プロジェクトとビジネスの進捗レポートを作成する方法

利害関係者は、プロジェクトの成功に既得権を持っているため、プロジェクトの進行に関心を持っています。 彼らはあなたと一貫したコミュニケーションを保ち、プロジェクトが定期的にどのように進行しているかについてのレポートを得たいと思っています。

プロジェクト マネージャーが利害関係者を最新の状態に保つ方法は、レポート、特に進捗レポートを使用することです。 プロジェクトの進捗レポートは単純に聞こえますが、プロジェクトの進捗状況に関するレポートです。 しかし、それがどのように構成されているかによって、進捗レポートが左右されます。

進捗レポートとは

進捗レポートは、一定期間にわたってプロジェクトで何が起こっているかを利害関係者に伝えます。 プロジェクトがスケジュールどおりに進んでいるかどうかが示されます。そうでない場合は、レポートを使用して、予算とプロジェクト リソースを調整して予定どおりに戻す方法についての議論を開始します。

したがって、進捗報告の目的は、プロジェクトが健全で期待どおりに進んでいることを関係者に納得させることだと言えます。 進行中の作業を表示することでこれを行い、利害関係者が変更要求を行う機会を提供します。

その後、これらの提案を管理および実行して、プロジェクト範囲への悪影響を防ぐことができます。 プロジェクト マネージャーは、抱えている問題に対処する手段として進捗レポートを使用することもできます。そうすることで、利害関係者により現実的な期待値を設定できます。

進捗レポートと進捗レポート

進捗レポートと進捗レポートの違いは何ですか? どちらもコミュニケーション ツールであり、プロジェクトに関する重要な情報を利害関係者に提供します。 進捗レポートとステータス レポートはどちらも、プロジェクトの進捗状況、コスト、問題点、および利害関係者に役立つその他の情報をまとめたものです。

ただし、重要な違いが 1 つあります。 進捗レポートは、特定の期間にわたるプロジェクトの写真ですが、ステータス レポートはプロジェクトが開始された瞬間のみを捉えます。 進行状況レポートは大量のデータを提供しますが、ステータス レポートはより大きなコンテキストなしである時点からのデータを示します。

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プロジェクト進捗レポートには何を含めるべきですか?

進捗レポートは、伝えたい詳細の深さに応じて、1 ページまたは数ページにすることができます。 それらは、メモとして、手紙の形で、または利害関係者に提示する際の正式なレポートとして配信できます。

どちらを選択しても、利害関係者はプロジェクトがどこにあり、どこに向かっているのかを知りたがるでしょう。 したがって、タスク、マイルストーン、および進捗状況のリストを含める必要があります。 これは、プロジェクトのより大きな目標と、その目的に関して達成されたものにつながります。

これは通常、トピックごとに構成されています。 つまり、通常は最初に要約があり、スコープ、タスクなどの観点からプロジェクトの進行状況の概要を示します。これには、次のような項目も含める必要があります。

• プロジェクトの開始日、終了予定日、およびプロジェクトがカバーする期間
• チーム メンバーと他のプロジェクト メンバーのリスト、およびレポートを編集した人のリスト
• レポートの受信者である利害関係者のリスト
• 報告内容の概要

次に、プロジェクトのステータスに注目します。 ここでは、完了した作業、まだ進行中の作業、未実施の作業について説明します。 タスクに分割する必要があり、次の内容を含めることができます。

• プロジェクトに関連するマイルストーンと成果物のリスト
• 残りの作業のタイムラインと完了予定日
• 発生し、プロジェクトに影響を与える可能性のある問題または問題

予算、報告されている期間に費やされた金額、および全体の予算に残っている金額についても言及する必要があります。 予想外の支出やその他の異常に注意してください。

進捗レポートはどのように作成しますか?

プロジェクトを実行している場合は、そのライフ サイクルにわたって定期的に進捗レポートを作成する必要があります。 時間を節約するには、進捗レポート テンプレートを使用するとよいでしょう。 ProjectManager のサイトには、無料の進捗レポート テンプレートを含む、無料のプロジェクト管理関連のテンプレートが多数あります。

識別情報から始める

テンプレートを使用している場合でも、テンプレートをゼロから作成している場合でも、進捗レポートはプロジェクトのトップライン情報から始める必要があります。 そこから、プロジェクトの要約に入ります。 私たちのテンプレートは、これらの高レベルのトピックを、ステータス、範囲、スケジュール、コスト、およびリスクの 5 つに分けています。

データを要約する

概要では、以前の進捗レポートのステータスを現在の進捗レポートと比較できます。 これは、プロジェクトが計画どおりに進んでいることを明確に示しています。 それを超えて、トピックをより詳細に調査するための要約の余地があります。

詳細に飛び込む

プロジェクトを特定し、その全体的なステータスを要約したら、各トピックについてさらに詳しく説明できます。 たとえば、タスクとその進捗状況を一覧表示し、発生した可能性のある問題を調べて、予算の割り当てを調べます。

あなたの成果を挙げてください

無料の進捗レポート テンプレートでは、上記で収集されなかったものをキャプチャするための成果ボックスで終了します。 最後に、期待達成ボックスがあります。これは、次の進捗レポートの期待値を設定する方法です。

進捗レポートを作成する際のベスト プラクティス

進捗レポートを書いているとき、それが効果的であることを確認する 1 つの方法は、書きながら関係者の視点を考えることです。 何かがその進行を妨げている場合は、カバーされた期間に何が起こったのか、次に何が起こるのかを伝えたいと考えています。

ジェネリックにしないでください

利害関係者は詳細を求めています。 彼らは、あなたが何かをどのように達成したかについて詳しく説明することを望んでいませんが、何を達成したかを知りたがっています。 彼らは物語ではなく、指標を求めています。 回答は意味のあるものにする必要があり、不要な詳細は避けてください。

頻度を知る

つまり、非常に長いプロジェクトに取り組んでいる場合、利害関係者は毎週または毎日の進捗レポートを必要とする場合があります。 最初にこれを見つけて、利害関係者が期待するときに進捗レポートを提供します。

ブレイク・イット・アップ

進捗レポートをセクションに分割することをお勧めします。 これにより、レポートが読みやすくなります。 セクションの見出しを付けることで、読者に何を期待するかを伝え、ドキュメント全体をガイドするのに役立ちます。

よく書く

明確でシンプルな言葉を使用してください。 読者を混乱させるような専門用語は避けてください。 あなたが伝えようとしていることを、彼らにすぐに理解してもらいたいのです。

ソフトウェアを使用する

プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、レポート プロセスが容易になります。 使用しているツールに応じて、リアルタイムのデータを取得し、関係者に簡単に配信できます。 これにより時間が節約され、より良いデータが表示されます。

ProjectManager で進捗レポートを作成する方法

ProjectManager は、タスク、チーム、およびプロジェクトを整理する、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。 私たちの機能は、プロジェクトのあらゆる側面を計画、監視、報告するのに役立ちます。 当社のクラウドベースのツールは、リアルタイム データを取得して、より正確でタイムリーなレポートを作成できることを意味します。

利害関係者は全体像を見たいと思っており、当社のワンクリック レポート ツールを使用すると、彼らが見たいデータだけを簡単に取得できます。 レポート機能を使用すると、タスク、時間、コスト、タイムシート、プロジェクトの差異などに関するレポートを即座に作成できます。 さらに、関係者との共有も簡単です。

インスタント ステータス レポートを取得するには、ダッシュボード機能を使用します。 リアルタイム ダッシュボードは常にチームからデータを収集し、それを自動的に計算して、タスクの完了率、残り時間、チームの作業負荷などを示す読みやすいプロジェクト メトリックに表示します。

ProjectManager は、リアルタイムのデータを提供してより良い意思決定を行うのに役立つクラウドベースのツールです。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクトのライフ サイクルのあらゆる側面について透明性を確保し、チームはより良い作業を促進するコラボレーション プラットフォームに配置されます。 NASA からネスレまで、組織が当社のツールを使用している理由を確認し、この 30 日間の無料試用版を今すぐお試しください。