アドホック プロジェクトとアドホック リクエストを管理する方法

プロジェクトが計画通りに進むことはめったにありません。 新しいデータ、プロジェクトまたは製品の更新、レビュー、直前のリクエストを何度でも入手できる可能性は常にあります。 これらのアドホックな要求にどのように対処しますか?

アドホックとは、それが具体的であること、つまり繰り返されないことを意味します。 プロジェクト管理ではアドホック プロジェクトとアドホック リクエストが発生し、それらの処理方法を知る必要があります。

アドホック プロジェクトとは

アドホック プロジェクトは、通常は問題に対応して、予期せずに発生するプロジェクトです。 ほとんどの場合、プロジェクトは前もってスケジュールされますが、アドホック プロジェクトは、事前の計画を立てる時間がないままチームにもたらされます。

これは、プロジェクト管理においてアドホック プロジェクトと従来のプロジェクトを区別するものの 1 つです。 もう 1 つの理由は、アドホック プロジェクトには通常、迅速なターンアラウンドが含まれることです。 また、アドホック プロジェクトは 1 つの目標 (または人々のグループ) に焦点を当て、チーム メンバーを含めてより少ないリソースを使用する傾向があります。

要約すると、アドホック プロジェクトとは、即時の対応が必要な何かが発生したときのことです。 他のプロジェクトと同様に、完了するまでの時間は限られていますが、ほとんどの場合、時間枠はタイトです。

アドホック プロジェクトの管理方法: 5 つのベスト プラクティス

その場しのぎのプロジェクトはどこからともなく出てきたように見えるため、より慎重なプロジェクトほど注目されないことがよくあります。 ただし、戦略的イニシアチブを満たすためには、進行状況を追跡して報告する必要があります。

アドホック プロジェクトを管理するためのベスト プラクティスの 1 つは、プロジェクト管理ソフトウェアを使用することです。 ProjectManager は、プロジェクトをリアルタイムで計画、スケジュール、追跡できるクラウドベースのソフトウェアです。 ライブ ダッシュボードでリソースとチームの時間を監視します。 セットアップは必要ありません。 ProjectManager はデータを収集して計算し、時間、コスト、差異などを表示します。 これは、アドホック プロジェクトのインスタント ステータス レポートのようなものです。 今すぐ ProjectManager を無料でお試しください。

1. リスクを無視しない

時間が重要なときは手抜きをするのは簡単です。 アドホック プロジェクトは官僚主義が少ない傾向にありますが、だからといってリスク評価を無視する必要があるわけではありません。 どんな財務分析でも、リスクがプロジェクトを台無しにする可能性があることがわかります。 完全なリスク管理計画を作成する時間はありませんが、プロジェクトに悪影響を与える可能性があり、その可能性があるリスクに優先順位を付ける必要があります。

2. 柔軟性を保つ

プロジェクトに適用する方法論に関係なく、ウォーターフォール構造の高度な計画を立てる時間はありません。 アジャイル プロジェクト アプローチは、アドホック プロジェクトにより適しています。 反復性が高いため、必要に応じてすばやくピボットでき、小規模なスプリントでは小規模なグループで作業する傾向があります。

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3. まだ計画が必要

従来型のプロジェクトを軌道に乗せるためのコスト見積もりなど、すべてのデュー デリジェンスを行うには十分な時間はありません。 しかし、その場しのぎのプロジェクトでさえ、方向性が必要です。 リソースを管理し、期限を設定し、タスクに優先順位を付けて割り当てるための計画や要求管理を実施していないと、裏目に出て、許容できるよりも長いタイムラインが作成されます。

4. 仕事の依頼を標準化する

電子メール、テキスト メッセージ、音声メッセージ、または直接直接やり取りするなど、ワークフローを高速化する方法はたくさんあります。 これらの方法は、プロセスを促進しているように見えるかもしれませんが、実際には問題を引き起こします。 一元化され、全員がアクセスし、優先順位を付け、さらにはコメントを付けてコラボレーションを促進できる、設定されたパターンに従うワークフローを作成します。

5.透明性を促進する

プロジェクトのすべての側面は、プロジェクト チームの全員に表示される必要があります。 これは、更新と変更を意味します。 ハイブリッド チームが離れた場所にいても、別の部門にいても、別のツールを使用していても、必要な可視性を提供する信頼できる中心的な情報源が必要です。

アドホック プロジェクトを管理するためのツール

プロジェクト管理ソフトウェアには、プロジェクトとアドホック プロジェクトを同様に管理できる機能があります。 それらを使用してチームを編成し、締め切り、説明、および優先順位を付けてタスクを割り当てることができます。 これにより、ボールをすばやく転がしてチームにすばやく参加させることができます。

チームには、コミュニケーションを図り、共同作業を改善するためのコラボレーション ツールが必要です。 これは、どこにいてもチームをつなぐプロジェクト管理ソフトウェアまたはチャットおよびメッセージング アプリの一部である可能性があります。

最後に、レポートを生成するツールが必要です。これは、プロジェクトを管理し、利害関係者に進捗状況を最新の状態に保つためです。 これらのレポートはデータをフィルタリングできる必要があるため、プロジェクト マネージャーが必要とする詳細情報と、関係者向けのより一般的なレポートを提供できます。 これらのレポートを簡単に共有できるほど、より良い結果が得られます。

アドホック リクエストとは何ですか?

アドホック リクエストまたはアドホック タスクは、計画されていないリクエストです。 アドホック プロジェクトはより大きな取り組みですが、定義は基本的に同じです。 それらはプロジェクトの範囲外です。

アドホック リクエストは、中断やチームの生産性を損なうものと見なすこともできます。 彼らはあなたをプロジェクトから引き離し、遅延を引き起こし、費用がかかる可能性があります. 最悪のシナリオ: アドホックな要求がプロジェクトを狂わせ、失敗に導く可能性があります。

アドホックな要求は、土壇場で呼び出された会議からのものであり、締め切りの仕事からあなたを引き離します. 事務処理、土壇場で再び割り当てられたタスク、または再委任されたタスクである可能性があります。 電子メールへの返信でさえ、アドホック リクエストに該当する可能性があります。 仕事の主な目的からあなたを遠ざけるような、あなたが知らなかったものはすべて、その場しのぎの要求です。

アドホック リクエストを管理する方法: 5 つのベスト プラクティス

アドホック プロジェクトを管理するのと同じように、アドホック リクエストはプロジェクト管理ソフトウェアで制御できます。

作業管理ツールを使用すると、アドホック リクエストの進行状況の優先順位付け、コラボレーション、監視、およびレポートを行うことができます。 アドホック リクエストを管理する際に留意すべきその他の事項を次に示します。

1.計画

はい、計画します。 何が起こるかわからないことに対して計画を立てることはできませんが、スケジュールに悪影響を与えることなくその場しのぎの要求に対応できるように、1 日に十分な余裕を持たせることはできます。 ワーク ブレークダウン ストラクチャを使用して、アドホック リクエストをマッピングします。

アジャイルなプロジェクト管理アプローチを仕事に取り入れれば、柔軟性が高まり、その仕事に優先順位を付ける方法を知り、チームの他のメンバーとの共同コミュニケーションを維持することで、あるタスクから次のタスクにピボットすることができます。 アドホック システムでアドホック タスクを管理することは、追跡を維持するための 1 つの方法です。

2. アドホック リクエストのフィルタリング

アドホックな要求は常にあり、その中にはすぐに処理する必要があるものもあれば、待つことができるものもあれば、無視できるものもあります。 しかし、それらは非常に頻繁に発生し、圧倒されることもあります。

チーム リーダーは、チームが各自のタスクに集中できるように、すべてのアドホック リクエストの窓口となる必要があります。 その後、チーム リーダーはその場しのぎの要求に優先順位を付け、その作業を引き受ける能力のあるチーム メンバーにその作業を割り当てることができます。

3.プロセスを持つ

計画された作業のためのプロセスが必要であり、アドホックな要求のためのプロセスも必要です。 アドホック リクエストだからといって、システム内に存在して追跡できないわけではありません。 すべてのアドホック リクエストが、使用している作業管理ツールに送られるようにしてください。

これらのリクエストもツールで配信する必要がありますが、そうでない場合もあります。 いずれにせよ、アドホック リクエストは、その発信元がどこであれ、管理しやすくするためにツール内に存在する必要があります。

4.進捗状況を追跡する

進捗状況を追跡するツールがなければ、盲目的に作業しています。 アドホック リクエストを管理する必要があります。つまり、チームのワークロードをリアルタイムで把握して、アドホック リクエストを割り当て、作業の進捗状況を追跡できるようにする必要があります。

したがって、ライブ データを提供するクラウドベースのツールを使用して、タスクとチームが昨日ではなく現在どこにいるかを正確に把握したいと考えています。

5. リソースを割り当てる

アドホック リソースを管理できるようにするには、既に進行中の他の作業に影響を与えずに作業を完了するために、必要に応じてリソースを再割り当てできるリソース管理ツールが必要です。

アドホック リクエストを処理するために追加のチーム メンバーをリクエストすることを意味する場合もあります。 チームの現在の割り当てを表示できるリソース管理ツールがあると、ケースの販売に役立ちます。

ProjectManager がアドホック プロジェクトにどのように役立つか

ProjectManager は、アドホック プロジェクトを管理するのに十分な柔軟性を備えたクラウドベースの作業管理ツールです。 電子メールおよびツールによる自動通知により、アドホック リクエスト プロセスが標準化され、チームが割り当てられ、作業を追跡するために必要な透明性マネージャーおよび利害関係者とリアルタイムで共同作業できます。

かんばんボードで新しい要求を受け入れる

アドホック リクエストをかんばんボードに追加できるため、より大きなワークフローに統合できます。 マネージャーは、優先度を設定し、説明を追加し、タスクをチーム メンバーに割り当てることができます。 その後、チームはバックログを管理し、タスク レベルでコメントすることで一緒にスプリントを計画できます。 一方、プロジェクト マネージャーはプロセスの透明性を確保し、ボトルネックを事前に確認し、リソースを再割り当てして解決することができます。

リソースを効果的に割り当てる

チームの誰がその場しのぎの要求を引き受ける能力を持っているかを知るために、ProjectManager にはワークロード チャートなどのリアルタイムのリソース管理機能があります。 ワークロード チャートは、割り当てられたタスクが多すぎたり少なすぎたりする人を簡単に確認できるように色分けされています。 その後、プロジェクト マネージャーは作業負荷のバランスを取り、より洞察力のある割り当てを行うことができます。

関係者向けの進捗レポートを生成する

アドホックな要求を行った利害関係者は、作業の進行状況を知りたがるでしょう。 そこで ProjectManager のレポート機能の出番です。差異、タイムシート、およびその他のレポートをワンクリックで生成します。 すべてのレポートをフィルタリングして、利害関係者と共有したいデータのみを表示し、PDF として渡すか印刷することができます。

ProjectManager は、チームが 1 つの屋根の下にあるか分散しているかにかかわらず、アドホック プロジェクトを含むあらゆる種類のプロジェクトを管理するように設計されています。 安全なタイムシートを使用すると、組織内の場所や部門に関係なく、タスクに対するチームの作業状況を常に把握できます。 この種の制御と可視性があれば、アドホックなリクエストによって生産性が低下することはありません。

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