結果を得る正式なメールの書き方（テンプレート付き）

あなたは今までにメールを書いている最中に、あなたがあまりにもカジュアルであるかどうか疑問に思うのをやめたことがありますか？ 正式なメールを作成する営業担当者、専門家の問い合わせを送信する営業担当者、または新しいクライアントと協力する営業担当者のいずれであっても、結果を得たい場合に従うべきいくつかのベストプラクティスがあります。

9つのステップで正式なメールを書く方法

これらの9つのステップに従って、最初のアウトリーチであろうとフォローアップであろうと、次の正式な電子メールの正しいトーンを伝えます。

1.メールアドレスを検討します

個人の電子メールアドレスから正式な電子メールを送信するときは、それがプロフェッショナルに見え、達成したいトーンを正確に反映していることを確認することが重要です。

何年も前の無意味な文字、乱数の文字列、お気に入りのスポーツチーム、または同僚や顧客が専門的でないと見なす可能性のあるものをまだ使用している場合は、更新の時期です。 正式な電子メールを送信するのに最適な電子メールアドレスは、名前と名前の組み合わせである傾向があります。

2.適切なフォントを使用する

青はあなたの好きな色かもしれませんが、それは正式な電子メールのテキストの色として適切であるという意味ではありません。 同じように、友人や家族にメッセージを送るときに好まれるフォントがあるかもしれませんが、正式な電子メールには気を散らすことのないスタイル（Arial、Calibri、Times New Roman）を使用してください。

あなたはあなたのメッセージがあなたが選んだフォントではなく、誰かの目を引くものであることを望みます。

3.件名を慎重に選択します

ある程度は短い方が良いです。 Kinstaによると、電子メールの件名の大部分は100文字以下ですが、開封率とクリック率を高くするためのスイートスポットは110〜140文字です。

件名を書くときに考慮すべきことがいくつかあります。

• あなたの聴衆は誰ですか？ 正式な電子メールをマーケティングマネージャーに送信する場合とプロの同僚に送信する場合では、件名が異なります。
• あなたの読者は何を気にしますか？ あなたの電子メールアドレス以外に、あなたの正式な電子メールの件名はあなたの読者にあなたの第一印象を与えるものです。 顧客の問題点であろうと相互のつながりであろうと、彼らが気にかけていることに焦点を当てることによって、それを開くように彼らを誘惑します。

件名の最も重要な側面の1つは、正式な電子メールのメッセージを正確に反映する必要があることです。 スパムの件名は、信頼と信頼を失うための優れた方法です。

件名のアイデアが必要ですか？ これらのベストプラクティスと例を確認してください。

4.適切な挨拶を使用する

これらの3つの手順が完了したら、適切な正式な電子メールグリーティングを選択します。 友達や家族のために「Hey」や「Hi」などのカジュアルな挨拶を保存します。

適切なトーンを伝える正式な電子メールの挨拶には、次のものがあります。

• こんにちは
• ご挨拶
• 親愛な

見込み客や仕事仲間にメールを送信する場合は、より正式な口調が必要です。 また、常に受信者の名前を含める必要があります。 あなたがそれを知らないならば、それを見つけてください。 それが妥当でない場合は、正式なメールアドレスを「関係者」または「営業チーム」、「マーケティングチーム」などに送ることができますが、これらの挨拶を最初に選択することはできません。

5.適切に自己紹介する

正式なメールの最初の文は、あなた自身とあなたの会社を簡単に紹介する必要があります。 受信者はあなたのライフストーリーを必要としません。

メールで正式に自己紹介するためのヒントを次に示します。

• 短くしてください。 自己紹介のために1文以上かかる場合、読者は段落全体をスキップする可能性があります。
• 質問をしてください。 「もっと多くのWebトラフィックを使用できますか？ GenericSEOCompanyのJohnSmithです。お手伝いしたいと思います。」

読者はあなたが彼らのために何ができるか知りたいと思っていることを覚えておいてください。 彼らはあなたが誰であるか、なぜあなたが何をするのか（まだ）にそれほど興味がありません。

6.綿毛をカットします

正式なメールは常に短く、要領を得たものにする必要があります。 無関係な情報を含めるよりも、2文または3文の電子メールを送信する方が適切です。 同じように、メールを1つの大きなテキストブロックとして送信しないでください。短い段落と箇条書きを使用して、メールを分割してください。

テキストの塊は、受信者が正式な電子メールの要点を見つけるのを困難にします。 十分な空白を含むように電子メールをフォーマットすると、重要な情報を読みやすく、見つけやすくなります。 また、応答を得る可能性が高くなります。

7.適切に終了します

まとめる準備はできましたか？ 正式なメールを適切に終了してください。

挨拶のように、家族や友人とのやり取りのためにカジュアルなフレーズを残します。 たとえば、「ありがとう」で終わるのではなく、より正式な「ありがとう」で終わります。

正しいトーンを伝えるいくつかの正式な電子メールの締めくくりは次のとおりです。

• 心から
• 敬意を表して
• よろしくお願いします
• あなたからの返信を楽しみにしています

特派員との関係を築いたら、もっとカジュアルで楽しい正式なメールのエンディングを手に入れることができます。 それまでは、上記の正式な締めくくりのフレーズを使用してください。

8.プロの署名を忘れないでください

電子メールアドレスと件名は受信者にあなたの第一印象を与え、あなたの電子メール署名は彼らに最後のものを残します。

正式な電子メールの署名には、次のものを含める必要があります。

• フルネーム
• 職名
• 連絡先
• 関連するソーシャルメディアプロファイルへのリンク

退屈で一般的な署名に甘んじないでください。ビジネス用および正式な電子メールに最適な電子メール署名ジェネレーターを確認してください。

9.校正（および再度校正）

正式なメールを送信すると、元に戻すことはできません。 送信を押す前に何度も読んだとしても、単純な間違いを見落としがちです。

GrammarlyとHemingwayはどちらも、見逃した可能性のあるスペルミスや文法エラーをキャッチするために使用できる無料のツールです。

2倍、3倍、4倍にチェックする最も重要なことは、受信者の名前と会社名です。メールを開いて名前のスペルが間違っている場合は、わざわざ読んでみませんか。 おそらくそうではありません。 同じことが会社名にも当てはまります。MilkshakeとMailshakeは2つのまったく異なるものです。

正式なメールの例とテンプレート

正式な電子メールを作成する際に従うべき9つのステップについて説明したので、開始するために使用できる優れたテンプレートを見てみましょう。

[件名]

こんにちは[名前] 、

私の名前は[フルネーム]です。 [あなたの製品/サービスがそれらをもたらすことができる利点または要求]についてあなたに連絡しています。

[冒頭で述べたあなたの主張を裏付ける2–3文。 該当する場合は、特典の箇条書きリストを含めることができます]。

[特定の召喚状：電話/デモ/会議などを予約する]

あなたからのお便りを楽しみにしています、

[あなたのメール署名]

次に、このテンプレートを使用して、上記の9つの手順を適用して実現します。

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あなたからのお便りを楽しみにしています、

ジョンスミス

メールシェイク、アカウントエグゼクティブ

（123）456-1234

正式な電子メールを書くことは挑戦である必要はありません。 これらの9つのステップに従うと、結果を得る専門的で正式な電子メールを送信する準備が整います。 メールアウトリーチの技術をマスターしたい場合は、無料のコールドメールマスタークラスをチェックしてください。