ニーズ評価の実施方法
公開: 2022-08-23あなたのプロジェクト、ビジネス、または組織は何を必要としていますか? 簡単な質問ではありません。 ただし、この質問に答えることで圧倒されることはありません。 ニーズ評価を実施するだけで、プロジェクトのニーズを正確に特定できます。
ニーズ評価とは?
前述のように、ニーズ評価は、組織またはプロジェクトのニーズを把握するためのプロセスです。 これは、ギャップ分析と同様に、現在の状態と望ましい状態を識別することによって行われます。 ニーズ評価プロセスは、医療、経営管理、人事、プロジェクト管理など、多くの業界や分野で使用される体系的なプロセスです。
- 開始
- データの収集と分析
- 最終生産
プロジェクト管理では、ニーズ評価は組織に対処し、プロジェクトがそのニーズと一致しているかどうかに対処できます。 また、プロジェクトの現在の状態が、正常に完了するために必要な状態と比較してどれだけ離れているかを発見しようとするプロジェクト内の体系的なプロセスとしても使用できます。
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ニーズ評価プロセスは、プロジェクト、ビジネス、または組織のニーズを特定するための質問から始まります。 次に、ニーズを特定したら、ギャップ分析によって、組織の現在の位置と将来必要とされる位置との間のギャップを埋める方法が決定されます。
ニーズ評価を行ったら、それらの調査結果をプロジェクトの方向性に変えたいと思うでしょう。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、そのプロセスを合理化できます。 ProjectManager は、複数のプロジェクト ビューを備えたクラウドベースの作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 かんばんボードにニーズ評価の質問をリストすると、すべての詳細がガント、シート、タスク リスト、およびカレンダー ビューに取り込まれ、これらの質問に対する回答をプロジェクト計画に簡単に変換できます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。
ニーズ評価の質問
これらの質問を使用して、ニーズ評価プロセスを開始できます。 これらの質問例は、どの業界にも当てはまります。
- あなたのサービスや製品は時間通りに顧客に届けられていますか? この質問に対する答えが「いいえ」の場合は、その理由を調査する必要があります。 答えが「はい」の場合は、プロセスを調べて、操作をさらに合理化してさらに時間を節約できる領域があるかどうかを確認する必要があります。
- 会社は利益を上げているか、または毎年の財務目標を達成していますか? お金を稼いでいない、または自分で設定した目標を達成していない場合は、ビジネスの財務分野を調べて、その理由を見つける必要があります. もしそうなら、尋ねるべき質問は、どうすればもっとうまくやれるかということです.
- リードは定期的に生成されていますか? これはあなたのビジネスの売上に関する質問ですが、財務面にも関係しています。 売上を上げるには、ある程度のリードが必要です。 見込み客が多ければ多いほど、商談が成立する可能性が高くなります。 したがって、リードを生成することが重要であり、この点で遅れている場合は、その理由を見つける必要があります.
- 会社の明確なビジョンはありますか？ ビジョン ステートメントは、あらゆるビジネスの指針となる文書です。 そのビジョン ステートメントが明確でない場合、仕事のあらゆる側面に悪影響を及ぼします。 明確な場合は、会社の成長と変化に応じてビジョンが更新される可能性があるため、ニーズ評価を定期的に再検討することをお勧めします。
- 作業の品質は継続的に監視されていますか? ビジネスの成功は、その仕事の質にかかっています。 その品質を監視して常に期待される品質を提供していることを確認するツールが整っていない場合は、ツールを入手する必要があります。 持っている場合は、おそらくアップグレードする必要があります。
ニーズ評価が重要な理由
先に述べたように、特にプロジェクトの真っ只中にいる場合、プロジェクトのニーズを見極めるのは難しい場合があります。 プロジェクト計画を一つ一つ丁寧に進めていく体系的なプロセスでは、満たされていない問題が顕在化する可能性が高くなります。 そうすれば、ニーズと現在の状態の間のギャップを埋めることができます。
ニーズ評価にはさまざまな種類があり、それぞれがさまざまなギャップを明らかにすることができます。 知識、実践、スキル、またはツールのギャップに対処できます。 ニーズ評価は、プロジェクトで何が機能し、何が機能していないかを示すのに役立ちます。 次に、機能していないものを修正できます。 これは、組織またはプロジェクトをより効率的にするのに役立ちます。
ニーズ評価は、プロジェクトまたは組織の 1 つのレベルだけでなく、すべてのレベルからニーズを評価するため、強力な計画ツールです。 高レベルから詳細レベルまで、両方のニーズを把握する全体的なアプローチが得られます。 これは、計画を通知し、改善を行うために実行する特定のアクションを提供するのに役立ちます。
ニーズ評価の種類
ニーズ評価の種類は 1 つではなく、実際には 7 種類あります。 たとえば、ギャップ分析または不一致分析を実行して、パフォーマンスを意図したものと比較できます。 行動に関する反省と行動における反省もあります。 前者は振り返って、何がうまくいったか、何が改善できるかを特定します。 後者は同じで、現在発生しているアクションに対してのみです。
自己評価の一環として、日記、日誌、日誌を付けたり、週ごとのレビューを行ったりすることもできます。 次に、ピア レビューがあります。これは、他の専門家が作業を見て、フィードバックやアドバイスをあなたに報告することです。 観察も重要です。タスクがビジネス プロセスを通過する際に、そのタスクを監視するだけです。
また、クリティカル インシデント レビューや重大イベント監査と呼ばれるものもあり、品質保証に関する企業の能力を特定できます。 最後に、実践レビューは、ニーズと改善が必要なものを特定できる作業の定期的なレビューです。 これらの 7 つのニーズ評価手法は、プロジェクト管理に固有のものではなく、多くの業界に適用できます。
7 つのステップでニーズ評価を実施する方法
ギャップを特定し、プロジェクトのニーズに最適なサービスを提供できる本格的なニーズ評価のために、7 つのステップを特定しました。 これらの手順は、ほぼすべての分野やテクニックに関連しています。
1. プロジェクトのスポンサーを特定する
プロジェクト スポンサーは単なる利害関係者ではなく、組織のシニア リーダーであるエグゼクティブ スポンサーです。 この担当者は、ニーズ評価を導き、それをより大きな組織の目標に沿ったものにするのに役立ちます。
スポンサーは、ニーズ評価のサポートも得ることができます。 彼らは組織内で十分に高い地位にあり、部門のリーダーをプロセスに沿って配置することができます。これにより、進行を妨げる可能性のあるハードルをクリアできます。 スポンサーは、プロジェクトの方向性と、重要なことに資金提供を提供することで、関係者全員から賛同を得ます。 彼らは、誰もがプロセスの成功に関与していることを確認します。
2. ROI モデルの作成
投資収益率 (ROI) と、プロジェクトが組織にもたらすメリットを定義することにより、ニーズ評価は財政的コミットメントを正当化します。
また、より広い意味で、プロジェクト自体に価値があることを示すことにもなります。 このプロジェクトは、投資に対して大きな利益をもたらすため、必要な労力、時間、コストに見合うだけの価値があります。 したがって、この ROI モデルの一部には、コスト スケジュール、資本投資、およびプロジェクトの人員要件を含める必要があります。
3. 必要なワークストリームを特定する
これは、ワークストリームとチームメンバーを含むすべての部門が分析されるときです。 このステップが機能するには、透明性が必要です。
プロジェクトがベンダー、請負業者、および他の組織と連携する場合など、組織外のワークストリームもあります。 したがって、この手順を実行するには、プロジェクト内のすべてのサイロを削除する必要があります。
4. ワークストリーム リーダーにインタビューする
プロジェクトに関連するワークストリームを特定したら、各ワークストリームのリーダーと話をして、そのプロセスを理解します。 彼らが経験している問題点を見つけたいと思うでしょう。 また、このニーズ評価が彼らの仕事にどのように影響するかを見てください。 後者のデータは、ニーズのギャップを解決するときに役立ちます。
大規模なプロジェクトの一部であるすべてのワークストリーム間のコミュニケーション チャネルを開くことで、プロジェクトの実行全体を通じてより良いコミュニケーションを促進します。 これはマネージャーだけでなく、プロジェクトに取り組んでいるチームにも役立ちます。
5. チームと会う
ワークストリーム リーダーと会ったので、今度は彼らのチームとのミーティングを設定します。 組織内のどこで働いているかに関係なく、すべてのチーム メンバーと話したいと考えています。 チームは最前線に立つあなたの部隊であり、経営陣には反映されないことが多い経験と視点を持っています。
チームは、問題が最初に現れる場所であるプロジェクトの全体像を提供できます。 これらの問題を解決するための鍵となる情報を提供できます。
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あなたの仕事は、プロジェクトの目標と目的を明確にすることです。 チーム メンバーが質問したり、会話に参加したりする時間を設けます。 チーム メンバーが正直になり、判断や罰を与えることなく、安全な場所で苦情を聞くようにします。 プロジェクト内で修正が必要な領域が表示されます。 彼らの信頼を築けば、解決策はより効果的になります。
6. チームを編成してスケジュールを立てる
コンパイルしたすべてのデータを使用して、提起された問題に対応するチームを編成し、さまざまな部分をすべて割り当て、プロジェクトのニーズに基づいた説明責任を提供する方法で情報をスケジュールします。
このスケジュールは共有され、全員がアクセスできるようにデジタルで保存され、チームが集まる公共の場所に物理的に掲示されます。 改善は、すべての部門とチームにわたって効果的に伝達されなければなりません。
7. 執行前の報告
この最後のステップは、データとスケジュールが経営陣の承認を得るときです。 幹部レベルでの承認がなければ、ニーズ評価で明らかになったギャップは埋められません。 誰もが前進する方法に同意したら、それから初めてそれを実装することができます.
ニーズ評価の例
私たちが話していることをより明確に把握するために、仮説的なニーズ評価の例を想像してみましょう。 この場合、製品を時間どおりに顧客に届けるのに問題を抱えている製造会社を想像してみましょう。 それが最初のステップであり、彼らが持っているビジネス ニーズを特定します。 ただし、分析を行って、生産期限に間に合っていないことに気付くことができたはずです.
次のステップは、ギャップ分析を実行して、現在の状況と、それと望ましい状態との間のギャップを把握することです。 これは、生産方法、チームのトレーニングの必要性、またはより効率的なツールに関する問題につながる可能性があります。 たとえば、工場では最近、製品の生産に使用するツールをアップグレードしましたが、チームは新しい設備の可能性を満たしていません。
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これは次のステップにつながります。それは、チームが新しいツールに慣れるためのトレーニング オプションを評価することです。 トレーニング プログラム、コスト、投資収益率、法令順守、トレーニングにかかる時間、およびこのトレーニング プロセス中に競争力を維持する方法を調査する必要があります。 この時点で、トレーニングの必要性を説明するレポートを作成し、今後の道筋を推奨します。
ニーズ評価テンプレート
ニーズ評価を行いたい場合、特に改善計画を実行する際に、プロジェクト管理ソフトウェアが役立ちます。 ただし、そのステップを進める準備ができていない場合は、無料のプロジェクト管理テンプレートを利用できます. 当社のサイトには、プロジェクトのあらゆる段階に対応する多数のプロジェクト管理テンプレートが用意されています。 ここでは、ニーズ評価に対応するものをいくつか紹介します。
要件収集テンプレート
ニーズ評価とは、大量のデータを取得することを意味します。 Word 用の無料の要件収集テンプレートは、これらすべてのドキュメントを収集するための優れたツールです。 必要性を特定するためのカバー ページ、見つけたギャップを埋めるための計画を実行する方法に関するプロジェクト計画のセクション、目標と目的に関する利害関係者の考えを書く場所などがあります。
アクション アイテム テンプレート
ニーズ評価プロセスを経るにつれて、タスクが生まれます。 Excel 用の無料のアクション アイテム テンプレートは、それらをキャプチャできる場所です。 これで、チームに割り当てる必要があるタスクのリストができました。 やらなければならない仕事、締め切りなどを知ることができます。 誰が、何を、いつスケジュールを開始するか。
プロジェクト計画テンプレート
無料のアクション アイテム テンプレートで開始したスケジュールは、ニーズ評価で学んだことを実行するためのプロジェクト計画につながります。 Word 用の無料のプロジェクト プラン テンプレートには、プロジェクト プランを実行するために必要なものすべて (目標から活動やタスク、作業を完了するために必要なリソースまで) を配置する場所があります。
ProjectManager がニーズ評価にどのように役立つか
ニーズ評価で発見したギャップに対応するための計画を立てたら、その計画をクラウドベースの作業およびプロジェクト管理ソフトウェアである ProjectManager で設定できます。 ニーズ評価から必要なものを達成するために、タスクを計画し、作業をスケジュールするのに役立ちます。
インタラクティブなガント チャートでタスクを整理する
オンライン ガント チャートを使用して、ニーズを満たす方法を計画する際に、すべてのタスクを整理します。 依存タスクをリンクして遅延を回避したり、マイルストーンを追加して進捗を追跡したり、クリティカル パスをフィルタリングしたりすることもできます。
スケジュール全体をタイムラインに表示して、概要を把握できるようになりました。 次に、ベースラインを設定すると、計画された作業量と実際の作業量をリアルタイムで追跡して、そのスケジュールを守ることができます。
複数のプロジェクト ビューを使用して思いどおりに作業する
チーム タスクを割り当てると、ガント チャートには適していない機敏な環境で作業する可能性があります。 そのため、全員が満足できるように複数のプロジェクト ビューを提供しています。
アジャイル チームはカンバン ボードを使用してバックログを管理し、スプリントを計画できます。マネージャーはプロセスを可視化して、必要に応じてリソースを再割り当てし、ボトルネックを回避できます。 他のチーム メンバーは、タスク リストまたはカレンダー ビューを必要とする場合があります。 それは彼ら次第です。 すべてのビューは一緒に更新されるため、常に信頼できるシグナル ソースが存在します。
リアルタイム ダッシュボードで進行状況とパフォーマンスを追跡する
チームがさまざまなプロジェクト ビューで作業している場合や、リモートで作業している場合でも、リアルタイム ダッシュボードで作業を監視できます。 軽量ツールのようにセットアップは不要です。リアルタイム データを自動的に収集して計算し、その結果を 6 つのプロジェクト メトリックを追跡するカラフルなグラフに表示します。
もちろん、ステータス レポートもあり、キーを押すだけでフィルタリングして関係者と共有できます。 ワークフローをカスタマイズしてプロセスを合理化し、タスク承認を追加してステータスの変更を制御します。 さらに、私たちはコアに協力して、チームがよりよく連携できるようにします。 無制限のファイルストレージがあるため、将来の使用のためにすべてのニーズ評価ドキュメントを保存することもできます.
ProjectManager は、ハイブリッド チームがいつ、どこで、どのように働くかに関係なく、受賞歴のある作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 複数のプロジェクト ビューとコラボレーション プラットフォームにより、チームはより生産的に作業できるようになります。また、リソース管理ツールを使用して、そのプロセスの透明性を維持し、能力を発揮し続けることができます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。