょう。 ポジティブな体験は、ブランドを構築し、ネットワーキングに役立ち、売り上げを伸ばすことができます。 悪いものは、顧客を失い、ブランドの評判を傷つける可能性があります.

1. 企業イベント

企業イベントは、企業または組織によって行われ、従業員または顧客のために開催されます。 また、多くの企業、従業員、顧客が参加するトレード イベントが開催されることもあります。 企業イベントは、公式から非公式まであらゆる範囲を網羅し、チームビルディング、会議、採用、製品発表などのために設計することができます.

2.プライベートイベント

プライベート イベントとは、誕生日パーティーや大人向けのイベントを意味します。 プロのイベントに関して言えば、プライベートなイベントは企業のイベントでもあります。 これと企業イベントの違いは、誰でも参加できるクラスやワークショップなどの公開イベントとは異なり、非公開イベントに招待された人だけが参加できることです。

3.対面

対面イベントは物理的な空間で行われ、参加者は物理的にそこにいます。 歴史を通じて、ほとんどのイベントは対面で行われてきましたが、もちろん、インターネットの出現とストリーミングの発展により、以下で説明するように、より多くのオプションが存在するようになりました.

4.オンライン

テクノロジーがこれらのイベントを参加者にとってシームレスにするため、仮想イベントの人気が高まっています。 また、高価な旅行、ホテル、食費を回避するのにも役立ちます。 イベント管理に関しては、プロセスは基本的に同じです。 ただし、ほとんどの人は、特にビジネスを行う場合は対面式を好みます。 ハイブリッドモデルも利用可能で、対面で参加するかオンラインで参加するかを選択できます。

関連: Excel 用の無料のイベント計画テンプレート

イベント管理の役割

他のプロジェクトと同様に、イベント管理はさまざまな人々とスキル セットで構成され、イベントが滞りなく進行するようにします。 イベント マネージャーについて簡単に説明しましたが、これは非常に重要な役割であるため、さらに詳しく説明する必要があります。

イベント マネージャーに加えて、イベント ディレクターが全体的なイベント管理構造にどのように適合するかを見ていきます。 両方の役割と責任を見て、それぞれの仕事で成功するために必要なスキルのいくつかを説明します。

イベントマネージャ

イベントマネージャーは、イベント管理で重労働を行います。 その名の通り、イベントを運営する人たちです。 これは、計画を実行し、すべてが期待どおりに進んでいることを確認するために、たまたまイベントを管理することを意味します。 説明したように、イベント マネージャーとイベント プランナーは少し異なる場合や、責任を分担する場合があります。 私たちは、その両方の立場を橋渡しするイベント マネージャーの役​​割を検討することにしました。

役割と責任

イベント マネージャーは、イベントのコンセプトをブレインストーミングし、イベント計画を実施するのに役立ちます。 その立場で、彼らはイベントの予算編成と関連するすべての請求を処理します。 つまり、彼らはベンダーとも協力し、契約やスポンサー契約を交渉します。 彼らはロジスティクスを処理し、利害関係者を最新の状態に保ち、必要な許可を取得し、イベント後のレポートに対処します。

スキル

イベント マネージャーは、広報、コミュニケーション、またはホスピタリティのいずれかの学位を取得している必要がありますが、プロジェクト管理も役立つ可能性があります (そして PM の経験は必須です)。 優れたコミュニケーションとマーケティングのスキルが必要です。 イベント マネージャーは、強力なリーダーであり、組織化され、マルチタスクを実行できる必要があります。 さまざまなソフトウェアの使用方法を知るだけでなく、時間管理のスキルを持ち、リスク管理を理解することが重要です。 対人スキルと紛争解決もプラスです。

イベントディレクター

イベント ディレクターは、イベントの計画と実行を担当しますが、日常業務をより多く扱うイベント マネージャーよりも高いレベルにあります。 イベント マネージャーはブレインストーミングと計画に関与できますが、イベント ディレクターは最終決定権を持っています。 彼らは、個人から企業、非営利団体、政府機関まで働くことができます。

役割と責任

イベント ディレクターは、イベント スタッフがトレーニングを受け、その責任を理解していることを確認する責任があります。 イベントを成功させるために、計画プロセス全体を通してイベント チームと連絡を取り合います。 これには、ベンダー、ケータリング業者、およびその他のサービスプロバイダーが雇用され、適切にスケジュールされていることを確認することが含まれます. 彼らは、マーケティング イニシアチブとイベント プロモーションを監督して、適切な対象者を対象としていることを確認します。

スキル

イベント ディレクターは、ホスピタリティ、イベント管理、またはプロジェクト管理などの関連分野の学位を取得している必要があります。 ホスピタリティ マネジメント、イベント プランニング、ビジネス マネジメント、マーケティング、セールスのクラスも役に立ちます。 資格は、知識と資格があることを示すのに適しています。 さらに、リーダーシップを発揮し、明確なコミュニケーション スキルを持ち、組織化され、マーケティングと予算編成を理解する必要があります。

ProjectManager はイベント管理に役立ちます

ProjectManager は、イベントの管理に必要な機能を備えたオンライン プロジェクト管理ソフトウェアです。 前述したように、ガント チャートを使用すると、イベントが小規模であれ大規模であれ、アクティビティを整理できます。 しかし、ガント チャートは、マルチ プロジェクト ビューの 1 つにすぎません。

オンライン カレンダーでイベントを計画する

ガントチャートでイベントを整理している場合でも、カレンダー ビューに切り替えるだけで、アクティビティをカレンダー形式で表示できます。 つまり、作業の開始日と終了日が一目でわかります。 チームをオンボーディングし、計画を共有します。 必要に応じて、リスト ビューまたはかんばんボードを使用できます。 ビューのみのパスをベンダーと共有すると、ベンダーは重要なことを変更することなく透過性を得ることができます。

タイムシートで作業時間を追跡する

チームがオンボーディングされると、リソース管理機能を使用してチームの可用性を設定できます。 これにより、タスクを割り当てるときに有給休暇や休日があるかどうかを簡単に確認できます。 次に、安全なタイムシートを使用して支払いを合理化し、作業を完了するのにかかる時間をリアルタイムで追跡できます。 このようにして、彼らが遅れをとっている場合は、リソースを再割り当てして、すぐに軌道に乗ることができます。

リアルタイムのデータは、より適切な意思決定を行うのに役立つだけでなく、チームが共同作業を行い、共同作業を改善するのにも役立ちます。 ファイルを共有したり、タスクに割り当てられていない他のユーザーにコメントやタグを付けて、必要に応じて支援できるようにすることができます。 それに加えて、プロジェクトの概要を表示するリアルタイムのダッシュボードと、データをより深く掘り下げてイベント後のレポートに役立つカスタマイズ可能なレポートを提供し、イベント管理の強力な味方になります。

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