利害関係者の期待に対処する方法
公開: 2023-08-16利害関係者とは、プロジェクトに利害関係を持つ人々です。 彼らは、プロジェクトがどのように進んでいるのか、予定どおりに予算内で納品されるかどうかを知りたいと思うでしょう。 プロジェクト マネージャーは、利害関係者の期待を管理する必要があります。
利害関係者の期待とは何ですか?
利害関係者の期待は、利害関係者がプロジェクトが成功したとみなす基準です。 これらは通常、関係者が設定した品質期待を満たす最終製品やサービスの提供から、時間通りに予算内でプロジェクトを完了するまでの一連の作業の組み合わせです。
利害関係者は定期的な更新を望んでおり、プロジェクト マネージャーはこれらの利害関係者のプレゼンテーションを使用して利害関係者の期待を管理できます。 ProjectManager は受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアであり、関係者に常に最新情報を提供するためにさまざまな形式で簡単に共有できるカスタマイズ可能なレポート機能を備えています。 ステータス レポートやポートフォリオ レポート、および利害関係者にとって関心のあるデータのみを表示するようにフィルタリングできる差異に関するレポートを簡単に生成できます。 今すぐ無料で ProjectManager を始めましょう。
ステークホルダーの期待に応えることがなぜ重要なのでしょうか?
プロジェクト マネージャーが最も望まないことは、関係者が進捗状況や支出に関する質問でプロジェクト管理の日常業務を中断することです。 これらは正当な質問ですが、プロジェクト マネージャーがその会話を理解していないと、プロジェクトの重要な作業から遠ざけられ、プロジェクト計画が危険にさらされる可能性さえあります。
もちろん、すべてのステークホルダーが顧客であるわけではありません。 プロジェクトに利害関係を持つ人は誰でも利害関係者です。 チームメンバーは利害関係者です。 彼らの期待に応えることで信頼を築き、チームとのより良い関係を築くことができます。 これにより、士気と生産性が向上します。 関係者の期待を管理することは、プロジェクトの円滑な実行につながるため、非常に重要です。
ステークホルダーの期待を 6 つのステップで管理する方法
利害関係者の期待に応えるのは難しいかもしれませんが、プロジェクト管理の重要な部分です。 そのプロセスを処理するために実行できるいくつかの手順を次に示します。
1. 利害関係者を特定する
利害関係者の期待に対処する前に、利害関係者が誰であるかを知る必要があります。 プロジェクトのすべての利害関係者とプロジェクトに対する彼らの関心を特定し、彼らがプロジェクトにどのように関係しているかを理解します。
2. 利害関係者を計画する
関係者を特定したら、地図を使用してプロジェクトと関係者との関係を視覚化します。 ステークホルダー マップには、満足を維持する、綿密に管理する、監視し、情報を提供し続けるという 4 つの象限があります。 各関係者を適切な象限に配置して、関係者への対処方法をよりよく理解します。
3. ステークホルダーの期待を集める
彼らにインタビューし、プロジェクトを成功させるためにどのような基準を考慮するかなど、彼らの視点を得ることで期待を理解します。 この情報は、プロジェクトのライフサイクル全体にわたる彼らの期待を管理するのに役立ちます。
4. プロジェクトスコープドキュメントを作成し、関係者に承認してもらう
スコープ文書はプロジェクトの境界を説明します。 これにより、チームの責任が確立され、完了した作業がどのように検証および承認されるかに関する手順が確立されます。 関係者にこの文書をレビューして承認してから実装してもらい、プロジェクトがどのように進められるかを理解してもらいます。
5. ステークホルダー管理計画の作成
ステークホルダー管理計画は、ステークホルダーのサポートを増やし、プロジェクトに与える可能性のある悪影響を軽減するためのアプローチとアクションを定義および文書化するために使用されます。 これには、利害関係者を特定し、彼らがプロジェクトに対して持つ権限と影響力のレベルを定義することが含まれます。
6. プロジェクトの実行全体を通して利害関係者とコミュニケーションをとる
計画を立てたら、関係者に常に情報を提供する必要があります。 各関係者がどのように更新を望んでいるのか、またその更新の頻度を調べてください。 そうすれば、必要に応じて各関係者に直接、電子メールなどでプレゼンテーションを行って最新情報を提供できるようになります。
ビデオ: 利害関係者の期待に対処するためのヒント
プロジェクト マネージャーは、複数の利害関係者の異なる期待に応えなければならない場合があります。 弊社の PMP であるジェニファー ブリッジズによるこのビデオでは、関係者の期待を管理し、確実にプロジェクトと一致するようにする方法を学びます。
ここでは、プロジェクト マネージャーが利害関係者の期待に対処する際に従うべきヒントをいくつか紹介します。
- 利害関係者を文書化する:誰もが利害関係者であるわけではありません。プロジェクトが開始されると、組織内にはクライアント メンバー、チーム メンバー、ベンダー パートナーなどさまざまな人々が影響力やフィードバックを与え、プロジェクト計画の変更を要求することがよくありますが、必ずしも彼らがそうではないということを覚えておく必要があります。関係者。 通常、プロジェクトの影響を受けるすべての組織には、プロジェクトの代表者である利害関係者と変更管理委員会のメンバーがいます。 しかし、彼らには組織の代表者がいて、その代表者が組織のために返答するので、全員が利害関係者であるわけではありません。
- プロセスの強制:プロジェクト マネージャーとして、プロセスの整合性を保つことが重要です。そのため、組織内の他の人 (プロジェクト マネージャーやチーム メンバーなど) に、プロセス、変更管理プロセスがあることを知らせる必要があります。したがって、プロジェクトを通じてフィードバックが必要な場合、または意思決定が必要な場合は、正式な変更管理プロセスを通過する必要があります。 繰り返しになりますが、プロセスを強制したとしても、場合によってはプロセスを調整する必要があることを認識し、プロセスを最新の状態に保ち、プロジェクト内外の全員が順調に進むようにする必要があります。
- 頻繁かつ定期的にステータス レポートを提供する:利害関係者は通常、複数のプロジェクトを進行しているため、100 万回の会議に出席し、担当するタスクが 100 万件あり、意思決定を行うために多くのプロジェクト レポートを確認しています。そのため、彼らはプロジェクトマネージャーであるあなたに、物事を文書化し、管理し、提供することを頼りにしています。 そのため、ステータス レポートを頻繁、定期的に、最新の状態で、ステークホルダーにとって適切な形式で提供することが重要です。 エグゼクティブにはチームメンバーとは異なるレベルのステータスが必要であることを忘れないでください。 チーム メンバーは自分のタスクについてさらに詳細な情報が必要な場合があり、経営陣はプロジェクトの全体的なステータスとプロジェクトの健全性についてさらに詳細な情報が必要な場合があります。
- 質問する:その後、定期的に連絡を取り、関係者に質問します。もう一度連絡を取り、常に連絡を取り合い、連絡を取り合って、「進捗はどうですか、プロジェクトについてどう思いますか?」と尋ねます。 「それはあなたの期待に応えていますか？」 そのため、質問することで、役員会議に参加する代わりに、彼らがどのような懸念を抱いているかを知ることができ、チームが見逃していたこと、またはプロジェクトマネージャーであるあなたが見逃していた問題に直面することになることを最後に知ることができます。
- 神話を払拭する:利害関係者は複数のプロジェクトを抱えており、非常に多くのことが起こっているため、追跡するのは困難です。プロジェクト内にもプロジェクト外にもさまざまな人々が情報を提供しており、そこから神話が生まれます。人々は物事について思い込みや誤解をするため、その過程で常にそれらの神話を払拭し、プロジェクトで実際に起こっていることについて人々に真実を言い続けることが重要です。
したがって、これは、ステークホルダーの期待を調整し、軌道に乗せ続けるための治療費を節約するための予防策であると私たちは感じています。 この簡単なアドバイスに従えば、関係者の期待に応えることができるでしょう。 さらに良いことに、それらの期待をプロジェクトに合わせたスケジュールに固定することができます。 見てくれてありがとう！
無料のステークホルダー管理テンプレート
ステークホルダー管理を支援するために、ProjectManager には無料のステークホルダー管理テンプレートがあります。 ProjectManager は、毎週のブログ、チュートリアル ビデオ、Excel や Word 用の無料のプロジェクト管理テンプレートなど、プロジェクト管理に関するすべてのオンライン ハブです。 ここでは、ステークホルダーの管理に役立ついくつかの例を紹介します。
ステークホルダー分析テンプレート
Excel 用の無料の利害関係者分析テンプレートを使用して、利害関係者を特定して管理します。 無料のテンプレートには、名前、役職、連絡先の詳細、影響力のレベルなどが記録されます。
利害関係者マップのテンプレート
ステークホルダー マップは、各ステークホルダーをどのように管理するかを視覚化します。 Excel 用の無料のステークホルダー マップ テンプレートにステークホルダーを配置すると、各ステークホルダーの関心のレベルと影響力をグラフ化できます。
関係者の期待を軌道に乗せて調整し続けるのに役立つツールをお探しの場合は、ProjectManager で今すぐソフトウェアにサインアップしてください。