Project Management で繰り返しタスクを管理する

公開: 2022-12-22

それは私たち全員に起こりました。毎週または毎月行われる会議や重要なタスクを欠席する。仕事に没頭すると、繰り返されるタスクを思い出すのが難しくなることがあります。プロジェクト管理では、定期的なタスクを見落とすと、プロジェクトがすぐに軌道に乗らなくなったり、チームメンバーが重要な更新を見逃したりする可能性があります。

プロジェクト管理ソフトウェアの一部として定期的なタスクを持つことは不可欠です。信じられないなら、納得させましょう。まず、定期的なタスクとは何かを明確にし、いくつかの一般的な例を含めましょう。次に、ProjectManager で定期的なタスクをスケジュールする方法について説明します。これにより、タスクを見逃す心配がなくなります。

繰り返しタスクとは

繰り返しタスクとは、定期的に発生する作業です。プロジェクト管理ソフトウェアでは、定期的なタスクとは、日、週、月、またはその発生頻度に関係なく、期限が到来したことをユーザーに警告するように設定できるタスクです。

定期的なタスクを使用すると、プロセスを合理化できます。これにより、チームは、オンラインカレンダーや物理的な To Do リストなどの他のツールを使用して、それらのタスクを最優先に保つ必要がなくなります。気を散らしたり、繰り返される重要なタスクを見逃したりするのではなく、より多くの精神的スペースを仕事に使用できます。

プロジェクト管理ソフトウェアがプロセスを自動化できるほど、チームメンバーが仕事から離れる時間が少なくなります。オンラインカレンダーやスマートフォンは便利ですが、ツールから離れなければならないということは、作業が一時停止し、速度が低下することを意味します。

ProjectManager は、かんばんボードのカスタムワークフローや自動化など、タスク管理のための多くのオプションを提供します。たとえば、繰り返しタスク機能を使用すると、ユーザーは一連の繰り返しタスクを作成および編集でき、すべてのプロジェクトビューで機能します。つまり、必要なツールで作業し、今後の定期的なタスクを通知する自動アラートを受け取ることができます. プロジェクト全体で思い出させるために独自のタスクを作成するなどの回避策はもう必要ありません。定期的なプロジェクトは時間を節約し、チームの生産性を維持します。今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

ProjectManager のカレンダービュー — ProjectManager を使用すると、通常のタスクと定期的なタスクをすべて 1 つの便利なビューで確認できます。もっと詳しく知る

定期的なタスクの例

些細なことに思えるかもしれませんが、繰り返されるタスクはプロジェクト管理において重要です。反復タスクの種類と頻度を図解すると、それらがタスク管理にとってどれほど重要かを理解するのに役立ちます。繰り返しタスクの例をいくつか見てみましょう。

ミーティング

定期的なタスクの最もわかりやすい例は会議です。おそらく、チームとのスタンドアップミーティングを毎日、または少なくとも毎週行っているでしょう。その後、全社会議、コラボレーションを促進するための部門横断会議などがあります。

しかし、会議は重要です。確かに、彼らは時間の浪費のように感じるかもしれませんが、適切な議題があれば、適切なプロジェクト情報を提供する優れた手段です。会議を 1 回欠席するだけでも、プロジェクトに悪影響を与える可能性があります。しかし、仕事が忙しすぎると、会議に欠席しがちです。これは、定期的なタスクがプロジェクトの会議を思い出させるのに役立つ場所です。

レポート

もちろん、チームや会社の会議は定期的なタスクの 1 つのタイプにすぎません。プロジェクトマネージャーは、通常、毎週行うステータスレポートを持っています。これらは、プロジェクトマネージャーがチームの進捗状況とパフォーマンスを認識し続けたり、利害関係者に情報を提供したりします。どちらも非常に重要です。

プロジェクトを追跡しないと、予定より遅れたり、予算を超過したりする可能性があり、過剰な支出や悪化につながる可能性があります。利害関係者も、彼らの期待を管理し、プロジェクトが計画どおりに進行していることを確認するために、最新情報を入手する必要があります。

定期的なタスクの他の例としては、経営陣や顧客との会議など、他の種類の会議が考えられます。近況報告以外にも報告があります。これらの締め切りが見過ごされないように、プロジェクトレポートは定期的なタスクとしてスケジュールする必要があります。

ProjectManager で定期的なタスクをスケジュールする方法

ProjectManager には、より大きなタスク管理機能の一部として定期的なタスクがあり、ユーザーは各タスクを個別に作成する必要がありません。定期的なタスク機能を使用すると、1 つのタスクを作成し、ニーズに合わせてその頻度を設定できます。

タスクカードを開くと、説明の追加、タグのカスタマイズ、期日、優先度、添付ファイルの追加、およびコメントを行うことができます。当社のソフトウェアのタスクはすべて、繰り返しのタスクに変えることができます。必要なのは、タスクの期日と優先度の間にあるタスクカードの繰り返し設定を更新することだけです。

いつ繰り返すかを設定するには、[繰り返し] をクリックしてポップアップウィンドウを作成します。デフォルトは繰り返しなしに設定されており、ドロップダウンメニューを使用して、毎日、毎週、毎月、または何年も繰り返すかを選択できます。注: 平日と平日にタスクを繰り返すことができます。

次に、これはプロジェクトのためなので、終了日があります。 [終了] の下で、ボタンをクリックしてカレンダーアイコンを表示し、定期的なタスクを終了する日付を選択できます。または、[後] ボタンを選択して、特定の数のタスクまたは反復タスクの発生をスケジュールしてから終了することもできます。保存を押したら完了です。

ツールの他のタスクと同じように、定期的なタスクを編集できます。 1 つのタスクを更新すると、それらの変更がすべての繰り返しタスクに反映されます。個々のタスクに変更を適用することもできます。

定期的なタスクは、プロジェクトビュー全体に表示されます。プロジェクトマネージャーがプロジェクトを計画するために必要とするものは、プロジェクトチームがその計画を実行するために使用するツールと同じではないことを理解しているため、当社のソフトウェアには複数のプロジェクトビューがあります。以下は、定期的なタスクが存在する可能性がある機能です。

かんばんボード

かんばんボードは、プロジェクトのワークフローを視覚化する優れたツールです。タスクが生産のある段階から次の段階に移動するときに、列から列に移動するタスクを表すカードがあります。各コラムのタイトルがプロジェクトサイクルに一致するように、ツールをカスタマイズできます。

タスクリスト

プロジェクトチームが好むもう 1 つのツールは、タスクリストです。これは単なる To Do リストではなく、タスクの優先度、期日、担当者、ステータス、および達成率を示す作業のコレクションです。

プロジェクトカレンダー

プロジェクトカレンダービューは、クラシックカレンダーの形式で表示されるプロジェクトです。月、日付、ワークロード、プロジェクトが表示されます。カレンダーを表示して、期日と期間、またはタスクと担当者を表示できます。これは、重要な日付の概要と、雑草の中で迷子になることに関心のない利害関係者に人気のあるビューです。

ガントチャート

ガントチャートは、最も一般的なプロジェクト管理ツールの 1 つです。タスクを整理し、依存関係をリンクし、プロジェクトのマイルストーンを示すことができます。これらは、重要な計画およびスケジューリングツールです。ガントチャートのユニークな点は、クリティカルパスをフィルター処理してベースラインを設定できることです。ベースラインを設定すると、計画された作業量と実際の作業量をリアルタイムで追跡して、スケジュールを守ることができます。

タイムシート

タイムシートは、複数のプロジェクトからタスクを追加し、必要に応じて自動入力される安全なドキュメントです。送信されると、それらはロックされ、承認権限を持つ個人に配信されます。タイムシートは通常毎週提出されるため、定期的なタスクがあると、チームメンバーは時間通りにタスクを実行でき、マネージャーはそれらをすばやく確認できます。

タスク管理テンプレート

定期的なタスクは時間管理の定番であり、当社のソフトウェアの便利な機能です。ただし、プロジェクト管理ソフトウェアに移行する準備ができていない場合は、無料のプロジェクト管理テンプレートを多数提供しています。タスク管理について話してきたので、今すぐダウンロードできる無料のタスク管理テンプレートをいくつか紹介します。

作業分解図テンプレート

タスクを管理する前に、それらが何であるかを知る必要があります。作業分解構造 (WBS) は、プロジェクトの成果物とそれらを完了するために必要なタスクを識別するのに役立つ階層ツリーダイアグラムです。 Excel 用の無料の作業分解図テンプレートをダウンロードして、タスクを計画する際に主要な成果物を見逃さないようにしてください。

ガントチャートテンプレート

前述のように、ガントチャートは一般的なタスク管理ツールです。すべてのタスクがリストされ、タイムラインに表示されます。プロジェクト全体を 1 か所で確認できるため、リソースをより適切に管理できます。 Excel 用の無料のガントチャートテンプレートを使用して、プロジェクトタスクを視覚的に追跡します。

プロジェクトタスクトラッカーテンプレート

定期的なタスクを持つことは重要ですが、タスクを追跡してスケジュール通りに進んでいるかどうかを確認する機能も重要です。 Excel 用の無料のプロジェクトタスクトラックテンプレートを使用すると、タスク、期日、優先度、そして最も重要なステータスを一覧表示できます。そうすれば、どのタスクが時間通りに進んでいるかが一目でわかります。