Excel および Word 用の 10 個の無料の利害関係者管理テンプレート

公開: 2023-01-06

利害関係者は、プロジェクトに既得権を持つ人です。プロジェクトマネージャー、チーム、所有者、投資家などの内部の場合もあれば、クライアント、顧客、サプライヤーなどの外部の場合もあります。どのプロジェクトにも多くの利害関係者が存在する可能性があり、それらを管理するには利害関係者管理テンプレートが必要です。

ProjectManager は、プロジェクトと利害関係者の管理に役立つプロジェクト管理ソフトウェアです。ソフトウェアの無料トライアルの準備ができていない場合は、プロジェクトのあらゆる段階で役立つ Excel および Word 用の無料のプロジェクト管理テンプレートも多数提供しています。無料の利害関係者管理テンプレートをいくつか紹介します。

1. 利害関係者分析テンプレート

どのプロジェクトにも多くの利害関係者がいる可能性がありますが、プロジェクトマネージャーとしてのあなたの仕事は、それらを特定することです。各利害関係者が異なる関心を持っている場合もあれば、それらの関心がプロジェクトの過程で進化する場合もあります。 Excel 用の無料の利害関係者分析テンプレートを使用すると、効果的な利害関係者のコミュニケーション計画を考案して、適切な情報を提供し続けることができます。

役職、連絡先情報、プロジェクトに対する影響力や権力など、基本的な利害関係者情報を取得するためのフィールドがあります。次に、各利害関係者がプロジェクトに関連して立つように配置し、優先順位、対象分野の専門知識があるかどうか、および意思決定者であるかどうかに注意します。その後、プロジェクトに対する各利害関係者のコミットメントを評価し、より適切に管理できます。

2. プロジェクトステータスレポートテンプレート

利害関係者は、プロジェクト全体を通じて情報を入手する必要があります。ただし、利害関係者によっては、情報のレベルと更新頻度が変わる可能性があります。詳細が必要な場合でも概要が必要な場合でも、プロジェクトマネージャーは定期的に報告する必要があります。 Excel 用の無料のプロジェクトステータスレポートテンプレートを使用すると、プロジェクトの期間を把握するのに最適なツールになります。

静的テンプレートの問題は、手動で更新する必要があり、情報をカスタマイズして各利害関係者の懸念を反映させることができないことです。静的ツールとは異なり、ProjectManager はリアルタイムデータを提供するオンラインツールであり、フィルタリングして各関係者に関連する情報のみを表示できます。単なるキーストロークでステータスレポートを生成できるだけでなく、差異、ポートフォリオなどに関するレポートも生成できます。すべてのレポートはリアルタイムデータをキャプチャするため、正確であり、さまざまな形式で簡単に共有できます。今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

ProjectManager のステータスレポートフィルタ — ProjectManager には、カスタマイズして簡単に共有できるレポートツールがあります。もっと詳しく知る

3. ステークホルダーマップテンプレート

利害関係者を特定してグラフ化するのに役立つビジュアルツールを探している場合は、Excel 用の無料の利害関係者マップテンプレートをダウンロードする必要があります。利害関係者に対応するときは、利害関係者マップを使用して意思決定を通知できます。これは、実行可能な利害関係者とのコミュニケーション計画を確立するために不可欠です。

利害関係者マップテンプレートは、誰が何を知りたいか、いつ知る必要があるか、最新情報を入手する方法を決定するのに役立ちます。この利害関係者マップには、利害関係者を管理するための 4 つのカテゴリがあります。密接に管理する、満足を維持する、情報を維持する、および監視することです。特定した各利害関係者を正しいボックスに配置し、色分けを使用して、プロジェクトに対して支援的、中立的、または重要であるかを示します。

4. ビジネスケーステンプレート

利害関係者はプロジェクトに既得権を持っているため、彼らが最も懸念していることの 1 つは、プロジェクトの実行に関連するコストです。彼らは、投資コストがそれだけの価値があるかどうかを知りたがっています。プロジェクトの目的、コスト、メリットを要約した Word 用の無料のビジネスケーステンプレートを使用して、これを示すことができます。

ビジネスケースは、プロジェクトへの投資が有益であることを証明することにより、利害関係者にとって重要なデューデリジェンスです。彼らは、エグゼクティブサマリー、プロジェクトのミッションステートメント、および作成される最終的な成果物を読むことができます。プロジェクトの目的とその達成方法、財務評価、市場評価などを示す場所があります。利害関係者から賛同を得るのに役立ちます。

5. 費用便益分析テンプレート

プロジェクトに投資する価値があることを利害関係者に証明するのに役立つもう 1 つの無料のテンプレートは、Excel 用の無料の費用対効果分析テンプレートです。数字を見て、プロジェクトに投入している資金が成果物に見合うかどうかを判断するのに役立ちます。

費用便益分析テンプレートは、プロジェクトの費用と便益に金額を追加することでこれを行います。費用から便益を差し引くことで、プロジェクトの利益があるとすれば、それが何であるかを確認できます。これは金銭的な利益になる可能性がありますが、ビジネスの目的と目標がコストに見合うかどうかを判断することもできます。この情報は、利害関係者をプロジェクトに参加させるのに役立ちます。

6. RACI マトリックス

プロジェクトチームの役割と責任を特定して定義することは明らかに重要ですが、多くの場合、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの利害関係者に対処する際に同じ作業を怠ります。その後、あなたのプロジェクトチームは、プロジェクトのおそらく多くの利害関係者の 1 つにすぎません。 Excel 用の無料の RACI マトリックステンプレートを使用すると、利害関係者を含め、プロジェクトに関係するすべての人を分類できます。

RACI は、責任がある、説明責任がある、相談を受けている、通知されているという意味です。無料のテンプレートでは、すべての利害関係者 (またはプロジェクトチーム全体) を左側にリストし、チャートの上にその役職を示します。対応するボックスに、彼らが責任を負っているか、説明責任を負っているか、相談を受けているか、情報を提供されているかを書き留めます。これで、さまざまなレベルの関与とプロジェクトへの影響を持つ利害関係者を含む、チームの全員をガイドするドキュメントができました。

7. 要件収集テンプレート

利害関係者は、プロジェクトによって解決される問題、目的を達成するための計画方法、満たす必要のある条件または容量などを知りたいと考えています。これらはすべて、Word 用の無料の要件収集テンプレートで対処されています。これは関係者にとって重要なドキュメントであり、プロジェクトに関する重要な情報を 1 か所にまとめたものです。

ProjectManager の無料要件収集テンプレート無料のテンプレートには多くのことが含まれています。ユーザー、機能、システムからソフトウェア、インターフェース、ワークフロー、変更、リスクまで、プロジェクトの要件をリストします。これは、ほとんどの利害関係者にとって適切であり、雑草に入るのを避ける、より高レベルのビューです。全員が文書に署名して、情報が提供され、同意されていることを確認するためのセクションもあります。

8. チーム憲章テンプレート

チームメンバーは利害関係者ですが、プロジェクトの唯一のメンバーではありません。 Word 用の無料のチームチャーターテンプレートは主に彼らに焦点を当てていますが、もう 1 つの重要な利害関係者管理テンプレートです。プロジェクトの利害関係者など、プロジェクトのより大きなコンテキストにチームがどのように適合するかを説明します。

ProjectManager の無料チームチャーターテンプレートそれに加えて、無料のチャーターには、プロジェクトに関係するすべての人がリストされ、連絡先情報が提供されます。プロジェクトの背景、その使命と目的、予算とリソース、およびチームが使用する意思決定プロセスを概説するセクションがあります。スコープ、パフォーマンス評価、アクティビティ、マイルストーンなどに関する情報があります。これは、コミュニケーションを取り、全員をプロジェクトに参加させるための優れたツールです。

9. コミュニケーション計画テンプレート

コミュニケーションといえば、プロジェクトチームに情報を伝えるためのコミュニケーション計画が必要です。 Word 用の無料のコミュニケーションプランテンプレートを使用すると、目的を定義し、関係者とのコミュニケーションの更新をスケジュールするのに役立ちます。これは、十分な情報に基づいた利害関係者が管理しやすく、プロジェクトに干渉する可能性が低いという点で、より重要な利害関係者管理テンプレートの 1 つです。

目標に加えて、コミュニケーション計画テンプレートを使用すると、それらの目標を達成する方法、時間枠、および成功を測定するための指標を定義できます。情報の普及に関連する人員配置とツールを把握し、その有効性を確認します。計画を立てたら、関連性と効果を維持するために変更する傾向があります。

10. 組織図テンプレート

主要な利害関係者管理のテンプレートとは思えないかもしれませんが、会社またはプロジェクトの組織構成を知ることは、組織またはプロジェクトチームの全員が報告者を知る方法です。 Excel 用の無料の組織図テンプレートを使用します。組織やプロジェクトの階層的な内部構造を示すフローチャートです。

このドキュメントは、コマンドチェーンをわかりやすく視覚化したものです。スタートアップなどの小規模な組織やプロジェクトではこのツールは必要ないかもしれませんが、組織やプロジェクトが大規模で複雑になればなるほど、この利害関係者管理テンプレートはより重要になります。誰に報告し、誰が権限を持っているかを誰もが知っていることが不可欠です。これは、まさにこのテンプレートが示していることです。

ProjectManager は利害関係者の管理を支援します

当社の無料の利害関係者管理テンプレートをダウンロードして使用すると、それらがあなたをここまでしか連れて行かないことがすぐにわかります。結局のところ、テンプレートは手動で入力して更新することが多く、共同作業ではなく、他のプロジェクト管理ツールから分離されています。 ProjectManager は、利害関係者の管理をリアルタイムで計画、管理、追跡するのに役立つプロジェクト管理ソフトウェアです。

プロジェクト計画を関係者と共有する

プロジェクトには計画が必要ですが、利害関係者がいなければ計画は機能しません。堅牢なガントチャートでスケジュールを作成すると、プロジェクトチームの利害関係者を管理し、タスクを整理し、依存関係をリンクして費用のかかる遅延を回避し、リアルタイムで追跡できる作業に割り当てることができます。プロジェクト計画は、プロジェクトチームや利害関係者と簡単に共有できるため、全員が同じ認識を持つことができます。

進行状況とパフォーマンスをリアルタイムで監視

ガントチャートにベースラインを設定すると、計画された作業を実際の作業に対して追跡できます。これは、スケジュールと予算を守るのに役立つだけでなく、利害関係者もその貴重なデータを更新したいと考えています。リアルタイムダッシュボードは、軽量ツールのようにセットアップを必要とせず、読みやすいグラフやチャートでワークロードからコスト、時間まですべてを追跡します。これは、いつでもプロジェクトの概要を把握できる優れた方法です。

プロジェクトマネージャーは、リソース管理機能を使用して、チームの生産性を維持できます。空き状況を事前に設定してスケジューリングを簡単にすることができ、色分けされたワークロードチャートでチームの割り当てを確認できます。次に、チャートからワークロードのバランスを取り、キャパシティーでの作業を維持できます。それらは過剰に割り当てられておらず、利害関係者は生産性を確認して喜んでいます。