メール ゲームを向上させる: 結果が得られるメールの書き方

関係を築き、結果を得る印象的なメールの書き方を知りたいですか? あなたは正しい場所にいます。 すばらしいメールを書くことは、ニュースレターを書くことに似ています。メッセージを構成し、効果的な言葉を使い、完璧を期すために校正する必要があります。 しかし、電子メールには、最終的にごみ箱に捨てられるずさんで専門家にふさわしくないメッセージと、混雑した受信トレイで目立つよく書かれた効果的な電子メールとを区別する独特のニュアンスがいくつかあります。このガイドでは、これらのポイントやその他のベスト プラクティスに対処することで、メール ゲームを向上させるための段階的な概要を共有します。 始めましょう。

ステップ 1: メールのアウトラインを作成する

メールは受信者とつながる唯一の機会である可能性があるため、次のことが不可欠です。

• メールで伝えたいことを明確にする
• 電子メールのコピーを主要なメッセージに合わせます — 受信者が意図したアクションを実行できるように各単語を最適化します

これらのポインタを実装する最も簡単な方法は、電子メールの目的を定義し、その外観の概要を作成することです。

受信者を知る

あなたは誰にメールを書いていますか? ビジネス上の理由ですか？ 以前にこの人に連絡したことがありますか? 冷たいメールを書いている場合は、受信者に連絡するのは初めてなので、フォーマルな言葉遣いと口調を使用するのが理にかなっています。 同様に、友人や以前からビジネスを行っている人にメールを送信する場合は、カジュアルまたはフレンドリーな口調が適しています。 次に、受信者に実行してもらいたいアクションについて考えます。 情報を共有したり、イベントに招待したり、会議を設定したり、何か他のことをしたいですか? メールの背後にある意図を定義することは、適切なトーンを設定し、メールのフレーズを正しくするのに役立ちます。

メールのトピックを定義する

あなたのメールが受信者の受信トレイをすっきりさせるためには、簡潔で説得力のあるコピーの技術を習得する必要があります。 そのためには、まずメールの目的と目標を決定し、それを守る必要があります。 あなたの会社の素晴らしいところをすべて含めたくなるかもしれません。 考えてみてください: あなたのブランド ストーリー、顧客からの証言、あなたの会社で働く専門家。 しかし、あなたの電子メールは、このすべての情報の場所ではありません. おそらく、ブログや会社の「会社概要」ページを書くときかもしれませんが、メールではないことは間違いありません。 たとえば、受信者に会議を設定してもらいたい場合は、略歴、会社の紹介、およびそれが達成したことすべてを提供しないでください。 代わりに、簡単に自己紹介をして、あなたの製品が彼らのために解決できる問題点について話してください。 受信者の気を散らすことなく価値を提供したいと考えています。

メンタルメールのアウトラインを作成する

メールの対象者と目的を定義したら、次の質問を検討して、メールがどのようなものであるべきかを頭の中で描いてください。

• 受信者の正しいメールアドレスをお持ちですか?
• 電子メールの意図した目的 (たとえば、ウェビナーにサインアップする、会議をスケジュールするなど) に基づいて受信者を行動させることができる言語またはトリガー ポイントは何ですか?
• ケース スタディ、Google ドキュメント、ビジネス レポートなどの添付ファイルを含める必要はありますか?
• 行動を促すフレーズ (CTA) やリンクを追加する必要がありますか? はいの場合、いくつですか？
• メールでカバーしなければならない最も重要なポイントは何ですか?
• スクリーンショットや画像は、これらの点をさらに明確にするのに役立ちますか?

この段階で、執筆プロセスの指針となる簡単な概要を用意しておく必要があります。 アウトラインをテンプレートに変換したり、チェックリストとして使用したりすることもできるため、メールを書くたびにゼロから始める必要はありません。

ステップ 2: 注目を集めるメールの件名を書く

受信者が最初に目にするものであるため、メールの件名によって、受信者がメールを開くかどうかが決まります。 調査によると、電子メール受信者の 47% が電子メールを開封し、69% が電子メールをスパムとして報告しています。これらはすべて件名のみに基づいています。 この行は、受信者が電子メールを開くのに十分説得力がある必要があります。 ただし、同時に、伝えたいメッセージをプレビューする必要があります。 件名に興味をそそられない場合、メールはゴミ箱に捨てられます。 実際のコピーがどれほどよく書かれているかは問題ではありません。 留意すべきいくつかのベスト プラクティスを次に示します。

メールの件名のベスト プラクティス

• 9 ワード 60 文字以内で短くしてください。 そうしないと、受信トレイで件名が削除される可能性があります。

例: {見込み客の課題} で時間を無駄にするのをやめる

• メールの目的を 1 文で強調します。 製品の利点を伝えたり、特定の取引に注意を喚起したりする特定のフックを提供します。

例: {Event} での出席をリクエストする

• 具体的に。 あいまいな言葉や毛羽立ちは避けてください。

例：ラストチャンス！ 今夏の {Product Name} の {Offer or Discount}

• パーソナライズされたタッチを追加します。 受信者の注意を引くために、受信者の名前を使用することを検討してください。

例: {Mutual Contact Name} が推奨する {Recipient Name} 様に連絡します

• パワー ワードを使用してアクションをトリガーします。 アクション動詞で始めるとさらに効果的です。

例: {タスク名} のより良い方法を学ぶプロのヒント: 人目を引く件名を作成するには、CoSchedule の件名テスターを無料でお試しください。

ステップ 3: メール受信者に挨拶する

メールは、挨拶と冒頭文を含む適切な挨拶で始める必要があります。 各要素を正しくする方法について簡単に説明しましょう。

挨拶で適切なトーンを設定する

挨拶の選択は、状況によって異なります。 たとえば、正式な電子メールを書いている場合、「Dear {Recipient Name}」はメッセージを始めるのに適した方法です。 ただし、知り合いにメールを送信する場合は、「こんにちは {受信者名}」または「こんにちは {受信者名}」を使用することをお勧めします。 誰かの名前のつづりを間違えたり、間違った挨拶で呼びかけたりしないでください。 これは、コールド メールを送信する場合に特に重要です。応答を受け取る可能性を決定するためです。 ビジネスコーチのバーバラ・パクターは、著書『The Essentials of Business Etiquette』の中で、「Hey」や「Yo」などのくだけた表現をやめることを勧めています。避けるべき「してはいけない」挨拶は次のとおりです。

• 「サー」や「マダム」などの過度にフォーマルな挨拶
• 「To Whom It May Concern」のような一般的で刺激のないオープニングを使用する
• 「おはよう」や「おやすみ」などの時間指定の挨拶 (受信者のタイムゾーンがわからない場合)
• 受信者の役職を示す (Dear job_title)
• 感嘆符で終わる ('Hi Nathan!!!')

注目を集めるオープナーを考え出す

この時点で、受信者の注意を引き付けて、残りのメールを読み続けるように強制する時間は 7 秒しかありません。 次のような強力なオープニング ラインは、読者の注意を引くためのチケットです。 自己紹介をしている場合は、受信者の興味をそそる何かで始めます。 以下は、パートナーシップの機会が受信者にどのような利益をもたらすかについて言及している電子メール テンプレートです。 以下は、電子メールの紹介文を書くときに適用する標準的なベスト プラクティスです。

• 紹介文は 1 ～ 2 文に制限してください。
• 無関係な情報や不必要な詳細を追加することは避けてください。
• LinkedIn のプロフィールや Web サイトにハイパーリンクを設定して、自分自身についてより多くの情報を提供することを検討してください。
• 以前に受信者に会ったり話したりしたことがある場合は、そのインスタンスに簡単に言及して、共通のタッチポイントを見つけます。

多くの受信者の 1 人であると読者に感じさせる一般的な紹介文を送信することは避けてください。 代わりに、ちょっとした調査を行って (ソーシャル メディアのプロフィールを調べたり、共通の同僚に言及したりして)、パーソナライズされたタッチを追加します。 すでにあなたを知っている人にメールを送信する場合は、この部分をスキップしてください。 この場合、挨拶から始めて (たとえば、「あなたが素晴らしい一日を過ごしていることを願っています!」)、すぐに体に取り掛かります。

ステップ 4: メールの本文を書く

これは、メッセージ全体を共有する電子メールの重要な部分です。 あなたの読者は、おそらく長いメールを読む時間がありません。 相手にメッセージをざっと読んでほしくない場合、または完全にスキップしてもらいたくない場合は、簡潔で要点を絞ってください。 BLUF 戦略を使用して、受信者の 5W (誰が、何を、どこで、いつ、なぜ) にすばやく答えるために、BLUF戦略を使用してメールの意図を理解しやすくします。 ここに素晴らしい例があります： ソース また、読みやすさと読み取りやすさのために電子メールを最適化する必要があります。 優れたメール本文を作成するためのヒントをいくつか紹介します。

• 文と段落を短くする
• 可能な場合は箇条書きを追加する
• 専門用語や毛羽立ちを避ける
• 標準の書式を使用します。 太字、斜体、下線を使用して重要なポイントを強調する
• 読者の知識を前提にしないでください。 常にテキストを分解し、必要な情報を提供してください

確かに、メールの本文セクションは扱いにくい場合があります。 これを記述する最良の方法は次のとおりです。

1. メールから得られる主なポイントを考えてみましょう
2. 受信者に取ってもらいたい特定の CTA について考える
3. メールを作成し、追加するすべての行が上記の 2 つの指針に役立つことを確認します

ステップ 5: インパクトのある CTA とサインオフで終了する

どのようにメールを終わらせるかは、どのように始めるかと同じくらい重要です。 メッセージを伝えた後、受信者をぶら下げたままにしないでください。 すべてを 1 ～ 2 文で要約し、CTA を追加して、次のステップを示します。 例は次のとおりです。

• これについてさらに議論するために、コーヒーを飲みながら会議をスケジュールすることは可能ですか?
• 必要な情報を記載して、このメールに返信してください。
• これに関する電話のスケジュールを設定するには、私の Calendly でスロットを予約してください。

CTA が説得力があり、アクションの重要性を強調していることを確認してください。 これを正しく行えば、肯定的な反応が得られる可能性が高くなります。 次に、メールの目的と受信者との関係に応じて、結びの言葉 (たとえば、「あなたと仕事ができることを楽しみにしています」または「前向きな回答を待っています」) とサインオフを追加します。 考える：

• よろしくお願いします
• 敬具
• よろしく
• 心から
• 一番
• 敬具
• ありがとう
• 乾杯
• 丁重に
• すぐに話す

締めくくりの言葉を見逃さないでください。 間違ったサインオフは印象を悪くし、プロフェッショナルではない、または慣れすぎているように見える可能性があります。

ステップ 6: メールの校正と編集

完璧なメールを作成するのに何時間も費やしていると想像してみてください。 そのため、メールを校正することが非常に重要です。 しかし、単に校正するだけでは十分ではありません。 また、メールのコピーが人間味を帯びていることを確認する必要があります。 メールのコピーをパンチの効いた実用的なものにするためのメールのコピーライティングのヒントを次に示します。

繰り返しを避ける

あなたの文章を声に出して読んでください。 同じ段落内で単語を繰り返していますか? おそらく文の中でさえありますか? これは最悪の書き込み違反ではありませんが、コピーが繰り返しのように聞こえ、読者が気を散らしてしまう可能性があります。 次の最も一般的に繰り返される単語に注意してください。

• それだけ
• 情報
• また
• ただ
• アイテム
• 注文
• 平
• リクエスト
• 報告
• いつも

[送信] をクリックする前に、同僚がコピーを実行することもできます。 もう 1 つの目は、聞き逃した可能性のある、使いすぎた単語や繰り返された単語を削除するのに役立ちます。

オックスフォードコンマを使う

メールの書き方を考えるとき、人々は一般的にオックスフォードのカンマを歓迎するか敬遠します。 あなたはそれについて強い意見を持っているかもしれませんが、混乱や誤解を避けるために電子メールでそれらを使用することは通常良い考えです.

過度に長い文を削除する

これらの巨大なテキストブロックだけのメールを受け取ることがよくあります。 しかし、すべてを読むのではなく、ざっと目を通したことがありますか? 理解しにくい文章や不明瞭な文章を、目前の問題に焦点を当てた簡潔な文章に置き換えて、満足のいく回答を得ることができます。 最後に CTA を付けて、読者が次に何をすべきかを理解できるようにし、必要に応じて質問やフォローアップを受け入れることを明確にします。

フォーマットとフォントを確認する

次のメールを受け取った場合、どのように対応しますか。 おそらくそれを削除して、詐欺だと思いますよね？ 画像や GIF をメールに追加することは何も悪いことではありませんが、気を散らしたり不快に見えないようにする方法があります。 たとえば、いくつかの異なるフォント サイズと色を使用すると、圧倒されることがあります。 あなたのメッセージは、読者の注意を引くために戦う多数の要素によって失われる可能性があります。 原則として、1 つのフォント スタイル、サイズ、および色に固執することをお勧めします。

健全な人間

受取人は実在の人物なので、あなたが言うように聞こえる言葉を使用してください。 ロボットがタイプしたかのように聞こえる文章や、ビクトリア朝時代から抜け出したような文章を書いても、読者から良い反応を得ることはできません。 代わりに、より自然な効果をメールに与えてください。 あなたが話している相手が喫茶店であなたの隣に座っているかのように書きましょう。 たとえば、「こんにちは、あなたが住んでいる場所の天気が良いことを願っています」と言う代わりに、「こんにちは、あなたの最後がうまくいきますように」のように言います。

ステップ 7: プロの電子メール署名を使用する

必須ではありませんが、プロの電子メール署名はあなたの信憑性を確立するのに役立ちます. また、受信者は、あなたの役割と会社についてより多くの情報を得ることができます。 たとえば、これを見てください： 個人の以下が含まれます。

• ヘッド・ショット
• フルネーム
• 役割
• 会社
• Webサイト
• 連絡先
• ソーシャル メディア プロファイルへのリンク

連絡を取るために必要なものがすべて 1 か所に揃っています。 賢いですよね？ さらに、Gmail や Outlook などのほとんどのメール サービスやプラットフォームでは、すべてのメールに自動メール署名を添付できるため、メールごとに手動で署名を追加する必要はありません。 もちろん、メールの目的に基づいていつでも変更を加えて、より良い応答を得ることができ、目的に合わせた追加情報を含めることができます。

優秀な電子メールを送信するあなたの番

良いメールを書くには時間がかかりますが、私たちのプロセスに熱心に従うと、開封率とクリックスルー率が大幅に向上することがわかります. より良い反応を得るためです！