リモートコラボレーション中にビジネスの継続性を維持する方法

公開: 2021-07-08

在宅勤務は、雇用者と従業員の両方にとって多くの課題を生み出しました。誰もが自分のライフスタイルを新しい現実に合わせる必要がありました。

従業員にとっては、ほとんどの場合、常に家にいてホームオフィスを設置することを意味していましたが、事業主は会社が適切に機能する方法を考え出す必要がありました。一部の人にとっては、それは闘争を続けています。

この記事では、ビジネス継続性ソフトウェアの実装、優先順位と重要なプロセスの特定、安全なテクノロジーの使用など、リモートコラボレーション中にビジネス継続性を維持するための情報を見つけることができます。

ビジネス継続性ソフトウェアの実装

ビジネス継続性ソフトウェアは、データのセキュリティと保護の追加レイヤーを提供するように設計されています。ネットワーク全体がクラッシュまたは破壊された場合でも、このソフトウェアは会社のデータが安全で利用可能であることを確認します。

業務を中断する可能性のある潜在的なリスクを特定し、それらを軽減するために従うべき手順を提案します。さらに、どのリスク要因がビジネスを混乱させる可能性があるかを推定できるため、会社にとって最大の脅威を簡単に評価できます。

すべてのコラボレーションツールで機能し、いつでも作業を監視できるように適切に設計されたダッシュボードを備えたソリューションを選択してください。また、多層セキュリティを提供し、ビジネスレベルのセキュリティゾーンをサポートしていることを確認してください。

優先順位を特定する

あなたが危機に対処しているとき、ビジネス継続性ソフトウェアは大きな助けになることができます。それにもかかわらず、ビジネスの継続性に関しては、万能のアプローチはありません。すべての企業は独自のものであるため、すべての問題を解決する単一のソリューションを作成することは不可能です。そのため、重大なインシデントからの回復に関しては、優先順位を特定する必要があります。

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次の質問を自問してください。

どのようなデータを回復する必要がありますか？
クライアントを混乱させることなく一部のデータを失うことは可能ですか？
最も重要なプロセスは何ですか？
分散環境でビジネスの継続性をどのくらい維持できますか？

これらの質問はすべて、何をする必要があるか、そしてそれをどのように達成するかを定義するのに役立ちます。それらに答えた後、優先順位を付ける必要がある脅威と戦うための効果的な戦略を考え出すのが簡単になります。

安全なテクノロジーを使用する

リモートで作業する際の主な課題の1つは、セキュリティを確保することです。安全でないテクノロジーは、企業の機密データの漏洩やその他の問題を引き起こす可能性があります。また、災害やその他の重大な事件が発生した場合、対処する時間がない場合があります。そのため、安全で信頼性の高い安全な通信ツールを使用する必要があります。

ファイルの共有プロセスを遅くすることなく、ファイルを暗号化して保護する安全なファイル共有サービスを使用します。リモートデスクトップソフトウェアまたは仮想プライベートネットワークを使用して、システムとユーザー間の安全な接続を確保することもできます。

このようにして、コンピューターウイルス、データ侵害、フィッシング攻撃などのサイバー脅威からビジネスを保護します。

ビジネス継続性について従業員をトレーニングする

事業継続計画の一環として、自然災害やサイバー攻撃などのさまざまな緊急事態が発生した場合の対処方法について従業員をトレーニングする必要があります。スタッフが日常業務の最大のシェアを担当しているため、これは重要なタスクです。

すべての従業員が自分の責任と、危機からの回復をどのように支援できるかを理解していることを確認してください。それを行うには、専門家の助けを借りることができます。または、主題をよく知っている場合は、自分でいくつかの講義を行うことができます。

あなたの労働者は最初の防衛線なので、何か悪いことが起こったときにどう対応するかを彼らが知っていることを確認してください。

バックアップ計画を作成する

ビジネスの継続性に関しては、バックアップ計画が重要です。これにより、ビジネスが中断や災害から確実に回復するようになります。最初に行うべきことは、ハードウェア資産、ソフトウェアライセンス、およびその他の必要な情報を含む、現在のITインフラストラクチャの最新のマップを作成することです。次に、すべてのバックアップが保存されている場所と、緊急時にバックアップにアクセスするのにかかる時間を調べる必要があります。

危機の間、毎分が重要であることを忘れないでください。したがって、盗難やその他の事故から安全に保つために、バックアップコピーを作成後できるだけ早くオフサイトの場所に移動することを計画に含めるようにしてください。

通信チャネルを確立する

コミュニケーションは、事業継続計画に関して最も重要な要素の1つです。緊急時に従業員があなたに連絡できるように、常にいくつかの通信チャネルを利用できるようにする必要があります。たとえば、ローカルネットワークがダウンしている場合、携帯電話に電話をかけて連絡できるはずです。

さらに、会社のWebサイトには、電話番号と電子メールがリストされた24時間年中無休のサポートセンターが必要です。これにより、誰もが必要なときにいつでもテクニカルサポートにアクセスできます。

これらの小さな改善を行うことは、危機に対処することになると大きな違いを生むでしょう。このような緊張した状況では、適切な通信チャネルを確立するための時間とリソースがないため、手遅れになる前にそれを行ってください。

システムと機器の信頼性を維持する

事業継続計画の重要な部分の1つは、すべてのシステムと機器の信頼性を常に維持することです。これには、アラームやロックなどの物理的セキュリティ対策だけでなく、ソフトウェアの更新や、問題が大きな問題になる前に問題を修正する方法を知っている専門家による定期的なメンテナンスチェックなどの技術的対策も含まれます。

機器の保守コストを冗長性とバックアップの予算に含めることをお勧めします。緊急の場合、このお金はあなたのビジネスを完全な崩壊から救うでしょう。すべての機器が適切に機能することを確信している場合にのみ、ビジネスを運営する他の側面に注意を向けることができます。

計画を定期的にテストする

事業継続計画が完了したら、定期的にテストして、それがどれほどうまく機能しているかを確認してください。結局のところ、機能しないものに時間とリソースを費やしたくないのです。

できることの1つは、定期的にテストを実施することです。ただし、いくつかのテストもランダムに実行する必要があります。これは、システムやビジネスプロセスに深刻な問題を引き起こす前に、問題を検出するための最良の方法です。

毎月の議題にいくつかのテストを含めて、それらを追跡し、会社が重大なインシデントに備えていることを確認できるようにします。

結論

リモートワークが私たちに多くのメリットをもたらすことは否定できませんが、それはまた、多くの企業がこれまで考えていなかった課題を生み出します。その1つは、リモートコラボレーション中にビジネスの継続性を維持する方法です。

それでも、正しいアプローチでこの問題を解決できます。それはすべて、優先順位と重要なプロセスを特定し、安全なテクノロジーを使用し、将来のロードマップを設定することです。さらに、さまざまな緊急事態が発生した場合の対処方法について従業員をトレーニングし、何か問題が発生した場合に備えて計画を定期的にテストする必要があることに注意してください。

私たちを信頼してください—緊急時に危機に対処するよりも、今危機に備える方がはるかに簡単です。そうすれば、今後何年にもわたってビジネスを継続して実行できる可能性が高まります。

バイオ

Przemyslawは、新しいテクノロジーに関する高品質の記事を提供することを主な焦点とするコンテンツライターです。彼の他の主な関心分野は哲学と文献学です。