プロジェクト リストの作成と管理方法

プロジェクト リストは、あらゆるプロジェクト管理プロセスの出発点です。 それらは、乗り越えられないように見える量の異なるタスクを取り、それらを整理するための優れた方法です. プロジェクト リストは、To Do リストや多くのプロジェクトの囲いのように単純なものにすることができます。

プロジェクト リストを使用することは非常に重要です。プロジェクト リストとは何か、リストを作成する方法、およびプロジェクト管理ソフトウェア ツールを使用したプロジェクト管理にどのように適合するかを少し調べてみる価値があります。

プロジェクト リストとは

最も率直な答えは、プロジェクト リストはプロジェクトの To Do リストであるということです。 プロジェクト リストは、To Do リストと同じように使用して、今日、今週、または 1 か月間に行う必要があるタスクのリストを作成できます。

しかし、それはやることリスト以上のものになる可能性もあります。 これを使用して、プロジェクトのフェーズ、プロジェクトを完了するために必要なチーム、請負業者、ベンダー、機器、ツールなどを収集できます。 プロジェクト リストは、プロジェクト作業のすべての部分を構成するのに役立つため、管理が容易になります。

プロジェクト リストの多様性は、いくら強調してもしすぎることはありません。 ポートフォリオまたはプログラムを管理していて、追跡するプロジェクトがたくさんある場合、プロジェクト リストは、ポートフォリオが混沌とした混乱に発展するのを防ぐ構造として機能します。 重要な日付と締め切り、共有リソース、その他の重要な要素を思い出させることができます。

(「プロジェクト リスト」という用語は、プロジェクト マネージャーが就職活動の際に履歴書に追加する添付ファイルを表すためにも使用される場合があることを指摘しておく価値があります。つまり、プロジェクト マネージャーが取り組んできたすべてのプロジェクトの文字どおりのリストです。タスク リスト タイプのプロジェクト リストであり、完全なプロジェクトを記述しますが、概してアウトラインと同じ規則に従います)。

プロジェクト リストを作成する理由

プロジェクト リストは、すべての重要なプロジェクト情報を記録してアクセスできるようにするためのチェックリストとして機能します。 徹底したい。 項目が少なすぎるよりは多すぎる方がよいでしょう。後でいつでも編集できます。

徹底する必要があるもう 1 つの理由は、プロジェクト リストが整理されていることです。 特に従来のプロジェクトでは、すべての活動にプロセスと緊急度が割り当てられています。 プロジェクト リストを使用して、優先度、期日、担当者、必要なリソースなど、これらのステップの詳細を示すことができます。 この情報を入手したら、脂肪をトリミングしたいと思うでしょう。 リストは短くても充実したものにします。

プロジェクト リストは生きているドキュメントです。常に更新できるようにしておく必要があります。 プロジェクト情報は、プロジェクトの計画とスケジュールを作成するにつれて変化します。 プロジェクトが実行された後でも、プロジェクト リストの一部を変更または削除せざるを得ない内的および外的要因が存在する可能性があります。

プロジェクト リストを作成するにはどうすればよいですか?

プロジェクト リストを作成する準備ができたので、どこから始めればよいでしょうか。 ほとんどの人は、紙とペン、または携帯電話のメモ アプリから始めて、ただ書き留めるだけです。 この静的なアプローチに問題はありませんが、コラボレーションには向いていません。また、全体像を把握するには、多くの場合、他の人が関与する必要があります。

リストを作成することのもう 1 つの問題は、そこで行うすべての作業を、プロジェクトの管理に使用しているツールに転送する必要があることです。 一枚の紙は店で買い物に行くのに最適ですが、橋を建設する際に建築家、エンジニア、請負業者を管理している場合はそれほど役に立ちません.

プロジェクト管理ツールを使用してプロジェクト リストを作成する

プロジェクト管理ツールから始めれば、すでにゲームの先を行っています。 ほとんどの場合、スプレッドシートで最初の考えをまとめた場合は、スプレッドシートをインポートできます。その後、割り当て、追跡、進捗状況の報告を行って、スケジュールを確実に守ることができます。

プロジェクト リストにオンラインのプロジェクト管理ツールを使用している場合はさらに効果的です。 これは、計画においてチームと協力し、利害関係者を最新の状態に保ち、いつでもどこでも計画にアクセスできることを意味します。

プロジェクト リストを維持し、優先順位を付ける方法

プロジェクト管理ソフトウェアを使用してプロジェクト リストを作成すると、プロジェクトのすべての段階でリストを維持するためのツールが得られます。 まず、リストにあるアイテムを収集できます。 タスクの場合は、期間と説明を追加して、チームが何をすべきかを理解できるようにします。

タグの優先度

プロジェクト リストの各項目の優先順位をタグ付けすることは、作業を整理するためのもう 1 つのステップです。 どのアクティビティを最初に実行する必要があるか、プロジェクトにとってそれほど重要ではないアクティビティ、および時間やお金が不足した場合にスキップできるアクティビティを確認するのに役立ちます。

タイムライン ビューを使用する

プロジェクト リストをタイムラインに移動すると、すべての項目を時系列チャートで 1 か所に表示できます。 これにより概要が得られ、どこで物事を強化できるか、またはリストにさらにアクティビティを追加する必要があるかを確認するのに役立ちます。

ガント チャート機能を使用する

スプレッドシートとタイムラインの両方であるガント チャートを使用している場合は、プロジェクト リストをさらに細かく制御できます。 一部の項目は、開始または終了する前に、他の項目に依存して開始または終了する場合があります。 これらの依存関係をリンクすると、後でボトルネックから解放されます。

リソースの追跡

プロジェクト リストを実行すると、順調に進むのに役立つ他のプロジェクト管理ツールがあります。 たとえば、リソース管理機能を使用すると、チームの空き状況を確認し、ワークロードのバランスをとって生産性を維持することができます。

ProjectManager でプロジェクト リストを作成する方法

ProjectManager は、プロジェクトとチームを整理するのに役立つクラウドベースのプロジェクト管理ツールです。これにより、全員が計画とタスクについて共同作業を行うことができます。 プロジェクト計画をインタラクティブなガント チャートに移動すると、実行後のスケジュール、依存関係のリンク、マイルストーンの設定、プロジェクトの差異を測定するベースラインの改善に役立ちます。

このソフトウェアを 30 日間無料で試用して、プロジェクト リストなどをより詳細に制御できるようになることを確認してください。 入ったら、ここから始めましょう。

プロジェクト リストを作成する

ガント チャートにタスクを追加して開始します。 また、タスク リストをインポートしたり、業界固有のテンプレートを使用して作業を開始したりすることもできます。

期間を追加

プロジェクト リストの各タスクの開始日と期日を設定します。 これは期間と呼ばれ、タイムラインに入力され、両方の日付を接続する期間バーが表示されます。

優先度とタグの設定

プロジェクト リストの各項目の優先度にタグを付けて、それらを実行する順序を決定します。 カスタマイズ可能なタグを追加して、特定のタスクを見つけやすくすることもできます。 これは、ガント ビューよりもリスト ビューの方が簡単です。

リンクの依存関係

タイムライン上のタスクを次のタスクにドラッグ アンド ドロップすると、これらのタスクが互いに依存していることを示す点線で接続されます。

ボーナス ステップ: すべてのプロジェクトを 1 か所で表示

[プロジェクトの概要] ページを使用して、プロジェクト マスター リストですべてのプロジェクトを表示します。 このページから、進行状況などに関する高レベルの指標を取得できます。

ProjectManager は、プロジェクト リストの進捗状況を構築、整理、追跡するための受賞歴のあるプロジェクト管理ツールです。 しかし、それはあくまでも基本です。 プロジェクト リストは、1 つのプロジェクトまたはポートフォリオに取り組んでいるかどうかにかかわらず、計画、リソースの管理、進捗状況の追跡、パフォーマンスのレポートに役立つ一連の機能に統合されています。 ここをクリックして、30 日間の無料トライアルを開始してください。