面接のためにメールに返信する方法

公開: 2021-11-30

面接のプロセスは、候補者にとってエキサイティングでありながらストレスの多い時間になる可能性があります。幸いなことに、あなたは不安を和らげる立場にあります。ビジネスメールの書き方を知っている雇用主は、競合他社とは一線を画す方法で会社を紹介している間、思いやりがあり、役立つように見えます。

このガイドでは、面接のメールに返信する方法、候補者が特定の時間に面接を希望しているのか、何かを設定するように依頼するのか、電話をかけるのか、フォローアップの質問をするのかについて説明します。

面接を依頼するメールへの返信方法

以前に仕事や家族の約束がある忙しい候補者は、面接の理想的な時間を指定することができます。このリクエストに対応できるかどうかによって、メールの展開方法が決まります。

リクエストに対応できる場合は、次のテンプレートを試してください。

件名：[会社]面接確認

親愛なる[名]、

[COMPANY]の[ROLE]ポジションの面接にご関心をお寄せいただきありがとうございます。 私は[日付]の[時間]に対応可能であり、このポジションについてより詳細に話し合うためにあなたと会うことを楽しみにしています。

会議の前に追加情報を提供できるかどうか教えてください。

心から、

[君の名は。

候補者をより快適にするために、追加の詳細を提供するより長いテンプレートを検討することもできます。

件名：[COMPANY]インタビューの詳細

親愛なる[名]、

[DATE]の[TIME]に直接お会いし、[COMPANY]の[ROLE]のポジションについて話し合い、到着時に快適で準備ができていることを楽しみにしています。 以下に、面接の計画に役立つ当社に関する情報をいくつか示します。

[面接官＃1]、[面接官＃1の役職]、[面接官＃2]、[面接官＃2の役職]と面接します。 面接は[時間の長さ]より長くは続きません。

面接では、簡単なスキル評価を完了し、最近の職歴に関するいくつかの質問に答えるよう求められます。 [サンプル、履歴書、またはその他の書類]と、入館の身分証明書を持参してください。

私たちのオフィスは[ランドマーク]の近くの[アドレス]にあります。 [公共交通機関]の近くにあり、建物に隣接する敷地内に十分な駐車場があります。

オフィスのドレスコードは[ドレスコード]ですが、最も快適な服装をお勧めします。 安全と私たちの安全のために、予防接種の状況に関係なく、マスクを着用してください。

ご不明な点がございましたら、[電話番号]までお気軽にお電話ください。

[君の名は。

リクエストに対応できない場合は、別の日時を提供する正式なテンプレートを次に示します。

件名：[会社名]での面接の招待

親愛なる[名]：

[COMPANY]の[ROLE]ポジションをご検討いただきありがとうございます。 面接に参加するのに最適な日時は[DATE＆TIMEOPTIONS]です。 この範囲がスケジュールに合わない場合は、別の日時のリストを提供してください。お客様のご要望にお応えできるよう最善を尽くします。

このポジションの資格についてより深く話し合うために、あなたに会えることを楽しみにしています。

心から、

[君の名は。

または、必要に応じて、このカジュアルなテンプレートを使用して代替手段を提供することもできます。

件名：[COMPANY]での今後のインタビュー

親愛なる[名]：

タイムリーな対応ありがとうございます。 [面接官]、[面接官の役職]は、[役職]のポジションへの応募に本当に感銘を受けました。私たちのオフィスで面接にご招待します。

事前の約束により、[推奨日、月、日付]の[推奨時間]はご利用いただけません。 [NEW DAY、MONTH＆DATE]の[NEWTIME]に来てもらえますか？ そうでない場合は、いくつかのオプションを提供してください。私はあなたのスケジュールに対応するために最善を尽くします。

あなたのことをもっと聞くのを楽しみにしています！

一番、

[君の名は。

これらのテンプレートは、電子メールのベストプラクティスを提供し、面接のために電子メールに返信する方法をガイドします。すべての例が日付と時刻をどのように補強しているかに注目してください。さらに、連絡先の詳細とともに、会社の署名の下部にある面接場所を必ず含めてください。何よりも、回答は簡潔で、前向きで、役立つものでなければなりません。

面接をスケジュールするための電子メールへの返信方法

候補者は、「できるだけ早い時期に面接に利用できる」と自由に言及することで、あなたの興味に応えることができます。これにより、スケジュールのためにボールがコートに置かれます。この種の面接メールに返信する方法を決定する際には、不必要なやりとりを避けるために、いくつかの異なる時間を提供することをお勧めします。フォーマルであろうとカジュアルであろうと、会社をどのようにブランド化するかを検討してください。

正式な面接スケジュールの電子メールの例を次に示します。

件名：[会社名]でのインタビューへの招待

親愛なる[名]、

[会社名]の[役職]の役割に関心をお寄せいただき、ありがとうございます。

[アドレス]にある当事務所で、[面接官]、[面接官の役職]にインタビューをお願いします。 面接は[時間の長さ]より長くはかからないはずです。

以下の面接を予定しています。

[日、日付、時刻]
[日、日付、時刻]
[日、日付、時刻]

このメールに直接返信して、空き状況をお知らせください。

皆様のお越しを心よりお待ちしております。

心から、

[君の名は。

よりカジュアルな応答が必要な場合は、次のテンプレートを検討してください。

件名：[会社名]：面接の空き状況

こんにちは[名]、

[COMPANY]の[JOBTITLE]のポジションに応募していただきありがとうございます。 応募資料を入念に審査し、面接にご招待いたします。

[ADDRESS]にある[COMPANYNAME]で、[INTERVIEWERJOBTITLE]である[INTERVIEWER]に会います。 面接は[時間の長さ]より長くは続かないはずです。

以下に示す日付と時刻のオプションを確認し、どれが最適かをお知らせください。

[日、日付、時刻]
[日、日付、時刻]
[日、日付、時刻]

[COMPANY]チームへのご参加にご関心をお寄せいただき、誠にありがとうございます。 返信を受け取り次第、詳細を記載した確認メールを送信します。 私たちはあなたが私たちのチームに何を追加できるかを探求することを楽しみにしています。

一番、

[君の名は。

検討していない候補者が面接のスケジュールに興味を示す可能性もあります。この場合、候補者をやさしく失望させるために、敬意を表するメール返信を作成する必要があります。

このテンプレートを検討してください。

親愛なる[名]：

[COMPANY]の[JOBTITLE]のポジションに関心をお寄せいただきありがとうございます。 あなたのスキルと資格についてもっと学ぶことができて光栄でした。 ただし、現時点では、別の候補者を採用することを選択しました。

私たちはあなたの時間を感謝し、あなたのキャリアの努力であなたに幸運を祈っています。

心から、

[君の名は。

誰かをがっかりさせるのは決して簡単なことではありませんが、メールが丁寧でプロフェッショナルなものであれば、良好な関係を維持し、完全に資格があり例外的な候補者をあふれさせる可能性があります。多くの採用を行う場合は、このテンプレートに次のような行を追加することを検討してください。「[JOBTITLE]のポジションは今後数週間で投稿されます。あなたが私たちの組織にぴったり合うと信じているので、再申請を歓迎します。」

面接をスケジュールするための電話を要求する電子メールに応答する方法

多くの場合、電話による面接は採用プロセスの次のステップです。時間に追われている場合は、電話インタビューの日時を設定するために電子メールを送信することが理想的な解決策になる可能性があります。

電話での面接のメールに返信する方法は次のとおりです。

件名：[会社名]：電話インタビューの可用性

こんにちは[名]、

[COMPANY]の[JOBTITLE]のポジションに応募していただきありがとうございます。

申請書を確認した後、[面接官の役職]、[面接官]との電話面接を提供できることをうれしく思います。 ポジションに伴うものを確認し、あなたの経験に関するいくつかのフォローアップ質問をします。

次の面接枠を利用できます。

[日、日付、時刻]
[日、日付、時刻]
[日、日付、時刻]

このメールに直接返信して、上記のいずれかの時間帯に対応可能かどうかをお知らせください。 そこから、[インタビュアー]と調整し、確認メールを送信します。 ご不明な点がございましたら、[電話番号]までご連絡ください。

一番、

[君の名は。

感謝の気持ちを込めてオープニングすると、親しみやすい雰囲気になります。候補者は複数の求人情報に応募する可能性が高いため、応募した会社名と役職を確認する必要があります。また、このテンプレートは、スケジュールの競合の可能性を減らし、オプションを絞り込んで作業を楽にするために、日と時間の柔軟性を提供することに注意してください。彼らがあなたに連絡できる電話番号を必ず含めてください。

フォローアップの質問でメールに返信する方法

有望な候補者が複数いて、競争の場をもう少し絞り込みたい場合は、フォローアップの質問を含むメールを送信できます。雇用主が応募者を評価するために使用するいくつかの一般的な質問と、面接用のこのタイプの予備メールのテンプレートを次に示します。

あなたの給料の要件や期待は何ですか？

あなたの申し出が彼らの期待をはるかに下回っている場合、面接のために候補者を呼ぶことは無駄です。一部の候補者は、受け入れる最小額または範囲で回答しますが、他の候補者は、「利益のある競争力のあるオファーを探している」と漠然と述べ、決定を下す前にその立場についてもっと知りたいと思うかもしれません。

[明確化が必要なトピック]について詳しく教えてください。

候補者の履歴書で何かを明確にして、より多くの情報に基づいた決定を下せるようにすることをお勧めします。なぜ2年の雇用ギャップがあるのか、候補者がどのようなスキルと熟練度を持っているのか、なぜ候補者が最後の雇用主を辞めたのか、特定の役割でどのような経験を積んだのか疑問に思っているかもしれません。

[COMPANY]で[JOBTITLE]のポジションが必要なのはなぜですか？

雇用主は、面接の前に、候補者を知り、氷を砕くために、性格に基づいた楽しい質問をすることができます。または、候補者がその役職や会社に関心を持っている理由について、より深く調査することもできます。最も熱意を持ってよく研究された候補者は、しばしば輝いています。

フォローアップの質問をするために使用できるテンプレートは次のとおりです。

親愛なる[名]：

[COMPANY]の[JOBTITLE]のポジションに関心をお寄せいただきありがとうございます。 面接のスケジュールを立てる前に、いくつか質問があります。

[質問1]
[質問2]
[質問＃3]

この機会に、あなたのことをもっとよく知ることができてありがとうございます。 [DAY、DATE＆TIME]までに回答をお送りください。できるだけ早くご連絡いたしますので、次のステップについてご連絡いたします。

心から、

[君の名は。

繰り返しになりますが、常に丁寧な感謝の気持ちから始めて、なぜあなたが手を差し伸べているのかを候補者にはっきりと思い出させてください。このメールでは、面接が予定される前の準備プロセスの一環として質問について説明し、回答を受け取ったら連絡することを候補者に知らせます。

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これで、面接のメールに返信する方法がわかりました。ご覧のとおり、メールの作成は科学であると同時に芸術でもあります。ヒントとテンプレートを収集することで、一流の才能を獲得するためのすべての扉を開いたまま、会社が常にプロフェッショナルに見えるようになります。

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