リスク レジスターとは何か、およびリスク レジスターの作成方法

プロジェクトで発生する可能性のあるすべてのリスク イベントを予測することはできませんが、リスク レジスタを使用することで、プロジェクト リスクが実際の問題になる前に迅速に対応し、プロジェクト全体を脇道に追いやることができます。

リスク登録簿とは何ですか？

リスク登録簿は、リスク管理とプロジェクト管理のツールです。 プロジェクトまたは組織の潜在的なリスクを特定するために使用されます。規制コンプライアンスを達成するために使用されることもありますが、ほとんどの場合、意図した結果を損なう可能性のある潜在的な問題を把握するために使用されます。

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リスク登録簿は主にプロジェクトの実行中に使用されますが、リスク管理計画の一部であり、プロジェクト計画段階でプロジェクト マネージャーが真剣に検討する必要があります。 プロジェクトのリスク分析について考え始めるのに早すぎることはありません。 したがって、プロジェクトのリスク登録簿を手元に用意しておくことは、リスクを管理する上で不可欠です。

リスク イベントを特定して追跡するためのリスク レジスターを作成したら、アクションを実行するためにプロジェクト管理ソフトウェアが必要になります。 ProjectManager には、カンバン ボードとガント チャートがあり、チームがリスクの解決に取り組む際のワークフローを視覚化します。 プロジェクト マネージャーは、チームにバックログを管理し、スプリントを計画する自律性を与えながら、リスク管理プロセスの透明性を確保します。 今すぐ無料トライアルを利用して、リスク管理を改善する方法をご覧ください。

単純なスプレッドシートを使用するか、より堅牢なプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションの一部としてプロジェクト リスクを追跡するリスク ログを用意しておくことは、あらゆるプロジェクト計画で取り組むことをお勧めします。 すべてに固有のリスクがあり、可動部分が多いプロジェクトを管理する場合、リスクは 2 倍になります。

なぜプロジェクト リスク レジスターが必要なのですか?

リスク管理とは何かを知っていれば、リスク管理の次のステップは、プロジェクトを管理しているときに発生する可能性が最も高い潜在的な問題を戦略的に制御することであることがわかります。 したがって、潜在的なリスクを収集し、それらのリスクが現実になった場合にリスクを軽減し、プロジェクトを軌道に戻すためのパスを計画するためのリスク分析メカニズムを用意する必要があります。

リスク登録簿には何が含まれていますか?

リスク レジスタは、組織やプロジェクトによって異なる場合があります。 ただし、ほとんどのリスク登録テンプレートは、次の一般的に使用される要素を共有しています。

• リスク識別 ID: リスクを識別するための名前または ID 番号。
• リスクの説明: リスクの簡単な説明。
• リスク内訳構造:リスク内訳構造は、すべてのプロジェクト リスクを特定して分類できるチャートです。
• リスク カテゴリ:スケジュール、予算、技術的および外部のリスクなど、プロジェクトに影響を与える可能性がある多くのリスク カテゴリがあります。
• リスク分析: リスク分析の目的は、リスクの可能性と影響を判断することです。 定性的リスク分析または定量的リスク分析のいずれかを実行できます。
• リスク確率:各リスクの可能性を推定し、定性的または定量的な値を割り当てる必要があります。
• リスクの優先度:リスクの影響度と確率の値を乗算して得られるリスク スコアを各リスクに割り当てることによって、リスクの優先度が決定されます。 定性的な測定を使用している場合は、影響が最も大きく、可能性が最も高いリスクに優先順位を付ける必要があります。
• リスク対応:各リスクには、プロジェクトへの影響を軽減するためのリスク対応が必要です。 これらのリスク対応は、リスク対応計画にも文書化されています。
• リスク所有権:各リスクは、リスク所有者になるチーム メンバーに割り当てる必要があります。 リスク所有者は、適切な対応を展開し、それを監督する責任があります。

リスク管理プロセス

リスク管理プロセスの最初のステップは、リスクの特定です。 もちろん、プロジェクトはすべて異なりますが、毎年同様のプロジェクトを実行している組織の場合、それらのタイプのプロジェクトに共通するリスク カテゴリを特定するのに役立つ履歴データが存在する可能性があります。

さらに、市場の力 (需要と供給のリスクなど) に基づいて、または一般的なプロジェクト管理の問題に基づいて、さらには天候に基づいて、いくつかのプロジェクト リスクを予測することもできます。

プロジェクトのリスクを収集する

プロジェクトを管理するときに現れる可能性のあるリスクを収集するには、体系的なアプローチを使用して、できる限り徹底する必要があります。 プロジェクト リスク レジスターはシステムであり、実際にリスクが発生した場合にそのリスクを追跡し、それを解決するために設定したアクションを評価できます。

これらのリスクをリスク ログ スプレッドシートまたはプロジェクト管理ソフトウェア内に登録すると、このすべてのデータを配置し、プロジェクト全体で特定のリスク イベントを追跡する場所ができます。リスクが働いています。 したがって、リスク追跡ドキュメントは、プロジェクトのリスクをしっかりと結びつけ、その影響を軽減してプロジェクトを台無しにしないようにします。

プロジェクトのリスクを文書化する

リスク登録簿を使用してプロジェクトのリスクを文書化することは、プロジェクトの成功に不可欠です。 リスクを特定し、その履歴 (最初に発生した場所から最終的に解決する場所まで) を記録し、リスクを特定して管理を行った人物にリスクをタグ付けすることさえできます。 リスク ログでは、リスク スコアと、リスクがプロジェクトに与える影響の可能性などを確認できます。

プロジェクトのリスクを監視する

前述のように、プロジェクト リスク レジスターでチーム メンバーにリスクを割り当てることができます。 その担当者は、リスクを監視し、そのリスク イベントの影響を軽減するため、または問題が発生した場合に対処するために必要なリスク対応措置を主導する責任を負います。 このプロセスをプロジェクト リスク レジスターに文書化することで、多忙なプロジェクトの過程でプロジェクト リスクを見失う可能性が低くなります。つまり、リスクが、プロジェクトの予算やスケジュールに悪影響を与える可能性のある実際の問題に発展することはありません。プロジェクトの成功を危うくする。

リスクを解決する

最後に、プロジェクトのリスクが解決したら、プロジェクトを閉じることができます。 プロジェクトの問題ではなくなったとして、リスク ログでそのリスクをチェックすることほど良いことはありません。 また、リスク イベントが修正された場合、もはや存在しない問題に対してリソースを投入し続ける必要はありません。 リスク管理計画をより詳細に管理できるようになり、プロジェクト チームや利害関係者とのコミュニケーションが促進されます。

リスク登録簿の作成方法

リスク登録簿を作成するためのすべての手順を実行して、このリスク管理ツールを使用するときに最大限に活用できるようにしましょう。

1. リスクの特定

プロジェクト チームを集めて、潜在的なリスクについてブレインストーミングを行います。 すべてのチーム メンバーは、プロジェクトのさまざまな領域を担当しているため、専門知識を活用して、プロジェクトを脱線させる潜在的なリスクを特定してください。 また、利害関係者と話をして、彼らの懸念を念頭に置き、リスクも追跡していることを確認する必要があります。 市場の力からリソース、天候まで、潜在的な影響のすべてのリスク カテゴリを使い果たすようにしてください。

2. プロジェクトのリスクを説明する

次にやりたいことは、プロジェクトのリスクを説明することです。 説明は必要最小限にとどめながら、できる限り徹底してください。 リスクがあいまいすぎると、リスクが実際の問題になったかどうかを真に理解することが難しくなります。 たとえば、天候に左右されるリスクについて「The Weather」と書かないでください。 むしろ、「インドのモンスーン シーズンにより、銅の出荷が遅れる可能性があります」など、プロジェクトに特に関連するものを選びます。

リスクを特定して説明する私たちのように、プロジェクト管理ソフトウェアは組織を維持するのに役立ちます。 ProjectManager のリスト ビューを使用すると、すべてのリスクを説明するだけでなく、優先順位を付けたり、タグをカスタマイズしたりするためのスペースを備えた中央ハブを持つことができます。 軽量の To Do アプリとは異なり、リアルタイム データが提供され、リスト ビューには各リストの完了率が表示されます。 また、チームがオフィス、現場、または自宅にいるかどうかに関係なく、チームがより良い共同作業を行えるようにコメントすることもできます。

3. リスクの影響を見積もる

リスクが影響を与える可能性のあるすべてのものを含めて、それに対処するための強力な戦略を策定できるようにします。 たとえば、あなたのビジネス セクターで地域的にレイオフが噂されている場合、それが実現した場合にプロジェクト スケジュールに与える可能性のある実際の影響を特定します。 たとえば、「南東部の製造業で予想される人員削減は、6 月の生産スケジュールを危険にさらす可能性があります。 これにより、代替の生産オプションを検討しない限り、プロジェクトの実行全体が 3 か月遅れる可能性があります。 これにより、リスクの所有者は、その地域外の製造施設の潜在的なオプションを調査するように指示されるため、実際のリスク管理計画が整備されます。

4. リスク対応計画を作成する

これはプロジェクト リスク レジスターの重労働であるため、適切に完了するために必要な時間と労力を与えてください。 あなたは徹底したいが、過度ではありません。 リスク対応計画は短く、要点を絞ったものにしてください。 調査を行い、リスクがプロジェクトに現れた場合は、すぐに行動に移すことができます。 すべての対応計画と実施戦略を文書化します。 長い文書が必要な場合は、リスク対応計画文書にリンクを追加するか、添付ファイルを追加して、計画された対応を直接指し示します。

5. プロジェクトのリスクに優先順位を付ける

すべてのプロジェクト リスクが同じように発生するわけではありません。 それらのいくつかは他のものよりも大きな影響を与えるため、時間とリソースがない場合はどれを最前線に移動し、どれを無視してもよいかをここで決定する必要があります. ここで、リスクのレベル (高、中、低) を決定します。 このようにして、登録をフィルタリングして優先順位を付けることができます。

6. リスク所有者を定義する

最後に、各リスクに所有者を割り当てます。 潜在的なリスクのすべてにリスク所有者がいない場合、そのリスクの影響が元に戻せなくなるまで、そのことを認識できない可能性があります。

7. 注意事項

リスク レジスターの最後の列が 1 つあります。これは、既に説明したカテゴリに当てはまらないメモを収集する場所です。 これらのアイデアを入れておく場所を確保することは重要です。そうすることで、プロジェクトの絶え間ない変化の中で迷子にならないようにすることができます。

ProjectManager を使用してリスクを追跡する

ProjectManager は、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアで、統合されたリスク追跡機能を備えており、リスト、管理、コラボレーションを簡単に行うことができます。 特定のリスクを選択すると、リスクの名前、説明、割り当て先、優先度レベルなど、リスクのあらゆる側面を簡単かつ迅速に編集できます。 さらに良いことに、その特定のプロジェクト リスクにメモ、ファイル、画像、およびその他の添付ファイルを追加することができます。

最も強力なリスク管理機能の 1 つは、リアルタイム ダッシュボードです。 当社のプロジェクト ダッシュボードは、プロジェクト ステータスのスナップショットを提供し、リスクが問題になる前に事前に把握するのに理想的です。 このユニークな機能は、ボルボ、NASA、バンク オブ アメリカなどの主要企業のプロジェクト マネージャーによって世界中で高く評価されています。

ProjectManager は、共同リスク追跡ツールを提供するクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアで、プロジェクトでリスクが発生したときにリスクを特定、追跡、解決するために必要なすべての機能を提供します。 自分で試してみて、リスクとプロジェクト全体の管理がいかに簡単になるかを確認してください。 30 日間の無料トライアルを今すぐお試しください。