リモートの従業員が働いているかどうかを知る方法

リモートの従業員は、メールに返信する代わりにNetflixを視聴していますか？ 彼らは遅すぎたために重要な販売機会を逃していますか？

彼らは、実際に1時間で作業を完了できるのに、1日かかるふりをしていますか？

この記事では、リモートの従業員が働いているかどうかを知る方法と、働いていない場合の対処方法について説明します。

始めましょう！

リモートワークのメリット

リモートで作業することの利点に異議を唱えるのは難しいです。

リモートの従業員は、より生産的で、効率的で、幸せになる傾向があります。リモートの従業員は、それらを採用している組織の売上と従業員の定着率が高くなります。

さらに、従来のオフィスの維持費を支払わないことで節約できるお金があります。

ただし、自宅で仕事をしているからといって、従業員の生産性が保証されるわけではありません。

実際、過去10年間完全にリモート操作を実行していたことから、多くの人が単にリモートワーカーになるように配線されていないことがわかります。 説明責任がなければ、彼らは怠け者になるでしょう。

それは私が認めるよりも何度も私に起こりました-そしてそれが私がEmailAnalyticsを作成した理由です。

結論：リモートの従業員のパフォーマンスを把握するのはあなた次第です。

リモートワーク環境での生産性の再定義

リモートワーク環境での生産性は、従来のオフィス環境での生産性とは異なる方法で定量化でき、定量化する必要があります。

従来のオフィスでは、人が自分のデスクで何時間過ごし、どれだけ忙しそうに見えるかによって、生産性を大まかに測定できます。

振り返ってみると、このアプローチは少しばかげています。 オフィスにいるだけでは生産性は向上せず、作業者はランダムにクリックして入力することで忙しいふりをすることができます。 生産性をシミュレートするためのジョージ・コスタンザのアプローチもあります。彼が実際に行うことがほとんどないときに、ストレスを感じて働き過ぎに見えるようにイライラします。 忙しい自慢者もいます。

それでは、架空のシナリオを想像してみましょう。 オフィスに戻ると、従業員は8時間で10のタスクを実行しました。 自宅では、2時間で11のタスクを実行し、次の6時間は仕事を休みます。 この従業員は以前よりも生産性が高いですか、それとも低いですか？

それはすべて、「生産性」をどのように定義するかにかかっています。

労働時間についてですか？ またはタスクが完了しましたか？

明らかに、生産性の測定は必ずしも簡単ではありません。 ただし、リモートで作業しているときに誰が「怠けている」かを判断する前に、それをどのように測定するか、および従業員の仕事をどのように定義するかを検討することが重要です。

リモートの従業員の生産性を測定する5つの方法（+使用するのに最適なツール）

リモートの従業員の生産性を測定するには、次のようないくつかの良い方法があります。

1.労働時間。

従業員は何時間働いていますか？ これは、以前は生産性を測定するための優れた方法でしたが、最近では、通常、クラスを超えています。 労働時間を測定するには、トップランクの時間追跡アプリの1つを使用します。

2.タスクが完了しました。

従業員はいくつのタスクを完了していますか？ タスクベースのプロジェクト管理プラットフォームに大きく依存している場合、これは非常に便利で定量化が容易ですが、すべてのタスクが同じ難易度であるとは限りません。 私たちのトップランクのチーム管理ツールのこのリストをチェックしてください。

3.送受信される電子メール。

生産性を測定するための最も驚くほど信頼できる方法の1つは、送受信された電子メールを測定することです。 仕事の多くの側面は何らかの形で電子メールに関連付けられているため、各従業員の作業負荷、および一部の人が他の人よりも少ないことをしているのかどうかを判断する簡単な方法です。

そして、EmailAnalyticsのおかげで（ねえ、それは私たちです！）、これらの統計を簡単に測定できます。

4.アクティブ時間。

また、さまざまなツールを使用して、従業員が「アクティブ」である時間を観察することもできます。 たとえば、インスタントメッセージアプリやプロジェクト管理プラットフォームで「オンライン」の期間が表示される場合があります。 ここで、トップランクの従業員生産性追跡ソフトウェアのリストを参照してください。

5.リモート監視。

物事を次のレベルに引き上げたい場合は、本格的な従業員監視ツールに投資することもできます。 これらのツールを使用すると、詳細な生産性統計を測定したり、Webブラウジングアクティビティを観察したり、マウスやキーボードの入力などを追跡したりすることができます。

6リモートの従業員が実際に働いていない兆候

40時間ではなく39時間働いた従業員を解雇する必要がありますか？ または、単一の期限を逃したことに対してストライキを行いますか？

おそらくそうではありません。 しかし、どこに線を引くかをどうやって知るのでしょうか？

私たち全員は、少なくとも時々、何らかの形で怠けている罪を犯しています。 しかし、これらはあなたが本当に懸念を示す必要がある状況です：

1.低品質または不完全な作業。

あなたの従業員は突然質の低い仕事や不完全な仕事に転向していますか？ たとえば、実際にタスクを実行せずにタスクを終了しているのでしょうか。

それとも、スペルや誤植が間違っているドキュメントを送信していますか？

活動時間や労働時間などの表面レベルの統計を超えて、従業員が手抜きをして不十分な仕事をしている場合は、介入する必要があります。

2.パフォーマンスまたは生産性の大幅な低下。

パフォーマンスや生産性が突然低下した場合も心配する必要がありますが、それを測定することを選択します。特に、説明できる原因がない場合はそうです。

たとえば、従業員が通常1日に100通の電子メールを送信するが、その数が40に減少した場合、何かが生産性を妨げていることを示している可能性があります。

受信した電子メールの数が同じままである場合、それは緩みの兆候である可能性があります（そして、受信した電子メールの数が比例して減少する場合、それは正当である可能性があります）。

3.学習、成長、または改善の停滞。

これは主観的な要素であり、数週間または数か月にわたって観察する必要があります。 この従業員は、学習、成長、または改善の面で停滞していますか？

新しい従業員を雇うとき、あなたは通常、彼らが間違いを犯し、特定の概念に苦労する準備ができています。 しかし、あなたはそれらが徐々に良くなり、経験とより一致するようになることを期待しています。

彼らが仕事をして数ヶ月経ってもあまり改善されていない場合、それは彼らが積極的に前進しようとしていないことの兆候である可能性があります。

4.態度や性格の問題。

従業員から多くのバックトーク、不満、または否定的な意見を受け取っていますか？ それとも、彼らの同僚は彼らを一緒に働くのが難しいと説明していますか？

これは必ずしも緩みの兆候ではありませんが、間違いなく生産性の問題です。 個人の生産性目標を達成できない可能性があるだけでなく、チーム全体を引きずっている可能性があります。

態度や性格の問題に気付いた場合、特にパフォーマンスや生産性の低下に気付いた場合は、一歩踏み出すのに良い時期かもしれません。

5.必要なときに利用できるようには見えません。

私たちは皆休憩を取ります（そうすべきです）。

コンピューターから離れてバスルームを利用したり、新鮮な空気を取り入れたり、おやつを用意したりするのは問題ありません。

しかし、上司から1日に6回電話があり、そのいずれの時間も電話に出られない場合は、問題が発生します。 慢性的かつ一貫して利用できない従業員は、おそらく彼らに期待されていることをしていません。

残りの生産性が適切であっても、それについて話し合う価値があります。

6.責任と義務の違反。

従業員の責任と義務は個人レベルと組織レベルの両方で異なるため、ここで客観的で定量化可能な評価を行うことは困難です。

しかし、従業員のいずれかが期待に応えられない場合、または彼らが重要な方法で責任を怠っている場合は、行動を起こし、改善を推進することが重要です。

リモートの従業員が働いていない場合の対処方法

それで、あなたが怠けている従業員または2人がいるとしましょう。

彼らは以前ほど多くのことをしていないか、組織のために彼らの重みを引いていません–あなたがこれらのことをどのように定義しても。

どのように処理しますか？

1.会話をします。

簡単な会話から始めることをお勧めします。 ストーリーには、あなたが思っている以上のことがあるかもしれません。 たとえば、従業員が追跡されていない追加の作業を行っている場合や、一時的な個人的な問題が発生して最善を尽くしていない場合があります。

いずれにせよ、あなたは問題に正面から取り組み、状況を改善するために協力します。

2.明確な期待を設定します。

次に、明確な期待を設定します。 この従業員が要件を満たしていない方法と理由を正確に特定し、どのように改善できるかを説明します。 ここではできるだけ客観的になるようにしてください。

「もっと良くなる必要がある」と言う代わりに、「1日に12のタスクを閉じる必要がある」、「毎日午後5時まで利用できるようにする必要がある」などのように数値化してみてください。

3.是正措置を取ります。

新しい指標を設定したら、従業員のパフォーマンスの評価を開始します。 彼らが緩み続けている場合、または彼らがあなたの新しい期待に応えていない場合は、行動を起こす時が来ました。

状況に応じて、ストライキシステムの設定、従業員の降格、または解雇はすべてオプションになる可能性があります。

リモートの従業員と「会話」するための5つのヒント

これらのヒントは、より良い結果を得るのに役立ち、怠け者の従業員からより多くの尊敬を得ることができます。

1.あなたが知っていることに焦点を合わせます。

あなたの疑惑や勘が会話を支配させないでください。 代わりに、あなたが確かに知っていることだけに焦点を合わせてください。

「仕事ではなく映画を見ているようです」と言う代わりに、「タスクの完了率は20％低下しています」と言います。

「あなたは自分の体重を引いていない」と言う代わりに、「あなたの電子メールの応答時間はチームの平均よりも40パーセント長い」と言います。 あなたの声明を証明する準備をしてください。

2.問題ではなく、解決策を指摘します。

可能な限り、問題そのものではなく、解決策に焦点を合わせます。 電子メールの応答時間が遅いなどの問題を導入することは問題ありませんが、その後、問題の解決に焦点を移します。

電子メールの応答時間がどれほど遅いか、またはそれらの遅延の影響を強調する代わりに、改善の可能性を提案します。

たとえば、「メールプラットフォームを一日中開いたままにしておくと、応答が改善されると思います」、さらには「応答を速くするために何をする予定ですか」などです。

3.簡潔にします。

働いていないために従業員をかみ砕くために1時間をスケジュールする必要はありません。 ほとんどの場合、会話と指示を簡潔に保つことができます。

あなたが自分の主張を明確にし、解決への道を築く限り、あなたは両方とも一日の残りを続けることができます。 どちらもこの会話をしたくないので、簡潔にしてください。

4.明確にします。

あまりにも多くのマネージャーとスーパーバイザーが、対立を避け、関係を維持するためのツールとしてあいまいさを使用しています。

これは個人的な関係には役立ちますが、専門的な関係における誤解や追加の対立につながります。

「もっと利用可能になれば、私たち全員がもっと快適になると思います」と言う代わりに、「12時から3時までチャットで利用できるようになることを期待しています」と言います。

5.脅迫しないでください。

従業員は、生産性の期待を怠ったり、期待に応えられなかったりすると、結果が生じることを理解する必要があります。 しかし、あなたが彼らをあからさまに脅かすと、彼らは防御的になり、おそらく敵対的になります。

「あなたが上達しないなら、私はあなたを解雇しなければならないだろう」のようなフレーズは、最後の手段としてのみ使用されるべきです。

代わりに、あなたの口調を前向きで協力的なものにしてください。 たとえば、「このポジションで成功するには、より一貫して期限を守る必要があります」と言って、それを実現するのに役立つツールとリソースを提供することができます。

これは、敵対的な非難や明白な脅威を与えることなく、改善の必要性を意味します。

これで、リモートの従業員が働いているかどうかを知る方法がわかりました。

彼らがそうであるかどうかにかかわらず、あなたのチームの電子メール活動を視覚化することによって問題を先取りしてください。 マネージャーは、送受信するメールの数を知っておく必要があります。 彼らがスレッドに費やしている時間。 新しいリード、クライアント、ベンダー、および顧客にどれだけ迅速に対応する傾向があるか。

これらの指標やその他の多くの指標は、EmailAnalyticsという1つのシンプルなツールで見つけることができます。

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