Excel および Word 用の 15 の無料 PMO テンプレート

公開: 2023-02-22

PMO (プロジェクト管理オフィス) は、企業のプロジェクト管理の基準を定義および維持する社内部門または社外のグループまたは機関です。 3 つのタイプがあります。支援的、制御的、指示的であり、それぞれがさまざまな程度の関与をしています。ただし、3 つすべてで PMO テンプレートを使用して、プロジェクトプログラムとポートフォリオをサポートできます。

ProjectManager は、静的な PMO テンプレートよりも動的なプロジェクト管理ソフトウェアですが、アップグレードする準備ができていない場合は、当社のサイトに Excel および Word 用の無料のプロジェクト管理テンプレートが豊富に用意されています。 PMO に適した 15 の無料テンプレートを集めました。これらのテンプレートは、ガントチャート、プロジェクト計画、リソース割り当て、プロジェクトデータのステータスレポートなど、あらゆるものをカバーしています。

1. PMO ガントチャートテンプレート

ガントチャートは、プロジェクトマネージャーにとって不可欠なツールの 1 つです。プロジェクト全体をタイムラインに表示し、タスク、マイルストーン、スケジュールなどを表示します。プロジェクト管理オフィスは、Excel 用の無料のガントチャートテンプレートを使用してプロジェクトの概要を把握したり、ロードマップとして使用して複数のプロジェクトを 1 か所で追跡したりして、必要なときに必要な場所にリソースを割り当てることができます。

ガントチャートテンプレートは 2 つのセクションに分かれています。左側には、監督しているタスクまたはプロジェクトを追加できる通常のスプレッドシートがあります。その隣には、開始日と終了日を取得するための列があります。最後に、タスクまたはプロジェクトの期間の列があります。この情報を入力すると、右側の色分けされたタイムラインが自動的に入力され、タスク、フェーズ、およびプロジェクトをすべて 1 か所で確認できます。

2. PMO プロジェクトダッシュボードテンプレート

PMO は、監督しているプロジェクトの概要を把握する必要があります。これらのプロジェクトの経過を図化し、すべてを順調に進めるためにいつ変更が必要かを知るためのメトリクスが必要です。 Excel 用の無料の PMO プロジェクトダッシュボードテンプレートは、読みやすいグラフとチャートで構成されており、データが一目でわかります。

より良い意思決定を行うにはリアルタイムのデータが必要です。さもないと、不正確なデータに基づいて行動する可能性があります。 ProjectManager は、PMO テンプレートのように時間のかかる構成や手動入力を必要としないリアルタイムデータを取得するポートフォリオダッシュボードを備えたオンラインプロジェクト管理ソフトウェアです。代わりに、プロジェクト、タスク、進捗状況、時間、コスト、ワークロードの健全性に関する信頼性の高いデータを、必要なときにいつでも取得できます。今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

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3. PMO 費用便益分析テンプレート

追求する価値のある特定のプロジェクトがありますが、他のプロジェクトはお金の穴に落ちます。 PMO は、企業が投資に見合う価値のあるプロジェクトを選択するのに役立ちます。これを行うには、Excel 用の無料の PMO 費用便益分析テンプレートを使用できます。

費用便益分析は、プロジェクトに支払うと予想される金額と、そのプロジェクトが機会に関して提供することを期待する金額を比較するために使用されます。これは、すべての定量的コストと定量的利益に金額を追加することによって行われます。そこから、投資に対して利益が得られるかどうかを簡単に確認できます。

4. PMO プロジェクトの優先順位付けマトリックステンプレート

PMO が行うことの 1 つは、ガイダンスを提供することです。このガイダンスと洞察は、プロジェクトを管理する方法だけでなく、それらのプロジェクトがそもそも引き受ける価値があるかどうかにも役立ちます。このような決定を下すのに役立つツールの 1 つは、Excel 用の無料のプロジェクト優先順位付けマトリックステンプレートです。

このプロセスは一見シンプルですが、プロジェクトに優先順位を付ける効果的な方法です。マトリックスは 4 つのセクションに分かれています。その上に 2 つの列があり、1 つは今実行するため、もう 1 つは後で実行するためです。左側には 2 つの行があり、1 つは重要なもので、もう 1 つは重要でないものです。プロジェクトを配置する場所に応じて、すぐに実行する必要があるプロジェクト、近い将来にスケジュールするプロジェクト、委任するプロジェクト、削除するプロジェクト、または移動するプロジェクトのいずれかになります。これは、タスクや優先順位が必要なものにも使用できます。

5. PMO プロジェクト予算テンプレート

プロジェクトを監督するときは、常にお金が決定を支配します。企業のコストは有限であり、より多くの資金が必要になるため、予算を継続的に更新したくないと考えています。 Excel 用の無料の PMO プロジェクト予算テンプレートを使用すると、予算を正確に予測し、プロジェクトへの浪費を避けることができます。

プロジェクトに関連するコストは非常に多いため、無料のテンプレートを使用すると、それらをすべて把握できます。テンプレート自体はカスタマイズ可能なので、不要なものや追加したくないものがあれば簡単に追加できます。当社のテンプレートには、人件費、コンサルティング料、原材料、ソフトウェアライセンス、旅行、光熱費、オフィススペースと備品などのフィールドがあります。プロジェクトを実行する前に、プロジェクトコストの正確な見積もりを取得します。

6. PMO の利害関係者分析テンプレート

PMO をサービスプロバイダーとして見ると、利害関係者がいることは明らかです。プロジェクト管理オフィスの場合、これらの利害関係者には、役員、プロジェクトマネージャー、機能マネージャー、さらにはチームメンバーが含まれる場合があります。誰もが特定の期待を持っています。 Excel 用の無料の利害関係者分析テンプレートを使用すると、それらすべてを特定して管理できます。

この PMO テンプレートは、基本的な利害関係者情報から始まります。つまり、すべての利害関係者とそのプロジェクトをリストします。次に、対象分野の専門知識を持っているか、意思決定者であるかに関係なく、それらのプロジェクトに関係を追加できます。また、彼らとのコミュニケーション方法を定義することもできます。最後に、コミットメントを定義するためのドロップダウンメニューがあります。C はコミットメントレベル、R は必要なコミットメントレベルです。

7. PMO タイムシートテンプレート

特定の期間の時間を追跡できると、プロジェクトがスケジュールどおりに進行していることを確認できます。これは、重要なリソース管理ツールであり、給与計算の一部でもあります。したがって、PMO はタイムシートにアクセスして進捗を追跡する必要があります。 Excel 用の無料のタイムシートテンプレートを使用できます。

無料のテンプレートを使用して最初に行うことは、タイムシートの時間枠を定義することです。次に、各人の一日の開始時間、昼食の開始と終了、および終了時間を追加できます。通常の時間、残業時間、総労働時間を追加する列があります。これで、コストの概要を把握できます。

8. PMO のコミュニケーション計画テンプレート

企業のプロジェクト管理の一部であるすべての活動は、PMO を通過します。コミュニケーションは、このプロセスの重要な部分です。物事が明確に述べられ、適切に配布されていない場合、収益に影響を与える可能性のある問題が発生します。そのため、Word 用の無料のコミュニケーションプランテンプレートが非常に重要です。

この PMO テンプレートは、プロジェクト、プログラム、またはポートフォリオのビジョンと目的、およびそれらの目標と時間枠を定義するのに役立ちます。コミュニケーションスタッフと、彼らが使用するツールを追加する場所もあります。次に、コミュニケーション計画の有効性を測定して、意図したとおりに機能していることを確認する方法を示すことができます。

9. PMO のプロジェクト計画テンプレート

PMO は、プロセスを標準化し、効率を高めることで、プロジェクト管理を改善します。つまり、ドキュメント、追跡、およびトレーニングを作成および維持します。しかし、彼らは計画も立てています。そこで役立つのが、PMO 向けの無料のプロジェクト計画テンプレートです。

この PMO テンプレートには、PMO に必要なものがすべて含まれています。マイルストーン、フェーズ、タスクなど、プロジェクト、プログラム、またはポートフォリオの範囲を定義する場所があります。労力とリソースの要件を追加することもできます。次に、タスクの依存関係、プロジェクトの想定と制約、予算、リスクログ、変更管理プロセスなどを含む計画をスケジュールします。

10. PMO プロジェクト追跡テンプレート

PMO は、監督するプロジェクトを監視します。スケジュールどおりに実行されていることを確認するために、進行状況を追跡する必要があります。そうでない場合は、すべてを元に戻すためにリソースの再割り当てが必要になる可能性があります。 Excel 用の無料の PMO プロジェクト追跡テンプレートは、タスクを追跡し、作業が時間どおりに完了していることを確認するためのタスク管理システムとして機能するように設計されています。

プロジェクト追跡テンプレートを使用すると、個々のプロジェクトまたはプログラムとポートフォリオを追跡できます。最初に、タスク名またはプロジェクト名と簡単な説明をリストします。タスクの依存関係がある場合は、次の列に追加します。タスクの割り当て先またはプロジェクトマネージャーを追加するスペースがあります。ここで、優先度、開始日、予定終了日、および実際の終了日をメモします。最後に、ステータスを取得するためのプルダウンメニューがあります。

11. PMO の要件収集テンプレート

要件収集の目的は、開始から提供まで、プロジェクト全体を通じて PMO を導くことです。要件は、利害関係者が問題を解決したり目的を達成したりするために必要な条件または能力です。 PMO 向けの無料の要件収集テンプレートを使用すると、すべてを 1 か所に収集できます。

プロジェクト計画、プロジェクトの目的の説明、範囲、およびマイルストーン、依存関係などを含むタイムラインなど、プロジェクトを理解するために必要なすべてがこの Word ドキュメントのページに含まれています。目標とオブジェクト、制約と制限、およびそれらを解決する方法も定義されます。

12. PMO のリスクログテンプレート

リスクは、常に PMO が追跡しているものです。良いリスクであろうと悪いリスクであろうと、それを特定して対処するのは早ければ早いほどよいのです。 PMO 向けの無料のリスクログテンプレートは、リスクに備え、問題が発生した場合にそれを解決するための計画を立てるためのツールを提供します。

リスクとその影響を説明することから始めます。次に、実際に問題になった場合のリスクへの対応方法を追加します。回答に役立つように、高、中、低などのリスクレベルを追加します。これで、リスクが問題になった場合に優先順位を付ける方法がわかりました。そのリスクを所有し、そのリスクを特定して対応を主導する責任を負うプロジェクトマネージャーまたはチームメンバーを追加する場所もあります。

13. PMO 変更ログテンプレート

変化は起ころうとしています。PMO は、それがプロジェクトに悪影響を及ぼさないようにするために存在します。これを行う 1 つの方法は、Excel 用の無料の PMO 変更ログテンプレートを使用することです。これは、より大規模で効果的な変更管理計画の一部であり、変更が特定された瞬間から解決されるまで追跡することで変更を制御するのに役立ちます。

このスプレッドシートには、プロジェクトの変更を管理するために知っておく必要があるすべてのものを入れる場所が用意されています。変更が最初に確認されたとき、プロジェクトチームの誰がそれを所有しているか、つまり、その変更を解決するための取り組みを主導することに注意してください。また、その変更の優先度とステータスを追加することもできます。

14. PMO 変更要求テンプレート

変更を解決または対応する前に、それを行う価値があるかどうかを判断する必要があります。天候不順や設備の故障など、対応しなければならない変化があります。しかし、多くの場合、変更は所有者やその他の利害関係者からもたらされます。 Word 用の無料の PMO 変更要求フォームは、何をすべきかについて全員が同意する場所を提供します。

変更リクエストフォームをカスタマイズして、詳細を必要なだけ多くまたは少なくすることができます。簡単な説明と、それがプロジェクトに与える影響についてのスペースが含まれています。このフォームには、プロジェクトマネージャーが PMO と協力して、変更を行う価値があるかどうか、必要な場合はどのように行うか、または何もしないかを決定するのに十分な情報が含まれています。

15. PMO 向けプロジェクトステータスレポートテンプレート

レポーティングは PMO 作業の鍵です。たとえば、ステータスレポートは、PMO がそのプロジェクトのプロジェクト管理をどのように導くかを知らせる重要なプロジェクトデータを提供します。 PMO 向けの無料のプロジェクトステータスレポートテンプレートを使用すると、特定の期間内のプロジェクトの健全性と進捗状況などをグラフ化できます。

ステータスレポートには、主要な成果、その期間に完了した作業、プロジェクトの範囲内で予定されている作業、達成されたマイルストーン、および成果物の概要が含まれます。次に何が必要かのアクションアイテムをリストする場所もあります。レビュー中のその他の事項には、予算、スケジュール、品質、リスク、問題、および障害が含まれます。

ProjectManager が PMO を支援する方法

それはたくさんのテンプレートです。無料は無料ですが、常に価格があります。 PMO テンプレートは静的であり、すべての作業を行う必要があります。 ProjectManager は、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアであり、タスク管理、リスク管理、およびリソース管理機能を提供し、PMO がプロジェクト、プログラム、およびポートフォリオをリアルタイムで導くのに役立ちます。自動化と更新があるため、常に最新の情報を確認できます。

ロードマップでリソースを管理する

PMO は、一度に多くのプロジェクトを監督します。彼らは、どのリソースがいつ、どのリソースを必要とするかについての指示を提供する必要があります。そのためには、PMO テンプレートが提供できる以上のものを必要とします。当社のプロジェクト管理ソフトウェアは、すべてのプロジェクトの概要を 1 つの画面に表示します。計画された作業量、実際の作業量などの指標を含む視覚的なタイムラインで、最初から最後までそれらを確認します。任意のプロジェクトを開き、ロードマップを印刷し、列を簡単に編集および調整して、必要なものを表示できます。

ワークロードチャートでチームのバランスを保つ

チームは最も貴重なリソースです。安全なタイムシートを使用してタスクの時間を追跡できますが、ワークロードビューはリソース管理をさらに進めます。これを使用して、プロジェクト全体の進捗状況とワークロードを効率的に追跡します。合計時間を確認し、タスクを再割り当てして、ワークロードのバランスを取り、全員の生産性を維持できます。

PMO は、ステータスレポートやポートフォリオレポートなど、カスタマイズされたレポートを利用することもできます。すべてをフィルタリングして、見たいものに集中し、簡単に共有できます。プロジェクトをグループ化し、進捗状況、プロジェクトマネージャー、チームメンバー、ステータスなどを表示できるポートフォリオビューもあります。