CRMに必要な時間：CRMソフトウェアはタイムスティーラーですか、それともタイムセーバーですか？
公開: 2021-03-15プロセスに十分な計画と労力が費やされていないため、CRM実装の最大69％が失敗します。
時間は中小企業にとって希少なリソースであり、新しいCRMを使用することは恐ろしいように思えるかもしれません。
- 新しいCRMソフトウェアのセットアップにはどのくらい時間がかかりますか？
- CRMは、配置された後、チームのためにより多くの作業を作成しますか？
- 新しいシステムの使い方を学ぶのに永遠に時間がかかりますか？
- CRMの管理に1日のどのくらいの時間を費やす必要がありますか？
誰に時間がありますか？ 圧倒的または時間がかかりすぎるように見えるかもしれません。
しかし、最初は正しい方法でそれを実行してください。そうすれば、それだけの価値があります。 後で数百時間を節約できます。
実装に時間と労力を費やさないと、CRMソフトウェアで時間を節約できません。
この記事では、以下について説明します。
- CRMのセットアップにかかる時間
- 「CRMに時間がかかりすぎる」というのは神話です
- CRMが毎週時間を節約する方法
時計が刻々と過ぎています—始めましょう！
CRMのセットアップにはどのくらい時間がかかりますか？
CRMのセットアップには、1週間から1年かかる場合があります。 CRMのセットアップ時間は、既存のCRMから移行する必要のあるデータの量、チームの規模、CRMにアクセスする必要のあるユーザー、CRMの自動化をどの程度複雑にするかによって異なります。
ActiveCampaignなどの一部のCRMプラットフォームは、CRMデータを無料で移行します。つまり、迅速なセットアップが可能です。
一年は長い時間のように聞こえます。 そしてそうです！
しかし、今すぐ手抜きをすると、後で厄介な状況に陥る可能性があります。
- あなたの販売とマーケティングの報告は不正確です
- あなたのリードは亀裂を通り抜けます
- あなたはあなたの指先にあるべき情報を探すのに時間を無駄にします
では、CRMのセットアップにビジネスにかかる時間をどのように把握できますか？
CRMの実装プロセスには5つのステップがあります。
- CRMから必要なものを把握する
- データをクリーンアップする
- データをCRMに移行します
- 自動化と統合を設定する
- チームをトレーニングする
各ステップにかかる時間は、次のようなさまざまな要因によって異なります。
- 現在のデータがどのように整理され、クリーンになっているのか
- 実装に関与する利害関係者の数
- 会社の規模とCRMユーザーの数
- 転送する必要のある連絡先と自動化の数
- 設定する必要のある統合の数
- 現在、命名規則、分類法、およびデータプロセスが実施されているかどうか
各ステップについて詳しく見ていきましょう。
（クイックノート：与えられた時間の見積もりはまさにそれです—見積もり。データの処理や品質の問題が発生した場合、データに関連するすべてのステップにはるかに長い時間がかかる可能性があります。）
ステップ1：CRMから必要なものを把握する
CRMソフトウェアで埋めるにはどのようなギャップが必要ですか？ これは次のようになります。
- あなたのマーケティングチームは、どのような見込み客をターゲットにするべきかわかりません
- 営業チームには、マーケティングからリードを変換するために必要な情報とツールがありません。
- リードは閉じるのに永遠にかかります–または、販売サイクルの同じ場所で常に失速します
- 顧客はわずか数か月後に解約します
- マーケティング、販売、カスタマーサポートは、明確なコミュニケーションなしにサイロで機能します
これらのギャップを念頭に置いて、機能のウィッシュリストを作成し、CRMの目標を設定できます。
CRMに何が必要かわからない場合は、関係者を部屋に連れて行ってください。
これらの利害関係者には、以下からの管理を含める必要があります。
- 売上高
- マーケティング
- 顧客サポート
各チームはどのような問題に対処していますか？ 会議の終わりまでに、CRMに支援してほしいことのリストができているはずです。
これで、これらの問題を解決する機能を備えたCRMソフトウェアを見つける準備が整いました。
CRMニーズ分析の推定時間：2〜4週間。
ステップ2：データをクリーンアップする
営業部門とマーケティング部門は、データが悪いために年間約550時間を失っています。
それをあなたに起こさせないでください—データがCRMに入る前にデータをクリーンアップしてください！
「データクリーニング」は技術的に聞こえるかもしれませんが、実際には次のことを意味します。
- データが正確で整理されていることを確認する
- 後で不正確または欠落したデータを処理する必要はありません
あなたが真新しいビジネスなら、これはまったく長くはかからないでしょう。 クリーンアップするデータが少ないため、CRMを介して収集するデータの種類を把握します。 あなたの連絡先とあなたの会社との相互作用について何を知りたいですか？
クリーンアップするデータがたくさんある場合は、次のことを確認してください。
- データを保存する場所
- データがシステムに入る方法
- データの正確さ
データを監査する方法は次のとおりです。
- すべての顧客情報を見つけて収集します
- 必要に応じて情報を整理する
- ビジネスにとっての価値によって顧客情報に優先順位を付ける
- 重複した誤った情報を削除します
- 不足している情報を追加します
- データ入力のための統一されたシステムを作成する
- 少なくとも年に1回は監査プロセスを繰り返します
データのクリーンアップにかかる推定時間：1週間から1年—データが多いほど、クリーンアップにかかる時間が長くなります。
クリーンなデータを新しいCRMシステムに移行すると、後で乱雑な（不正確な）データを処理する時間を数百時間節約できます。
OutKastがこの曲のデータをクリーンアップすることについて歌っていることをご存知ですか？ とても新鮮でとてもきれいで、きれいです。 （テナー経由）
ステップ3：データをCRMに移行する
一部のCRMプロバイダーは、データの移行を支援します。さらには、データの移行を支援します。 ActiveCampaignは、必要なものすべてを新しいCRMに取り込むのに役立つ移行サービスを提供します。
- サブスクライバーリスト
- 連絡先
- タグ
- カスタムフィールド
- マーケティングの自動化
- メールキャンペーン
- メールテンプレート
- オプトインフォーム
- 自動化ワークフロー
カスタムフィールドと言えば、それらを使用してください！ 新しいCRMでデータを整理し、アクセスできるようにします。 整理された状態を維持することで、物事をすばやく進めることができます（おそらく今までに気づいたテーマです）。
カスタムフィールドを使用すると、営業チームとマーケティングチームが新しいCRMソフトウェアに簡単に（そしてより速く）適応できるようになります。 チームが使用しているのと同じ命名規則とフィールド名を使用すると、CRMを初めて使用する場合でも、古いプラットフォームから移行する場合でも、移行がスムーズになります。
データの移行にかかる推定時間：手動移行には1〜3か月かかる場合があります。 移行サービスには最大1か月かかる場合があります。 データが多いほど、時間がかかります。
ステップ4：自動化と統合を設定する
CRMシステムごとに異なる統合機能があります。 可能な限りスムーズに移行するには、新しいCRMソフトウェアが他の販売およびマーケティングツールと連携することを確認してください。 多くの場合、これには各ツールをCRMと統合することが含まれます。
これらの各統合にかかる時間は、必要な統合のタイプ（直接/ネイティブ、サードパーティ、またはカスタム）によって異なります。
直接/ネイティブ統合にかかる時間は最短です。 これらの接続は、CRMまたはその他のツールを構築した会社によって事前に構築されています。 多くの場合、アカウントをリンクするだけで、CRM内からこれらの統合を使用できます。
ActiveCampaignのアプリライブラリには250を超えるアプリが含まれているため、DealsCRMと一緒にお気に入りのツールを簡単に使用できます。
サードパーティの統合は、ミドルウェアを介して2つのツールを接続します。
Zapierのようなサードパーティの統合は、他の方法では通信できない2つのアプリケーション間のギャップを埋めます。
これらは直接統合よりも少し時間がかかります—ミドルウェアに各プラットフォームから取得した情報をどう処理するかを指示する必要があります—しかし、多くのバックエンド作業はすでに行われています。
カスタムAPI統合には、最も時間がかかります。 CRMソフトウェアと統合したいツールの両方に関する技術的な知識に基づいて、この統合をゼロから構築できる人が必要です。
統合の設定に加えて、CRMがデータを共有および受信する方法を自動化するために今すぐ時間を取ってください。 これを前もって行うことで、後で1日の最大23％を節約できます。
CRMがデータを記録および共有する方法を自動化することにより、連絡先がどのようになっているのかを確認できます。
- マーケティングに取り組む
- 販売サイクルを移動する
- 顧客に変換する（または変換しない）
- カスタマーサポートチームと対話する
- はるかに！
ネイティブまたはサードパーティの統合の推定時間：1時間から数日。 必要な統合が多ければ多いほど、これには時間がかかります。
カスタム統合の推定時間：統合の構築の複雑さに応じて、1週間から数か月。
ステップ5：チームをトレーニングする
営業担当者の55％は、使いやすさが最も重要なCRM機能であると考えています。 また、使いやすいと思わない場合は、使用しません。営業担当者が収集した機会関連データの79％は、CRMソフトウェアに入力されません。
なんで？ CRMは本当に使いにくいですか？ まあ、それらのいくつかはそうです。 しかし、さらに大きな違いを生むのはCRMトレーニングです。 営業チームとマーケティングチームに十分な時間とリソースを与えて、それぞれの役割に固有の新しいソフトウェアをどのように使用するかを理解してください。
ベストプラクティスを前もって教えることで、学習曲線が和らぎ、CRMシステムを毎日使用する営業およびマーケティングチームの時間を節約できます。
新しいCRMの使用を開始する前に、次のことに対処する方法を理解してください。
- 命名規則
- 分類法
- 重複データ
- 欠測データ
- 不明なデータシナリオ
新しいソフトウェアのドキュメントとユーザーガイドを作成します。 CRMソフトウェアが1対1のトレーニングまたは営業時間を提供している場合は、それらのリソースを活用してください。
チームのトレーニングにかかる推定時間：従業員1人あたり半日から1日。
神話：CRMソフトウェアの使用には時間がかかりすぎる
世界で最も効率的で最高のCRMソフトウェアを選択できますが、チームがそれを使用しない場合は、時間とお金が無駄になります。
CRMに対する営業チームからの最大の苦情は？ データ入力に時間がかかりすぎます。
ただし、CRMを正しい方法で設定すれば、それを使用するのは簡単です。
- クリーンなデータとデータのフォーマットおよび連絡先情報の維持のための明確なプロセスがある場合、すべてが整理された状態に保たれ、すぐに見つけやすくなります
- 営業チームをトレーニングし、CRMソフトウェアを効率的に使用するために必要なリソースを提供すると、彼らの賛同を得て、ツールを使用することに自信を持てるようになります。
- CRMをすべての販売およびマーケティングプロセスに組み込んで日常業務の一部にする場合、CRMを使用することは第二の性質になります
ポップクイズ：どのオプションの方が時間がかかりませんか？
A：スプレッドシートに顧客情報を手動で入力する
B： CRMが自動的に取引情報に取り込みます
A：やることリストを書く
B：自動タスク割り当てを受信する
A：各連絡先に手動でメールを送信する
B：自動フォローアップと育成キャンペーンの送信
A：リードが適格かどうかを推測する
B：当て推量を排除する自動リードスコアリングシステムを使用する
A：カスタマーサポートチームが後で解読するために、各セールスコールからメモを書き留めます
B：誰もが利用できる中央データベースにメモを入力する
上記のすべてにBと答えた場合、その通りです。 これらの時間節約のそれぞれにCRMシステムを使用できるのは偶然ではありません。
CRMアプリは、販売の生産性を最大34％向上させることができます。 学習曲線は急勾配になる可能性がありますが（戦略的な実装プロセスはそれを和らげますが）、結果はそれ以上の価値があり、営業チームの時間を大幅に節約できます。
このCRMの神話が崩壊したと考えてください！ （GIPHY経由）
CRMが毎週時間を節約する方法
CRMが毎週時間を節約し、実装に費やした時間をそれ以上の価値のあるものにする5つの方法を次に示します。
全員が必要な情報を持っていることを確認してください
CRMは、各取引内のすべての連絡先情報とやり取りを追跡します。セールスコールが各リードについて何を知っているかを把握しようとする前に、これ以上走り回ることはありません。
CRMデータ入力に普遍的な標準を導入することは、チーム内のプロセスの改善にも役立ちます。 CRMの採用により、営業担当者とマネージャー間のコミュニケーションの質が56.9％向上します。つまり、誤解に費やす時間が減り、販売に費やす時間が増えます。
あなたの皿から忙しい仕事を取りなさい
適切なCRMシステムが導入されていれば、営業マネージャーはチームにタスクを手動で割り当てる必要がありません（または、チームにタスクを任せる必要はありません）。 連絡先をフォローアップしたり、リードを新しいステージに移動したりするタスクを自動的に割り当てる販売自動化を設定します。
リードの取引額が500ドルを超えると、この自動化により、取引の所有者に顧客に電話をかけるタスクが割り当てられます。マネージャーの干渉は必要ありません。
以下に基づいてタスク割り当てをトリガーできます。
- 接触行動
- リードスコア
- 取引価値
CRMは、リードの配布を自動化することで、営業チームの時間を大幅に節約することもできます。 リードをめぐって争ったり、ラウンドロビンスプレッドシートで次の人について議論したりする必要はもうありません。 以下に基づいて、リードをさまざまな営業担当者に自動的に割り当てます。
- 地域
- リードスコア
- 取引価値
- 業界
- もっと！
このビデオは「AutomateThat！」です。 「GrowthDecoded」のセグメントは、顧客体験とビジネスの成長との関係を調査するショーです。一度に1つのトピックです。 ここで登録して、エピソードを見逃すことはありません！
動き続けるために「行き詰まった」リードを取得する
CRMは、販売プロセス全体を1か所で追跡します。 これにより、販売サイクルを一目で把握できるため、支援が必要な領域を正確に特定できます。
ActiveCampaign Deals CRMを使用すると、販売パイプライン全体を表示したり、取引をあるステージから別のステージに移動したり、個々の連絡先に電子メールを送信したり、連絡先とのすべてのやり取りを追跡したりできます。
販売実績レポートを実行して、取引が停滞している場所を特定します。 これらのレポートは、どのパイプライン、ステージ、さらには営業担当者が物事を妨げているかを特定するのに役立ちます。 修正が必要なものを早く理解できれば、それをより早く修正できます。
すべてのメッセージを個人的なものにするキャンペーンを作成する
マーケティングオートメーションを備えたCRMを使用すると、完璧な電子メールを作成するのに何時間も費やすことなく、連絡先との各コミュニケーションを簡単にパーソナライズできます。 ActiveCampaignでは、保存された応答を使用すると、最も頻繁に送信するさまざまな種類の1対1のメッセージをすべて簡単に作成およびパーソナライズできます。
ActiveCampaignの保存された応答機能を使用すると、最も送信された電子メールに個人的なタッチを追加できます。
たとえば、Dawn ManskeはActiveCampaignを使用して、彼女の社会的企業であるMadeforFreedomのボランティアパイプラインをパーソナライズしています。 彼女のパイプラインは次のようになります。
- 潜在的なボランティアはランディングページにサインアップします
- ActiveCampaignは、利用可能なオプションを潜在的なボランティアに自動的に電子メールで送信します
- Dawnは、ボランティアの関心に基づいてパーソナライズされた保存済み応答を使用してフォローアップします
- ボランティアの反応によっては、ドーンが電話でフォローアップする場合があります
- Dawnは、後で使用するためにすべての関連情報をActiveCampaignのCRMに入力します
Dawnは、ActiveCampaignの自動化を使用して、世界中にボランティアネットワークを構築しています。 Dawnのeコマースビジネスが人身売買との戦いにどのように役立つかについて詳しくは、こちらをご覧ください。
より適格なリードを優先して、より迅速に取引を成立させる
CRMソフトウェアは、リードを適格にする理由を特定するのに役立つ顧客情報を収集します。
リードスコアリングと勝率を使用して、営業チームが優先すべきリード、育成するリード、および自己閉鎖するために放っておくリードを把握します。
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写真家のHeatherReadは、彼女が「ゾンビリード」と呼んでいるものではなく、適格なリードのみに焦点を当てることで、週に10時間を節約します。 彼女はActiveCampaignの自動化を使用して、コンテンツのダウンロードにオプトインするリードを呼び込み、フォローアップメールを自動化してさらに時間を節約します。
適格なリードのみに焦点を当てることにより、Heatherは以前にゾンビリードに費やした時間を取り戻します。 Heatherがリード生成を自動化する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。
今すぐCRMセットアップに時間をかけ、後で時間を節約してください
これで、CRMがどれだけ時間を節約し、生活を楽にすることができるかがわかりました。 ただし、最初に、CRMシステムのセットアップに時間をかける必要があります。
あなたのビジネスが真新しい場合、これは数週間以上かかることはありません。 大量のデータがある場合、最大1年かかる可能性があります。 いずれにせよ、それは将来の時間の節約で10倍の利益をもたらすでしょう。
ボールとは、成約を意味します。 たくさんのお得な情報。 （テナー経由）