開始から終了までプロジェクト環境を管理する方法

プロジェクトの管理は困難です。 守らなければならない締め切りと守らなければならない予算があります。 そして、その狭い道の中で、質の高い製品やサービスを提供しなければなりません。

そして、それはまさにプロジェクトです！ プロジェクトに影響を与える可能性のあるすべてのものについてはどうですか? あなたの仕事を脇道に追いやることのできる、あなたのコントロールの及ばない力があります。 チームや利害関係者から発生する可能性のある問題さえあります。

これらすべてがプロジェクト環境を構成します。 あなたの人生に影響を与える環境に住んでいるのと同じように、あなたのプロジェクトもそうです。 プロジェクト環境を認識し、プロジェクト管理のライフ サイクル全体を通してプロジェクトへの影響に備える必要があります。

プロジェクト環境とは

プロジェクト環境とは、プロジェクト管理に影響を与えるすべての内部および外部の力です。 これらは、スケジュール、予算、チームの士気などに影響を与える可能性のある、プロジェクトの内外からのものです。

プロジェクト マネージャーは、プロジェクト環境を理解し、プロジェクトに影響を与える可能性のある要因を積極的に管理する計画を立てる必要があります。 そういう意味でリスクを管理しているようなものです。

プロジェクト環境は、プロジェクトが存在するコンテキストと考えてください。「コンテキストがすべて」という古い表現があります。 これ以上のデータは必要ないと考えるプロジェクト マネージャーは、厳しい教訓を得るプロジェクト マネージャーです。

プロジェクト環境が重要な理由

プロジェクトを管理するとき、その目的、範囲、予算、およびスケジュールを定義することは第二の性質ですが、多くの場合、プロジェクト管理環境をおろそかにしてしまいます。 これは自己責任で行ってください。 プロジェクトを確実に成功させるために、特定して管理しなければならない要因がいくつかあります。

たとえば、プロジェクトはどこで行われており、そのスペースには潜在的なリスクがありますか? 地震、ハリケーン、または貧弱なインフラストラクチャなどの単純な理由で、リソースを現場に運ぶのが困難になる可能性があります。

もう一つの要因は社会環境です。 地域社会はこのプロジェクトについてどう思いますか? 彼らは動揺し、あなたの進歩を妨げる可能性がありますか? 何らかの形でプロジェクト管理計画に影響を与える可能性のある地域の人口統計など、それほど劇的ではない可能性もあります.

プロジェクト環境は非常に重要です。 この情報の収集は、プロジェクト管理ソフトウェアが役立つ場所です。 ProjectManager は、無制限のドキュメントと画像をツールにアップロードできるクラウドベースのツールです。 それらをリスト ビューで整理すると、オンサイト、オフィス、または自宅にいても、いつでもすぐにアクセスできます。 今すぐ ProjectManager を無料でお試しください!

プロジェクト環境の主要要素

プロジェクト環境の 2 つの主な要素は、内部要因と外部要因です。

組織構造と組織文化

組織構造は、プロジェクトの管理方法に影響を与えます。 これらは、組織の目標を達成するためにプロセスがどのように行われるかを概説するさまざまなシステムであり、ひいてはプロジェクトの仕組みです。 さらに、組織文化もプロジェクトの実行方法を形作ります。

物理的環境

もう 1 つの重要な要因は、物理的な環境です。 これには、物理​​的な地理に対する地域の生態系、つまり天候、サイトへのアクセスの制約、ユーティリティ、地域のサービスの可用性、および人的および物的資源の可用性が含まれます。 これらは組織の管理外であるため、外部要因です。

政治環境

プロジェクトが行われる政治環境は、プロジェクト チームが利害関係者と対話する方法に影響を与える可能性があります。 汚職、地方と国の政策の違い、政治権力や影響力の変化など、違法行為が行われている可能性があります。

考慮すべき文化的および宗教的な問題もあります。 これらは、作業施設、休日、許容される労働時間、およびセキュリティ上の考慮事項での人員配置のために、プロジェクト計画を変更する可能性があります.

その他の内部プロジェクト環境要因

その他の内部要因には、チームのツール、スキル、および経験が含まれます。 彼らの可用性は何ですか？ 彼らはトレーニングが必要ですか？ 必要なツールはありますか？ これは、プロジェクトの速度と効率、および範囲と標準に影響を与える可能性があります。

外部の力には、常に変化する市況も含まれます。 経済環境によっては、プロジェクトに資金を提供できない場合があります。 人的資源と物的資源が不足している可能性があります。

プロジェクトの利害関係者を忘れないでください。 それらを理解することは、プロジェクト環境を管理する上で最も重要な側面の 1 つかもしれません。 彼らの経験、彼らの出身地の文化、彼らが働く構造、リスクへの欲求、優先事項などを理解してください。

プロジェクト環境とプロジェクト管理のライフ サイクル

プロジェクト環境を管理する最良の方法の 1 つは、プロジェクト フェーズに従うことです。 プロジェクトには、開始、計画、実行、監視と制御、終了の 5 つのフェーズがあります。 これらのプロジェクト管理フェーズのそれぞれで、プロジェクト環境を考慮する必要があります。

• プロジェクトの開始:このフェーズでは、プロジェクトが実行可能かどうかを判断します。 プロジェクト環境に関する考慮事項には、顧客のニーズの特定、実現可能性調査の実施、プロジェクト計画と組織の目標の調整が含まれます。
• プロジェクト計画:プロジェクト計画には、予算の作成、スケジュールの作成、およびリスクの分析が含まれます (これは、あらゆるプロジェクト環境の主要な要素です)。 これは、社内のプロジェクト チームが何を行うか、何を外部に委託するかを決定することです。
• プロジェクトの実行: プロジェクトを実行すると、プロジェクト環境には、タスクを実行するために必要なリソースと設備が含まれます。 チームはあらゆるリスクに注意を払い、発生した問題を特定します。 パフォーマンスのテストと検証も行われます。
• 監視と制御:これら 2 つのアクティビティは、プロジェクトの実行と同時に行われます。 この時点で、プロジェクト環境は拡張され、進行状況とパフォーマンスを追跡するプロセスとツールが含まれます。 プロジェクト管理計画からの差異は報告され、プロジェクトを軌道に乗せるために調整が行われます。
• プロジェクトの終了:最終的な成果物が完成すると、終了します。 ここで、ルーズエンドを結び付ける必要があります。 この時点でのプロジェクト環境には、レビューと承認プロセスの管理、すべてのオープン アカウントの決済、および契約の締結が含まれます。 これに続いて、プロジェクトのレビューが行われ、学んだすべての教訓が文書化され、すべてのプロジェクト記録が閉じられます。

プロジェクト環境の例

ここで、高速道路延伸のプロジェクト環境について考えてみましょう。

1. まず、プロジェクトは外部で実行されています。 物理的な環境について考え、プロジェクトを実行するのに最適な季節を判断する必要があります。できれば、地面が雨で水浸しになったり、冬に凍って固くなったりしない時期が望ましいです。
2. 次に、考慮すべき政治環境があります。 州または郡はプロジェクトに参加しており、プロジェクトを実行するための十分な資金を持っていますか? プロジェクトに影響を与える可能性のあるポリシーや規制はありますか? それを完了するための政治的善意はありますか？
3. プロジェクトの環境への影響はどのようなものですか? また、コミュニティからのサポートはありますか? プロジェクトの背後に地元の人々がいない場合、行き詰まりが発生する可能性があります. サイトのセキュリティ上の懸念もあるかもしれません。あるいは、高速道路がある程度保護されている土地を通過するように提案されているかもしれません。
4. 内部プロジェクト環境には、設計の複雑さと、その計画を実行するために利用できる人材が含まれる場合があります。 これは、作業の速度と効率に影響を与える可能性があります。 考慮すべき外部環境は、市況がプロジェクトをサポートしているかどうかです。 これにより、プロジェクトのスコープが変更される可能性があります。

プロジェクト環境は、プロジェクトのあらゆる側面に影響します。 最も明白で重要な問題は、多くの場合、最もわかりにくいものです。 そのため、プロジェクト環境の管理を当然のことと考えてはなりません。

ProjectManager がプロジェクト環境の管理にどのように役立つか

ProjectManager は、プロジェクトの 5 つのフェーズすべてを通じて、プロジェクト環境を監視および管理できます。 プロジェクト文書を収集し、すべてのプロジェクト記録の中心的なハブとして機能し、共同プラットフォームでチームを結び付けて、コースを維持するためにプロジェクト環境の計画、追跡、および報告を支援します。

ガント チャートの最初から最後まで計画を立てる

プロジェクト計画では、プロジェクト環境を考慮する必要があります。 ProjectManager のガント チャートは、プロジェクトのすべてのアクティビティを整理し、進行を遅らせる可能性のある依存関係をリンクし、プロジェクト スケジュールを作成した後にベースラインを設定するのに十分な堅牢性を備えています。 ベースラインを使用すると、プロジェクトのステータスが提出されるとすぐにソフトウェアが更新されるため、プロジェクトの差異をリアルタイムですばやく確認できます。

ライブ ダッシュボードでリアルタイムのステータスを取得

プロジェクトの概要を把握することで、プロジェクト環境全体を確認し、問題をすばやく把握できるため、プロジェクトに悪影響を与える前に迅速に解決できます。 ProjectManager のライブ ダッシュボードは、軽量ツールのように構成する必要はありませんが、いつでもすぐに使用できます。 リアルタイムでデータを収集し、プロジェクトの指標を自動的に計算して、読みやすいグラフやチャートで表示します。

ワンクリック レポートでデータをすばやく提供

データを詳しく見る必要がある場合は、ProjectManager のワンクリック レポートを使用してください。 プロジェクトの差異、タスク、コストなどに関するレポートを生成します。 すべてのレポートをフィルター処理して、見たい情報だけを絞り込むことができます。 レポートをフィルタリングして、利害関係者が更新したいものを表示し、簡単に共有することもできます。

計画から終了まで、当社のソフトウェアには、プロジェクト環境を管理し、それに伴うリスクを軽減するために必要なすべての機能が備わっています。 チームのワークフローを視覚化する通知、リソース管理ツール、かんばんボードを入手して、ボトルネックを見つけてリソースを迅速に再割り当てし、チームが最大限の能力を発揮できるようにします。 さらに、複数のプロジェクト ビューを取得できるため、チームの全員が思いどおりに作業し、最新の状態を維持できます。

ProjectManager は、作業を整理して生産性を維持する、受賞歴のあるソフトウェアです。 そのリアルタイム データは、プロジェクト環境を監視し、プロジェクトを順調に進めるためのより良い決定を下すのに役立ちます。 今すぐ ProjectManager を無料でお試しください。