プロジェクト ドキュメント: 15 の重要なプロジェクト ドキュメント

プロジェクト マネージャーは、プロジェクト ドキュメントの重要性を認識しています。 プロジェクト ドキュメントは、プロジェクトの最新情報を維持するために、正確で常に更新されている必要があります。 プロジェクトのライフ サイクル全体を通じてプロジェクト ドキュメントを作成および管理することは、プロジェクトの成功にとって重要ですが、どこから始めればよいのでしょうか。

このガイドでは、プロジェクトの計画と実行のために常に作成する必要がある上位 10 個のプロジェクト ドキュメントの概要に加えて、プロジェクト ドキュメントとは何か、なぜそれが重要なのかを定義します。

プロジェクト ドキュメントとは

プロジェクト ドキュメントという用語は、プロジェクトのライフ サイクルを通じて作成されるプロジェクト管理ドキュメントを指します。 プロジェクト計画、プロジェクト スケジュール、プロジェクト予算などのこれらの文書は、プロジェクト チームが従うべき活動、手順、およびガイドラインを定義します。

プロジェクト文書には、プロジェクト計画、コスト管理、リスク管理など、いくつかの目的があります。 さらに、次のステップの段階を設定するため、特定のプロジェクト フェーズで作成する必要がある特定のプロジェクト ドキュメントがあります。 たとえば、プロジェクトの実行フェーズを開始する前に、プロジェクト管理計画を作成する必要があります。

プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトの成功に不可欠な情報を整理して共有するのに役立ちます。 ProjectManager は、無制限のファイル ストレージを備え、製品ドキュメントをチームや利害関係者と簡単に共有できる作業管理ソフトウェアです。 その複数のプロジェクト ビューはすべて 1 つの情報源を共有し、全員が同じページにいるようにします。 無料で始めましょう。

各プロジェクト フェーズで作成する必要があるプロジェクト ドキュメントを見てみましょう。

プロジェクト フェーズごとのプロジェクト ドキュメント

プロジェクトのサイズと複雑さはさまざまで、プロジェクトによっては、他のプロジェクトよりも包括的なプロジェクト ドキュメントが必要になる場合があります。 プロジェクト ライフ サイクル全体で通常作成されるプロジェクト ドキュメントの一部の概要を次に示します。

• プロジェクトの開始:プロジェクト憲章、ビジネス ケース、プロジェクト キックオフ ミーティングの議題
• プロジェクト計画:プロジェクト管理計画、作業分解構造、プロジェクト予算、プロジェクト スケジュール、変更管理計画、スコープ管理計画、リスク管理計画
• プロジェクトの実行:プロジェクト ステータス レポート、教訓テンプレート、タイムシート、変更要求、変更指示
• プロジェクトの監視と管理:プロジェクト ステータス レポート、教訓テンプレート、タイムシート
• プロジェクトの終結:プロジェクトの終結テンプレート、パンチ リスト

プロジェクト ライフ サイクルの各フェーズに適したプロジェクト ドキュメントについて理解できたところで、重要なプロジェクト管理ドキュメントをいくつか見ていきましょう。

プロジェクト ドキュメントに含めるプロジェクト ドキュメント トップ 15

ここでは、重要なプロジェクト ドキュメントと、それぞれに対応するプロジェクト管理テンプレートについて簡単に説明します。 無料のプロジェクト管理テンプレートのライブラリをチェックすることを忘れないでください。ここには、プロジェクト ドキュメントを作成するための多数のテンプレートがあります。

1. プロジェクト計画

プロジェクト計画は、プロジェクト計画段階で作成されたプロジェクト ドキュメントをまとめたものであるため、すべてのプロジェクト管理ドキュメントの中で最も包括的なものです。 たとえば、プロジェクト計画には、プロジェクト予算とプロジェクト スケジュールを含める必要があります。

2. プロジェクト憲章

プロジェクト憲章は、プロジェクトの開始段階で作成され、プロジェクト計画の段階を設定します。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクト憲章を使用して、利害関係者、スポンサー、クライアントにプロジェクトの概要を簡単に説明します。

3. ビジネスケース

プロジェクト チャーターと同様に、ビジネス ケースは開始段階で作成される文書であり、プロジェクトが組織にもたらす可能性のある利益を説明することで、プロジェクトの価値をプロジェクトの利害関係者に納得させます。

4. プロジェクトコミュニケーション計画

コミュニケーション計画は、チーム メンバーとプロジェクト関係者の間のコミュニケーションに関するすべてのガイドラインを設定します。 使用するコミュニケーション チャネル、コミュニケーション スケジュール、役割と責任などを詳細に定義し、プロジェクトのライフ サイクル全体でコミュニケーション プロセスを合理化します。

5.リスクレジスター

このドキュメントでは、潜在的なプロジェクト リスクをすべて登録することができ、潜在的な影響と可能性についての簡単な説明が含まれています。 リスク登録簿は、すべてのリスク管理文書、戦略、およびガイドラインを含むリスク管理計画に関する重要な情報を提供するため、重要なプロジェクト文書です。

6. スコープステートメント

スコープ ステートメントは、プロジェクトを完了するために実行されるアクティビティを定義します。 プロジェクト マネージャーは、何を実行し、何を実行しないかを利害関係者に知らせて、最初から期待を明確にするために使用します。 これはスコープ管理計画の一部であり、プロジェクトのスコープに関連する手順とガイドラインを説明する包括的なドキュメントです。

7. 事業予算

プロジェクト予算は、重要なプロジェクト管理文書です。 作成するには、プロジェクトの費用を見積もる必要があります。これには、人件費、材料、設備、およびプロジェクトの実行に必要なものがすべて含まれます。

8. プロジェクトスケジュール

基本的なレベルでは、プロジェクト スケジュールは、すべてのプロジェクト タスクの実行のタイムラインを定義します。 また、各タスクに必要なリソース、責任者、プロジェクトのフロートまたはスラック、クリティカル パスなどの詳細を含めることもできます。 ProjectManager のガント チャートは、詳細なプロジェクト スケジュールを作成するのに最適なツールです。

9. プロジェクト状況報告

プロジェクト ステータス レポートは、プロジェクトの健全性をいつでもチェックし、関係者とデータを共有して最新の状態に保つことができるため、必須のプロジェクト管理ツールです。 ステータス レポートは簡潔で、最も関連性の高い情報のみが含まれます。

10. プロジェクト終了のテンプレート

プロジェクトの終了フェーズの最後に、プロジェクト ドキュメントを作成することが常に必要です。 これは、プロジェクト マネージャーが契約を締結し、「教訓」文書を作成し、他の重要なタスクの中でも利害関係者から正式な承認を得る必要があるためです。 見落としがないように、これらすべてを文書化する必要があります。

11. プロジェクト提案テンプレート

プロジェクト提案書は、プロジェクトの主要な領域の概要を簡単に説明するプロジェクト管理ドキュメントです。 その主な目的は、開始段階で潜在的な利害関係者にプロジェクトの価値を納得させることです。 主な利点、目標、および要件を強調する説得力のあるドキュメントである必要があります。

12. プロジェクト概要テンプレート

プロジェクト ブリーフは、プロジェクト管理計画のすべての詳細に飛び込む必要はないが、プロジェクトを理解する必要がある部門横断的なチームや利害関係者などの対象者を対象とした、プロジェクト計画の要約版です。目標、予算、役割と責任などの重要な側面があります。

13. 要件収集テンプレート

プロジェクト要件は、すべての利害関係者が満足することを確認するためにプロジェクトに期待される目標と仕様です。 無料の要件収集テンプレートは、プロジェクトのすべての要件を文書化するのに役立ちます。

14. プロジェクト概要テンプレート

プロジェクトの概要は、タイムライン、マイルストーン、予算、ステータス、チーム メンバーの役割と責任など、プロジェクトの最も重要な側面を概説する 1 ページのドキュメントです。

15. チーム憲章テンプレート

チーム憲章は、プロジェクト チームの役割、責任、成果物、およびリソースを示すプロジェクト管理ドキュメントです。 これは、プロジェクト マネージャーが各チーム メンバーのワークロードと目的を理解し、リソース計画を改善するのに役立ちます。

文書化する価値のあるもの

組織の構造に関係なく、プロジェクトのすべての側面を記録および文書化する能力は、プロジェクト マネージャーとして成功するために不可欠です。 複数のレポート、チャート、グラフ、ドキュメント、変更要求、およびステータスの更新は、プロジェクトのライフ サイクル全体で維持する必要があり、ドキュメントはプロジェクトのさまざまな部分をつなぎ合わせて成功させるために機能します。

ただし、時間は限られているため、ほとんどの組織では面倒な事務処理に忍耐が必要です。 効率を維持し、プロジェクトを効果的に文書化するにはどうすればよいでしょうか? 文書化する価値があるものを判断するには、次の点を考慮してください。

• クライアント関連のすべて– クライアントが、数か月前に下された決定に突然疑問を呈したと想像してください。 クライアントは、ある方向を選択したと述べていますが、あなたの会社は実装中に別の道を進むことにしました。 日付、時間、出席者を含むメモなど、クライアントとの会議に関する明確な文書は、誤解の解決に役立ちます。
• 法的命令– 特定のプロジェクトでは、法務チームがプロジェクト中にドキュメントを確認する必要があります。 公共プロジェクトの場合、完了後にプロジェクトを分析する監視およびレビュー プロセスが存在する場合があります。 プロジェクトを開始する前に、法務チームが必要とする文書要件を把握しておいてください。 この種の環境で追い上げをするのは危険です。
• 適切な量​​のプロセス– 実際に処理していないほど多くの計画とプロセスを文書化することで迷子になりたくはありませんが、プロジェクトの計画と目標に関する何らかの定義が必要です。 文書化するプロセスの数は、組織構造によって決まります。 たとえば、法的文書が必要なプロジェクトでプロセス フリーを実行しようとすると、プロジェクトが問題になるだけです。 疑わしい場合は、文書化するのが最善の方法です。
• プロジェクトの変更 – 特にプロジェクトの目標が変化するにつれて、継続的なプロジェクトの更新を文書化することが不可欠です。 理想的には、リアルタイムのオンライン プロジェクト管理ツールを使用して、リソースとタスクの変更がライブでスケジュールされ、問題が発生したときにキャプチャされるようにします。 ただし、プロジェクト計画へのより大きな影響は、バージョン管理された方法でプロジェクト ドキュメントに追加する必要があります。

プロジェクト ドキュメントのベスト プラクティス

では、ドキュメントを効果的、効率的、タイムリーに保つために使用すべき最善の戦略は何でしょうか? ベスト プラクティスに従ってドキュメントを調整するには、次のことを行う必要があります。

• 時間をかけて –カレンダーを使用してください。 多くの人は、カレンダーは会議のスケジュールを立てるためだけのものだと考えています。 そうではありません。 これを使用して、2 ～ 3 時間の中断のない時間ブロックをスケジュールして、重要なドキュメントを作成します。 電話に出たり、同僚と会話したりする代わりに、時間をかけて執筆の領域に入りましょう。 時間と注意を集中することで、大きな進歩を遂げることができます。 同様に、毎週カレンダーに 10 ～ 15 分のブロックをスケジュールして、ドキュメントを確認および更新します。
• 適切な詳細レベルを持つ– エンジニア向けにドキュメントをまとめることは、役員に提示するドキュメントとは異なります。 エンジニアはあなたが提供できる詳細情報を必要としていますが、エグゼクティブは詳細に行き詰まる時間がありません。 彼らは、箇条書き、結論、次のステップだけを望んでいます。 適切な対象者に適切なドキュメントのレベルを決定するのは、あなた次第です。
• スマート ストレージを使用する– ドキュメントは簡単に見つけられる必要があります。 誰も見つけられない岩の下に埋もれていたら、文書は役に立ちません。 これには、オンラインでドキュメントにアクセスするためのインフラストラクチャが整っていること、およびフォルダー構造と階層が簡単かつ直感的に理解できることを確認することが含まれます。
• 他の人と共有する– ほとんどの人はドキュメントをまとめることを嫌いますが、パッケージ化されている場合は気に入っています。 人々が実際にドキュメントを読んでいることに驚くでしょう! オンライン プロジェクト管理ソフトウェアを使用して、ドキュメントをプロジェクトと共にオンラインで保存します。理想的には、共同作業を行う安全な環境に保存します。
• バージョン管理と最新 – プロジェクト ドキュメントを常に最新の状態に保つことは困難です。 最初のバージョンに到達するのは簡単ですが、戻ってドキュメントを更新し、バージョン管理を維持するのは大変です。 最大の助けは、配置されているドキュメント リポジトリ インフラストラクチャです。 自動バージョン管理により、このプロセスを管理でき、ドキュメントの利用者は常に最新バージョンを持っていると信頼します。

ProjectManager がプロジェクト ドキュメントにどのように役立つか

ProjectManager は、ハイブリッド チームを結び付けてコラボレーションを促進する作業およびプロジェクト ソフトウェアです。 すべてのプロジェクト ドキュメントはツールに保存でき、ドキュメントへのアクセスが必要な人は誰でもそれを利用できます。 プロジェクト計画などを作成できるため、ProjectManager はプロジェクトの成功に必要な唯一のソフトウェアになります。

インタラクティブなガント チャートでプロジェクト計画を立てる

最も重要なプロジェクト ドキュメントの 1 つは、プロジェクト計画です。 これをガント チャートで作成して共有できます。ガント チャートは、すべてのタスクを整理し、依存関係をリンクし、マイルストーンをプロットして、スケジュールを守るのに役立ちます。 クリティカル パスのフィルター処理も行います。 当社のオンライン ガント チャートはリアルタイムのデータを提供し、簡単に共有できるため、誰もが常に最新のデータから作業できます。

リアルタイム ダッシュボードでプロジェクトを監視

プロジェクトのドキュメントは、プロジェクトの実行の舞台を設定するだけです。 これらの計画を維持するには、進行状況とパフォーマンスをリアルタイムで監視する方法が必要です。 当社のライブ ダッシュボードは、時間、ワークロードなどのリアルタイム メトリックを自動的に収集、計算、提供します。 他のツールとは異なり、セットアップは必要ありません。 プロジェクトが展開するにつれて何が起こっているかがわかります。

ワンクリック レポートでデータをさらに深く掘り下げる

概要ビューだけでは不十分な場合は、キーストロークでプロジェクト レポートを生成できます。 費用、進行状況などに関する詳細情報を入手してください。 すべてのレポートをフィルタリングして、表示したいデータのみを表示できます。 レポートを関係者の電子メールに添付したり、プレゼンテーション用に印刷したりできます。

ProjectManager は、プロジェクトの変更に応じて必要に応じてプロジェクト ドキュメントを更新できる柔軟なツールです。 誰もが電子メール通知またはアプリ内アラートで更新されるため、期待される内容について混乱することはありません。 プロジェクト計画、リソース、コスト、チームを管理するツールを使用して、成功に必要なすべてのプロジェクト ドキュメントを保存します。

確かに、ドキュメントはプロジェクトの悩みの種になる可能性がありますが、必要です。 それをより簡単に、より良く、より速く行うのに役立つツールがあります。 ProjectManager のオンライン ソフトウェア スイートは、プロジェクト ドキュメントを作成して保存するための優れた共同ツールであり、チームとのドキュメントへのアクセスと共有を容易にします。 無料で始めましょう。