メールをフォーマットする方法：ベストプラクティスと例

公開: 2022-01-17

組織内の誰か、採用マネージャー、マーケティングエージェンシーにメールを送信する場合でも、コールドメールキャンペーンの一環として送信する場合でも、フォーマットは重要です。専門家としての地位を確立することが重要であるだけでなく、電子メールは読みやすく、明確で簡潔な方法で要点を伝える必要があります。「メールをどのようにフォーマットしますか？」と自問自答したことがある場合。私たちはあなたをカバーしています。

プロのメールをフォーマットする方法

一般的なビジネスレターと同様に、専門的な電子メールをフォーマットする必要があります。各段落の間に空白を残し、タイプミスや文法上の誤りに注意してください。メッセージの各側面に飛び込む前に、電子メールをフォーマットする方法に関するいくつかの簡単なヒントを次に示します。

長い方が良いわけではありません。短く、要点を絞ってください。
過度に複雑な言葉や長い文章の使用は避けてください。
受信者がテキストを簡単にスキャンしてメッセージの要点を取得できることを確認してください。
送信を押す前に、必ず校正してください。
タイプミスが発生しやすい場合は、メールの物理的なコピーを印刷すると、画面で確認するよりも間違いを見つけやすくなります。

それで、電子メールの適切な形式は何ですか？それはすべて件名から始まります。

件名

送信するすべての電子メールに必ず件名を含めてください。あなたがそれを省くならば、誰かがあなたの電子メールを開く可能性はほとんどありません。件名は、メールの理由を要約するのに最適な場所です。簡潔で、シンプルで、有益な情報を提供してください。

専門的な電子メールの優れた件名の例を次に示します。

[役職]の申し込み– [あなたの名前]
【日付】の会議について
ありがとう– [役職]インタビュー– [あなたの名前]
[件名]について話し合うために[名前]から紹介されました

挨拶

あなたがプロの電子メールを書くときにあなたがすることができる最悪のことの1つはそれを特定の人に宛てないことです。考えてみてください。メールを開いて「DearSalesTeam」または「DearMarketingAgency」で始まった場合、残りの部分をわざわざ読んでいただけませんか。おそらくそうではありません。その人の名前がわからない場合は、会社のLinkedInページを確認するか、会社のフロントデスクに電話することで見つけることができます。

また、プロのメールで誰かに宛てた場合は、「Hey」、「Hello」、「Hi」は避けてください。より正式な「親愛なる」に固執することは常に安全な賭けです。

体

ほとんどの場合、プロの電子メールには3つの短い段落しか必要ありません。場合によっては、メッセージ全体を中継するためにより多くのことが必要になることがありますが、短いほど良いです。含める必要のある3つの段落は次のとおりです。

はじめに：あなたが誰であるかを簡単に説明してください。
あなたが書いている理由：要点を守ってください。詳細を追加して段落を作成する必要がある場合は、読みやすさを向上させるために、それぞれを数文に分割してください。
ありがとう：受信者に時間を割いて感謝し、応答するように促します。

締めくくりと署名

正式なメールを閉じるには、多くの適切な方法があります。最も重要なことは、過度にカジュアルにならないようにすることです。専門的な電子メールを閉じるためのいくつかの優れた方法は次のとおりです。

心から
敬意を表して
一番
ありがとう
感謝を込めて

次のようなカジュアルなフレーズの使用には注意してください。

愛
後で
いつも
乾杯
チャオ

締め切り後、メールの署名を含める必要があります。少なくとも、名前とメールアドレスで構成する必要があります。必要に応じて、受信者が直接あなたに連絡できるように、電話番号も含める必要があります。さらに、LinkedInプロフィールへのリンクを含めると、あなたやあなたの会社に関する情報に簡単にアクセスできます。

プロフェッショナルメール：正しいメール形式のテンプレート

専門的なメッセージを送信するための最良の、最も単純な電子メール形式は次のとおりです。

件名：短く、シンプルで、要点を説明します。メールを簡単に要約します。

挨拶： 「Dear [First＆LastName]」または「Dear [Mr./Mrs。苗字]"

最初の段落：明確かつ直接的であること。この段落では、自己紹介とメールの理由を説明する必要があります。仕事に応募する場合でも、会議について質問する場合でも、製品やサービスを提供する場合でも、最初の数文にそのことを記載してください。

2番目の段落：このセクションでは、メッセージの理由について詳しく説明します。仕事に応募する場合は、会社にどのようなメリットをもたらすことができるかを述べてください。質問があるときは、質問してください。ぶらぶらしないでください。また、何かを販売している場合は、直接、商品やサービスが受取人の問題をどのように解決できるかを説明してください。

3番目の段落：受信者に時間と配慮を感謝して、プロの電子メールを締めくくります。礼儀正しく、礼儀正しくしますが、彼らがあなたの親友であるように振る舞ったり、連絡を取り合うことで彼らに大きな恩恵を与えているように振る舞ったりしないでください。

締めくくり： 「誠実に/敬意を表して/最高の/など。 [あなたの名前と姓]」

署名： [あなたの姓名] / [あなたのメールアドレス] / [あなたの電話番号]（オプション）/ [あなたのLinkedInプロフィールURL]（オプション）

プロのコールドメールのフォーマット：ベストプラクティスと例

プロのコールドメールのフォーマットと作成は、一般的なビジネスレターと同じガイドラインの多くに従いますが、微妙な違いがいくつかあります。

コールドメールの最も一般的な2つの形式と従うべきベストプラクティスを見てみましょう。

AIDAコールドメールフォーマット

AIDA（注意、関心、欲求、行動）は、コールドメールの最も強力な形式の1つです。外観は次のとおりです。

あいさつ： 「こんにちは[名]」（コールドメールではよりカジュアルなあいさつが一般的ですが、通常のビジネスメールのような正式なケースでは、ほとんどの場合「親愛なる」を使用する必要があります。）

最初の段落：通常のビジネスメールのように自己紹介するのではなく、会社や人が直面する可能性のある問題を認識して、製品やサービスが解決することから始めたいと考えています。

2番目の段落：製品を簡単に紹介し、問題を解決する方法と、製品がビジネスにもたらす具体的なメリットについて説明します。

3番目の段落：ここに、簡潔で具体的な行動の呼びかけを含める場所があります。たとえば、「[製品]が[ROI /リード/販売など]をどのように向上させることができるかを知りたいですか？パーソナライズされたデモをスケジュールする良い時期を教えてください。」

BABコールドメール形式

BAB（前、後、ブリッジ）は、モチベーションの力を使用して応答をトリガーするもう1つの強力な形式です。外観は次のとおりです。

ご挨拶： 「こんにちは[名]」

最初の段落：興味をそそる質問から始めます。たとえば、「あなたの会社は、200％多くのリードで何をしますか？」 1つ（または複数）の顧客からの統計をフォローアップして、製品がその利益をもたらしていることを示します。

2番目の段落：上記の顧客は、連絡先の会社と規模および業界が類似していることを示します。

3番目の段落：あなたが彼らが同じ結果を達成するのを助けることができると自信を持って述べてください。召喚状またはデモをスケジュールするための召喚状を含めます。

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フォローアップすることを忘れないでください！

メールのフォーマット方法をマスターしたら、次に注目すべき重要な領域はフォローアップメールです。コールドメールのフォローアップが非常に重要なのはなぜですか？次の2つの販売フォローアップ統計を見てください。

顧客の60％は、購入する前に4回ノーと言うでしょう。ただし、営業担当者の48％は、フォローアップを1回も試みていません。
セールスマンの70％は、1通のメールで連絡を取りやめますが、フォローアップを送信すると、25％の確率で返信が届きます。

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