アクションプランの書き方（例あり）

アクションプランとは？

プロジェクト管理では、アクション プランは、プロジェクトの目標と目的を達成するために必要なアクション ステップをリストしたドキュメントです。 したがって、アクション プランは、それらの目標を達成するために必要なリソースを明確にし、タスクまたはアクション アイテムのタイムラインを作成し、すべてを実行するために必要なチーム メンバーを決定します。 このガイドの後半で、プロジェクトの目標、プロジェクトの目的、アクション アイテム、およびアクション ステップを定義します。

行動計画は、プロジェクト計画の実行を文書化します。 つまり、プロジェクトの開始から終了までに必要なアクション ステップを含む、プロジェクトの目標を達成するために実行する必要がある作業の詳細なリストです。 行動計画はプロジェクトの実施計画に似ており、プロジェクトの計画段階とプロジェクトの実行段階で非常に役立ちます。

アクション ステップとタイムラインを把握するだけでなく、プロジェクト チームがそれらのタスクに取り組むために誰を集めるかを決定します。

関連：無料行動計画テンプレート

10 ステップでプロジェクト管理のアクション プランを作成する方法

アクション プランの利点は単純です。これで、指定したプロジェクトの目標を達成するために必要なアクション ステップとリソースを概説できました。 これらすべてを 1 つのプロジェクト管理ドキュメントにまとめると、プロジェクト計画の実行方法をよりうまく計画できます。

プロジェクトを計画しなければならないとき、人々はプロジェクト管理の専門用語に圧倒されますが、行動という言葉は誰もが理解できるものです。 プロジェクトのアクション プランをまとめるための基本は、次の 4 つのプロジェクト計画の基本的な手順に従います。

1. プロジェクトの目標を定義する

プロジェクトの目標とプロジェクトの目的には違いがあります。 プロジェクトの目標とは、プロジェクトが達成する高レベルの目標を指します。 これらは一般に、組織の戦略的計画およびビジネス目標と一致しています。

2. プロジェクトの目的を定義する

プロジェクトの目的は、プロジェクトの目標よりもはるかに具体的です。 プロジェクトの目標とは、プロジェクトの目標を達成するために完了する必要がある成果物とマイルストーンを指します。

3. アクション ステップを定義する

アクション ステップは、プロジェクトの成果物を作成するために実行する必要がある、関連するタスクまたはアクション アイテムのグループです。

4. アクション アイテムの特定と優先順位付け

アクション アイテムは、アクション プランで概説されているアクション ステップを構成する小さな個別のタスクです。 まず、それらの間のタスクの依存関係を特定し、それらのアクション アイテムに優先度レベルを割り当てて、それらが順番に実行されるようにする必要があります。

5. 役割と責任を定義する

アクション プランを達成するために必要な作業を分割したので、プロジェクト チーム メンバーにアクション アイテムを割り当て、その役割と責任を定義する必要があります。

6. リソースを割り当てる

プロジェクト計画と同様に、アクション プランにもリソース要件があります。 アクション ステップとアクション アイテムを特定すると、各タスクに必要なリソースを理解し、それに応じて割り当てることができます。

7. SMART 目標を設定する

アクション プランは、そのパフォーマンスを測定するために監視および制御する必要があります。 そのため、アクション アイテム、アクション ステップ、プロジェクトの目標に対して SMART 目標を設定することが重要です。 SMART 目標は、具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、タイムリーであることを表します。

8.行動計画のタイムラインを設定する

プロジェクト マネージャーとして、アクション アイテムとアクション ステップを完了するのにかかる時間を最善を尽くして見積もる必要があります。 これを行うと、タイムラインが作成されます。 PERT チャートやクリティカル パス法などのプロジェクト管理手法を使用して、プロジェクトのアクション プランの期間をより正確に見積もることができます。

9.行動計画のテンプレートを書く

シンプルなアクション プラン テンプレートを作成または使用して、タスク、締め切り、割り当てを収集します。 これは、タスクに関連するすべてがプロジェクト アクション プランに含まれる場所であるため、このすべての重要な情報を格納する場所があります。

プロジェクト全体でその形式を使用する必要があるため、アクション プランのテンプレートを作成することは素晴らしいアイデアです。 そのため、ダウンロードできる無料のアクション プラン テンプレートを作成しました。

10. プロジェクト管理ツールを使用する

プロジェクト管理ツールを使用して、タスクを維持します。 ProjectManager には、プロジェクトの進捗状況とパフォーマンスを監視してレポートするのに役立つプロジェクト計画機能があります。 ライブ ダッシュボードでアクション プランの概要を把握できます。 他のツールとは異なり、ダッシュボードをセットアップする必要はありません。

プロジェクト計画ツールを開くとすぐに使用できます。 さらに、プロジェクトの差異、ワークロードなど、さまざまな指標を計算します。 それらは、読みやすいチャートとグラフで表示されます。 それらを関係者と共有して、必要なときにアクション ステップに関する最新情報を提供します。 いいですね？ この 30 日間の試用版を利用して、ツールを無料でお試しください。

アクションプランを書くためのヒント

行動計画ができたら、プロジェクトを成功させるためにどのように取り組みますか? アクションプランの実行に役立つヒントをいくつか紹介します。

• アクション ステップを特定し、アクション プランのタイムラインを設定する際は、優先順位と今すべきことに焦点を当てます
• アクション ステップの完了をマークします
• チーム メンバーが 1 つのプロジェクト管理プラットフォームで作業できるようにする
• アラートの設定
• 保留中または最後のタスクについて話し合う

アクションプランの例

この例に従って、プロジェクト計画ソフトウェアを使用してアクション プランが通常どのようにレイアウトされるかを確認してください。

タスク

ProjectManager は、アクション プランの作成と実行を支援します。 すべてのアクション ステップ タスクをリスト ビューで収集します。これは、軽量の To Do リスト アプリ以上の機能を備えています。 それらとは異なり、アクション アイテムに優先順位を付け、タグをカスタマイズし、各タスクの完了率を表示できます。 当社のクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアは、アクション プランを作成し、それを順守するのに役立つリアルタイム データを提供します。

フェーズと割り当てに注意してください

プロジェクト タイムラインのすべてのフェーズに注意して、どのアクション ステップとタスクがいつ実行されるかを把握することが重要です。 また、役割と責任を設定して、作業が適切に実行されるようにする必要があります。

進捗状況の追跡

プロジェクトを開始したら、実行中の作業の進捗状況をグラフ化する必要があります。 これによりタイムラインが表示されます。ここには、各タスクの開始日と期日、およびそれにかかる予定の時間が表示されるため、これをベースラインとして使用し、滞在していることを確認できます。狙い通り。 プロジェクトのタイムラインをガント チャート上に作成できます。

メモ リソース

最後に、行動計画にはリソースがリストされます。 誰がどのタスクを担当し、どのような資料が関係しているか? それらの費用はいくらですか？ また、アクション プランには、他のどのカテゴリにも当てはまらないメモのセクションが必要です。 ProjectManager には、アクション プランの各アクション ステップとタスクにリソースを割り当てることができるリソース管理機能があります。

アクション プランでプロジェクトを管理する

計画をまとめることは、プロジェクト管理の最初の部分にすぎません。 覚えておいてください、それは書いて片付けるものではなく、プロジェクトのライフサイクル全体を通してあなたに従うべき生きた文書です. PMP の Jennifer Bridges が、以下のビデオでアクション プランの作成方法に関するヒントを提供しています。

参照用のスクリーンショットを次に示します。

ProjectManager がアクション プランにどのように役立つか

アクション プランを作成し、プロジェクトを実行、監視、レポートすることでアクションを起こしたい場合は、ProjectManager が必要です。 当社のクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアは、アクション プランをオンラインのガント チャートにインポートできます。 タスクを整理し、依存関係をリンクし、マイルストーンを設定できるようになりました。 それ以上に、クリティカル パスをフィルタリングできます。 スケジューリングが完了したら、ベースラインを設定します。 これにより、プロジェクトの計画と実際の進捗状況を常に確認できるため、順調に進むことができます。 今すぐツールを無料でお試しください。

そこから、タスクを割り当て、チームに共同プラットフォームを提供して、関連するドキュメントにコメントしたり共有したりできます。 依存するタスクを関連付けてボトルネックを回避し、状況が変化した場合でも、開始日と終了日をドラッグ アンド ドロップするだけでスケジュールを簡単に編集できます。