PPCの成功のために組織化するためのガイド

こんにちはPPCヒーローズ！ 2018年が近づくにつれ、あなたのフィードは新年の抱負の話で溢れるかもしれません。 私は自分で決議について大したことをすることを避けがちですが、私は自分の過去を振り返り、成功する未来のために実行する予定の変更に備えるのが好きです。 今年、私の最優先事項は、PPC管理の新しい状況で組織化された状態を維持することです。 私がリストを作成するとき、私はあなたと共有したい全体論的なアプローチを取りました。 私の戦略は、スペースの編成、時間、リソース、およびワークロードの4つのカテゴリに分類されました。

スペースを整理する

1.必要なツールが常に揃っていることを確認します。

豊富なペン、紙、ノートなどに専用の整理されたスペースを維持します。 このようにして、オフィスの周りに余分なペンや紙を見つけるためにスクランブリングを急いで行うことは決してありません。

2.物理的な資産を活用します。

私は視覚的な学習者です。お気に入りのツールの1つは、期日とリマインダーが強調表示された月のカレンダーの印刷されたコピーです。 視覚的にやる気がある場合は、最も頻繁に参照するもののリストを作成し、物理的なコピーを机にテープで留めておくことをお勧めします。

3.それらの資産を分類してラベルを付けます。

意味のあるカテゴリに応じて、メモ、リスト、リマインダー用に別々のスペースをお勧めします。 たとえば、代理店では、これはクライアント/アカウントごとの物理的な組織である可能性があります。

4.定期的に整理します。

1日1回、または1週間に1回、机に置いてあるすべてのものを調べて、提出する必要があるのか​​、投げる必要があるのか​​を判断します。 清潔な空間はあなたに新たなスタートを与え、しばしば混沌としたスケジュールに儀式を追加します。

5.物理的なリマインダーを表示できる場所に配置します。

ポストイットは、特に電話中や会話の最中に、短期的に関連する簡単なメモに最適です。 よく見る机のどこかに貼り付けてください。 数時間以上それらを保持することは避け、可能な場合はカレンダーまたはToDoリストにリマインダーを入れてください。

6.それに個人的なタッチを与えます。

最後に、あなたのスペースは非人称的で魅力的ではないと感じるべきではありません！ 上記の提案のいずれかを好みに合わせて変更し、ワークスペースに幸せで快適なものをもたらします。 写真やアートなどで空間を飾り、あなただけの空間を作りましょう。

あなたの時間を整理する

1.一日の始まりと終わりを最大限に活用します。

朝を始めるときは「朝のチェックイン」をします。 これには、電子メールのチェック、その日に実行する予定のタスクのスケジュール設定、およびその日の会議やワークロードに必要なリソースの収集が含まれます。 それから私は朝のためにこれらのものを片付けて仕事に取り掛かります。

2.カレンダーとリマインダーを利用します。

カレンダーは、会議の単なるスケジュールツールではありません。 私は主に時間ブロックと通知ツールとしてカレンダーを使用しています。 朝のチェックインの日に行うと決めたタスクはすべて、カレンダーにスケジュールされたスロットを取得し（プライベートに設定して、自分だけが表示できるようにします）、締め切りは来週に迫っています。 （または月）2つのリマインダーをスケジュールします。1つは締め切りの2日前、もう1つは期日そのものです。

3.タスクに優先順位を付けます。

これも私の朝のルーチンの一部ですが、タスクが入ってくると発生する可能性があります。 私は非常にシンプルな3文字の優先順位付けシステムを使用しています。 「H」は高、「M」は中、「L」は低です。 タスクの優先順位は主観的に決定しますが、より定量的な方法があります。

4.連続した会議は避けてください。

連続した打ち合わせがやむを得ない場合もありますが、打ち合わせの前後に時間をかけて準備・処理することが重要だと思います。 毎回の会議の後、メモを整理し、カレンダーのリマインダーを締め切りに設定し、会話の結果としてのToDoを書き留めるのに少なくとも10分は必要です。

5. [クライアント]の作業を分割しないでください。

同僚が私に与えた最も役立つヒントは、特定の曜日を1人のクライアントまたはプロジェクトだけに捧げることでした。 火曜日に他のいくつかのタスクに取り組むこともありますが、火曜日を主にクライアントAの週の作業に捧げると、完了感とアカウントの進捗状況の全体像がわかります。

6.時間制限を設定します。

一部のタスクは、他のタスクよりも多くのヘッドスクラッチを引き起こします。 クライアントのアカウントのタスクのデータ分析-麻痺に定期的に行き詰まっていることがわかっている場合は、効率的に作業している場合にタスクにかかると思われる時間だけをスケジュールします。 これにより、1日でより多くのことを実行できるようになり、必要に応じて後でタスクを再確認できるようになります。

リソースの整理

1.コンピュータのデスクトップとファイルを普遍的に整理します。

私はすぐに次の命名規則でファイルに名前を付けます：Date_Client_Account_Task。 1日の終わりに、ダウンロードフォルダーまたはデスクトップにあるこれらのファイルを適切に整理されたクライアントフォルダーに移動します。

2.アカウントの変更と完了したアイテムの実行リストを作成します。

特定の日に各アカウントに加えた変更のマスターリストを含むWord文書を保持しています。 これは、作業がいつ完了したかについて疑問がある場合に最適なリファレンスツールです。

3.すべての[クライアント]通信からのメモを記録します。

同様に、電話や会議からのメモは、デジタルで保存できるマスタードキュメントに常に転送してください。 私はペンと紙のメモが大好きですが、将来の参照とレポートのために一貫してデジタルで編集しています。

4.受信トレイを整理します。

ハナピンはGmailを使用しており、私は継続的にメールを自動タグ付けして分類するように設定しています。 クライアントやプラットフォームなどごとにフォルダがあります。いろいろと試してみて、自分に合ったシステムを思いつくことができますが、他のメモが自分ほど堅牢でない場合は、整理された受信トレイがもう1つの優れたリファレンスツールです。必要。

ワークロードの整理

1.やることリストを作成し、1か所に保管します。

タスク管理ややること追跡のための無料のアプリやウェブサイトはたくさんありますが、私が最初にハナピンを始めたとき、私はそれらすべてを使おうとしました。 どんなに単純なフォーマットであっても、デジタルToDoリストを1つだけ保持することが、私にとって最良の選択肢であることがわかりました。 私は、クライアント、タスク、期限、およびステータスの列を含む非常に基本的なスプレッドシートを使用しています。

2.チェックリストはやりがいがあります！

物事を「完了」とマークしたり、チェックボックスをオンにしたりできる形式のやることリストは、実際には心理的に満足のいくものであり、生産性を向上させることができます。 私は毎日、やることリストからチェックリストを紙に書き留めるのが好きです。やることを小さなタスクに分割し、完了時にペンと紙で物理的にチェックできるようにします。

3.定期的なタスクをスケジュール（およびリストを保持）します。

PPCタスクリストを保持し、定期的に実行する必要があるタスクをスケジュールします。 たとえば、カレンダーでSQRを各アカウントの定期的なイベントとしてスケジュールします。 これは、参照用に使用できるppcheroのPPCタスクリストです。

4.説明責任が必要です。

ハナピンでは、私たちの多くがステータスドキュメントを保持しており、チームやクライアントと共有して、これから行う予定の作業とその時期について説明責任を負わせています。 しっかりとした説明責任システムを導入することで、あなたをチェックし、すべての関係者が必要な情報を確実に更新できるようにします。

5.可能な限り自動化します。

タスクを自動化するためのツールはたくさんあり、1週間を通して時間を大幅に節約できます。 自動化が常に解決策であるとは限りませんが、これらのリソースがより洗練されるにつれて、手動で触れる必要のないタスクがたくさんあります。

まとめ

追跡する可動部分が非常に多いため、この業界で成功するには、日常の作業プロセスに堅実な組織的習慣を実装することが重要です。 これはさらに細かく分類できる長いリストですが、PPC管理パズルの無数の部分を追跡する方法を探している私たちにとって良いスタートになることを願っています！