大規模な仮想会議の開催について知っておくべきことすべて

公開: 2021-07-06

あなたのビジネスが十分に成長した後、あなたは仮想会議を主催することに興味があるかもしれません。それにもかかわらず、それは挑戦的である可能性があります。あなたがそのような努力を任されているとき、あなたが直面しなければならない多くの問題があります。

まず第一に、あなたは一日の講義を魅力的な活動に変えなければなりません。次に、会議が最も注目を集めることができる日付を決定する必要があります。最後に、参加者に可能な限り最高の体験を提供するために、すべての技術的側面に注意を払う必要があります。以下に、これらの問題やその他の問題に対処するための多くの貴重なヒントを示します。

すぐに、使用できる最高のソフトウェア、翻訳サービスが必要な理由（技術的な翻訳についてもっと読みたい場合があります）、または参加者とのやり取りを容易にする方法について学びます。読み進めて、会議がスムーズに実行されることを確認してください。

会議を目立たせる

あなたの会議が独自の価値を提供しない場合、多くの人がそれに参加することはありません。さらに悪いことに、あなたのイベントに現れる人々はそれに特別な注意を払わず、参加者の相互作用の数は少なくなります。

この運命を回避するには、イベントを群衆から目立たせる必要があります。どうやるか？あなたがそれについて行くことができるいくつかの方法があります。

会議をキュレートする

会議をキュレートするということは、特定のテーマを選択し、それに固執することを意味します。関心が目前のトピックに大まかに関連しているすべてのプレゼンターを招待しないでください。代わりに、特定の分野でできるだけ多くの専門家を集めることに焦点を合わせます。このようにして、会議はより威信を獲得し、最初から最後まで明確に定義された目的を持ちます。

会議環境を包括的にする

この点は、前述のアプローチに対する完全な反論のように思われるかもしれません。ただし、それはまったく逆です。

会議を目立たせるには、誰もが自由に自分の心を話すことができる包括的な環境を作ることも含まれます。より多くの人にオンラインイベントに参加してもらいたい場合は、1つの組織の代表者だけを招待するという間違いを避けてください。

異なる文化や背景から、またさまざまな意見を持つ参加者を集めると、彼らの相互作用はより興味深いものになります。さらに、あなたの会社は公正なプラットフォームの評判を獲得し、誰もが反対側と有意義な議論をする機会を得ることができます。

議論を建設的に保つ

この点は、前の2つをきちんと結び付けています。さまざまなバックグラウンドの専門家を迎えると、雰囲気が少し緊張することがあります。不快な事件の発生を防ぐために、常に誰かに話し合いを司会してもらいます。

すべてのセッションを建設的に保つことで、プロ意識を示し、主題に関心があることを証明します。さらに、それはあなたが他のビジネスとの前向きで長期的な関係を築き、あなたの評判を高めるのを助けることができます。

仮想会議の計画

大規模な仮想会議の開催には、多くの計画が含まれます。あなたは多くの重要なことに気を配り、何かを見失わないようにする必要があります。

まず、ホストする会議の種類を決定する必要があります。ウェビナーのコレクションになるのでしょうか、それとも仮想ワークショップに似たものになるのでしょうか。ここで行う決定は、他の選択に影響を与えます。そのため、すべてのオプションを慎重に検討するようにしてください。

主催する会議の種類が決まったら、カレンダーを見て、それに適した日付を選択する必要があります。イベントの計画を早すぎないように注意してください。そうしないと、参加者はイベントの準備に十分な時間がありません。さらに、同じ時間に他の会議が予定されているかどうかを確認する必要があります。その場合は、会議を別の競争力の低い日付に移動することをお勧めします。

翻訳と技術サポートの世話をする

大規模な仮想会議を主催する予定の場合は、オーディオとビデオの相互作用を提供する適切なソフトウェアを入手して、イベント中にリアルタイムのプレゼンテーションを行うことができるようにする必要があります。さらに、出席者のコメントや質問を許可することは、省略できないもう1つの重要な側面です。

まず、Web会議ソフトウェアがインストールされたプロジェクター、マイク、スピーカー、ラップトップなどの十分な機器があることを確認します。また、1つが失敗した場合は、いくつかのバックアップオプションがあることを確認する必要があります。ここでの最善の選択肢は、セットアップと管理が簡単なソリューションを見つけることです。

また、すべての機器を適切に使用する方法を知っているAV専門家を雇うこともできます。最後に、すべての場所で高速インターネット接続が確立されていることと、参加者10人ごとに少なくとも1人の技術者がいることを確認してください。

また、翻訳サービスを調べて、英語と母国語を知っている翻訳者を見つけることもお勧めします。理想的には、彼らは現地の言語も知っているネイティブの英語話者でなければなりません。彼らはプレゼンテーションとQ＆Aセッションをあなたの母国語に翻訳し、さまざまな国からの参加者間のコミュニケーションを促進するのに役立ちます。

もちろん、セッション中も脈拍に指を置いてください。全員がプレゼンターの声を聞き、すべての出席者がプレゼンテーションを見ることができることを確認してください。何か問題がある場合は、テクニカルサポートチームの指定された担当者ができるだけ早く問題を解決するように努める必要があります。

オンラインイベントソフトウェアの選択

バーチャルイベント用のオンラインイベントソフトウェアを選択するときは、次の点に注意する必要があります。

参加者数

イベントには小さすぎるため、最大100人の参加者を処理できるオンラインイベントソフトウェアを選択しないでください。正確な数は、ニッチと関連するマーケティングの量によって異なりますが、少なくとも1000人が同時にイベントに参加できる必要があります。時間の経過とともに視聴者を増やし、次のイベントの規模を拡大するのに十分な余地があります。

ソーシャルメディアの統合

参加者があなたのイベントについての考えや意見をソーシャルメディアプラットフォーム上の友達やフォロワーと共有できるようにしたいと考えています。優れたオンラインイベントソフトウェアは、必要なすべてのツールを提供することで、彼らが簡単に利用できるようにする必要があります。これには、バッジ、チャットルーム、ソーシャル共有ボタンが含まれます。

価格

もちろん、新しいツールやサービスを探すときは、価格が常に重要です。すべての要件を満たしているが、あまりお金がかからない手頃な価格のオプションを選択するようにしてください。多くのオンラインイベントソフトウェアプロバイダーは無料トライアルを提供しているため、新しいツールをテストしてから、どれが最適かを判断できます。

結論

ご覧のとおり、特にオンラインイベントの開催経験がほとんどない場合は、大規模な仮想会議を主催することは最も簡単な作業ではありません。ただし、この記事を読んだ後は、オンラインイベントを成功させるために何も邪魔にならないはずです。

会議を目立たせ、技術的な側面に注意を払い、最高のオンラインイベントソフトウェアを選択する必要があることを忘れないでください。したがって、これらのことを念頭に置いて、ライブに移行する前にすべてが処理されていることを確認してください。

バイオ

Przemyslawは、新しいテクノロジーに関する高品質の記事を提供することを主な焦点とするコンテンツライターです。彼の他の主な関心分野は哲学と文献学です。