会議出席依頼の電子メールテンプレート+件名
公開: 2022-01-17
それは秘密ではありません。意思決定力を持っている上級管理職やマネージャーは忙しいです。 コールドメールやコールドコールを行っている場合、ビジネス会議のリクエストメールを送信している場合、またはその他の方法でこれらの見込み客を予告なしに売り込もうとしている場合、これらの人々は忙しいスケジュールを言い訳として、チャンスが来る前にあなたを追い払うのは簡単です。あなたの価値を証明するために。
彼らの注意を引くための最良の方法の1つは、彼らがすでに多くの時間を費やしている場所、つまり受信トレイで彼らに会うことです。 平均的な人は週に4時間以上メールを読んだり、書いたり、返信したりするので、そこにたどり着く可能性は十分にあります。
ミーティングリクエストメールとは何ですか？
会議出席依頼メールは、誰かとの会議をスケジュールするように依頼するために送信される電子メールです。 通常、受信者が話す時間があるかどうか、または話す予定を立てるかどうかを尋ねられます。 これは、仮想会議と対面会議の両方に適用されます。
通常、会議では特定のトピックが詳細に取り上げられます。 多くの場合、これらは決定を必要とする実用的なアイテムです。 たとえば、誰かが会議出席依頼の電子メールを送信して、企業の予算やマーケティングイニシアチブについて話す時間をスケジュールしようとする場合があります。
もちろん、電話、対面、または電子メールで会議をスケジュールするように依頼する方法はたくさんあります。 ただし、会議の招待メールを送信することは、ユーザーが自分の言葉や口調を慎重に計画し、瞬間的な会話中に発生する可能性のある恥ずかしい失敗や失敗を回避できるため、特に優れた方法です。
さらに、会議の電子メールリクエストを送信すると、計画を追跡するのが簡単になります。そのため、両方の当事者が、提案された会議の日時をカレンダーにすばやく追加したり、後で参照できるように電子メールに戻ったりできます。
会議出席依頼の電子メールを送信することは、忙しい人のスケジュールに乗るために必要な基本的な手順の最初です。 肯定的な反応を得る可能性を高める方法は次のとおりです。
- 会議出席依頼メールを送信する前に
- アウトリーチシーケンスを自動化する
- 会議出席依頼の電子メールテンプレート
- スペルと文法のエラーを再確認する
- 見込み客をフォローアップする
- メールテンプレートの使用方法
- ソーシャルメディアで見込み客をウォーミングアップ
会議出席依頼メールを送信する前に
覚えておいてください、人々はたくさんのメールを受け取るので、あなたのメールを数えてください。 効果的な会議出席依頼メールは、会議自体のトーンを設定します。 いくつかの小さな（しかし簡単にできる）間違いがあなたが望むものを手に入れるのを妨げさせたくはありません。
メールアドレスを見つけて確認する方法
まず、メールを送信している相手を調査して、その相手と通信する必要があることを確認します。 次に、適切な人物がいることが確実な場合は、その人物の名前、スペル、役職、会社名、および連絡先情報を確認します。
不正確な連絡先データは、毎年営業担当者の時間の27.3％を浪費し、間違った人に送信された電子メールは、応答がないことを意味する場合があります。 彼らはまたあなたの信頼性を打撃にすることができます。
適切な電子メールを確実に受け取るために、電子メール検証用に特別に設計されたツールを使用できます。
- たとえば、Voila Norbertは、配信可能性を確保し、バウンスを防ぐために電子メールを検証します。 これは、非常に大規模なデータベースに対して電子メールをチェックすることによって行われます。
- Email Hunterは、もう1つの強力な電子メール検索ツールです。 会社のドメイン名しかわからない場合は、それを入力するだけで、従業員の電子メールアドレスのリストと一般的な電子メール形式（{first} @ hunter.io）を見つけることができます。
手動検証とは異なり、これらの自動化ツールは大量の電子メールリストを非常に迅速に処理できるため、時間を節約しながら、電子メールをブラックリストに登録せずに、希望する相手に確実に送信できます。
世の中にはたくさんの電子メール検証ツールがあり、その多くは最大98％の精度を報告し、何百万もの電子メールを検証しています。
お会計お願いします！
見込み客を他の場所で調達した場合でも、Voila Norbertを搭載したMailshakeのリストクリーナーは、不正な電子メールアドレスに対する追加レベルの防御を提供します。
スケジュールツールを使用している場合は、テストメールを自分宛てに送信して、見込み客に何が表示されるかを正確に確認し、すべてが正しく機能していることを確認します。 受信者にどのような体験を提供しているかを知っておく必要があります。会議のスケジュールを立てるのが難しすぎたり混乱したりする場合は、単に先に進みます。
また、物事が計画どおりに進まなかった場合にどうなるかを検討してください。 その人が会議をスケジュールすることを決定したが、あなたが提案した日時に会議を行うことができない場合は、柔軟である必要があります。 ビジネスランチやコーヒーなどのインセンティブを提供することで、より多くの人々が会議に「はい」と言うように促すことができます。 また、リクエストを送信する前に、必ずカレンダーグループメンバーのスケジュールを確認してください。
ケーススタディ
ブラジル最大の保険コンサルタントプラットフォームであるMultiriscoは、最初の2か月で4万ドルの新規ビジネスを推進し、Mailshakeを使用して潜在的な顧客との会話を開始しました。 彼らがそれをどのようにしたかを学びましょう。
件名をダブルダウン
電子メールの件名は、電子メールの最も重要な部分ですが、多くの場合、後付けのように扱われます。 調査によると、メールの47％は件名のみに基づいて開かれているため、会議に近づくには、勝利のヘッダーを書くことが不可欠です。
魅力的な件名はどのように見えますか？ 会議の日付と電子メールの受信者の名前を含めると、オープンレートが上がることが示されています。 さらに、件名を3語または4語に制限すると、回答率が最も高くなります。
正しいフレーバー
特に件名に読みにくい、またはスパムのような言葉が含まれている電子メールは、読まれにくく、プロモーションやスパムに送信される可能性が高くなります。 MailshakeのEmailCopy Analyzerは、配信可能性と読みやすさを向上させるためのリアルタイムのフィードバックと提案を提供します。
件名の書き方とメールのコピーを開く方法については、この短いビデオをご覧ください。
アウトリーチシーケンスを自動化する
ターゲットオーディエンスは膨大な場合があるため、毎週数百人の見込み客に連絡している場合、すべての見込み客を手動でフォローアップすることは不可能です。
そのため、Mailshakeのようなセールスエンゲージメントツールは、効果的でスケーラブルなフォローアップメールシーケンスを作成するために不可欠です。
Mailshakeを使用すると、次のことができます。
- 強力なメールマージ機能を使用して、メールをまとめてパーソナライズします
- Lead Catcherを使用して、Mailshakeダッシュボードから直接リードに返信する
- 受信者がメールを開くか、リンクをクリックするか、返信するかに基づいて、一時停止またはトリガーされるフォローアップメールをスケジュールします
- フォローアップの間隔（最初のメールと2番目のメールの間に5日、2番目と3番目のメールの間に7日など）、および送信する日時（たとえば、午前8時から6時の間に）を設定します。平日の午後）
- さまざまな件名、本文、キャンペーンシーケンス全体をA / Bテストすることで、コピーと全体的なアウトリーチ戦略を最適化します。
- CRMへのネイティブ統合とZapierを介した数百のソフトウェアツールへのサードパーティ統合により、誰かが電子書籍をダウンロードしたり、会議を予約したり、デモにサインアップしたりしたときにキャンペーンをトリガーすることで、アウトリーチをさらに自動化できます。
ソーシャルメディアと電話がアウトリーチのリズムの一部である場合（なぜそうすべきかを知るために読み続けてください）、Mailshake Sales Engagementを使用して、これらのタッチポイントをアウトリーチシーケンスに含めることができます。
結論：正しく行われると、自動化はより多くの会議を予約するための秘密兵器になります。 Mailshakeのような自動化プラットフォームは、パーソナライズや品質を犠牲にすることなく、アウトリーチを拡大するのに役立ちます。
会議出席依頼の電子メールテンプレート
リクエストをパーソナライズする（例を使用）
パーソナライズは、セールスアーセナルで最も強力な（そして無料の）ツールの1つです。 B2Bの購入者はパーソナライズに対応するだけでなく、それを期待するようになりました。 購入者の80％以上がブランドにブランドを知ってもらいたいと考えていますが、87％は、パーソナライズが企業の認識にプラスの影響を与えると述べています。
特別注文
パーソナライズは、コールドメールのアウトリーチを成功させるための鍵です。 メールマージを使用して、名前、会社、最近の賞、および受信者に関するその他の個人情報を入力します。
コピーして会議出席依頼メールに貼り付けることができる、シンプルでありながらパーソナライズされた件名を次に示します。
- カレン、話をする時間がありましたか？
- ジョンとのビジネスランチのリクエスト
- [あなたの会社] + [彼らの会社]会議？
次に、これらの件名を次のようなパーソナライズされた電子メールコピーと組み合わせます。
こんにちはジャネット、
私の同僚のジョン・ヒューズは、あなたを傑出したグラフィックデザイナーとして推薦しました。 私の会社は、グラフィックデザイナーやその他のクリエイティブと協力して、サービスのマーケティングを改善しています。あなたの仕事について話し合い、ビジネスの推進に役立つかどうかを確認したいと思います。
月曜日の午前9時に簡単なコーヒーミーティングに参加できますか（私の御馳走）？ それがあなたのために働くかどうか金曜日までに私に知らせてください。
すぐに話す、
ローラ
ケーススタディ
Banzaiは、B2Bテクノロジー企業がフィールドマーケティングイベントを推進するのを支援します。混雑した状況では、メッセージがターゲットオーディエンスに確実に届くようにすることが重要です。 Banzaiは、Mailshakeを使用して製品デモの80％を推進しています。 彼らがそれをどのようにしたかを学びましょう。
あなたの要求について具体的に
ポジティブなことに、人が電子メールを読むのに費やす平均時間は約11.1秒に増加しました（2011年から7％の増加）。 しかし、それでも強い印象を与える時間はあまりありません。つまり、要点をまっすぐに理解したいと思うでしょう。
彼らが自分の時間（そしてあなたの時間）を最大限に活用できるように、なぜあなたが会いたいのかを明確にしてください。 彼らがあなたが欲しいものを理解するのに時間を費やさなければならないなら、答えはおそらく「いいえ」でしょう。 PriorityMatrixの良い例を次に示します。
ベンさん、こんにちは、
AppcuesのKarlです。
{{前回のコミュニケーションからのトピック}}についてお話しできて良かったです。
あなたが最近{{彼らまたは彼らの会社が行っていること}}を知っているので、私は連絡を取り合っています。
{{役立つ関連トピックまたはリソース}}を実装する方法についていくつかのアイデアがあります。私はあなたを助けることができるかもしれないと思います。
来週、電話をかけたり、一緒にコーヒーを飲んだりする時間はありますか？
私はあなたの時間をあまり取らないことを約束します。 お時間を割いていただき、誠にありがとうございます。
カール
言いやすくする「はい」
あなたはビジネスミーティングのリクエストをメールで送信する人なので、見込み客が負うべき唯一の責任は同意して現れることです。 会場の選択や日付や都合の良い時間の提案など、手間のかかる作業のほとんどまたはすべてを行う必要があります。 彼らがしなければならない仕事が少なければ少ないほど、あなたは見栄えが良くなり、彼らは「はい」と言う可能性が高くなります。
また、会議がどのくらい続くと予想されるかを事前に知らせておく必要があります。 ターゲットオーディエンスは、あなたが要求している時間のどれだけを知っている必要があります。
あいまいさを避けてください。 リクエストは簡潔かつ具体的にしてください。 彼らは会議についての質問が少なくなり、情報に基づいた決定を下すことができるようになります。
自分で使用するために編集できる別のリクエストメールサンプルを次に示します。
件名：簡単な会議の時間はありますか？
こんにちはマイク、
私の名前はカイルです。キャリアサービス社のセールスディレクターです。あなたの会社にはいくつかのポジションがあることに気づきました。コラボレーションの可能性が役立つかどうかを確認するために、ミーティングを設定したいと思います。私たち両方。 来週の木曜日の午前11時にあなたのオフィスまたは私たちのオフィスで会うことができますか？
あなたからの便りを楽しみにしています。 上記がうまくいかない場合は、別の場所や時間をお気軽にご提案ください。
よろしく、
カイル
返信をリクエストする
電子メールの最後に召喚状を含めると、ビジネス会議のリクエストが完全に一巡する可能性があります。 あなたは、誰をターゲットにするかを選択し、彼らの連絡先情報を入手し、会議の日付、時間、場所を見つけ、メッセージを書くことに一生懸命取り組んできました。 応答の要求を含めないと、すべての努力が妨害され、受信者が行動を起こすのを思いとどまらせる可能性があります。
会議出席依頼への返信を求める方法は次のとおりです。
- 「このメールに直接返信するか、123-456-7890までお電話ください。」
- 「私のカレンダーを使用して、あなたに最適な日時を選択してください。」
- 「お返事をお待ちしております！」
- 「あなたのスケジュールがどのようになっているのか教えてください。そこから行きます。」
また、次に何をすべきかについての混乱を減らすために、CTAを1つのリクエストまたはアクションに制限するようにしてください。 単一のCTAは、応答率を400％近く増加させることが示されています。 さらに、見込み客が会議出席依頼をどのように受け入れることができるかについて、方程式から当て推量を排除します。
メニューに追加する
パフォーマンスの高いメールをテンプレートとして保存して、あなたとチームメートが再び使用できるようにします。
スペルと文法のエラーを再確認する
Grammarlyのようなスペルチェックツールは、多くのスペルミスや文法エラーを検出できますが、絶対確実ではありません。 調査によると、メールのコピーに1つでも間違いがあると、信頼性が損なわれる可能性があります。
ペプシやゼネラルモーターズのような大手ブランドやハイエンド企業でさえ、間違いの影響を受けません。 HubSpotは、誰も完璧ではないことを示すために、注目を集めるスペルミス（独自のものを含む）のまとめを公開しました。 簡単に回避できるエラーが原因で会議を見逃さないように、会議出席依頼の電子メール（およびその他すべての書面によるコンテンツ）を校正する習慣を身に付けてください。
見込み客をフォローアップする
あなたは完璧なビジネスミーティングのリクエストを送りました、そして…コオロギ。
まず第一に、慌てる必要はありません。 時間に敏感なコンテンツであっても、すぐに応答がない場合があります。 これが発生する理由はいくつかあります。
- 受信者はあなたのメールを受信または表示しませんでした
- 会議出席依頼で指定した時間、日付、または場所が機能しませんでした
- 彼らは忙しかったので応答するのを忘れました
- 彼らは誤ってあなたのメールを削除したか、間違ったフォルダに送信しました
- 彼らは興味がなかった
答えとして何の応答も受け取らないでください。 無関心はあなたをゴースティングする唯一の考えられる理由です。 確実に知る唯一の方法は、見込み客をフォローアップすることです。
調査によると、売上の50％は5回目のフォローアップ後に発生しますが、営業担当者の44％は最初の試行後に連絡を取りやめます。 会議出席依頼の電子メールをフォローアップすることで、より多くの会議を確保することができます。
最後の滴まで良い
キャンペーンシーケンスに自動フォローアップを追加して、全員が確実にフォローアップを受け取るようにします。
自分のニーズに合わせて調整できる会議出席依頼のフォローアップの例を次に示します。
こんにちはポール、
先週あなたとのミーティングをリクエストしましたが、あなたのチームの誰からも返事がありません。 私たちの会社は一緒に働くことで利益を得ることができるかもしれないと思います、そしてあなたと話し合ってみたいと思います。
お忙しいのかわかります。 私たちが話すのが理にかなっていると思うなら、あなたのカレンダーがどのように見えるかを私に知らせてください。
あなたからの返信を楽しみにしています、
ブライアン
メールテンプレートの使用方法
コピー＆ペーストは機能しません。 営業担当者は、テンプレートを空白の電子メールに貼り付け、見込み客の名前を入れ替えて「送信」をクリックし、結果が表示されることを期待するべきではありません。 バイヤーは精通しています。 彼らは、本物のパーソナライズされた電子メールではなく、テンプレートに見舞われていることを知ることができます。そして、彼らは感銘を受ける可能性は低いです。
では、テンプレートをどのように使用する必要がありますか？ どのメールでの使用に最適ですか？ そして、最良の結果を得るには、どの程度の編集が必要ですか？
Rex Bibertsonは、最近のビデオハングアウトでいくつかのヒントを教えてくれました。 以下にいくつかの重要なポイントをまとめましたが、詳細を知りたい場合は、このビデオをご覧ください。
テンプレートは、繰り返し可能なメッセージに最適です。
Rexは最も一般的に、会議のフォローアップなど、再現性の高いメッセージにテンプレートを使用します。 同じ目標、同じ情報。 しかし、コールドメールのアウトリーチなど、より複雑なシナリオについてはどうでしょうか。 テンプレートを完全に捨てるべきですか？ 絶対違う。 しかし、それらを使用するには、あなたの側でもう少し努力が必要です。
1つのビジネスで機能するものが、必ずしもあなたで機能するとは限りません。
「このメールテンプレートは、3か月で100万ドルの純新規売上を達成した」という記事を額面通りに受け取らないでください。 電子メールのコピーが役割を果たしたことは間違いありませんが、業界、製品、価格、場所、およびその他の多数の要因も同様に役割を果たしました。
テンプレートを創造的なインスピレーションとして使用します。
自分で大量のコールドメールメッセージを受信する可能性があります。 または、LinkedInに投稿されたいくつかの素晴らしい例を見たことがあるかもしれません。 繰り返しますが、単にそれらをはぎ取らないでください。 しかし、あなたは絶対にそれらを創造的なインスピレーションとして使うべきです。 Twitterの無数のミーム形式と同じように、勝利の形式を採用し、それを自分の用途に適合させることに何の問題もありません。
自問してみてください：オファーテンプレートを活用することは理にかなっていますか？
最も効果的なメールの中には、無料トライアルや大幅な割引などの特別オファーが含まれているものがあります。 オファーは、これらのメッセージが成功する理由です。 したがって、同様の電子メールを送信する意味はほとんどありませんが、説得力のあるオファーははるかに少なくなります。 それはうまくいきません。
パーソナライズするときは、バッチで調査を行ってください。
レックスは、LinkedInに一度に2時間費やして、ターゲットオーディエンスに関する重要な事実を選び出します。 それらの事実を使用して、彼はテンプレートの電子メールに直接挿入できる見込み客ごとに1つの文を作成します。 その間、彼は通常、100の異なる見込み客に電子メールをパーソナライズするのに十分な調査を行うことができます。
1対1ではなく、カテゴリ別にパーソナライズします。
大規模なパーソナライズを追加するためのもう1つの優れたヒント：個人ではなく、見込み客のタイプに基づいてパーソナライズされた要素を追加します。 たとえば、最大500,000ドルの収益を上げているSaaSスタートアップのCEOは、同様の経験と問題点を抱えている可能性があります。 あなたの製品がそのクライアントのために何ができるかを理解し、あなたの電子メールでそれを参照してください。
メールの長さについてアドバイスを受けましたか？ それを無視します！
レックスは、「完璧な」電子メールの長さがあるとは考えていません。 もちろん、ほとんどの場合、できるだけ短くしたいと思うでしょうが、それは必ずしも100語（またはその他の任意の量）未満でなければならないという意味ではありません。 ショートだけでは十分ではありません。 説得力のあるフック（見込み客が対応する理由）も必要です。
ソーシャルメディアで見込み客をウォーミングアップ
会議出席依頼の電子メールに対して適切な応答が得られない場合は、他のチャネルを介して連絡することで、より多くの成功を収めることができます。 LinkedInやTwitterなどの別のタッチポイントを含めると、受信トレイで名前を目立たせることができます。さらに、それらについて詳しく知るための追加の手段が提供されます。
B2Bの売り手にとって、LinkedInは見込み客にとっての金鉱です。 営業担当者は、ニッチな専門家や意思決定者と直接連絡を取りながら、見込み客や勤務先の会社について詳しく知ることができます。 たとえば、誰かのプロフィールを表示して、その人が最近の賞を受賞したことや、その会社が大きなマイルストーンを達成したことに気付く場合があります。
セールスマンは、これらの洞察を砕氷船に変換し、見込み客とつながることを試みるときに「イン」を与えることができます。 これにより、会話にパーソナライズと信頼性のレイヤーが追加され、一般的な大量のメッセージよりも注目される可能性が高くなります。 まだ行っていない場合は、LinkedInメッセージリクエストを送信する方法に関するガイドを確認してください。
Twitterはまた、見込み客を特定してつながり、彼らの会話に貢献することで、ソーシャルセリングのランクに加わりました。 Twitterでプライベートリストを作成して、リードとその投稿アクティビティを追跡し、エンゲージする機会を逃さないようにすることができます。 また、ターゲットの見込み客と対話し、彼らのコンテンツと関わり、自分のコンテンツとの関わりを促進し、電子メールでは不可能な方法でターゲットオーディエンスを知ることができます。
見込み客のウォーミングアップには時間がかかる場合があるため、すぐに結果が表示されなくても落胆しないでください。 ベストプラクティスは、見込み客とのつながりが確立するまで、ビジネスミーティングのリクエストを延期することです。 あなたが完全に見知らぬ人ではない場合、彼らはあなたが言わなければならないことにもっとオープンになるかもしれません。
ブレンドアプローチ
キャンペーンシーケンスにコールドコールを組み込み、 MailshakeDialerを使用してプラットフォームで直接電話をかけます。
結論
見込み客とのミーティングは、販売プロセスの重要な部分です。 それはあなたが彼らの注意を奪い合うことなく彼らの問題とあなたの解決策をより深く掘り下げることができるアジェンダを設定します。 会議をリクエストすることは、最初のステップにすぎないことに注意してください。 また、彼らがあなたの要求を受け入れたら、どのように進めるかについて計画を立て、彼らがあなたをあなたの申し出に応じてくれたことを喜ばせる必要があります。
ただし、今のところ、上記のリクエストメールのサンプルと会議のメールの件名を取得して、独自のものにしてください。
ミーティングリクエストの電子メールに関するFAQ
どのように電子メールで会議出席依頼を送信しますか？
効果的な会議出席依頼メールを送信するには、いくつかの基本的な手順があります。 連絡先の電子メールアドレスを見つけて確認することから始め、説得力のある件名を書きます。理想的には、名前と会議の日付を含めます。 具体的にし、明確なCTAを追加して回答をリクエストします。
どのように会議の予定を求めますか？
会議の予約をリクエストするための実行可能なアプローチはたくさんありますが、あなたの主な目標は、見込み客が「はい」と言うのをできるだけ簡単にすることです。 つまり、会場、日付、時刻を自分で提案しますが、代替案を提案する余地を与えることを意味します。
どのように丁寧に予約をお願いしますか？
返答を求めることは時々少し失礼に感じるかもしれません。 ただし、そうしないと、受信者はアクションを実行できなくなります。 適切なバランスを取るには、次のいずれかの応答要求を試してください。
- 「このメールに直接返信するか、123-456-7890までお電話ください。」
- 「私のカレンダーを使用して、あなたに最適な日時を選択してください。」
- 「お返事をお待ちしております！」
- 「あなたのスケジュールがどのようになっているのか教えてください。そこから行きます。」
ズーム会議の電子メールを要求するにはどうすればよいですか？
新しいズームワークカルチャーの時代では、ズームミーティングのメールを送信することがますます一般的になっています。 正しくするには、次の手順に従います。
- Zoomのデスクトップクライアントにサインインします
- 会議をスケジュールする
- 「会議」をクリックします
- 招待したい会議を選択し、「招待状をコピー」をクリックします
- 情報を電子メール（またはその他の通信プラットフォーム）に貼り付けて、カレンダーグループ全体に送信します