プロセスの実装: クイック ガイド

ビジネスが成長するにつれて、新しいプロセスや既存のプロセスを改善する方法を検討する必要があります。 おそらく、会社はその成長を拡大して維持したい、または生産性と効率を高めたいと考えています。 目的が何であれ、プロセスの実装は、これらの目標を達成する方法です。

ビジネス プロセスの改善を検討している場合は、プロセスの実装とは何か、なぜそれが重要なのかを知る必要があります。 さらに、プロセス実装計画とは何か、および実装プロセスを作成する手順について説明します。 次に、プロジェクト管理ソフトウェアが無駄の削減と時間の節約にどのように役立つかを確認します。

プロセスの実装とは

プロセスの実装は、組織内で新しい手順またはビジネス プロセスを採用するための戦略的アプローチです。 ビジネスは、タスクを合理化し、効率を高め、エラーの数を減らし、ビジネスの成長を促進したい場合に変更を実装します。 例はいくつかありますが、ビジネス プロセスを変更するには、プロセスの実装が必要です。

ご想像のとおり、これは気まぐれに行われるものではありません。 ビジネス目標は、戦略の実行方法に関する明確なガイドラインを備えた構造化された計画を通じて達成されます。 これは、ビジネスの日常業務を通じて実行されるタスクをリストすることを意味します。 これには変更管理が含まれ、すべての部門に影響を与えます。そのため、人事が関与します。

ビジネス ユニットが停滞を恐れているのは当然です。 競合他社は常に利用できる利点を探しているため、自己満足は企業が問題を抱えている最初の兆候です。 プロセスの実装は、変更を管理するためのフレームワークを持つことによって、ビジネスが競争力を維持できる方法です。

プロセス実装計画とは

ビジネスの戦略的目標を達成するには、プロセスの実装計画が必要です。 これは、プロジェクト チームが現在いる場所から、共有された目標を達成する方法を説明する手順を定義するドキュメントです。 戦略計画ともいう。

プロセス実施計画には、戦略目標を達成するために必要な戦略、プロセス、およびアクションが含まれます。 これらの計画は綿密で、実施計画の範囲から、予算などの資金調達に必要な費用まですべてを網羅しています。 開始日と終了日、プロジェクト期間など、必要なすべての手順が詳細に記載されています。 これは、ライフ サイクルを通じて変更を制御し、管理する変更管理に似ています。

プロセスの実装計画を作成することで、チームに取り組みが伝達され、何をいつ実行するか、誰が何を実行するかを誰もが知ることができます。 計画を立てることは、プロセスの円滑な実施に不可欠です。 戦略を実行可能なステップに変える計画がなければ、プロジェクト チームを最初から最後まで導くロードマップはありません。

ビジネスに大きな影響を与えるこのような大規模な取り組みを行う場合は、プロジェクト管理ソフトウェアを使用して作業を容易にするのが賢明です。 ProjectManager は、チームがプロセスの実装計画をリアルタイムで計画、管理、追跡できるようにする、受賞歴のあるソフトウェアです。 ガント チャートは、プロジェクトを 1 か所に表示するために、視覚的なタイムライン上のステップを整理します。 チームを割り当て、ベースラインを設定して、計画された作業と実際の作業をリアルタイムで追跡できます。 これで、予算を超えないように、予定どおりに進めることができます。 今すぐ ProjectManager を無料で入手してください。

プロセスの実装が重要な理由

プロセスの実装は、多くの理由で重要です。 上でいくつかスケッチしましたが、詳しく見てみる価値があります。 1 つには、プロジェクト リソースをより高品質の成果物に変換するのに役立つ優れた方法です。 メーカーの場合、これは従業員の仕事上のミスを減らすのに役立ちます。 また、より一貫性のある信頼性の高い出力を保証することもできます。 ドキュメントについて話しているだけでも、プロセスの実装は、実際に全員がドキュメントにサインオフすることを確認するのに役立ちます。

また、反復可能なプロセスや定期的なタスクの自動化によってプロセスの効率を向上させ、ワークフローを合理化することもできます。 これにより無駄が減り、チームはより複雑な仕事に集中できるようになり、リソースをより効率的に割り当てることができます。 自動化できる単純なタスクから解放された従業員は、より多くの仕事を引き受けることができます。

業界標準への準拠を促進することを検討している場合、プロセスの実装は、ビジネスを管理する法律を順守し続けるための文書化に役立ちます。 ドキュメントが作業の指針となっている場合は、品質ガイドラインを順守するのに役立ちます。 従業員は、これらの組織プロセスとその中での役割をよりよく理解できるため、パフォーマンスの向上につながります。

プロセスの実装により、特にタスクが多くの人または部門からの調整を必要とする場合に、企業のスケーリングが容易になると述べました。 新しいプロセスは、より効果的な作業システムを作成するのに役立ちます。 これは、プロセスが継続的に評価され、開発されると、他の改善につながります。 最後に、これらの改善には、重要業績評価指標 (KPI) を使用してプロセス実装の成功の鍵を握る際のパフォーマンスの監視と測定の改善が含まれます。

7 ステップの実装プロセス

ビジネスで新しいプロセスのメリットを享受するには、それらを実装する方法を知る必要があります。 以下は、プロセスの実装を活用するのに役立つ 7 つのステップです。

1. プロジェクトチームを編成する

プロセスの実装は、計画の実行です。 ほとんどの計画には複数の人が関与するため、最初のステップは、関係者の経験とスキルに基づいてチームを編成することです。 適切な人材がいるということは、彼らを使ってより良いアプローチのブレインストーミングを行うことができるということです。 ほとんどの場合、部門を超えて作業することになります。つまり、機能横断的な作業に長けたチームが必要です。

2. ビジネス プロセスを定義する

適切なチームが参加したら、次のステップは目標を定義することです。 ビジネス プロセス マッピングなどの手法を適用して、対象のプロセスを実装または改善することができます。 また、プロセス実装計画のすべてのタスクを確認し、チームがプロジェクトを達成して成功させるために必要なリソースを把握する必要があります。 チームは、マネージャーが行動計画を作成する際に協力して作業するのを支援できます。

3. プロセス実装の目標と目的を設定する

ビジネス プロセスを定義すると、達成すべき目標と目的が生まれます。 それらが決定されたら、ギャップ分析を使用して、目標を達成するための道筋を描くことが重要です。 ギャップ分析は、あなたのビジネスがどこにあり、どこになりたいかを定義します。 目標と目的を設定して、ビジネスが望む場所に到達する方法を理解することが重要です。

3. 実施計画を立てる

チームでブレインストーミングを行い、ビジネス プロセスを定義し、新しいプロセスを実装するための目標と目的を設定したら、計画を作成します。 プロジェクトの実行に必要なリソースなど、必要なものはすべて揃っている必要があります。 次に、最初から最後まで行うタスクを定義する必要があります。 プロジェクトの段階、期間、タイムライン、および関係者全員の役割と責任を含めます。

5. チームのオンボーディング

プロセスの実装を成功させるためには、チームは新しいビジネス プロセスを理解する必要があります。 これには、トレーニング、ワークショップ、セミナー、プレゼンテーション、個別指導、チーム指導が含まれる可能性があります。

6. 改善されたビジネス プロセスを実装する

これで、明確な目的と具体的な改善目標を設定してプロセスを実装する準備が整いました。 このステップでは、プロセスを監視して、マイルストーンを達成していることを確認する必要があります。 測定可能な KPI を持つことで、ターゲットを絞った実装戦略を確実に達成できます。

7. 実装後のレビューを実施する

プロセスの実装計画を実行したら、それを見直して、何が正しく、どこが間違っているかを確認します。 これは、新しいプロセスの実装計画を通知するのに役立ちますが、定義した目標を確実に達成するために手順を改善するのにも役立ちます。

プロセスの実装を支援するProjectManager

プロセスの実装を管理するには、さまざまなツールが必要です。 チーム、リソース、コストを管理し、進捗状況とパフォーマンスを監視して、実装計画のタイムテーブルに確実に間に合うようにする必要があります。 ProjectManager は、プロジェクトをリアルタイムで計画、管理、追跡するために必要な機能を備えた、受賞歴のあるソフトウェアです。

複数のプロジェクト ビューを使用する

クロスファンクショナル チームには、互いに同期する強力なツール スイートが必要です。 管理者はガント チャートで実装計画を作成します。ガント チャートは、タスクを整理し、4 種類の依存関係すべてをリンクし、クリティカル パスをフィルタリングすることもできます。 チームは、これらのジョブを実行するためにさまざまなツールを使用します。 アジャイル環境で作業している場合、カンバン ボード ビューを使用してスプリントをマッピングし、バックログを管理してスプリントを計画することを希望するでしょう。 製造業者の場合は、堅牢なタス​​ク リストを好む可能性があります。 どのツールを使用しても、すべてのデータがリアルタイムで同時に更新されるため、全員が同じ最新情報で共同作業を行うことができます。

進行状況をリアルタイムで追跡

ガント チャートに実装計画がある場合は、ベースラインを設定できます。 これにより計画がキャプチャされ、実際の進捗状況と比較することができます。 リアルタイム ダッシュボードを使用して、プロジェクト全体の概要を把握します。 ライブ データを収集し、時間、コスト、ワークロードなどを示す読みやすいグラフやチャートに表示します。 軽量ソフトウェアのように時間のかかる設定は必要ありません。 あなたがいるとき、それは準備ができています。 さらに詳細が必要な場合は、カスタマイズ可能なレポート ツールを使用して共有することもでき、関係者を更新できます。

プロセスの実装が利用可能なリソースと連携してビジネス目標を達成できるようにするには、プロセスの実装計画のすべてのステップを管理する必要があります。 当社のソフトウェアには、タスク管理、リスク管理、およびリソース管理機能があり、プロジェクト、プロセスの実装、または変更管理計画のいずれであっても、目標を達成するのに役立ちます。

ProjectManager は、チームが実装プロセスを計画、管理、追跡できるようにするオンライン プロジェクト管理ソフトウェアです。 当社のコラボレーション プラットフォームを使用すると、チームが異なる部門や異なるタイムゾーンにいても、ファイルやコメントなどを共有できます。 当社のソフトウェアを使用して成功を収めているエイビス、ネスレ、シーメンスのチームに参加してください。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。