アクション アイテムとアクション アイテム リストのクイック ガイド

多くの場合、気付かないうちにアクション アイテムを作成しています。 やることリストを書いたことがあるなら、実行する用事、完了する家事、連絡する人など、一連の行動項目を自分で作成したことになります。

大規模なプロジェクトの管理は、はるかに複雑なプロセスであり、アクション アイテムを作成、割り当て、追跡するための洗練されたシステムが必要です。

アクションアイテムとは？

アクション アイテムは、より複雑な目標に向けた「足がかり」として機能する個別の実行可能なタスクです。 これらのジョブを割り当てて進捗状況を追跡するには、アクション アイテムのリストを作成するのが最善の方法です。

アクション アイテムには、完了しなければならない活動から実施しなければならないイベントまで、さまざまな形があります。 ただし、彼らの明確な特徴は、完了した各項目がより大きなタスクの結論につながることです。 これらの項目は簡潔である必要があり、通常は 1 人の担当者が記入します。 シンプルに見えるかもしれませんが、アクション アイテムのリストを作成することは、予想以上に複雑です。 ディレクティブの作成が不十分だと、プロジェクト全体の速度が低下したり、完全な失敗につながることさえあります。 このため、プロジェクトを前進させるために、それらを作成して使用するための最良の方法を理解することが不可欠です。

プロジェクト管理ソフトウェアは、アクション アイテムのリストを作成し、実際にチームとして作業を実行するための最良の方法です。 ProjectManager を使用すると、5 つの異なるビューでタスクを共同作業したり、ダッシュボードで進捗状況を追跡したり、時間を追跡したりできます。 今日から無料で始めましょう。

アクション アイテムを作成するのは誰ですか?

マネージャとチーム リーダーは、通常、アクション アイテムの作成と割り当てを担当します。 これらの役割を持つ個人は、タスクを設定し、それらをチーム メンバーが完了して「チェックする」ことができるリストに分解します。 誰がどのアクション アイテムに取り組まなければならず、どのチーム メンバーが複数必要なのかを把握するのは、マネージャーの仕事です。

チーム環境で複雑なタスクに取り組む場合、アクション アイテムは非常に重要です。アクション アイテムは、チーム メンバーが互いの足を踏んだり、不要な作業を行ったりするのを防ぐためです。

アクションアイテムリストの目的

ローリング アクション アイテム リストは、プロジェクト中の全員の責任を追跡するのに適した方法です。 これにより、将来発生する可能性のある質問への回答を簡単に見つけることができます。 アクション アイテム リストには、プロジェクト中に何がうまくいったか、何がうまくいかなかったか、および特定のタスクに必要な労力とリソースが正確に示されます。

アクション アイテム リストを作成する際の考慮事項

アイテムが理解され、追跡可能であることを確認するために、常に含める必要がある 5 つの詳細があります。

• タスクの名前
• 重要な日付 – 作成、計画完了、実際の完了
• アクションアイテムの説明
• 注意すべきリスクまたは問題
• アクション アイテムの所有者

アクションアイテムの例

プロジェクトが計画され、タスク リストが議論されている会議を想像してみてください。 プロジェクトを進める前に、これらのタスクを完了する必要があります。 これらの抽象的なタスクをより管理しやすくするために、プロジェクト マネージャーはそれらを個別のアクション アイテムに分割します。

これらは、チーム メンバーが頭を抱えて実行しやすく、プロジェクト マネージャーが追跡しやすいものです。 以下にいくつかの例を示します。

• 決まった日時に会議をスケジュールする
• サードパーティ ベンダーへのリクエストの送信
• 利害関係者に連絡して通話を設定する
• 作業指示書の提出
• グラフィックの作成

アクションアイテムの要素

アクション アイテムを作成するための設定基準に従って、必要なすべての情報を誰でも理解できる方法で含めます。 このプロセスは複雑ではありませんが、留意すべき重要な要素があります。

タイトルと追跡番号

これはアクション アイテムの名前で、最も単純な記述子です。 説明を書き、そこに詳細を展開するため、タイトルは短くしてください。 各アイテムに追跡番号を割り当てることをお勧めします。 これにより、特に多くのアクション アイテムを一度に処理する場合に、それらを追跡してレポートする方法が簡素化されます。

優先度

複数のアクション アイテムを処理する場合は、最初に何に焦点を当てるかを知るために、それぞれに優先順位を割り当てます。 割り当てられた順序ですべてを完了する必要はありません。 当然のことながら、他のものよりも差し迫ったものもあります。

作成日と完成予定日

アクション アイテムを作成するときは、作成日、完了予定日、最終完了日の 3 つの日付に留意する必要があります。 すべてが完了するわけではなく、一部が「解決」される場合があることに注意してください。 これらは、途中で不要になり、完了する必要のない項目です。

作成者と譲受人

アクション アイテムの作成者と割り当て先を含めます。 これにより、関係者全員が質問の送信先を簡単に知ることができます。 本質的に、これは通信を高速化する方法です。

説明

説明はタイトルの上に展開する必要があります。 これはまだ簡単な説明であるべきだということを心に留めておいてください — ステップバイステップのガイドではなく要約です. 通常、アクション アイテムの説明は 1 ～ 2 文です。

拡張説明

ここには、担当者がタスクを実行するために必要なその他の関連情報を含めることができます。 アクションアイテムによっては、これは必要ない場合があります。

アクション アイテム リストを維持するためのベスト プラクティス

執筆を開始する際に、留意すべきベスト プラクティスがいくつかあります。

動詞で始める

アクション アイテムが名詞として書かれている場合、可能性はありますが、範囲が広すぎます。 これは混乱を招く可能性があります。 たとえば、アクション アイテムのタイトルを「投資家の電子メールの校正」ではなく「投資家の電子メール」にすると、何をする必要があるかが明確になります。

簡潔に

アクション アイテムは物事を複雑にするのではなく、単純にする必要があります。 それらがあまりにも「冗長」であるか、不必要な詳細が含まれている場合、担当者を混乱させ、作業を遅らせる可能性があります。 少ないほうがいいですね。

誰でもわかるように書く

アクション アイテムは、それを作成した人には常に意味がありますが、初めて読む人にとっても意味があるかどうかを検討してください。 担当者は、何をすべきかを正確に知っている必要があります。

リソースを念頭に置く

アクション アイテムを作成するときは、予算、労力、時間などの必要なリソースを考慮してください。 これらのリソースは、誰に割り当てるか、および割り当てる他のアイテムに影響を与える可能性があります。

結果として生じるアクション アイテムを予測する

1 つのジョブを正常に完了すると、別のジョブへのドアのロックが解除されます。 これらの追加の仕事を前もって予測すると、一歩先を行くことができます。

アクション アイテム トラッキングとは何ですか?

アクションアイテムを書いた後、実行と追跡が始まります。 これらに取り組んでいるときは、決定と戦略を通知するために、進捗状況を追跡および記録する必要があります。 追跡が正しく行われると、将来的にタスク管理戦略を微調整する場所が明らかになるはずです。

アクション アイテムの追跡は、アクション アイテムを最初から最後まで監視し、情報を記録するプロセスです。 この情報は簡単に参照でき、将来の決定を通知することさえできます。

プロジェクトが完了した後の追跡は特に重要です。 それがなければ、アクション アイテムがどのように処理されたかについての有用な情報は、本質的に無駄になります。 理想的には、この情報は保存され、後日使用されます。

アクション アイテム トラッカーを使用する

アクション アイテム トラッカーを使用すると、プロジェクト マネージャーはアクション アイテムを記録および更新できます。 従来、これらは単純なスプレッドシートでした。 現在、最高のトラッカーはより高い機能を提供し、チームのコラボレーションを可能にします.

将来のためにデータを整理しておくためには、アクション アイテム リストを適切にフォーマットすることが重要です。 これらのリストを見ている新鮮な目がある可能性が高く、彼らは何を見ているのかを理解する必要があります. これは、プロジェクトに関係なく、フォーマットの一貫性を保ち、各リストに同じデータ セットを含めることを意味します。

テンプレートを使用する理由

アクション アイテムは、タスク管理の一部です。 これらは、チーム リーダーが作成し、プロジェクトの全期間を通じて使用するものです。 このため、リストは同じ方法でフォーマットし、同じ情報を含める必要があります。 この一貫性により、混乱が減り、結果が向上します。

担当者として、割り当てられたものや割り当てられた人に関係なく、自分に何が期待されているかを正確に把握する必要があります。 アクション アイテム テンプレートを使用すると、必要なすべての情報が理解できる形式で含まれていることが保証されます。

当社のアクション アイテム テンプレートを使用すると、必要な詳細をすべて含めて、毎回同じようにリストをフォーマットできます。 そうすることで、貴重な時間を新しいフォーマットに慣れるのに無駄にする必要がなくなります。 必要な情報があり、どこで見つけられるかを知っています。

さらに良い結果を得るには、このテンプレートを強力なプロジェクト管理ソフトウェアと組み合わせて、プロジェクト追跡およびレポート ツールを使用します。

ProjectManager でアクション アイテム テンプレートを使用する方法

ProjectManager は、アクション アイテム リストをより高い生産性で整理、実行、追跡、およびレポートできる、受賞歴のあるツールです。

異なるプロジェクト ビューでアクション アイテムを一覧表示する

単純なスプレッドシートで作業を完了できますが、その静的な性質には限界があります。 当社のソフトウェアを使用すると、すべてのアクション アイテムをガント チャート、タスク リスト、またはカンバン ボードに配置できます。 すべてのプロジェクト ビューでは、アクション アイテムを簡単に割り当て、コンセプトから完成までの進捗を追跡できます。

ダッシュボードでアクション アイテムのステータスを追跡する

担当者の進捗状況とパフォーマンスを追跡するために、リアルタイム ダッシュボードを使用できます。このダッシュボードは、各チーム メンバーからのリアルタイム データをフィードし、時間、差異などの指標を表示するグラフやチャートに変換します。

クラウドベースのソフトウェアでチームとコラボレーション

当社のコラボレーション プラットフォームを使用すると、チーム メンバーはより効果的な方法で協力し、作業に取り組むことができます。 ユーザーは、ファイルや画像を添付したり、コメントを付けたり、タグを付けたりして、全員が同じページにいることを確認できます。

ProjectManager は、受賞歴のあるプロジェクト管理ソリューションで、プロジェクトをあらゆる段階で進めます。 オンライン計画ツールと Web ベースのタスク管理機能により、外出先で共同作業を行い、プロジェクトの全期間にわたって調整を行うことができます。 次に、数回クリックするだけで、データから包括的なレポートを作成します。 この 30 日間の無料試用版を今すぐお試しください。