イベント予算の作成方法

バーチャル、対面、ハイブリッドのいずれであっても、イベントを開催することは非常に困難です。 イベントの予算を立てなければならないことは、別のストレス層を追加します。 しかし、いくつかの簡単な手順に従ってイベント予算を作成すれば、悪夢である必要はありません。

成功するイベントは、楽しく有益なものでなければなりません。 イベント予算に苦労している場合、イベント全体に悪影響を及ぼす可能性があります。 イベントの予算が間違っていると、さらに悪いことになります。 ベンダーやスピーカーに支払うことができない場合があります。 そんな落とし穴を避けるお手伝いをいたします。

イベント予算とは？

イベント予算は、イベントの開催に関連する推定費用です。 これは、調査、専門家の指導、イベントの計画から得られる多くの変数に基づいています。 大小を問わず、すべてのイベントには、費用をまかなうための予算が必要です。

イベントの予算は、会場のレンタル、椅子やテーブルなどの必要な備品、パネル ディスカッションのスピーカーや参加者の確保など、すべての費用を予測する必要があります。 もちろん、より多くのコストがありますが、それらは生成されるイベントの種類によって異なります。

イベントの計画と予算編成は、イベントを成功させるための最初のステップです。 現在予算を立てているイベントの前に何十ものイベントを制作したとしても、常に違いがあります。 物事の価格は変化し、予算に影響を与える可能性のあるイベントをまとめることには固有のリスクがあります.

予算の作成と管理は、イベントを成功させる上で最も重要な部分の 1 つです。 ProjectManager は、リソースとコストをリアルタイムで追跡するのに役立つオンライン ソフトウェアです。 すべてのリソースとコストを含め、ガント チャートで予算を計画し、その予算を把握するためのベースラインを設定します。 計画コストと実際のコストをリアルタイムで比較できるようになりました。 リアルタイムでコストを監視することで、予算を守ることができます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

イベントの種類

イベントにはさまざまな種類があります。 休日のパーティーからビジネス会議まで、彼らは親密なものから大規模なものまであらゆる範囲を実行します. すべてのイベントは、4 つの主要なサブセットに分類できます。 それぞれに同様の予算要件がありますが、それらの間にはわずかから大きな違いもあります.

プライベート

プライベートなイベントは、パートナーの誕生日や記念日に行うものです。 しかし、企業イベントやその他のビジネス機能の場合もあります。 これらの多様なイベントは通常、招待制です。つまり、招待された人だけが参加できます。

コーポレート

企業イベントとは、企業が主催するイベントのことです。 彼らは会社の従業員や顧客に注目する傾向があります。 企業イベントは、スタッフをトレーニングしたり、ブランドや製品について一般の人々を教育したり、会社のマイルストーンを祝ったり、会社の変化を先導したり、ネットワーキングの機会やチームビルディングの演習を提供したりするために使用できます.

対面

対面イベントとは、参加者とイベント スタッフが物理的に同じスペースにいるイベントです。 これは、最近までほぼすべてのイベントが発生した方法です。 しかし、数年前でさえ、投資家や記者向けの企業決算説明会などのイベントは電話で行うことができました。

オンライン

バーチャル イベントとも呼ばれるオンライン イベントは、インターネット上で行われるイベントです。 ライブ ストリーミングまたは録画が可能ですが、参加したいのはオンラインでアクセスすることだけです。 技術が向上し、出席者、イベント プロデューサー、ベンダーがリアルタイムでやり取りできるようになりました。 このタイプのイベントは、より多くの聴衆を引き付けることができるため、非常に人気があります. また、物理サイトと仮想プラットフォームを提供するハイブリッド イベントも一般的になりつつあります。

イベント予算の作成方法

前述のように、あらゆる種類のイベントには予算が必要です。 イベントのタイプとサイズに応じて、単純な場合もあれば複雑な場合もあります。 しかし、時間をかけて正確な予算を予測することは、イベントを円滑に進めるための 1 つの方法です。

以下に、イベント予算を作成するための基本的な手順を説明します。 これは、あらゆる種類のイベントに適用できる幅広いビューです。 当然のことながら、作成するイベントの種類によっては追加の手順が必要になりますが、これで要点がわかります。

1.イベントプランを作成する

最初に行う必要があるのは、イベント戦略を特定することです。 つまり、どのような種類のイベントをプロデュースするか、および支払ってもよい金額の概算を決定することを意味します。 これは、プロジェクトの範囲をレイアウトする高レベルの計画につながります。 範囲は、イベントの目標、成果物、タスク、コスト、および期限です。 会場、スピーカー、人員配置、ブランディング、食事、マーケティング、設備などを決定する必要があります。 これを行ったら、利害関係者が同意していることを確認してください。

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2.固定費と変動費を見積もる

計画ができたので、次のステップはコストを予測することです。 これは、固定費と変動費の違いを理解し、それらを正確に見積もることを意味します。 固定費は、間接費または間接費とも呼ばれます。 変更できないもの。 たとえば、家賃、光熱費、人件費は固定費です。 変動費とは、人件費、イベントに必要な材料、イベントの光熱費など、イベントごとに変動する費用です。 後者も固定費ですが、光熱費はイベントの影響を受ける可能性があるため、両方のカテゴリに分類されます. これらのコストを把握することで、より正確なイベント予算を立てることができます。

3. イベント予算を立てる

詳細が揃ったので、イベント予算の組み立てを開始できます。 イベントの予算を組み立てるには、使用するベンダー、イベントの会場、その他のサービス プロバイダーを知る必要があります。 イベント予算を作成することで、それらのコストを追跡し、確実に予定通りに進めることができます。 そのためには、実際のコストを監視し、イベントの計画コストと比較する必要があります。 リアルタイムでデータを収集できれば、イベントが予算内に収まる可能性が高くなります。

イベント予算にはどのような費用を含める必要がありますか?

イベント予算に含めるいくつかの費用については、すでに触れました。 以下に一般的なリストを示しますが、すべてを網羅しているわけではありません。 イベントの予算を立てるときは、すべてを含めるようにしてください。 カバーできる費用が多ければ多いほど、イベントの予算はより正確になります。

イベントマーケティング

イベントを成功させるためには、聴衆がいつ、どこで、何が行われるかを知っている必要があります。 これらのことやその他のことは、スタッフにメールを送信したり、ウェブサイトを作成したり、オンライン広告を行ったりするマーケティング費用でカバーされます. 従来の広告でもデジタル広告でも、そのコストを定義する必要があります。

人件費

イベントのスタッフを募集して雇う必要があります。 何十回も面接を受ける代わりに、人材派遣やケータリングなどの関連サービスを提供する人材派遣会社と契約することができます。

会場

イベントが対面またはオンラインの場合でも、会場が必要です。 その会場は、イベントが物理的か仮想的かによって異なります。 たとえば、対面式のイベントには、すべての出席者、ベンダー、および小会議室またはパネル ディスカッションや基調講演者用のステージを収容するのに十分な大きさのスペースが必要です。 オンライン イベントには、記録して放送するための物理的な場所が必要です。これは、照明、カメラ、マイクなどを意味します。

食料と飲料

ほとんどのイベントには、何らかのリフレッシュメントがあります。 会場はこれを提供するかもしれませんし、人材派遣会社やケータリング業者さえも提供するかもしれません。 そうでない場合は、欲しいものと、食べ物や飲み物の購入、保管、配送に関連するコストを把握する必要があります。

装置

多くの場合、設備は会場を借りる料金の一部ですが、必ずしもそうとは限りません。 会場に機材がなかったり、必要なものが一部しかない場合は、スピーカー、発電機、ライブ ストリーミング ツールなどをレンタルできる場所を探す必要があります。

旅行と宿泊

開催場所によっては、交通費・宿泊費が必要となります。 それは、ストレッチリムジンからタクシーまで何でも意味します. それは、費用の幅が広いことです。 人々が町の外から来ている場合、あなたは彼らを飛行機に乗せていますか、それともただ置いていますか? コストを正しく追加できるように、すべての変数を明確にする必要があります。

ProjectManager はイベントの予算編成に役立ちます

これは、追跡することがたくさんあるため、プロジェクト管理ソフトウェアが開発された理由です。 ProjectManager は、イベントの予算をリアルタイムで計画および追跡するのに役立つオンライン ソフトウェアです。 ガント チャートで計画を立てることで、タスクを整理し、依存関係をリンクして、コストのかかる遅延を回避できます。 また、リアルタイムで差異を監視して、予算内に収まるようにすることもできます。 しかし、これは私たちがイベントの予算を支援する方法の始まりに過ぎません。

オンライン タイムシートを使用して時間とコストを追跡する

当社のソフトウェアはオンラインであるため、リアルタイムのデータ更新を取得して、時間とコストを追跡できます。 これにより、イベントが予定どおりに進行し、浪費を避けることができます。 時間とコストを追跡するツールの 1 つは、安全なタイムシートです。 支払い率もツールに含まれているため、全員が自分のタスクに取り組んでいる時間と、それに関連するコストを確認できます。 給与計算を合理化するだけでなく、イベントを順調に進めるお手伝いをします。

プロジェクト カレンダーを使用してイベントをスケジュールする

イベントをプロデュースするには、さまざまな人々の調整が必要です。 当社のソフトウェアは、誰もが使い慣れたツールを使用できるようにしながら、そのプロセスを容易にするツールを提供します。 ガントチャートで計画しますが、仕出し屋はリスト ビューでタスクを表示できます。 プロジェクト カレンダーは、ガントから計画を取得し、スケジュールと期限を確認するために自動的にカレンダー形式に変換します。

社外のベンダーや請負業者とやり取りする場合、全員のつながりを維持する必要があります。 私たちのリアルタイムのコラボレーション プラットフォームでは、誰もがファイルを共有し、タスクにコメントし、他の人にタグを付けてループを維持することができます。私たちの無制限のファイル ストレージは、必要なときにいつでもすべてのドキュメントと計画のための中央ハブを持っていることを意味します。

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