会議の計画手順: 会議を計画する方法
公開: 2023-08-17人々が会議の見通しにしばしばうめき声をあげる理由は理解できます。 それらは長時間にわたる可能性があり、あまり有効な時間の使い方ではありません。 でも打ち合わせは大事ですよ。 これらは、グループにコミュニケーションをとり、グループの連携を高めるための優れた方法です。 会議に付随する汚名を取り除くには、会議の計画を学びましょう。
会議の計画とは何ですか?
会議の計画では、会議の議題を設定します。 これには、誰が出席するか、いつ、どこで会議が行われるか、会議中および会議後に何が起こるかが含まれます。 誰かの貴重な時間を無駄にしないように会議を構成し、いつ発言できるか、誰が会議を主導するか、誰が議事録を作成するかについてのガイドラインを作成することもできます。
受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアである ProjectManager を使用すると、会議の議題を取得して出席者間で共有できるだけでなく、会議中に作成されたすべてのアクション アイテムをリストすることができます。 これらのタスクは、タスク リスト、カンバン ボード、またはカレンダー ビューに追加し、期日、優先順位、メモを付けて個人に割り当てることができます。 タスクにファイルを添付することもできるので、全員が会議から退出した後、すぐに作業を開始できます。 今すぐ無料で ProjectManager を始めましょう。
会議の計画が重要なのはなぜですか?
会議は、人々のグループに効率的に情報を伝達するための優れた手段です。 もちろん、電子メールや文書など他の方法もありますが、会議は質問やフィードバックのためのスペースを提供します。 これにより、会議が中断される前に全員が同じ認識を持つことができます。 会議はチーム内の絆を築き、コラボレーションを促進するのにも役立ちます。
会議はプロジェクト内でコミュニケーションをとるための重要な手段ですが、多くの場合、効率が向上するわけではなく、時間を無駄にします。 PMP の Jennifer Bridges が、生産的な会議を計画する方法を説明します。
参考までにホワイトボードの写真を載せておきます！
会議の計画手順
生産的な会議を計画するときは、誰が、何をなぜ、どこで、どのようにしてジャーナリズムによく関連する質問を自問する必要があります。 効果的な会議計画を立てるための 6 つのステップは次のとおりです。
1. 会議の目的を決定する
なぜ会議が必要なのかを理解せずに会議を設定しないでください。 会う正当な理由がないなら会わないでください。 しかし、もしあるのであれば、その目的を明確に定義し、焦点を絞る必要があります。 会議中に噛むことができる以上に噛みつきたくありません。
2. 会議の目標を設定する
会議では、あるトピックについて明確にする場合でも、個人に仕事を割り当てる場合でも、人々のグループをある時点から別の時点に移動させる必要があります。 会議を設定する前に、必ず目標を念頭に置いてください。 そうすることで、会議が中断される前に目標が達成されたことを確認できます。
3. 会議に誰が出席すべきかを特定する
全員がすべての会議に出席する必要はありません。 会議で議論される内容に関与することに興味のない人を招待しないでください。 会議の主題に何らかの形で関係する人だけが出席するようにしてください。
4. 出席者に事前に通知する
会議は、全員が自分のカレンダーに予定時刻を確実に記入できるように、十分な時間をもって発表する必要があります。 予告なしに人々との会議を決して始めないでください。 参加できないかもしれないし、参加できたとしても突然のことで動揺するでしょう。 それは彼らの時間への関心の欠如を示しています。
5. 会議のコンテンツを準備する
会議の前に議題を書いてもらいます。 これにより、会議中に議論される内容の概要が示されます。 補足資料を配布する必要がある場合は、会議の前に必ず印刷しておいてください。 準備が整わないことは最も避けたいことです。 それはプロフェッショナルではありません。
6. 会議の時間を定義する
会議は延々と続く傾向があります。 終わりのない会議を避けるには、時間制限を設定します。 会議で求められていることを行うには、現実的にどれくらいの時間が必要ですか? それが会議の継続時間です。
7. 会議の議題を作成する
アジェンダの必要性についてはすでに述べました。 これで、書くことができます。 全員を安心させるためにアイスブレイクから始めて、次の会議までに完了する必要がある要点やアクションアイテムなどのトピックをリストします。
8. 議事録を作成する
会議中に行われた主要な論点の短い要約である会議議事録を保管する秘書を選出する必要があります。 これには、会議のリーダーと出席者が発言した内容や、次の会議までに実行されるアクションアイテムが含まれます。
最後に、あなたとあなたのチームメンバーが会議の重要なポイントを忘れないようにするために、会議の議事録を作成することが重要です。 無料の会議議事録テンプレートは、このプロセスに役立つ優れたツールです。
これらすべてを実行すると、チームメンバーは会議を開くたびにうめき声を上げなくなり、実際に行進命令を受け取り、次に何をするかについて興奮するようになります。
会議計画の課題
ジェニファー氏によれば、会議はチームメンバーの生存の悩みの種になる可能性があるという。 プロジェクト会議が重要ではないというわけではありません。次のような場合に、プロジェクト会議がより問題になる場合があるというだけです。
- 間違った会議に間違った人が参加している
- 会議に関するコミュニケーションが不足している
- 会議中に明確さが欠けている
- 会議の計画が不十分である
最後の項目について、適切に計画を立てれば、彼女が提起した他のすべての問題は解決するとジェニファーは言いました。 そうすることで、会議が生産的になり、チームが幸せになるでしょう。 チームの健康と幸福を監視することは優先事項ではないように思えるかもしれませんが、プロジェクトを成功させたいのであれば、それを実行する必要があります。
無料の会議計画テンプレート
ProjectManager には、今すぐダウンロードできる Excel および Word 用の無料のプロジェクト管理テンプレートが多数あります。 プロジェクトのあらゆる段階をカバーするテンプレートがあり、その中には会議をより成功させるのに役立つ次の 3 つが含まれます。
会議議事録テンプレート
議事録の作成を簡単にするには、Word 用の無料の会議議事録テンプレートを使用します。 出席者、会議の議題、会議の要点、および次回の会議の開催時期を記録するスペースがある場合。
アクションプランテンプレート
ほとんどの会議は、次の会議までに完了するように出席者に割り当てられたアクションアイテムで終了します。 Excel 用の無料のアクション プラン テンプレートを使用して、これらすべてのタスク、担当者、タスクを完了するためのスケジュールなどをリストします。
タスクトラッカーテンプレート
アクション プランのタスクの実行を開始したら、Excel 用の無料のタスク トラッカー テンプレートを使用して、タスクがスケジュールどおりに完了していることを確認することが重要です。 作業のステータスを監視し、順調に進んでいることを確認できます。