プロジェクトのパフォーマンス レポート: クイック ガイド

プロジェクトを成功させるには、作業パフォーマンス情報 (WPI) の全体像が必要です。 パフォーマンス レポートは、パフォーマンス測定、品質保証、および説明責任のデータをコンテキストに配置することで、その情報を提供します。

パフォーマンス レポート (プロジェクト ステータス レポートなど) は、主要業績評価指標を表示するだけではありません。 また、改善の余地がある箇所を指摘し、プロジェクトのリスクを特定することもできます。 プロジェクト管理ソフトウェアはこのレポート作成に役立ちますが、まず、プロジェクト パフォーマンス レポートについて詳しく見ていきましょう。

パフォーマンス レポートとは

パフォーマンス レポートは、企業が行うプロジェクト、製品、またはサービスを文書化および定義し、範囲、コスト、品質保証、およびスケジュールをカバーするレポート システムを使用してその成功を測定するプロセスです。 パフォーマンス レポートは、会社のパフォーマンスがどの程度であるか、および目標と目的を達成しているかどうかを判断するために使用されます。

そのためには、特定の作業からデータを収集して分析します。 分析が完了したら、ビジネス プロセスの意思決定を改善するための提案を行うことができます。

パフォーマンス レポートにはさまざまな目標があります。 たとえば、パフォーマンス レポートは、1 人のプロジェクトまたはチーム メンバーに焦点を当てることができますが、会社全体と同じくらい広範囲に及ぶこともあります。 パフォーマンス レポートは、次の共通データ ポイントを共有する傾向があります。

• 会社の目標と目的
• 5カ年ビジョン
• 主要業績評価指標 (KPI)
• KPI測定頻度
• 監視されているデータのソース

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パフォーマンス レポートが重要な理由

パフォーマンス レポートは、ビジネスのパフォーマンスを表示し、活動を追跡し、強みと弱みを概説することができます。

パフォーマンス レポートを使用して、競合他社と比較してパフォーマンスをベンチマークすることもできます。 これにより、どこが不足しているかを知ることができ、競争力を高めることができます。 ただし、パフォーマンス レポートは従業員を監視することもできます。

パフォーマンス レポートを使用すると、年次レポートを作成し、ビジネスがコードや業界規則によって規制されている場合でもコンプライアンスを維持できます。 しかし、ほとんどの企業は、明確で効果的なコミュニケーションを作成するだけでなく、業績を向上させるためにそれを使用しています。

プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、収集したデータをより効果的に実行および整理できます。 ProjectManager は、レポートをより正確にするためにリアルタイム データを収集します。 ライブ ダッシュボードは、このデータを自動的に計算し、時間、分散などのプロジェクト メトリックを示す読みやすいグラフやチャートに表示します。 設定は必要ありません。 ProjectManager は、即座にパフォーマンス レポートを提供します。 今すぐ無料でお試しください!

パフォーマンス レポートの実装方法

パフォーマンス レポートは、会社によって異なる場合があります。 ただし、一般的に、プロセスは同様の手順に従います。 独自のパフォーマンス レポートを作成するには、次のヒントを参考にしてください。

1. 対象者を知る:レポートの対象読者は誰ですか? レポートを配信する可能性が最も高いのは幹部ですが、会社の従業員にも影響を与えます。 パフォーマンス レポートの対象者に応じて、それが一般的なものか具体的なものかを定義して、その人にとって役立つようにします。
2. 目標を定義する:次のステップは、パフォーマンス レポートで何をしたいかを理解することです。 あなたの会社のミッションステートメント、またはプロジェクトの目標と目的は何ですか? これにより、パフォーマンスを評価および測定して、それらの目標を達成しているかどうかを確認できます。
3. エグゼクティブ サマリーを書く:パフォーマンス レポートには多くのデータが含まれます。そのため、読者に詳細の概要を簡単に説明するエグゼクティブ サマリーから始めたいと考えています。 この概要は、事実を明確かつ簡潔にまとめたものであるため、重要です。
4. パフォーマンス評価を共有する:ここでは、評価しているビジネスまたはプロジェクトの部分について詳しく説明します。 これには、会社またはプロジェクトの財務状況、業界比較、および非財務の定量データが含まれます。
5. 視覚化する:テキストの墓石ほど早く眠れるものはありません。 ビジュアルを追加すると、ページがきれいになるだけでなく、一目で理解できる簡単に消化できるデータが提供されます。
6. 証明することを忘れないでください:スペル ミス、文法エラー、またはその他のタイプミスがあると、レポートの影響力が低下し、プロフェッショナルに見えなくなります。 他の人に校正を依頼することをお勧めします。小さなエラーを発見する可能性が高いからです。

レポートの種類

パフォーマンス レポートを使用して、実際のプロジェクトと計画を比較します。 これは、さまざまなデータ ポイントに対して行うことができます。 6 つの一般的なパフォーマンス レポートには、次のようなものがあります。

• プロジェクト ステータス レポート:ライフ サイクルのその時点でのプロジェクトの状態をキャプチャします。 ステータス レポートは、プロジェクトの現在の範囲、時間、コスト、および品質のスナップショットです。
• 進捗レポート:前回の進捗レポート以降にプロジェクトで完了したことを記録します。
• 予測レポート:将来のパフォーマンスやその時点でのプロジェクトの予想される状態など、プロジェクトで何が起こると予想されるかを予測します。 これは、リソースの使用率を向上させるために使用されます。
• 傾向レポート:プロジェクトのパフォーマンスを前のレポートの同じ期間と比較します。 これは、毎月、四半期ごと、半年ごと、または毎年行うことができます。
• 差異レポート:プロジェクトの実際の進捗状況と計画された進捗状況の差異をグラフ化します。
• アーンド バリュー レポート: アーンド バリュー管理手法を使用して、スコープ、スケジュール、およびコスト パフォーマンスを統合します。 このレポートは、多くの場合、プロジェクト ステータス レポートの一部です。

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パフォーマンス レポートを分析して対応する方法

組織またはプロジェクトのパフォーマンス レポートを設定したら、次のステップはそれらのレポートを分析してアクションを実行することです。 多くの場合、ビジネス インテリジェンスを理解している専門のアナリストにアウトソーシングされますが、マネージャーがこの仕事を任される傾向があります。

分析する必要があるデータは、販売やマーケティングの成果などの定量的なデータや、顧客調査で得た回答などの定性的なデータです。 どのような種類のデータを分析する場合でも、目標の設定から始まり、アクション プランで終わるプロセスを詳細に説明する構造が必要です。

プロジェクトや会社に関する月次レポート、四半期レポート、年次レポートなど、分析の期間を決定することが重要です。 この時間枠は、データの傾向を特定するのに十分な長さである必要があります。 分析に関係のないデータをフィルターできるレポートがあると便利です。

データを確認するときは、分析の目的に関連するものを探します。 次に、見られる傾向を特定して文書化します。特に、何が最も重要で、分析の目標に沿っているかを示します。 次に、調査結果を要約し、パフォーマンスを向上させるためのアクション プランを作成します。

情報を広める方法

パフォーマンスのレポートと分析のすべての作業が完了したら、その情報を渡す必要があります。

レポートは公開する必要があります。 利害関係者は明らかに、パフォーマンス レポートで明らかになったことに関心を持つでしょう。 しかし、データに基づいて必要な改善を行うためには、チームにも情報を提供する必要があります。

パフォーマンス レポート分析の結果は、オーディエンスに合わせて調整する必要があります。 メモ、電子メール、またはレポートに関するレポートであっても、対象者にデータを配信するための最適な手段を決定する必要があります。 行動計画をより適切に実施するために、会議を招集することもできます。

ProjectManager がパフォーマンス レポートにどのように役立つか

ProjectManager は、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで追跡するクラウドベースのソフトウェアです。 ProjectManager は、タスクとリソースを整理してプロジェクトをスケジュールするのに役立ちます。 また、パフォーマンスを測定し、その洞察を利害関係者やチームと共有して改善を推進する機能もあります。

ガント チャートでプロジェクト スケジュールを作成する

パフォーマンスを測定する前に、ベースラインを設定する必要があります。 プロジェクト スケジュールを作成するとき、ProjectManager のガント チャートを使用すると、依存関係をリンクし、クリティカル パスをフィルター処理して、ベースラインを設定できます。 ガントを使用すると、計画された作業と実際の作業を確認し、レポートを作成してプロジェクトの差異を測定できます。

タイムシートで時間を正確に追跡する

個々のチーム メンバーのパフォーマンスを測定している場合、ProjectManager の安全なタイムシートは、タスクを完了するのにかかる時間に関するデータを提供します。 タイムシートはまた、繰り返される割り当てを自動入力し、給与計算プロセスをさらに合理化して、送信されたタイムシートをロックしてセキュリティを強化することもできます。

数秒でパフォーマンス レポートを作成

ProjectManager だけで、パフォーマンス レポートを作成することもできます。 ステータス レポート、ポートフォリオ レポート、プロジェクト計画、タスク、タイムシート、空き時間、ワークロード、差異を生成できます。 すべてのレポートはカスタマイズ可能で、必要なデータのみを表示するようにフィルタリングできます。PDF、Excel、または CSV 形式で保存できるため、結果を分析して関係者やチームと共有できます。

ProjectManager は、プロジェクトのパフォーマンスを計画、監視、およびレポートする、受賞歴のあるソフトウェアです。 リソース管理ツールにより、チームは最大限の能力を発揮し、複数のプロジェクト ビューを使用して、好きなように作業できます。 ProjectManager を使用すると、いつでもどこでもチームの生産性を維持し、プロジェクトを順調に進めることができます。 今すぐ ProjectManager を無料でお試しください!