プロのようにタスクを委任するための 10 のヒント

すべてを自分で引き受ける必要があると感じる人もいます。 それは災害のレシピです。 真のリーダーは、仕事を委任することの威力を理解しています。 だからこそ、それぞれが独自の分野の専門家からなるチームを編成するのです。

リーダーがタスクを委任することがなぜ重要なのでしょうか?

リーダーがリーダーであるのには理由があります。 彼らはプロジェクトを主導し、大局的なビジョンを持ち、雑草にはまり込まないようにする必要があります。 雑草は重要ですが、リーダーの時間はリーダーがやるべきことに費やしたほうが良いでしょう。 仕事を委任すると、全員にトレーニングを受けて行う仕事が与えられ、リーダーは戦略的思考やチームの指導など、より大きな責任を負うことができます。

だからこそ、優秀なリーダーは、リーダーが仕事を委任できる受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアである ProjectManager を使用しています。 当社のソフトウェアには複数のプロジェクト ビューがあるため、リーダーは堅牢なガント チャートで作業を計画およびスケジュールでき、チームはタスク リスト、かんばんボード、またはカレンダーに切り替えることができ、そこで、自分たちがやるべきことに適したツールで計画が共有されます。 そしてそれはすべてリアルタイムで更新されます。 今すぐ無料で ProjectManager を始めましょう。

タスクを効果的に委任するための 10 のヒント

「委任する」と言うのは簡単ですが、それを効果的に行うのは別のことです。 ここでは、チームを管理し、チーム間で仕事を委任するために誰でも適用できるヒントをいくつか紹介します。

1. チームメンバーに権限を与える

彼らが貴重なリソースであることをチームに知らせてください。 彼らの意見、アイデア、洞察を求めてください。 彼らにポジティブなフィードバックを与え、チーム内のリーダーを育成します。 そして、負荷を分担し、責任を負い、プロジェクトにより良いサービスを提供することでリーダーを支援します。

2. タスクを委任する際は、目標と目的を明確に定義する

もちろん、チームが仕事を共有するには、それが何なのか、そして自分たちに何が期待されているのかを理解する必要があります。 したがって、リーダーは目標と目的を明確に定義する必要があります。 具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、期限が定められた SMART 目標を使用します。

3. 適切なチームメンバーにタスクを委任する

リーダーは自分のチームと自分の能力を理解する必要があります。 そうすれば、仕事を委任する必要があるときに、誰が何を担当できるかを知ることができます。 プロジェクトの開始時にチームのことをよく知らない場合は、時間をかけてインタビューして、彼らのスキルや経験を把握してください。

4. チームメンバーにフィードバックを与える

真空状態では誰もうまく機能しません。 仕事を委任した後でも、コミュニケーションのラインはオープンにしておく必要があります。 チームメンバーは、リーダーにフィードバックを与えたり、リーダーからフィードバックを受け取ったりすることに抵抗を感じるべきではありません。 共通の目標は、プロジェクトを正常に完了することです。

5. タスクを委任するときは忍耐強くしてください

委任するときは、チームがタスクを完了するのに十分な時間を与えてください。 物事には時間がかかるので、チームにプレッシャーをかけることは絶対に避けたいです。 それは、彼らに無制限の時間を与えてほしいという意味ではありません。 ただし、プロジェクトのタイムラインを作成するときは現実的であり、必要なガイダンスや方向性を提供してください。

6. 委任後に必要なリソースを提供する

チームが作業を完了するために必要なツールを持っていない場合、委任することは役に立ちません。 リソースとは、人材から機器、ソフトウェアに至るまで、タスクを実行するために必要なものすべてです。 チームが必要なときに必要なものを確実に入手できるようにします。

7. タスクを委任する際はタイトなタイムラインを避ける

締め切りは重要です。 それらがなければ、仕事は永遠に続く可能性があります。 ただし、締め切りを厳しすぎると、チームにプレッシャーをかけるだけになり、チームは締め切りに間に合うように急ぐあまり、間違いを犯すことになります。 それはプロジェクトの期間を延長するだけです。 現実的な期限を設定すると、長期的には時間を節約できます。

8. チームがタスクを実行する際にサポートする

リーダーは委任するだけで消えるわけではありません。 リーダーシップとは、必要なあらゆる能力においてチームを指導し、指導し、さらに支援することです。 彼らはあなたに、より多くのリソースを主張するか、袖をまくって参加することを求めるかもしれません。 必要なことは何でもする準備をしてください。

9. タスク追跡ツールを使用する

委任には信頼が関係します。 リーダーはチームの肩越しに目を配っている可能性があります。 彼らには自分のやるべき仕事がある。 しかし、それは彼らが注意を払っていないという意味ではありません。 タスク追跡ツールを使用すると、リーダーはチームの作業を可視化し、計画どおりに進捗しているかどうかを監視できるようになります。

10. チームのコラボレーションを促進する

委任することは重要ですが、リーダーはチームのコラボレーションを促進する必要もあります。 これを行うには、チームビルディング演習など、さまざまな方法があります。 会議を開始する前にチーム構築の演習を行う時間がない場合は、アイスブレイク会議を開催すると、チーム メンバー間の絆を築くことができます。

タスクを委任する利点

タスクを委任することには非常に多くの利点があります。 ここで挙げるのはその利点のほんの一例です。 1 つは、信頼の文化を構築し、チームワークを促進し、士気を高め、従業員を維持し、生産性を維持することです。

委任することで、リーダーが自分自身をあまりにも薄くしてしまい、誰の役にも立たないという事態を防ぐことができます。 また、チームを関与させてプロジェクトへの賛同を生み出し、創造性を刺激し、チームの新しいスキルを開発します。 それは双方にとって有利です。

ワークライフバランスも忘れずに。 仕事と家庭のバランスを保つことについてはさまざまな意見がありますが、委任することで自分の歩みを進めます。 このワークライフバランスにより、より良い労働者も生まれることがわかるでしょう。

ビデオ: タスクを委任する方法

PMP の Jennifer Bridges によるこの短いビデオを見て、チームでタスクを委任する方法を学びましょう。

ジェニファーは、委任の技術について説明し、その用語の定義の基本から始めました。 最初に理解する必要があるのは、何を委任したいのか、そしてその理由を理解する必要があるということです。 マネージャーとしてのあなたの目標は、チームの障害やハードルを取り除くことです。 それはチームとのエンゲージメントを生み出すためでもあります。 見てくれてありがとう！

プロジェクト管理のプロのように委任するためのジェニファーのヒントは次のとおりです。

• 自分の役割を忘れないでください。あなたはマネージャーです。 あなたの仕事は、運用作業に没頭しないことです。 それはチームの能力を損なうことでチームを混乱させるだけでなく、管理に費やす時間がほとんどなくなります。
• 時間の無駄を特定する:現在、何があなたの時間を無駄に費やしすぎていますか? それを他の人に譲ってもらえますか？
• 定型業務を明確にする：定型業務を簡単に教えることができます。 チーム間で何を共有できるかを見てみましょう。 それらは誰にとってもルーチン化される必要はありません。 ルーチンタスクを複数人でローテーションすることもできます。
• チームの強みを知る:仕事を誰に委任できるかを特定します。 たとえば、目の前のタスクにスキルが十分に適合していないクリエイティブ チームのメンバーに、高度な技術的な作業を任せたくはありません。 チームを成功に向けて準備しましょう。
• 委任、洗浄、繰り返し:実際に課題を配布し、前述したように、チーム間で作業の一部をローテーションします。

チームは、プロジェクトの利益のために協力するときに最もよく機能します。 新しいプロセスやコラボレーションの文化をチームに浸透させるのは難しいかもしれませんが、チームを円滑に運営するためには取り組む価値があります。 どの定型タスクを委任するかを決定するのに役立つツールが必要な場合は、ProjectManager を試してください。