プロジェクトサマリーの書き方（無料テンプレート付き）

公開: 2023-02-08

プロジェクトが承認されるまでには、多くの作業が必要です。プロジェクトに価値があることを利害関係者やクライアントに納得させる必要があります。これは事前に行う必要があり、通常はプロジェクトの概要を介して行われます。

これは、定義上、プロジェクトの短い概要であるプロジェクトの概要に対する多くの責任です。したがって、何も無駄にすることはできません。プロジェクトが実行可能であり、投資収益率をもたらすことを証明するために、すべての言葉が重要である必要があります。

プロジェクトの概要とは?

まず、用語を定義しましょう。プロジェクトの概要は、重要な詳細を含む、提案されたプロジェクトの概要を包括的かつ簡潔に提供するドキュメントまたはより大きなドキュメントの一部です。また、プロジェクトの目的、コンテキストに配置するための背景情報、要件、問題、分析についても概説し、結論で終わります。

プロジェクトの概要は、スタンドアロンのドキュメントまたは他の種類のプロジェクトドキュメントの序文にすることができますが、プロジェクト提案の紹介として最も一般的に使用されます。前述のように、プロジェクトの概要は読者を引き付ける必要があります。読み続けられる本の冒頭の文のように、プロジェクトの要約は、あなたの注意を引き、プロジェクトの提案にあなたを引き込む必要があります。

正しく行われた場合、プロジェクトの概要はクライアントをプロジェクトの提案に導き、完了すると、クライアントは作業を承認します。プロジェクトサマリーをプロジェクト計画に簡単に変換できるように、プロジェクト管理ソフトウェアにすべてのドキュメントを用意しておくとよいでしょう。 ProjectManager は、プロジェクトドキュメントのハブとして機能する無制限のファイルストレージを備えたオンラインプロジェクト管理ソフトウェアです。リストビューでプロジェクトの提案を収集すると、タイムラインに視覚的なスケジュールを作成できるガントチャートに簡単に切り替えることができます。今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

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プロジェクトの概要はいつ使用する必要がありますか?

プロジェクトの概要は、プロジェクトのピッチ中に作成されます。簡単な説明と重要な部分を含む、プロジェクトの全体像を提供します。ここで、プロジェクトの目標、プロジェクトを遂行するために実行する必要があるタスクのスケジュール、予算の見積もりなどを定義して、全員が基本計画を確実に理解できるようにします。

プロジェクトの概要は、読者がプロジェクトに初めて触れ、実行する価値があると考える理由から、プロジェクト提案の最も重要な部分になる可能性があります。十分な調査を行って、バランスのとれたプロジェクトの概要を作成してください。これは、プロジェクトの価値をクライアントや利害関係者に納得させるのに役立ちます。

プロジェクトの提案はプロジェクトの概要で始まりますが、これが最後に書かれるセクションになることは珍しくありません。トピックを徹底的に調査している場合は、プロジェクト提案の他のセクションで出てくる問題に対処することになります。したがって、提案を完了すると、エグゼクティブサマリーを適切に作成するために必要なすべての情報が得られます。

プロジェクトの概要には何を含める必要がありますか?

プロジェクトの概要は短くする必要がありますが、プロジェクトを短く変更したり、利害関係者やクライアントにプロジェクトを売り込むのに十分なスペースを要約に与えたりしたくはありません。専門用語や、企業秘密などの専有情報や機密情報は避けてください。平易でわかりやすい文章で書く。プロジェクトの概要を理解するのは難しくありません。

プロジェクト情報

まず、次のようなプロジェクトに関する大まかな情報の概要を説明します。

プロジェクト名
プロジェクトマネージャ
プロジェクト・スポンサー
日にち

この時点でプロジェクトチームが集まっている場合は、プロジェクトチームを追加できます。また、プロジェクトの概要、目標と目的、メリットなどを簡単に説明することもお勧めします。何をどのように達成しようとしているのかを書き留めてください。さらに、組織外のプロジェクトを扱う場合は、バックグラウンドをお勧めします。

プロジェクトスケジュール

プロジェクトスケジュールは、プロジェクトの開始から終了までの時系列のタイムラインです。そのタイムラインには、最終的なプロジェクトの成果物を達成するために実行する必要があるアクティビティとタスクがあります。これには、日付、期間、マイルストーン、およびすべての成果物が含まれます。プロジェクト計画を立てるときほど綿密である必要はありませんが、簡単な概要は必要です。

プロジェクト予算

多くの場合、予算はプロジェクトスケジュールに含まれており、コストの詳細な予測ではありませんが、それでも重要な要素であり、含める必要があります。プロジェクトの費用と予想される収益の種類を示すために、いくつかの財務予測が必要になる場合があります。予算ベースラインも役立ちます。

リソース計画

利害関係者がプロジェクトをさらに理解できるようにするには、リソースのリストを含めます。リソースは、プロジェクトを完了するために必要なものです。これには、プロジェクトチーム、材料、設備などが含まれます。

リスク管理の概要

すべてのプロジェクトには固有のリスクがあります。利害関係者は、プロジェクトで発生する可能性があると特定したリスク、その影響、およびそれらを軽減する方法を知りたがっています。これには、プロジェクトの範囲、コスト、時間に影響を与えるあらゆる障害や課題が含まれます。リスク管理計画の概要を簡単に説明します。プロジェクトが承認された場合は、詳細に進むことができます。

プロジェクト概要の書き方

プロジェクトサマリーの基本的なコンポーネントについて説明しました。では、書き方を見ていきましょう。プロジェクトの概要は定義上簡潔ですが、研究は広範囲に及びます。以下の手順に従って、完全な作業を確実に行ってください。

1. チームと話す

プロジェクトサマリーの課題に取り組む準備ができている人は 1 人もいません。プロジェクトチームをまとめる必要があります。いわば最前線でプロジェクトを遂行する人たちです。彼らは専門知識と知識を持っています。プロジェクトを調査する際のリソースとして使用してください。

2. 聴衆を知る

この調査は、利害関係者にプロジェクトの価値を納得させるための一部です。あなたがそれをどのように提示するかは別です。利害関係者の言語を話す必要があります。口調、言葉の選択などは、クライアントと話すか利害関係者と話すかによってすべて変わります。これは、産業の観点から特に当てはまります。製造や IT とは異なる方法で建設に対処します。

3. 目標を定義する

プロジェクトの目的と、プロジェクトが成功裏に完了したことを示すものを明確にする必要があります。そのためには、プロジェクトの測定に使用する指標を共有する必要があります。また、ミッションステートメントと同様に、プロジェクトの意図を知る必要もあります。

4. プロジェクトの概要を書く

チームと協力して、明確で簡潔なプロジェクトの概要を書きます。上記のすべてのコンポーネントが含まれていることを確認してください。プロジェクトの概要を校正することを忘れないでください。不適切な文法やスペルミスほどプロフェッショナルに見えないものはありません。

プロジェクト概要テンプレート

プロジェクトの概要を書くには、多くの準備が必要です。心配する必要のないことの 1 つは、形式です。 Word 用の無料のプロジェクトサマリーテンプレートを使用すると、空白のフィールドに入力するだけで済みます。必要なものはすべて揃っており、プロジェクトサマリーテンプレートはカスタマイズ可能なので、提案しているプロジェクトの特定のニーズに合わせてロゴを追加したり、ドキュメントを編集したりできます。

プロジェクトサマリーの作成に役立つその他のプロジェクト管理テンプレート

プロジェクトサマリーは、Excel と Word の両方で使用できる無料のプロジェクト管理テンプレートの 1 つです。プロジェクトのすべてのフェーズにテンプレートがあります。プロジェクトの概要に関連するいくつかを次に示します。

予算提案テンプレート

Excel 用の無料の予算提案テンプレートを使用して、プロジェクトのコストを見積もることができます。給与から材料や設備まで、プロジェクトにかかる費用を潜在的な利害関係者に示します。旅費、通信費、その他の直接的および間接的なコストを追加する余地もあります。

プロジェクトタイムラインテンプレート

プロジェクトの概要には、プロジェクトの簡単なタイムラインを含める必要があります。 Excel 用の無料のプロジェクトタイムラインテンプレートが役立ちます。左側にタスク、開始日と終了日、期間を追加できる列があり、右側に視覚的なタイムラインが自動的に入力されます.

プロジェクト提案テンプレート

プロジェクトの概要は、より大きなプロジェクト提案の一部です。プロジェクトの承認と資金提供を受けるには、1 つ必要です。 Word 用の無料のプロジェクト提案テンプレートには、概要からソリューション、実装、成果物までのすべてが含まれています。

ProjectManager は、プロジェクトの追跡に最適です

テンプレートはアイデアを整理し、優れたプロジェクトの概要と提案を提供するのに役立ちますが、承認されたら、作業を計画、管理、追跡するためのプロジェクト管理ソフトウェアが必要になります。 ProjectManager は、チームがより効率的に作業できるようにするオンラインソフトウェアであり、マネージャに作業をリアルタイムで監視するツールを提供します。

リアルタイムダッシュボードで進捗状況を追跡

堅牢なガントチャートにプロジェクトスケジュールを設定したら、ベースラインを設定できます。これにより、計画された労力と実際の労力をリアルタイムで追跡できます。このデータはリアルタイムのダッシュボードにもフィードされ、読みやすいグラフやチャートで表示されます。必要なときにいつでも、プロジェクトの進行状況とパフォーマンスの概要を把握できます。競合するソフトウェア製品とは異なり、時間のかかる構成はありません。あなたがいるとき、それは準備ができています。

カスタマイズ可能なレポートでデータをより深く理解

ダッシュボードで提供できる以上の詳細を知りたい場合は、レポートを生成してください。数回のキーストロークでそれを実行し、それぞれをカスタマイズして、見たいデータのみを表示できます。ステータスレポートとポートフォリオレポート、差異、ワークロードなどを取得します。すべてのレポートをさまざまな形式で関係者と簡単に共有して、最新の状態に保つことができます。

もちろん、プロジェクトをリアルタイムで監視および追跡するだけでなく、プロジェクトを予定どおりに予算内で提供する必要があります。そのため、リスク、タスク、およびリソースの管理に役立つ機能が用意されています。私たちのツールは、チームのオンボーディングを迅速かつ簡単にし、コラボレーション、タスクへのコメントの追加、ファイルの共有を支援します。プロジェクトの概要をプロジェクトの成功に変えるお手伝いをします。

ProjectManager は、プロジェクトの目標と目的を達成するためのツールを提供する受賞歴のあるソフトウェアです。 リアルタイムのデータを取得して、より洞察力に富んだ意思決定を行い、チームがより協力して作業できるコラボレーションプラットフォームを提供します。 当社のツールを使用しているエイビス、ネスレ、シーメンスのチームに参加してください。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。