プロの手紙を書き、印象に残る方法
公開: 2023-02-14
あなたのキャリアの中で、仕事に応募したり、お願いをしたり、丁重に辞任したりするために、プロの手紙を書かなければならない時が来るでしょう。 プロの手紙を書くことは、最初は大変な作業のように思えるかもしれません。 あなたは自問しているかもしれません：- どのような情報を含める必要がありますか?
- 私の声の調子はどうあるべきですか？
- 要求が厳しすぎないように聞こえるようにするには、どうすれば私の主張を理解できるでしょうか?
プロの手紙の書き方
プロの手紙を書くことは、それ自体がスキルです。 ただし、ブログ投稿の書き方を知っている場合や、過去に会社のメーリング リストにニュースレターを書いたことがある場合は、正式な文章についてある程度知っているはずです。よく練られた手紙を書くための 4 つの重要な要素があります。
- 手紙の目的を決める
- 必要な情報収集と調査
- 手紙の下書き
- 手紙を編集して校正する
1. 手紙の目的を決める
プロフェッショナルな手紙の書き方を研究している場合は、おそらく特定の目標を念頭に置いているでしょう。 私の経験では、手紙の目的は通常、次の 3 つのバケットのいずれかに分類されます。- あなたは何かを要求しています
- 情報を提供しています
- リクエストに応答しています
目的 #1: 何かを要求する
手紙で何かを要求している場合は、次のように手紙を構成する必要があります。はじめに:手紙の目的を述べ、手紙を書いている理由を説明し、受取人に見返りとして何らかの価値を提供します。 本文:リクエストの詳細と関連する背景情報を提供します。 結論:要求をもう一度述べ、明確な行動を促すフレーズを提供します。目的 2: 情報を提供する
手紙で情報を提供する場合は、次のように手紙を構成する必要があります。はじめに:手紙の目的を述べ、情報の内容を共有します。 本文:共有している情報を提供します。 結論:読者の時間と関心に感謝し、必要な連絡先情報を提供します。目的 #3: リクエストへの応答
手紙で要求に答える場合は、次のように手紙を構成する必要があります。 本文:リクエストに応答します。 結論:あなたの回答をもう一度述べて、読者がさらに明確にする必要がある場合は、あなたに連絡するよう親切に依頼してください。2. 必要な情報収集と調査
このステップは、私の意見では、手紙を書くプロセス全体の中で最も重要な部分です. これは、調査段階では、連絡先の人物に関する情報を取得して、信頼関係を築くことができるためです。 たとえば、ビジネス向けのコンバージョン率の高いホワイト ペーパーを書いていて、相性が良いと思われる有望な見込み客にアプローチしたいとします。 15 分間の時間を求める一般的な手紙には、おそらく応答はありません。 しかし、彼らの過去の仕事の一部を見つけて、彼らが好きか嫌いかを把握することで見込み客を調査することができれば、いわば彼らの「オンライン人格」を構築することができます. 情報収集を始めるのに最適な場所は、LinkedIn か、会社が私たちについての洞察に満ちたページを書いている場合です。 私自身の LinkedIn プロフィールを例にとると、出版物セクションまでスクロールして、見込み客が最近記事を出版したかどうかを確認できます。
ソース 次に、これらの記事を読んで、賞賛したり、質問したり、洞察に満ちたデータを手紙で直接提供したりできます。 ここではできるだけ具体的に書くようにしてください。 「あなたの記事を読んで、本当に楽しかったです!」のようなものだけを書いてはいけません。 これは一般的すぎて、記事をまったく読んでいないような印象を与えます。 代わりに、次のように価値を提供するものを書くようにしてください。 興味があれば、あなたの議論を強化するのに役立つように、私はあなたと共有したい私自身のデータをいくつか持っていますか?」. すぐに、あなたはあなたの手紙の受取人に価値を提供しているので、彼らがあなたの手紙の残りを読んであなたの要求に応じる可能性が高まります. 会社の About Us ページを使用して、連絡先の人物に関する詳細情報を収集することもできます。 たとえば、Canny の About Us ページを見てみましょう。 
出典 このページには、チームのすべての人物に関するいくつかの個人情報が掲載されています。 趣味、過去の仕事の経験、面白い逸話など。 これは、手紙を書いている相手の「オンライン パーソナリティ」を構築するためのもう 1 つの優れた方法です。3. 手紙の下書き
手紙の目的を決定し、予備的な情報を収集したので、セクションごとにプロの手紙を正確に書く方法を見てみましょう.セクション 1: ヘッダー
職業上の手紙の最初の部分には、差出人と受取人の両方の連絡先情報を含める必要があります。 この情報は、手紙が誰からのもので、誰が意図された受信者であるかを読者に正確に伝えます。 このセクションには、次の内容を含める必要があります。- あなたの名前
- あなたの職種
- あなたの会社名 (該当する場合)
- あなたの完全な住所
- あなたの連絡先情報（電話とメール）
- 日にち
- 受取人の氏名
- 受取人の役職
- 受取人の会社名
- 受取人の会社住所
セクション 2: 挨拶
ほとんどのプロの手紙では、挨拶は「Dear」で始まり、その後に次のいずれかが続きます。- 氏
- 夫人
- 逃す。
- MS。
- 博士
- または肩書 (例: 教授)
セクション 3: レターの本文
これは手紙の主要部分であり、メッセージを伝える場所です。 本文には、次の 4 つの段落を含める必要があります。- 最初の段落では自己紹介をすばやく行い、その後に受信者に価値を提供する文を続けます。 ※依頼への対応や情報提供の場合は不要です。 ただし、何かを要求している場合は、値を提供すると、応答が得られる可能性が高くなります。*
- 2 番目の段落では、受信者に連絡する理由を説明する必要があります。
- 3 番目の段落には、受信者に背景情報を提供するために、あなたまたはあなたの会社に関する 1 つか 2 つの文を含める必要があります。
- 4 番目の段落では、リクエストを繰り返し、それがどのように役立つかを説明し、その後に短い CTA を記述します。
セクション 4: 結び
最後に、受信者に時間を割いてくれたことに感謝し、「よろしくお願いします」または「よろしくお願いします」で手紙を締めくくる必要があります。セクション 5: 署名
手書きの署名の後に印刷された名前を含めます。セクション 6: エンクロージャー (オプション)
レターに書類や資料を含める場合は、ここにリストする必要があります。 これらには、履歴書、参考文献、販売パンフレット、またはその他の文書が含まれます。セクション 7: 追記 (オプション)
あとがきは、手紙の最後に追加される短いメッセージです。 通常、追加情報を追加したり、特定のポイントを強調したりします。 このセクションはオプションですが、レターを目立たせるのに役立ちます。4. レターの編集と校正
最終的な草稿を書いたら、手紙を編集して校正します。 このステップは、プレス リリース、電子メール キャンペーン、以前の同僚への参照など、何を書いているかに関係なく不可欠です。 編集には、手紙の内容を修正して、明確、簡潔、よく書かれたものにすることが含まれます。 編集プロセスを支援するために、私は自分の手紙の内容をヘミングウェイ アプリに貼り付けるのが好きです。 このアプリは、読みやすさを示す読みやすさのグレードを提供します。 また、受動態、副詞の用法、代替語も強調されています。
ソース 満足のいく可読性スコアを達成したら、内容を Grammarly に貼り付けて校正します。 このアプリは、途中で犯した可能性のある文法やスペルの間違いを見つけるのに最適です。 また、友人や家族にあなたの手紙を読んでもらうのも良い考えです。 新鮮な目で、見落としていた間違いを見つけることができます。 レターを送信する前に時間をかけて慎重に見直し、校正し、洗練された間違いのないものであることを確認してください。 このステップは、肯定的な印象を与え、手紙が望ましい結果を達成する可能性を高めるのに役立ちます.例のテンプレート
例がなければ、プロの手紙の書き方を正確に視覚化するのは難しいかもしれません. 標準的なプロの手紙がどのように見えるべきかを概説するサンプルテンプレートを以下に作成しました. 手紙の目的によっては、本文の一部を変更する必要がある場合があります。 このテンプレートは出発点になります。
ヘッダーあなたの名前 役職 あなたの会社名 (該当する場合) あなたの完全な住所 (または会社の住所) 電話番号 メールアドレス 完全な日付 (例: 2023 年 1 月 3 日) 受信者の名前 受信者の役職 受信者の会社名 (該当する場合) 受信者のまたは会社の住所挨拶状[受取人の名前] 様、本文 [あなたの名前] と申します。最近の [ビデオ、記事、ポッドキャスト] で [トピック] について素晴らしい指摘をしてくださったと思います。 [信頼関係を築き、あなたに戻ってくるように彼らを誘惑するのに役立つトピックに関連する価値のある文を 1 つ提供してください]。 [あなたの要求を 1 文か 2 文で] お願いするために、今日、あなたに手紙を書いています。 私は [あなた自身またはあなたのビジネスを 1 文で説明してください] です。 [あなたの要求が適切であると考える理由、またはそれが何らかの形で彼らにどのように役立つかを説明してください]. この件についてさらに話し合い、ご不明な点がございましたら、喜んでお答えいたします。 おわりに お時間を割いていただきありがとうございます。ご連絡をお待ちしております。 敬具、署名[署名] [あなたの名前]同封しました [手紙に同封した追加書類のリストを提供してください]追伸PS [あなたのメッセージを際立たせるために短い追伸を含めてください。 研究段階で見つけたものを取り入れてみてください]。手紙を印刷して送る
手書きが一流でない限り、コンピューターに手紙を入力し、最終版を印刷して署名を追加する可能性が高くなります. しかし、ぜひとも、優れた筆跡で完全な手紙を手書きできるなら、それを試してみてください。 それは確かにあなたの通信に個人的なタッチを追加します.フォント
急いでプリンターに向かい、印刷したばかりのプロの手紙を集める前に、手紙の全体的な美学が標準に達していることを確認する必要があります. 画像や色を追加しない可能性が高いため、すべては選択したフォントに依存します. プロの手紙で使用されるいくつかの一般的なフォントは次のとおりです。- タイムズ ニュー ローマン
- アリアル
- ヴェルダナ
- カリブリ
紙
紙を選ぶときは、プロ意識が伝わる高品質なものを選ぶことが重要です。 次の点に注意してください。- それは、できれば透かしのある重い株でなければなりません。
- 色は、白やアイボリーなどのニュートラルにする必要があります。
- サイズは通常 8.5x11 インチです。