プロフェッショナルなメールの書き方

友人や信頼できる同僚にメールを送信するときは、おそらく何も考えずにメッセージを入力して送信ボタンを押します。

しかし、新しい上司に感銘を与えたり、潜在的なクライアントに甘い話をしようとしているときはどうですか? 優れたプロフェッショナルなメールの書き方を知ることは、突然非常に重要になります。

優れたメールを作成することはロケット科学ではありません。 ただし、オンラインでの会話を最大限に活用したい場合は、知っておく価値のある重要な原則がいくつかあります。

この投稿では、これらの重要なテクニックを詳しく見ていきます。また、重要なメール送信のヒントを紹介します。

プロのメールライティングが本当に重要な理由

電子メールは 40 年以上使用されていますが、依然としてビジネス コミュニケーションのチャネルとして好まれています。 優れたメールの書き方をマスターすれば、手の届かないものと思われていたチャンスを解き放つことができます。

実際、ビジネス史上最大の取引のいくつかは、よく書かれた電子メールから始まりました。 また、多くの新興企業が、電子メールで VC に連絡して数百万ドルを調達しています。

もちろん、このレベルの結果にアクセスするにはスキルが必要です。 たとえあなたが優れたコミュニケーターであっても、効果的なプロのメールを書くことは驚くほど難しい.

その理由は、書き言葉は誤解されやすいからです。 生意気な笑みを浮かべたときに完璧に機能するジョークは、メール内では侮辱と受け取られる可能性があります。

相手の性格を知っていると、こんなことは滅多にありません。 しかし、知人やまったく新しいビジネス上の連絡先と話している場合は、誤解される可能性が非常に高くなります。

メール作成スキルを向上させることで、これらの落とし穴を回避し、潜在的なメリットを享受できます。

優れたプロフェッショナルなメールの書き方

理論で十分です。 ビジネスに取り掛かりましょう。

効果的な電子メールにはさまざまな形式があります。 しかし、成功した 2 つのメッセージを比較すると、おそらくいくつかの類似点に気づき始めるでしょう。

優れたプロフェッショナルなメールを作成するための重要な要素は次のとおりです。

1) 簡潔なメールの件名から始める

メールの最も重要な部分の 1 つは、実際にはメッセージ自体ではありません。 それは件名です。

調査によると、33% の人が件名に基づいてメールを開きます。 毎日 100 通のメールを受信して​​いる相手に連絡を取ろうとしている場合は、件名を使用して注意を引く必要があります。

2 億 6000 万件を超えるメールを調査した結果、 10 語以下の件名が最も効果的であることがわかりました。 このルールに従うことは、おそらく要点をすぐに理解できることを意味します。これは、忙しいエグゼクティブやビジネス オーナーに連絡を取ろうとしている場合に重要です。

初めて誰かに連絡する場合は、件名をパーソナライズすることもお勧めします。 このタイプの業務用メールの場合は、受信者を名前で宛先指定することを検討してください。 文字通り、開封率を 2 倍にすることができます。 2) 適切な挨拶をする

場合によっては、非公式の「こんにちは」または「やあ」が会話を開始するのに最適な方法です。 ただし、ビジネス用のメールでは、挨拶をもう少しフォーマルにすることをお勧めします。

実績のある「Dear [Contact]」形式を使用することをお勧めします。 これは、特に米国の文化では少し時代遅れに思えるかもしれませんが、敬意を払うことで誰も傷つけることはありません.

連絡先と何らかの関係がある場合は、ファーストネーム「Dear Andrew」を使用しても問題ありません。

初めて連絡を取る人や会議室にいる人の場合は、姓の代わりに「Dear Mr. Smith.」を使用することを検討してください。

相手の役職がわからない場合は？ 安全な方法は、「Dear Andrew Smith」というフルネームを使用することです。

ただし、このアプローチは必要な場合にのみ使用してください。 近年、スパマーや詐欺師はメッセージをパーソナライズするためにフルネームの挨拶を使用しています。 あなたはそのグループに関連付けられたくありません!

おそらく関わりたくないもう 1 つのグループは、古風なワードスミスです。そのため、「誰に関係があるのか​​」が歴史の本に残される可能性があります。

より伝統的な挨拶を選択する場合は、「Dear Sir/Madam」が効果的です。特に、求人応募やカバー レター スタイルのメールには有効です。 かなり非人間的に見える可能性があることに注意してください。

3) 礼儀から始める

プロのメールはビジネスに関するものですが、それでも人間にメールを送信していることに変わりはありません。 それらを 1 つとして扱うことをお勧めします。

挨拶が終わったら、ちょっとした礼儀をしましょう。 無視する人もいますが、ウォーキングセールとしてではなく、敬意を持って扱っていることを評価する人もいます。

以下に、良いメール エチケットの例をいくつか示します。

• 関心をお寄せいただきありがとうございます
• お会いできて光栄でした
• 本日はお会いできてありがとうございました

受信者がすでにわかっている場合は、もう少し個人的なものにすることができます。

• 良い週末を過ごしたことを願っています
• ご健勝のことと存じます

細かな点で船外に出ないでください。 ここではまだ正式なメールを書いているのであって、友達にチェックインしているわけではないことを忘れないでください。

4) ポイントをつかむ

数文で十分なときに、十数の段落を書く人を私たちは皆知っています。 その人にならないでください。

挨拶が終わったら、すぐに本題に入ります。 より具体的には、メールを送信する理由を説明してください。 たった一文で目的を明確にしてください。

• 空いている管理職に興味があることを表明するために書いています。
• 来年度を通じて私たちを導いてくれるコンサルタントを探しています。連絡先から、あなたは私たちの業界について深い知識を持っているとのことでした。
• 貴社のクリーニング サービスについて詳しく知りたくて、メールを差し上げております。

1 文の説明と礼儀の言葉を短い段落にまとめることができる場合があります。

• 先日はお会いできてありがとうございました。 私は本日、あなたが議論したとおりに提案を進めたいかどうかを確認するために手紙を書いています.
• 週末にお会いできて光栄でした。 私たちの会社には多くの共通点があるようですので、私たちのサービスに興味を持っていただけないでしょうか。

ここでさらに詳しく説明したくなるかもしれません。 しかし、衝動を抑えてください。 誰かがあなたの最初の 2 つの文を読んでメールを残したとしても、あなたはおそらく彼らを納得させるつもりはありません。

反対に、短いきびきびとした紹介は、関与したい人の注意を引く可能性が高くなります.

5) いくつかの文脈で振りかける

簡潔であることは専門的な文章で重要です。 ただし、何かを求めている場合は、時間をかけて理由を説明する必要があります。

メールの 2 番目のセクションでは、達成しようとしていることについて追加のコンテキストを提供します。 受信者に役立つ理由についても言及できます。

• 当社は、今後 18 か月で 3 桁の成長を達成することを目指しています。
• 今週提案に同意できれば、イベントの前に戦略の構築に取り組む時間が与えられます.
• 私はこの業界に情熱を持っており、リモートで働きたいので、このポジションに興味があります。

ここでは、慎重に構成された 1 つか 2 つの文で十分です。

6) 明確な行動を促すフレーズを含める

メールからどんな種類の応答を受け取ることを望んでいても、行動を促すフレーズを含めることをお勧めします。理想的には、すぐに実行できるものです。

私たちの多くは、朝ビジネスメールを読み、「これは後で処理できる」と考える習慣があります。 問題は、そのようなタスクが忘れられやすいことです。

メールの後半にプロンプ​​トを追加することで、すぐにアクションを引き出す可能性が高くなります。 たとえば、会議の日時を提案し、カレンダーの招待状へのリンクを含めることができます。 または、単に受信者に自分の考えを共有するように依頼してください。

7) スタイリッシュにサインオフ

多くの人は、正式な電子メール メッセージの結びの部分を書くのは難しいと考えています。 「敬具」または「よろしく」と入力する必要がありますか? メールの締めくくりとしては、「Many Thanks」のほうがよいのではないでしょうか。

真実は、これらすべてがおそらく好評であるということです。 重要なのは、サインオフを適切な電子メールと一致させることです。 クイックガイドは次のとおりです。

• 正式な申し込み・お問い合わせ先：よろしくお願いいたします（少し古臭いです）
• あなたの知っている人:よろしくお願いします。よろしくお願いします。

メッセージの最後の装飾は、電子メールの署名です。 名前、役職 (該当する場合)、および会社名を含む簡単なもので問題ありません。

ただし、優れた電子メール署名の力を見逃さないでください。 名前の下には、次のことができるエリアがあります。

• 連絡先情報を追加
• プロの顔写真を含める
• あなたの称賛を誇示してください
• 最新のソーシャル メディアの投稿を表示する
• もっと

このトピックについて詳しく知りたい場合は、インスピレーションを得るための優れたテンプレートが多数含まれているメール署名の作成ガイドをご覧ください。

より良いメールを書くための重要なヒント

上記の手順は、プロフェッショナルなメールを作成するための青写真と考えることができます。 公式に従えば、重要な人に好印象を与えることができるでしょう。

ただし、本当にメール作成スキルを向上させたい場合は、以下のテクニックのいくつかを適用することを強くお勧めします。

メールのフォーマットについて考える

メールの内容が重要であることは明らかですが、フォーマットについても考慮する価値があります。

これは、フォントの選択から始まります。 Papyrus と Comic Sans は、あなたのメールを愉快な好奇心に変えます。 Arial は問題ありませんが、まったく当たり障りのないものです。 Verdana や Helvetica などのサンセリフ フォントはより興味深いですが、それでも非常に読みやすく、プロフェッショナルです。 セリフ フォントを選択する場合は、ジョージアが確実なオプションです。

フォントはさておき、メールでは改行を多めに使用することをお勧めします。 長い段落をチャンクに分割すると、特に特定のモバイル メール アプリで読みやすくなります。

あなたが書いている人を知る

誰かにプロのメールを書く前に、誰に送っているのかを知る必要があります。

これは、受信者の名前と、受信者が勤務する会社の名前から始まります。 また、彼らがどの役職に就いているか、また、彼らの職業生活や組織から出てきた主要なニュースについても調べておく必要があります。

この追加情報は、よりパーソナライズされたメッセージを作成するのに役立ち、成功の可能性を高めます。

常にメールを校正する

上司に昇進を依頼する場合でも、価値の高い見込み客とつながろうとしている場合でも、有能でプロフェッショナルな人物として見られたいと思うでしょう。

よく書かれた電子メールは、このイメージを構築するのに大いに役立ちますが、評判が崩れるには、いくつかのばかげたタイプミスが必要です.

そのため、送信する前に、メールの本文と件名を必ず再確認してください。

見落としが心配な場合は、Gmail や Outlook などのメール プラットフォームで送信遅延を設定することもできます。 送信ボタンを押してから数秒間、キャンセルして土壇場で変更するオプションが表示されます。

ファローアップ

CEO や他の重役に連絡しても返事がない場合、彼らが単にあなたのメッセージを聞き逃した可能性は十分にあります。

数日後、恐れずにフォローアップ メールを送信してください。 非常に最悪のシナリオは、彼らがフォローアップを無視することですが、それはあなたの求人応募を救う可能性があります.

正しいメールアドレスを持っていることを確認してください

メッセージが意図した受信者に届かなければ、素晴らしいメールを書いても意味がありません。 これは当たり前のことのように思えるかもしれませんが、調査によると、私たちの半数以上がメッセージを間違った人またはメール アドレスに送信していることがわかっています。

下書きを送信する前に、必ずアドレスを確認してください。 これを行う最も速い方法は、NeverBounce などのツールを使用することです。 当社のプラットフォームでは、メーリング リスト全体の正確性を確認できるため、再考する必要はありません。

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