チームミーティングの運営方法: ヒントとベストプラクティス

公開: 2023-08-16

チームミーティングとは何ですか?

チームミーティングは、プロジェクトに関係する人々が集まり、その作業に関連するトピックについて会話する予定のイベントです。会議にはさまざまな形式がありますが、より効果的な会議には、議論する内容の概要を示す議題がチームリーダーによって作成されます。秘書は、議論の概要である会議議事録を記録します。次回の会議までに完了する必要があるタスクであるアクションアイテムを設定することもできます。

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非公式のチームミーティング

非公式のチームミーティングは、チームメンバーがアイデアを交換できるカジュアルな集まりです。脱線を避けるための議題は依然として存在するはずですが、その議題はまばらであり、より多くの準備が必要なプレゼンテーションやその他の項目はおそらくありません。

正式なチームミーティング

その対極にあるのが正式な会議です。繰り返しになりますが、議題はすべての会議に推奨されますが、正式な会議では、より研究され、構成された構成になります。プロジェクト会議などの正式な会議では、通常、プレゼンテーションが行われ、グループに向けて講演を行うこともあります。また、礼儀が緩い非公式の会議とは対照的に、誰がいつ発言できるかについて、より厳格なガイドラインを設けることもできます。

チームミーティングが重要なのはなぜですか?

チームミーティングを開催する理由はたくさんあります。これらは悪用される可能性があり、時間を無駄にするという悪い評判がありますが、議題に基づいて実行し、情報を提供したりフィードバックを生成したりすることに重点を置いた場合には、非常に役立つ場合があります。

チームミーティングは、何よりもまず、行動計画などの情報を大人数のグループに広めるコミュニケーションチャネルです。これは、人々が読んだり流し読みしたりしない可能性のあるメモよりも効率的である傾向があり、議論の内容を全員が明確に理解できるように質問のフォーラムを提供します。

これらは、アイスブレイクの質問やアクティビティを通じてチームをまとめる優れた方法であり、全員がお互いを知り、コラボレーションを促進し、ひいては生産性を促進する絆を築くのに役立ちます。チームミーティングは、各チームメンバーの役割と責任を定義するのにも役立ちます。これにより、各チームメンバーは自分が何をすべきか、誰に報告するか、誰に質問するかを把握できます。

チームミーティングを運営するためのヒント

すでに上で触れたように、会議には問題が生じる可能性があります。これらは人々を仕事から引き離し、タスクを完了するためにもっと有効に使える時間を無駄にしているようにチームに感じさせる可能性があり、多くの場合、人々はただ自分の話を聞きたいだけなのです。しかし、チームミーティングは非常に重要なので、脱線する可能性があるからといって無視することはできません。これらのヒントに従えば、全員が恩恵を受ける生産性の高いチーム会議を迅速に開催できるようになります。

チームミーティングの目的を定義する

会う前に、会う理由を明確にしてください。会議の目的を 1 ～ 2 文で要約できない場合は、会う理由がないかもしれません。おそらく、会議には理由があるので、それを明確に定義するのがチームリーダーの仕事です。

会議の議題を作成する

会議の目的が決まったら、議題の作成を開始できます。アジェンダとは、会議中に議論される項目のリストです。長すぎてもいけません。会議は、1 つ、またはせいぜい 2 つの関連する点に焦点を合わせたときに最も成功します。

砕氷船アクティビティを利用する

会議を成功させるには全員が参加する必要があります。アイスブレイクを利用して、最初から楽しい質問やアクティビティで参加者を参加させることは、会議の本題に入るときに効果があり、さらにチームワークを促進する優れた方法です。

議事録を書く

上で述べたように、秘書は会議の議事録を作成する任務を負っています。これは、割り当てられたポジションまたは交代での責任である可能性がありますが、会議を成功させるためには重要な部分です。会議議事録には、会議中に議論された内容が記録されますが、重要な情報のみが記録されます。議事録は冗長ではなく、1 文か 2 文です。

チームミーティング後のアクションアイテムを定義する

会議議事録は、アクションアイテムで終わる必要があります。アクションアイテムは、前述したように、次の会議に集まる前にチームが完了するように割り当てられているタスクです。これらの行動項目は、会議が終わる前に全員が明確に理解する必要があります。

チームミーティングの運営に役立つ無料のテンプレート

次回の会議に役立つように、ProjectManager では今すぐダウンロードできる無料のテンプレートをいくつか提供しています。私たちのサイトはプロジェクト管理に関するあらゆることのオンラインハブであり、ブログ、チュートリアルビデオ、そしてもちろん Excel と Word 用の無料のプロジェクト管理テンプレートを備えています。次回のチーム会議の運営に役立ついくつかの項目を次に示します。

会議議事録テンプレート

Word 用の無料の会議議事録テンプレートを使用すると、会議の設定と実行が簡単になります。出席者から持ち帰り事項、次の会議の日程まで、会議を成功させるために必要なすべてのデータを収集します。

アクションプランテンプレート

会議から退席するときは、まず Excel 用の無料のアクションプランテンプレートに記入していることを確認してください。ここには、会議中に決定されたすべてのアクション項目が、優先順位、作業の担当者、タイムラインなどとともにリストされます。

タスクトラッカーテンプレート

アクションアイテムを時間通りに確実に完了するには、Excel 用の無料のタスクトラッカーテンプレートを使用します。すべてのタスク (依存関係のあるタスクも含む) が一覧表示されるほか、タスクに優先順位を付け、期間を設定し、ステータスを追跡してスケジュールを遵守していることを確認することもできます。

プロジェクトには、プロジェクトのライフサイクルのあらゆる段階で会議が含まれます。ホストである PMP のジェニファーブリッジズとのこのビデオでは、プロジェクトチームの会議を改善するための 4 つの素晴らしいヒントを学びます。

ビデオ: チームミーティングのベストプラクティス

プロジェクトチームの会議をより効率的に行うためのこれらのヒントを楽しんでいただければ幸いです。見てくれてありがとう！

素晴らしいチームミーティングを運営するための 4 つのステップ

方法論が好きな人は、これが会議を運営するための PCFW 方法であると考えてください。それは何を表していますか? 準備をし、コミュニケーションをとり、促進し、そしてぜひまとめてください。 4 つの主要な要素についてそれぞれ説明しましょう。第一に、準備には目的があり、会議の目的に向けた準備が必要です。なぜこの会議を行うのか、誰が出席する必要があるのか、なぜ出席する必要があるのか、事前に何を準備する必要があったのか、プロジェクトマネージャーとして事前に何を準備する必要があるのか?

1. 準備する

目的。繰り返しになりますが、誰がそこにいるべきなのか、なぜそこにいるのか、意思決定者なのか、意見を提供するためにそこにいるのか、なぜそこにいる必要があるのかを知る必要があります。それから小道具。会議をどのように促進し、進行させますか? 小道具は必要ですか、ラップトップは必要ですか、LCD プロジェクターは必要ですか、フリップチャートは必要ですか、ボード、マーカーは必要ですか、ペンと紙は必要ですか? 人々が使用したり、会議を促進したりするには何が必要ですか? 現場に行ったときに、必要な資料がなかったり、そこにあるはずだと思っていた資料がなかったりしたことはありますか? プロジェクトマネージャーはそれを準備できます。

2.コミュニケーションする

2 番目の重要な要素であるコミュニケーションは、事前に人々に伝えることです。彼らを会議や議題に招待し、いつそこにいるべきか、なぜそこにいるべきなのか、5分前に知らせる。他の人にもスケジュールがあることを考慮し、事前に知らせて、事前に準備をしたり、出席する必要があるものをまとめたり、質問したりできるようにします。質問は。事前にあなたまたはチームの他のメンバーに連絡してください。

それで、彼らに議題について知らせてください。何について話しますか？彼らは他の人も招待して、あなたに「それは素晴らしいことですが、彼らにはこの会議に出席してほしくありません」と言う機会を与えたいと考えているかもしれません。

3. 促進する

会議を進行します。私たちは皆、事態が制御不能になり、おそらく 20 分か 30 分の状況報告や短い電話、スタンドアップミーティングのはずが、2 時間の乱闘に発展するのを見たことがあるでしょう。私たちはそれを望んでいません。私たちは、すべてが時間通りに、テーマ通りに進んでいることを確認したいと考えています。

時間厳守:チームが会議のスケジュールを必ず守るようにします。議題に別の項目がある場合、そのことにどれくらいの時間がかかるかを把握しておくと、プロジェクトマネージャーとして実際にその時間内に作業を進めることができます。そうすれば、人々はあなたと関わり続け、信頼を失うことはなく、人々は会議から退出するタイミングを知ることができます。そのアイテム。
主題について:チーム会議を運営する際には、主題から外れないようにすることが重要です。他の議題を持ち、自分の目的のためにあなたの会議を乗っ取り、乗っ取ろうとする人もいるから、あなたはそれを促進し、議題から逸れないようにしなければなりません。誰かがあなたの議題にないトピックを持ち出した場合、それは重要かもしれませんが、その会議の目的ではない可能性があります。それを駐車場に置き、最終的にはどうなるのかを人々に知らせることが重要です。

4. まとめ

最後になりましたが、まとめです。会議が長すぎて、みんなそこから出ようと急いでいるから、何をすべきか、次のステップが何なのか正確に分からずに帰ってしまいます。このステップで重要なのは、アクションアイテムと次のステップで締めくくることです。最後にやり残すべき項目は何ですか? 誰がそれを行うことになっており、いつ完了する必要がありますか? そして、次のステップがわかります。次回いつ会うか、どのような決定を下す必要があるかを人々に知らせます。

これらは、PCFW メソッドの 4 つの重要な要素であり、会議をより効果的に運営する方法です。そうすれば、あなたもチームメンバーも頭痛を抱えて帰ることがなくなります。

これらが有益であると感じていただければ幸いです。会議を運営する上で追加のヒント、ツール、またはテクニックが必要な場合は、ProjectManager にアクセスしてください。