2020年の19の最高の無料中小企業生産性アプリ

公開: 2019-11-16

成長するビジネスを管理しようとする場合、生産性を維持することが重要です。

ビジネスオーナーおよびリーダーとして、あなたは常に千の異なる方向に引っ張られています。カスタマーサービスの電子メールへの返信、ストアの更新、製品の宣伝の間に、針を動かすタスクに時間を費やしていることを確認するためにどこに焦点を合わせるかを知るのは困難です。

やる気を起こさせる引用は、行動を刺激し、1日を過ごすための良い追加になるかもしれませんが、長期的に物事を成し遂げるのに役立つ効率的な方法ではありません。一方、最高の生産性アプリは、適切なタスクに時間を費やし、必要のないことを実行し、誰の時間にも価値のない雑用を自動化することを保証します。

あなたが始めるのを助けるために、私たちは19の最高の生産性アプリのこのリストをまとめました。私たちはあなたのために2つのリストを持っています：起業家のための11の最高の生産性向上アプリと中小企業のための8つの最高の生産性アプリ。それぞれが2020年にあなたやあなたのチームの生産性を向上させるのに役立ちます。さらに良いことに、これらのアプリはすべて無料で使用できます。

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2020年の起業家のための11の最高の無料の生産性向上アプリ

会社全体の生産性を向上させようとするときに始めるのに最適な場所は、自分の時間です。結局のところ、時間を賢く管理していないと、チームの他のメンバーの妨げになる可能性があります。

起業家向けのこれらの11の生産性向上アプリを使用して、気を散らすものを最小限に抑え、時間を賢く管理し、常に最も重要なタスクに取り組んでいることを確認してください。

1. RescueTime

時間管理のための最高の無料生産性アプリ

RescueTimeは、さまざまな種類のタスクに費やしている時間を追跡および計算する時間管理アプリです。

たとえば、ソーシャルメディアを1日に数分間しか見ないように感じるかもしれません。 RescueTimeは、フィードをスクロールするのに費やした時間を正確に表示できます。結果はあなたを驚かせ、あなたがその気晴らしを最小限に抑える必要があることをあなたに示すかもしれません。

あるいは、あるアプリから別のアプリにデータをカットアンドペーストするのに、与えるほどの労力は必要なく、自動化する価値があると感じるかもしれません。 RescueTimeは、Zapierなどの自動化ツールを使用して節約できる時間を表示できます。

長時間作業しているのに十分な作業ができていないように感じる場合、RescueTimeは、十分な影響がないタスクに多くの時間を費やしている場所を確認して理解するのに役立ちます。これにより、これらのタスクを委任したり、自動化したり、特定の注意散漫を回避したりする機会を見つけることができます。

2. StayFocusd

気晴らしをブロックするための最高の無料生産性アプリ

ソーシャルメディア、ニュースWebサイト、またはその他のオンラインの気晴らしに多くの時間を費やしていることに気付いた場合は、Chrome拡張機能であるStayFocusdを使用して、これらのサイトへのアクセスを完全にブロックできます。

StayFocusdは、特定の種類のWebサイトに費やす時間を指定できるようにすることで機能します。したがって、Twitterのスクロールを1日10分に制限したい場合は、StayFocusdで設定できます。 10分が経過すると、StayFocusdは、指定された期間、Twitterへのアクセスをブロックします。

StayFocusdには、特定のタスクに集中し続ける必要がある場合に、すべてのWebサイト（または使用する必要のあるWebサイト（Googleドキュメントなど）を除くすべて）へのアクセスをブロックできる核オプションもあります。気を散らすものを最小限に抑える必要があるが、自分でそうするために必要な意志力に苦しんでいる場合に最適なツールです。

3.GmailとOutlook用のBoomerang

電子メールの気を散らすものを排除するための最高の無料の生産性ツール

メールが気を散らす最大の原因の1つであることがわかった場合は、BoomerangforGmailとOutlookが役立ちます。受信トレイの一時停止機能を使用して、集中する必要があるときに新しいメールが受信トレイに届かないようにします。準備ができたら、受信トレイの一時停止を解除して、メールが届くようにします。

受信トレイを閉じるだけでBoomerangが優れているのは、配信の例外を作成できることです。あなたが集中する必要があるが、あなたのビジネスパートナーまたは投資家からの重要な電子メールも待っているとしましょう。これらのメールアドレスを例外として追加して、ブロッカーをバイパスしてアカウントに到着するようにすることができます。

また、受信トレイが一時停止している間にメールを送信した人に自動応答を送信して、メッセージを受信するまでに遅延が発生することを知らせることもできます。これは、緊急に連絡を取る必要がある場合に人々が使用できる代替の連絡先情報を提供するのに役立ちます。

4. Todoist

やることリスト管理のための最高の無料生産性アプリ

すべてのToDoを追跡するアプリが必要な場合は、Todoistが最適なオプションです。無料プランを使用して最大80のプロジェクトを作成できるため、未処理のタスクを必要な数の異なるリストに簡単に分離できます。

たとえば、仕事のやることと自宅のやることに別々のリストを作成し、同じアプリケーションから両方のリストを管理できます。または、仕事、家、用事、電子メール、特定のプロジェクト、長期的な目標、および個別のグループに分類する必要があるその他のリストを作成して、さらに細かくすることができます。

Todoistの利点はそのシンプルさです。何をする必要があるかを説明する簡単な行を追加し、完了したらチェックします。これは基本的に手書きのやることリストのレプリカですが、どこにいても、やることが頭に浮かんだ瞬間に使用しているデバイスでも機能します。

5. KanbanFlow

ポモドーロテクニックのための最高の無料生産性アプリ

KanbanFlowは、ポモドーロテクニックを使用してタスクを完了するために必要なツールを備えたかんばんボードのすべての利点を提供します。

レーンを設定し、タスクを追加することから始めます。そのうちの1つに進む準備ができたら、いくつかのボタンをクリックして25分のポモドーロを開始できます。 KanbanFlowは、休憩の時間になると通知し、必要に応じてそのポモドーロをタイムシートに記録することもできます。

KanbanFlowのもう1つのユニークな機能は、タイマーが完了する前に一時停止すると、一時停止した理由を尋ねられることです。これは、集中しようとしているときに最も気を散らすものを見つけるのに役立ち、最も気を散らすものを最小限に抑える方法をブレインストーミングできます。

6. Gmail

メールを管理するための最高の無料生産性アプリ

Gmailはメール用の優れた無料ツールですが、その多くの機能により、優れた生産性ツールにもなっています。

同じ質問に何度も何度も答えているような気がしますか？ Canned Responsesを作成することで、回答の入力にかかる時間を節約できます。保存されたテキストの選択は、数回クリックするだけで任意の電子メールに追加できます。

参照フォルダに追加したり、会計士に送信したりする必要のあるメールはありますか？フィルタを作成して、特定の人からの、または特定の件名の電子メール（「請求書」など）に自動的にラベルを付けたり転送したりします。また、特定の電子メールを自動的にアーカイブまたは削除するフィルターを作成することにより、受信トレイをクリアに保つためにそれらを使用することもできます。

Gmailの多くのアドオンの1つを使用して、TrelloやAsanaなどのプロジェクト管理アプリでタスクを作成したり、Slackに直接メールを送信したり、受信トレイを離れることなくEvernoteにメールを追加したりできます。これにより、電子メールが到着するとすぐに処理し、最終的に必要な場所に電子メールを送信することが容易になります。

7.Evernote

整理された状態を維持するための最高の無料生産性アプリ

使用するソフトウェアにはすべて、情報を保存する独自の方法があります。コンピューター上のファイルはハードドライブに保存されます。 GoogleドキュメントはGoogleドライブに保存されます。ブラウザに保存するWebページをブックマークし、電子メールアプリのフォルダで再度参照する必要がある可能性のある電子メールをファイルします。

このアプローチの問題は？保存したことを覚えているものを見つける必要があるときに、どこを見ればよいかを知るのは難しいです。 Evernoteは、保存する必要のあるすべてのノートとドキュメントの中央ソースを提供することで、この問題を解決します。

Evernoteを使用すると、任意のデバイスでテキストまたは音声でメモを取り、アカウントに保存できます。ただし、Googleドライブ、Gmail、Outlookと統合して、後で参照する必要のあるドキュメントやメールを保存したり、ウェブクリッパーを使用してウェブページの完全なコピーをEvernoteアカウントに保存したりすることもできます。

そうすれば、自分が持っていることがわかっているものを探す必要があるときに、それをどこに保存したかを推測する必要はありません。 Evernoteアカウントを検索するだけです。

8. LastPass

パスワード管理のための最高の無料生産性アプリ

アクセスするすべてのサイトで同じパスワードを使用することは誰にとっても悪い考えですが、ハッカーがビジネスドキュメント、Webサイト、銀行、および会計プログラムに侵入できないようにする必要があるビジネスオーナーにとっては特に問題があります。

しかし、一意のパスワードを考え出し、記憶することは、それ自体がタスクです。そこでLastPassが登場します。LastPassを使用すると、ログインする必要のあるすべてのサイトに対して、長くて強力な一意のパスワードを生成できます。これらのパスワードはLastPassアカウントに保存されるため、ログインを覚えたり、パスワードをリセットしたりする必要はありません。

LastPassの無料プランでは、最大20のアカウントのログイン詳細を保存できるため、これを使用して、最も重要なツールのログインを保護できます。または、月額3ドルでアップグレードして、すべての安全なログインを作成して保存することもできます。

9. Zapier

あなたのタスクを自動化するための最高の無料の生産性アプリ

Zapierは、コーディングの専門知識がなくても、あるアプリから別のアプリにデータを簡単に移動できるようにするアプリコネクタです。 1,500以上のアプリと接続して、ワークフローの自動化を支援します。

たとえば、ZapierのShopify Zapsは、スプレッドシートに新しい注文を自動的に追加し、メールマーケティングツールに新しい顧客を追加し、プロジェクト管理ツールで新しい注文のタスクを作成し、ソーシャルメディアに新しい製品を投稿します。これにより、これらのタスクが確実に完了しますが、ユーザー側での作業は必要ありません。

あるシステムから別のシステムへのデータのコピーと貼り付けで構成されるプレート上のすべてのロートタスクは、Zapierを使用して自動化できる可能性があります。これらの自動化の設定には数分しかかからず、より重要なタスクに集中するための時間を取り戻すことができます。

10. Google

アプリを最小化するための最高の無料生産性ツール

通貨をすばやく変換したり、海から離れた国で何時かを調べたり、複雑な数学計算を実行したりする必要がありますか？これらのタスクに個別のアプリは必要ありません。必要なのはGoogleだけです。

Googleには、オーガニック検索結果の上に表示される多数の機能があり、別のアプリが必要なタスクをすばやく実行するのに役立ちます。

検索バーに計算を入力して、結果として回答を取得します。
オーストラリアの現在時刻を確認するか、オーストラリアとニューヨークの時差を確認してください。
米ドルをユーロまたは円に換算します。
あなたが旅行している都市で最も安いホテルを見つけてください。
ポモドーロのタイマーまたはタスクに費やされた時間を追跡するためのストップウォッチを設定します。

これらの検索ツールは、画面上で開く必要のあるアプリの数と、1日を通してさまざまなプログラムにログインおよびログアウトする回数を制限します。

11.ヘミングウェイエディター

明確でエラーのない書き込みのための最高の無料生産性アプリ

スペルや文法の誤りがあるかどうか、または書いている内容が他の人に理解できるほど単純であるかどうかを心配することなく、書くのに十分な時間がかかります。

Hemingway Editorは、スペルや文法の間違いを指摘し、どの文が読みにくいかを示し、より簡単な代替手段で単語やフレーズを指摘することで、これらの心配を軽減します。

Hemingway Editorで直接書き込むか、書き込み中に推奨事項に煩わされたくない場合は、テキストをツールに貼り付けて、書き込みが終了したらクリーンアップすることができます。同時に物事を完璧にしようとする気を散らすことなく、自分の考えを捉えるのに良い方法です。

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2020年の中小企業向けの8つの最高の無料生産性アプリ

自分の時間管理を科学に変えたら、チーム全体の生産性を向上させる準備が整います。

全社的にこれらの8つの無料の生産性アプリを使用して、すべての人が可能な限り効率的に作業を完了するために必要な中小企業向けのマーケティングツールにアクセスできるようにします。

1.トレロ

組立ラインのワークフローに最適な無料の生産性アプリ

完了する前にある人またはチームから別の人に移動する必要があるプロジェクトを管理している場合、Trelloは理想的なプロジェクト管理生産性アプリです。

Trelloボードを使用すると、プロセスの各ステップに異なるレーンを作成し、タスクが完了するたびにレーン間でタスクを移動し、タスクを完了する必要のある人にタスクを割り当て、未処理の各タスクの進行状況を確認できます。一目。

Trelloは、ライター、編集者、グラフィックデザイナーが関与するコンテンツマーケティングなどのワークフローや、人事部と採用マネージャーの両方がプロセスのさまざまな部分で特定のタスクを完了する必要がある採用や採用などのワークフローに最適です。

2.アサナ

小規模チーム向けの最高の無料生産性アプリ

Trelloは組立ラインのワークフローに最適ですが、Asanaの無料プランでは、チームの作業方法にもう少し柔軟性があります。

AsanaのボードビューはTrelloのビューとまったく同じように機能し、チームがかんばんボードでタスクとプロジェクトを管理できるようにします。ただし、そのビューがチームに適していない場合は、従来のToDoリストやカレンダーでタスクを表示することもできます。

Asanaのもう1つの利点は、中央のビューから複数のプロジェクトを管理できることです。 Trelloでは、ワークフローごとに個別のボードが必要ですが、Asanaを使用すると、中央のダッシュボードから任意のプロジェクトのタスクを組織内の誰にでも割り当てることができます。

Asanaの欠点は、無料プランでは15人のチームメンバーしか収容できないことです。したがって、コラボレーションが必要な大規模なチームがある場合は、アップグレードする必要があります。 Trelloの無料プランでは、ボードに追加できる人数に制限はありません。

3.たるみ

リアルタイムコミュニケーションのための最高の無料生産性アプリ

Slackは、チームがリアルタイムで相互に通信できるようにするチャットアプリです。個々のチームメンバーは、電子メールの非同期性が十分に速くないときにチャットするために互いにインスタントメッセージを送信でき、チーム全体がチーム全体のコラボレーションのために独自のディスカッションチャネルを作成できます。

しかし、生産性に関してSlackが本当に輝いているのは、その膨大なアプリライブラリです。 Slackを、Slackディスカッションからサポートチケットを作成したり、添付ファイルをDropboxやGoogleドライブに直接保存したり、Slackで受け取ったToDoをToDoリストに追加したりするために使用する、ほぼすべての他のアプリに接続できます。

同僚から情報を取得するプロセスを自動化するのに役立つSlackアプリもあります。毎日のスタンドアップの更新を自動的に収集したり、ケータリングランチの食事の注文を受け取ったり、毎週の従業員エンゲージメント投票を送信したりするアプリを追加できます。

これらのアプリの中には無料のものと有料のものがありますが、Slackアプリの大規模なライブラリにはたくさんのオプションがあります。

4. Googleドキュメント、シート、スライド

リアルタイムコラボレーションに最適な無料の生産性アプリ

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドを使用すると、他のユーザーと簡単に共同作業して、テキストドキュメント、スプレッドシート、スライドショーを作成できます。コントリビューターは、これらのアセットでリアルタイムに共同作業を行い、他の人が現在変更を加えている場所を確認できるため、他の人が行っていることを誰もオーバーライドしません。

また、作成したアセットに対して他のユーザーが実行できる操作を制御して、アセットを表示、コメント、または編集する権限を他のユーザーに与えることもできます。提案モードを使用して、ドキュメントの所有者が承認または拒否するための変更を提供するか、質問がある場合やさらに説明が必要な場合にコメントを残します。

このツールスイートの最も優れている点は、作成したアセットのすべての履歴バージョンが保存され、アクセスできることです。したがって、誰かが気に入らない変更を加えたり、前のバージョンに戻す必要がある場合は、前のバージョンをすべて表示できるだけでなく、数回クリックするだけで元に戻すこともできます。

5.Googleドライブ

ファイルやフォルダを共有するための最高の無料生産性アプリ

多くの企業がDropboxを使用していますが、無料のファイル共有およびストレージツールを探している場合は、Googleドライブの方がお得です。 DropboxBasicの無料プランでは2GBのストレージしか提供されませんが、Googleドライブで15 GBを利用できます（ただし、そのスペースはGmailアカウントがある場合はGmailアカウントと共有されます）。

ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのGoogleツールも使用すると、Googleドライブはより自然に機能します。これらのツールで作成したファイルは、Googleドライブに自動的に保存されます。 Googleドライブに共有フォルダを作成し、そのフォルダへのアクセス権を持つすべてのユーザーに、そのフォルダ内のファイルへの同じアクセス権を自動的に与えることができます。

また、Googleドライブのバックアップと同期ツールを使用すると、パソコンに保存したファイルをGoogleドライブに自動的にバックアップし、Googleドライブのウェブアプリを開かなくてもそれらのファイルにアクセスできます。これは、必要なものすべてを中央の場所に配置するもう1つの方法であるため、ファイルが保存されている場所を推測する必要はありません。

6.概念

チームの知識管理のための最高の無料生産性アプリ

チームの生産性を維持するための最良の方法の1つは、作業に必要な情報に全員が簡単にアクセスできるようにすることです。すべてのチームが異なるシステムを使用して知識を文書化および保存する場合、これは難しい偉業です。

Notionは、チームがビジネスの誰もが検索してアクセスできる内部ナレッジベースを簡単に構築できるようにすることで、これを修正します。人事、マーケティング、営業、カスタマーサービスなど、グループごとに異なるワークスペースを作成し、それらすべてを一度に検索して、チームによって文書化された知識をすばやく見つけます。

Notionの無料プランを使用すると、無制限のチームメンバーを追加し、最大1,000ブロックのストレージを作成できます。これは、早い段階で企業の知識を収集したいが、大きな予算がない成長企業に最適です。

7.ウェーブアカウンティング

シンプルなビジネス会計のための最高の無料生産性アプリ

Waveは、無料の機能豊富なビジネス会計ツールであり、ビジネスオーナーとその財務チームが協力して、売上、請求書、経費、および利益を追跡できます。

Waveの無料プランを使用すると、無制限の銀行口座取引、請求、領収書のスキャンが可能になり、すべての事業費と収益を簡単に収集して統合できます。従業員のビジネスクレジットカードを追加して経費を記録し、Waveのモバイルアプリを使用して領収書の写真を提出してもらいます。

また、Waveを介した支払いを受け入れ（取引手数料が適用されます）、支払いを外貨に自動的に変換することもできます。最後に、会計士と簿記係をシステムに追加して、すべてが同じデータで作業できるようにし、権限を設定して、すべての人があなたが見たいものだけを見るようにします。

8. CloudApp

スクリーンショットを共有するための最高の無料生産性アプリ

スクリーンショットは、内部と外部の両方で明確にコミュニケーションするのに役立ちますが、スクリーンショットを共有するのは面倒な場合があります。 CloudAppを使用すると、スクリーンショットや短いビデオを簡単にキャプチャして共有し、Webリンクを介して必要な人と共有できます。これは、ビジネスオーナーが従業員に明確で視覚的な指示を提供するのに役立ち、従業員が同じことを顧客に提供するのに役立ちます。

CloudAppをビジネスで無料で使用するには、CloudAppを必要とする各従業員が独自の無料アカウントを作成する必要があります。これにより、ビジネスのすべてのスクリーンショットが同じ場所に保持されるわけではありませんが、安全な情報が表示されている場合はパスワードで保護できるリンクを介して、スクリーンショットを相互に簡単に共有できます。

あなた自身とあなたのビジネスに適した生産性アプリを選択する

適切な生産性アプリを使用すると、針を動かすタスクに集中できますが、アプリが多すぎると、生産性が低下する可能性があります。

そのため、アプリをダウンロードしてチームに送信する前に、時間をかけて、生産性を高めるための最大のハードルを特定してください。

気晴らしは生産性に対するあなたの最大の障壁ですか？もしそうなら、RescueTime、StayFocusd、Boomerang、KanbanFlowなどのツールが役立つ可能性があります。

人々が自分の優先順位が何であるかわからないため、または前進するために必要なものを見つけることができないために、あなたのビジネスの全体的な生産性が低下していますか？その場合は、Trello、Asana、Googleドライブ、Notionなどのアプリを使用してチームを設定します。

効率的なコラボレーションに苦労していますか？ Slack、Google Docs、Google Sheets、Google Slides、Google Drive、WaveAccountingなどのツールが完璧なソリューションを提供する可能性があります。

明確なコミュニケーションに苦労していますか？ HemingwayEditorとCloudAppを試してください。または、あまりにも多くの情報を覚えるのに苦労している場合は、Evernote、Todoist、LastPassなどのツールを利用してください。

不完全な生産性の根本原因を特定すれば、2020年の生産性向上に向けた第一歩を踏み出すことができます。