Excel、Word などの 15 の無料 IT プロジェクト管理テンプレート

公開: 2023-02-01

IT プロジェクトはユニークです。 IT チームは、ハードウェアとソフトウェアのインストール、アップグレード、展開を計画します。IT チームが使用するツールは、インフラストラクチャ、情報システム、およびコンピューターの操作に固有のものです。これらの IT プロジェクト管理テンプレートは、これらの仕事を適切に遂行するために不可欠です。

ProjectManager には、IT マネージャーが Web 開発、ソフトウェア開発、モバイルアプリ開発、ネットワーク構成などの作業を行う際に必要な Excel および Word 用の無料のプロジェクト管理テンプレートが多数用意されています。 15 個の無料の IT プロジェクト管理テンプレートを今すぐお試しください。

1. IT プロジェクト計画テンプレート

IT プロジェクトマネージャーは、新しいシステムの開発から古いエンタープライズアプリケーションのアップグレードまで、さまざまな種類のプロジェクトを担当しています。しかし、すべての IT プロジェクトには共通点が 1 つあります。それは、IT 計画から始まるということです。無料の IT プロジェクト計画テンプレートを使用すると、IT プロジェクトマネージャーはタスク、コスト、およびリソースをスケジュールされた期限と成果物で整理できます。

IT プロジェクト管理テンプレートを使用すると、時間が節約され、プロジェクトをより効率的に開始できるようになり、より成功した結果につながります。何をしようとしているのかを把握できるだけでなく、IT プロジェクト計画のテンプレートをチームと共有して、チームが同じ認識を持つことができます。

2.ガントチャートテンプレート

IT計画、またはそのための計画を立てるとき、頼りになるツールはガントチャートです. 正当な理由により、これは実証済みのツールです。ガントチャートは、すべてのプロジェクトタスクがスケジュールされた視覚的なタイムラインを作成します。時間、コスト、リソースを管理できます。 Mircosoft Word や Microsoft Excel でガントチャートを作成するのは、特に Excel 用の無料のガントチャートテンプレートをダウンロードしてすぐに使用できる場合は、イライラします。

3. IT リスク評価テンプレート

IT プロジェクトは、リスクに満ちているという点で、他の種類のプロジェクトと何ら変わりはありません。 IT リスクは、ほとんどの企業が何を行うかに関係なく、IT システムが機能することを要求するという点で、余分な負担を伴います。何かがダウンしたり、何らかの形で危険にさらされたりすると、重大な経済的損失またはそれ以上の事態につながる可能性があります。これが、Excel 用の無料の IT リスク評価テンプレートが非常に重要である理由です。

リスク評価ツールの構造には、共通の要素があります。私たちのものは、リスクを数値で一覧表示するため、追跡が容易になり、リスクと制御環境も説明されます。データを収集するだけでなく、実際に問題が発生した場合に実行するアクションを定義して、リスクを軽減できるようにします。リスクが発生する可能性と、発生した場合の影響を計算する計算機もあります。

4. アクションプランのテンプレート

リスクに対応している場合でも、単に IT プロジェクトを計画している場合でも、戦略が必要です。 Excel 用の無料のアクションプランテンプレートは、その戦略を達成するために必要な手順をまとめたドキュメントです。 IT プロジェクトマネージャーは、この IT プロジェクト管理テンプレートを使用して、戦略をサブタスクまたはアクションアイテムに分割できる実行可能なステップに変える方法を視覚化できます。

IT プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの計画段階で無料のテンプレートを使用できます。目標、アクションステップ、タスク、タイムラインの概要を示し、必要に応じてビジネス、戦略、是正措置に対処できます。汎用性の高いツールです。どのように使用しても、アクションプランは、実用的に考えるのに役立ち、重要なタスクを見落とさないようにするフレームワークを提供します。

5. IT プロジェクト予算テンプレート

IT プロジェクトのコストを正確に計算することは、作業を適切に行うための資金を確保する方法です。これには、チーム、機器などのすべてが含まれます。追跡するには多くのコストがかかるため、IT プロジェクトマネージャーは Excel 用の無料のプロジェクト予算テンプレートをダウンロードできます。

より正確な予算を作成するのに役立つだけでなく、プロジェクトを実行する際にコストを監視するのにも役立ちます. IT プロジェクト管理テンプレートは、人件費、コンサルタント、ソフトウェアライセンスのコストなどを把握します。ただし、電話料金、オフィススペース、機器のコストなどの定期的なコストも収集します。予算を作成するだけでなく、コスト管理メカニズムを作成していることを忘れないでください。

6. IT サーバーの保守チェックリスト

サーバーがダウンした場合、問題はすぐそこにあります。それを避けるために、必ずメンテナンスをスケジュールしてください。すべてが正常であることを確認するためにチェックする項目は多数あります。そのため、Excel 用の無料のサーバーメンテナンスチェックリストをダウンロードすることをお勧めします。この無料の IT プロジェクト管理テンプレートは、徹底した仕事を行うのに役立ちます。

テンプレートの使い方は簡単です。左側には、更新、セキュリティ、バックアップ、監視、ファイルシステムのメンテナンスなど、サーバーのメンテナンスに共通するさまざまなタスクが表示されます。右側には、これらのタスクを毎日、毎週、毎月、または不定期にスケジュールできるグリッドがあります。テンプレートはカスタマイズ可能であるため、必要なものを追加または削除して、責任をより適切に反映させることができます.

7. ダッシュボードテンプレート

IT システムの監視は、ソフトウェアとハードウェアを同様にスムーズに実行するための鍵です。大まかなビューを持つことで、進行状況とパフォーマンスを追跡するだけでなく、問題が発生する前に対処する必要がある問題を示す可能性のある異常を見つけることができます。 Excel 用の無料のダッシュボードテンプレートを使用して、このデータを一目で追跡します。

この IT プロジェクト管理テンプレートを使用して、タスク、ワークロード、タスクの長さ、コストなどの業績評価指標 (KPI) を追跡します。カラフルな棒グラフとチャートにより、データをすばやく簡単に理解できるようになり、IT プロジェクトマネージャーは、より良い意思決定を導く貴重な洞察を得るために必要な視点を得ることができます。

8. IT リスク登録簿テンプレート

すべての IT プロジェクトマネージャーは、リスクが常に角を曲がったところにあることを知っています。それはプロジェクト管理のほんの一部です。そのための計画もプロジェクト管理の一部です。 Excel 用の無料のリスク登録テンプレートは、IT プロジェクトのリスクを計画および軽減するためのツールを提供します。このツールを使用すると、IT プロジェクトマネージャーは、プロジェクトでリスクが発生した場合にリスクに対応し、それを解決または利用するのに役立つ戦略を準備できます。

この IT プロジェクト管理テンプレートでは、リスクを追跡しやすいように番号を付けています。また、リスク、その影響、およびそれが IT プロジェクトで問題になった場合の対応についても説明できます。リスクのレベルを高から低にランク付けする列もあり、優先順位付けに役立ちます。最後に、リスクの特定と軽減を担当する所有者を割り当てることができます。

9. IT 問題追跡テンプレート

問題は問題です。計画していたリスクであれ、突然発生したリスクであれ、IT プロジェクトを脱線させる可能性があります。問題が発生した場合、プロジェクトの時間、範囲、またはコストに影響を与える前に、問題を特定して迅速に解決できる必要があります。それが、Excel 用の無料の問題追跡テンプレートが行うように設計されていることです。

無料の IT プロジェクト管理テンプレートを使用して、プロジェクトで発生する問題を把握します。これは、問題に対処するためのアクションプランを策定するための最初のステップです。問題とその影響を説明するコラムがあります。次に、優先度、それが特定された日付、それに対応する責任者を追加できます。問題を処理している部門、そのステータス (オープンまたはクローズ)、さらにはメモを追加する場所を追加するスペースもあります。

10. IT 変更ログテンプレート

別のリスクまたは問題は変更です。その変化は、機器の故障、人的ミス、停電などの不可抗力、利害関係者からの要求などによって、IT プロジェクトで発生する可能性があります。理由が何であれ、プロジェクトの変更はスケジュールや予算などに影響を与える可能性があります。それらを管理するには、Excel 用の無料の変更ログテンプレートをダウンロードしてください。

変更の収集と管理に必要なものはすべて、このドキュメントに含まれています。プロジェクトとプロジェクトマネージャーの名前から、変更番号と変更要求の種類まで、すべてが含まれています。変更が要求または発生した日付、変更の説明、およびそのステータスも記載されています。また、割り当て、優先度の追加、解決予定時期の決定、影響の理解、解決に向けたアクションステップの概要の説明を行うこともできます。

11. GDPR コンプライアンスチェックリスト

IT の誰もが GDPR (一般データ保護規則) の重要性を知っています。これは欧州連合 (EU) に固有のものですが、個人情報を収集して処理し、EU に存在するすべてのテクノロジー企業は、この法律に準拠するという法的要件の下にあります。無料の GDPR コンプライアンスチェックリストテンプレートを使用すると、そのプロセスを簡単に管理できます。

当社の IT プロジェクト管理テンプレートには、法律への準拠を維持するために必要なタスクを収集するための列があります。これらの各タスクに所有者を割り当てて、タイムリーかつ完全な方法で確実に完了できるようにします。締め切りを追加する場所もあり、必要に応じて各タスクにリソースを割り当てることもできます. 次に、リストを下に移動するときにそれらをチェックします。これは、法的要件を管理する簡単な方法です。

12. 要件トレーサビリティマトリックステンプレート

IT プロジェクトには要件があり、それを正しく行う必要があります。そうしないと、プロジェクトに問題が生じます。これを確実にするために、Excel 用の無料の要件トレーサビリティマトリックステンプレートを使用してください。これを行うには、これらのすべてのプロジェクト要件と、プロジェクトのライフサイクルを通じてそれらを追跡する方法をリストします。このようにして、重大な問題が見過ごされることはありません。

この IT プロジェクト管理テンプレートは、プロジェクト要件の管理に役立つさまざまな方法があります。品質保証 (QA) と、プロジェクトの要件を満たしていることを確認するためにテストが必要なものを理解するのに最適です。 IT プロジェクトマネージャーもこのドキュメントを使用して、本能に基づいて行動するのではなく、データに基づいた意思決定を行うことができます。

13. IT プロジェクトの優先順位付けマトリックステンプレート

すべての IT プロジェクトマネージャーが、すべての注意を 1 つのプロジェクトに集中できるわけではありません。彼らは多くの場合、仕事のポートフォリオに責任を持ち、そのグループ間でリソースを賢く配分するようにします。当社の無料のプロジェクト優先順位付けマトリックステンプレートを使用すると、すべての IT プロジェクトを調べて、どのプロジェクトにいつ注意を払う必要があるかについて客観的な決定を下すことができます。

このアイゼンハワー行列は 4 つの象限に分割されます。一番上には 2 つの列があります。左側には、重大と非重大の 2 つの行があります。これで、プロジェクトを 4 つの四角形のいずれかに配置して、すぐに実行する必要があること、新しい将来に向けてスケジュールできること、委任できること、削除または移動できることを知ることができます。

14. 実施計画テンプレート

すべての IT プロジェクトは、計画によって体系化されたアイデアとして始まりますが、実装計画、またはその計画を実現して成果物を作成するために必要な手順によって実現する必要があります。計画を実行するための計画を立てるのは冗長に聞こえるかもしれませんが、プロジェクト管理に詳しい人なら誰でも、Excel 用の無料の実装計画テンプレートを使用することで、それらのアイデアを実行可能なステップに整理する方法を知っています。

IT プロジェクト管理テンプレートは、3 つの異なる部分に分かれています。まず、プロジェクト戦略があり、その戦略を実行するためのプロセスとアクションに移ります。次に、タスクの予定および実際の開始日と終了日、およびタスクの予定時間数を示すタイムラインがあります。最後に、材料やコストなど、これらのタスクを実行するためのリソースがあります。これらすべてを計画することで、計画を正常に実装できます。

15. 要件収集テンプレート

IT プロジェクトの要件を知ることは、計画フェーズの開始点です。それらはドキュメントにまとめられます。ここで、Word 用の無料の要件収集テンプレートが役立ちます。この IT プロジェクト管理テンプレートは、ユーザーの要件を開発者につなぐコミュニケーションツールとしても機能します。

しかし、収集されるのはユーザー要件だけではありません。ドキュメントに取り込まれたビジネス要件とシステム要件もあります。要件は、ユーザー、機能およびシステム要件、ソフトウェアおよびユーザーインターフェイス、ワークフローアクティビティ、変更およびリスク管理の 7 つのサブセクションに分類されます。また、スケッチされた高レベルの技術アーキテクチャに加えて、メンテナンスとサポートもあります。目的、成果物、ユーザー、タスクなどのテストと評価も含まれています。

ProjectManager は IT プロジェクト管理を支援します

IT プロジェクトマネージャーなら誰でも言うように、テンプレートは静的ドキュメントです。プロジェクトの管理に関しては、前進ではなく一歩後退する可能性があります。必要なのは、ProjectManager などのプロジェクト管理ソフトウェアです。当社のオンラインソフトウェアは、より良い意思決定のためのリアルタイムデータを提供します。当社のソフトウェアがテンプレートよりも優れている点は、更新された同じデータをすべて共有するさまざまなツールを使用できることです。

複数のプロジェクトビューを使用する

すべてのプロジェクトツールが同じように作られているわけではありません。ガントチャートはスケジューリングに最適ですが、カンバンボードは、スプリントを計画および実行したり、バックログを管理したりするときに、ワークフローを視覚化および制御します。チームは、シートやカレンダービューなどの他のツールと同じリアルタイムデータを共有する堅牢なタスクリストを使用することを好むかもしれません。つまり、必要なツールで作業し、最新のプロジェクト情報を常に最新の状態に保つことができます。

リアルタイムデータのキャプチャ

チームの全員が同じライブデータで作業することは生産性の鍵ですが、それがすべてではありません。また、IT プロジェクトマネージャーは、いつでもプロジェクトの概要を確認できる必要があります。当社のリアルタイムダッシュボードはまさにそれを行います。ライブデータをキャプチャし、それらの数値を計算して、時間、コストなどの指標を読みやすいグラフやチャートで表示します。何よりも、セットアップは必要ありません。プラグアンドプレイです。

レポートはデータをより深く掘り下げ、結果をカスタマイズして見たいものだけを表示し、関係者と簡単に共有して最新の状態に保つことができます。ワークロードのバランスをとるリソース管理ツール、問題を追跡するリスク管理ツール、チームのコラボレーションと生産性を維持するタスク管理ツールもあります。