マルチプロジェクト管理: 5 つの重要なヒント

公開: 2022-08-23

1 つのプロジェクトを管理するだけでも大変です。 1 つのプロジェクトは、実際には何百もの小規模なプロジェクトを管理する必要があります。1 つのプロジェクトだけを予定どおりに予算内で提供するには、非常に多くの時間とエネルギーが必要です。

そのため、マルチプロジェクト管理は、リソースとチームメンバーを管理するプロジェクト管理オフィス (PMO) または経験豊富なプロジェクトマネージャーを必要とする課題です。

マルチプロジェクト管理とは、その名の通り、プロジェクトマネージャーが同時に複数のプロジェクトを率いる管理手法です。これは、組織内のリソース計画とリソース管理を最適化し、すべてのプロジェクトでリソースとチームメンバーをより効率的に使用する方法です。

マルチプロジェクト管理とは

マルチプロジェクト管理とは、プログラムとプロジェクトポートフォリオを指します。プログラムは関連するプロジェクトのグループであり、プロジェクトポートフォリオは組織のすべてのプロジェクトとプログラムです。プロジェクト管理には、プログラム管理とプロジェクトポートフォリオ管理 (PPM) と呼ばれるこれらを管理するための方法論が付属しています。

マルチプロジェクトマネジメントには認定資格が必要なように聞こえますが、プロジェクトマネジメント協会 (PMI) が授与するようなマルチプロジェクトマネジメント認定資格もあります。しかし、私たちのほとんどはプロジェクトマネージャーではなく、一度に複数のプロジェクトを管理する任務を負っています。マルチプロジェクト管理は、プロジェクトマネージャーが次の点に特に注意を払う必要がある課題です。

資源管理
時間追跡
キャパシティプランニング
プロジェクトのスケジューリング
プロジェクト計画
チーム管理

それを行うのに役立つマルチプロジェクト管理ツールはありますか?

はい。プロジェクト管理ソフトウェアとプロジェクトポートフォリオ管理用のガントチャートのおかげで、長時間のプログラム管理やプロジェクトポートフォリオ管理 (PPM) のトレーニングや経験がなくても、複数のプロジェクトを管理できます。

マルチプロジェクト管理の重要性

マルチプロジェクト管理は、プロジェクトポートフォリオ管理のように聞こえるかもしれません。しかし、それらは重要な点で異なります。マルチプロジェクト管理の重要性は、それらの違いにあります。

プロジェクトマネージャーが複数のプロジェクトを主導する任務を負っている場合、彼らは仕事をできるだけ迅速に、かつコストを意識して完了する責任があります。

マルチプロジェクト管理は、キャパシティプランニング、タスクの優先順位付け、およびリソースの割り当てに重点を置くことで、これらの目標を達成するのに役立ちます。必要に応じてリソースをあるプロジェクトから次のプロジェクトに移動できるように、プロジェクトで何が起こっているかを最新の状態に保つことが重要です。

プロジェクト管理ソフトウェアは、プログラムとプロジェクトポートフォリオをより効果的に管理するためのリソース管理ツールを提供します。 ProjectManager には、リソースをより適切に割り当てることができるリアルタイムデータを常に最新の状態に保つように設計されたプロジェクト計画ツールがあります。当社のポートフォリオダッシュボードは、すべてのプロジェクトの概要を表示し、複数のプロジェクトにわたる指標を自動的に計算します。今すぐ ProjectManager を無料でお試しください!

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マルチプロジェクト管理の課題

複数のプロジェクトを管理しようとしたことがあるなら、複数プロジェクトの管理がいかに困難であるかを理解できます。同時に複数のプロジェクト (特にリソースを共有するプロジェクト) で作業することは、最も熟練した経験豊富なプロジェクトマネージャーでさえ、限界を超える可能性があります。

これらのプロジェクト管理の課題のいくつかは、同時に実施されるが異なる部門で実施されるプロジェクトを中心にしています。これらのさまざまな部門は、リソース管理活動を優先事項や戦略の変更に応じて調整する必要があります。

次に、プロジェクト予算とプロジェクトスケジュールがあります。これらは、複数のプロジェクトにまたがって細分化することができます。これらのプロジェクトの一部は相互に依存している可能性があり、これによりさらに複雑なレイヤーが追加されます。また、これらすべてのプロジェクトが発生しているコンテキストであるプロジェクト環境もあります。

複雑なレポート作成から、すべてのプロジェクトに長期的な影響を与える迅速な意思決定まで、複数のプロジェクト管理は頭痛の種になる可能性があります。そのため、リソースをより適切に管理するのに役立つリソースプランニングツールとテクニックがあります。

マルチプロジェクト管理ツール

複数のプロジェクトを管理している場合、タスクに優先順位を付けてリソースを割り当てるのに役立つプログラム管理ツールとプロジェクトポートフォリオ管理ツールが必要です。

リアルタイムのデータ収集

クラウドベースのツールは、リアルタイムのプロジェクト管理データを提供します。つまり、実行中のすべてのプロジェクトを確認し、リソースを共有する場所を確認できます。昨日または 1 時間前の写真をキャプチャするリソース管理ツールを使用している場合は、不利な立場に置かれています。

タスクと時間の管理

マルチプロジェクト管理に必要なもう 1 つのツールは、タスク管理と時間追跡です。タスクリストであろうとかんばんボードであろうと、タスクを整理するのに役立つツールが必要です。

資源管理

最後に、リソース管理ツールは必須です。チームのメンバーであろうと、機器や材料などであろうと、リソースの進捗状況を計画および追跡して、プロジェクトスケジュールとプロジェクト管理計画で設定されたマイルストーンを確実に達成できるようにする方法が必要です。

複数のプロジェクトのガントチャートはどうですか?

ガントチャートは、あらゆるプロジェクト管理計画の作業場です。タスクを整理し、締め切りとマイルストーンを設定し、プロジェクトスケジュール全体を視覚的なタイムラインに表示します。プロジェクトマネージャーは、それらを使用して、スケジュールの作成、割り当ての作成、リソースの競合のチェックなどを行います。これらは、プロジェクトのスケジュールを管理するための頼りになるツールです。

マルチプロジェクト管理にガントチャートは使えますか？はい。ただし、そのガントチャートがすべてのプロジェクトを 1 か所に表示できる場合に限ります。これはプロジェクトロードマップと呼ばれます。ガントチャートのように見えますが、1 つのプロジェクト計画のタイムラインを視覚化する代わりに、すべてのプロジェクトを最初から最後まで 1 か所に表示します。

ロードマップにはすべてのプロジェクトが表示されるため、リソースを共有または移動して費用対効果を高めることができる場所を簡単に確認できます。当社のプロジェクトロードマップテンプレートは、複数のプロジェクトを主導するプロジェクトマネージャーに最適です。

より良いマルチプロジェクトのための 5 つの重要なヒント

マルチプロジェクト管理ツールでは、複数のプロジェクトを管理することしかできません。プロジェクト管理ソフトウェアツールの良し悪しは、それを使用する人次第です。したがって、適切なツールを入手して、これらの 5 つのヒントを適用して、複数プロジェクトの管理を改善してください。

計画、計画、計画:いくら強調してもしすぎることはありません。プロジェクトの計画は、1 つまたは数十のプロジェクトに取り組んでいるかどうかにかかわらず、プロジェクトマネージャーが実行できる最も重要な活動の 1 つです。プロジェクト計画により、プロジェクト内のできるだけ多くの活動を管理する機会が得られます。これには、リスク管理、リソース管理、時間追跡、キャパシティプランニング、コミュニケーション、コンティンジェンシープランなどが含まれます。
すべてのプロジェクトを可視化する:必要なのは、すべてのプロジェクト、プログラム、またはプロジェクトポートフォリオを 1 か所で可視化することです。プロジェクトの計画、リソースの管理、プロジェクトチームメンバーとのコミュニケーションのために、アプリからアプリへと飛び回るべきではありません。それは災害のレシピです。決定的な何かを見逃すに違いありません。すべてのプロジェクトを 1 か所で管理できるポートフォリオ管理ツールを見つけてください。
優先順位付け:何が重要で何が重要でないかを知る必要があります。すべてが重要に思えるかもしれませんが、理想的な世界ではそうです。しかし、複数のプロジェクトを管理する場合、プロジェクトの目標を達成するために実行する必要があるタスクを知る必要があります。やりたいこともあれば、プロジェクトのスケジュール、予算、品質に影響を与えずにスキップできるものもあります。
作業の委任:プロジェクトマネージャーは優れたプランナーですが、優れた委任者でもあります。彼らはすべてを行うことができないことを知っています。そのため、彼らは仕事を成し遂げるためのスキルと経験を備えたプロジェクト管理チームを編成します。これは、複数のプロジェクトを管理している場合にのみ複雑になります。あなたの仕事は、リソースを監督し、プロジェクト間の効率性を見つけることです。忙しい仕事はあなたのチームメンバーに行くことができます。
あなたのチームが何をしているかを知る:あなたは、チームが最善を尽くす自由をチームに与えたいと考えていますが、監視は必要です。それらを細かく管理し、信頼を損なう可能性がなく、そうすることで生産性を損なうことなく、これを行うにはどうすればよいでしょうか? 彼らの邪魔にならずに彼らの仕事を監視するには、時間追跡とリソース管理ツールが必要です。彼らが何に取り組んでいるか、それらのタスクのステータスは何か、ワークロードのバランスが取れているかどうかを確認して、能力を最大限に発揮できるようにします。

ProjectManager が複数のプロジェクトの管理にどのように役立つか

プロジェクトマネージャーがマルチプロジェクトを管理する際に得られる最良のヒントは、必要なすべてのことを容易にするプロジェクト管理ソフトウェアを入手することです。 ProjectManager は、プロジェクトを整理するクラウドベースのツールであり、すべてのプロジェクトを時間どおりに予算内で提供し、利害関係者の品質に対する期待を満たすために必要なリソース管理ツールを提供します。

市場で最も堅牢なタスク管理

タスク管理機能を使用すると、プロジェクト間のタスクを簡単に管理できます。タスクを割り当て、チームがそれらのタスクに費やしている時間を追跡し、コラボレーションと共同作業に必要なツールを提供できます。複数のプロジェクトビューは、異なる働き方をするハイブリッドチームに役立ちます。タスクリストを使用して、自分の作業を管理できます。マネージャーは、自分のステータスを確認し、期日を追跡して、マイルストーンを確実に達成できるようにすることができます。

チームを簡単に管理

チーム管理ツールを使用して、進行状況をブロックすることなく、チームを常に把握します。繰り返しになりますが、複数のプロジェクトビューにより、誰もが思い通りに作業できます。すべてのステータス更新はソフトウェア全体で共有されるため、全員が常に同じページにいます。マネージャーは、チーム全体と彼らが取り組んでいることの概要を把握し、チームページの 1 か所にすべて一覧表示されます。どのタスクが割り当てられているかを確認して、すべてのプロジェクトが順調に進んでいることを確認するために必要な可視性を得ることができます。

ワークロードチャートでリソースを計画および追跡する

リソース管理も重要です。ワークロードチャートを使用すると、管理者はチームのワークロードを色分けされたチャートで確認でき、割り当てられたタスクが多すぎたり少なすぎたりする人をすばやく簡単に確認できます。次に、これらのタスクをワークロードチャートから直接再割り当てし、ワークロードのバランスを保ちます。ガントチャートで非人的資源を追跡することもできます。

ポートフォリオロードマップの作成

当社のポートフォリオ管理機能は、複数のプロジェクトを管理するのに最適です。リソースをより効果的に割り当てるのに役立つ、1 つのタイムラインですべてのプロジェクトを示すロードマップがあります。リアルタイムのポートフォリオダッシュボードでは、すべてのプロジェクトにわたる指標の概要を確認できます。ワンクリックで生成できるポートフォリオレポートもあります。すべてのレポートをフィルタリングして、必要なデータだけを表示できます。次に、それらを関係者と共有して、進捗状況を最新の状態に保ち、満足してもらいます。

ProjectManager は、複数のプロジェクトの計画、追跡、およびレポート作成を支援する受賞歴のあるソフトウェアです。 管理しているプロジェクトが 1 つでも数十でも、当社のツールは、より良い意思決定を行うためのリアルタイムデータと、それらを最適に実行するために必要な機能を提供します。 今すぐ ProjectManager を無料でお試しください!