それを実際に機能させるための10の生産性システム

より生産的になりたくないのは誰ですか？

そのための1つの方法は、生産性システムを実装することです。 そして、たくさんの選択肢があります！

あなたが試すことができる10の最も人気のある生産性システムを見てみましょう。

生産性システムとは何ですか？

生産性システムとは、基本的に、人々の生産性を高めるために設計された一連の戦略、手順、および哲学です。

それは、従えば、あなたが仕事を続けることができる単純な一連の規則、またはあなたのやること項目を整理してそれらを達成しやすくする方法（またはその間の何か）である可能性があります。

これらのシステムの下での「生産性」の究極の目標は、より良いものの組み合わせです。

• 優先順位付け。 より生産的になることの一部は、何に焦点を合わせるかを知ることです。 作業に8時間、タスクに10時間ある場合、どの2時間のタスクをドロップまたは委任するかを把握する必要があります。 このようにして、8時間の作業の価値を最大化します。
• 集中。 生産性システムはまた、あなたの焦点を改善しようとします。 あなたが気を散らすものを切り取り、あなたの仕事に専念することができれば、あなたはより多くのことを成し遂げることになるでしょう。
• 効率。 これらの概念に結び付けられて、生産性システムはまたあなたの全体的な効率を高めようとします。 言い換えれば、あなたの目標の1つは、満足のいく方法でタスクを完了することができる速度を上げることです。

動作する生産性システム

さらに面倒なことはせずに、2021年にフォローできる最高の生産性システムのいくつかを見てみましょう。

1.基本的なやることリスト。

オールディーズですが、グッディーズです。 そして、実際に試したことがない限り、目を転がさないでください！

基本的なやることリストは、ある理由で古典的です。 考え方は単純です。 すべてのプロジェクト、目標、および責任を、消化しやすく、簡単に集計できるタスクに分割します。

これらのタスクのリストを作成し、それらの優先順位を設定します–優先順位は緊急であり、Bの優先順位は数日待つことができ、Cの優先順位はしばらくの間バックバーナーにとどまることができます。

このシステムは一貫性を保つのが難しい場合があり、すべての働き方やすべての個人にとって理想的ではありません。

ただし、これまで生産性システムを試したことがない場合は、開始するのに最適な場所です。

2.ポモドーロテクニック。

ポモドーロの技法は、フランチェスコ・チリッロによって考案された1980年代の謙虚な起源を持っています。 基本的な考え方は、タイマーを使用して、休憩を挟んで1日を短いスプリントに分割することです。 たとえば、25分間作業し、5分間休憩して、繰り返すことができます。 このサイクルを3回繰り返した後、長い休憩を取ることができます（20〜30分）。

さまざまな研究により、さまざまな時間間隔が「理想的」であることが示され、個人の好みは大きく異なります。 したがって、焦点を絞った作業と休憩の交代のどのパターンがあなたに最適であるかを理解するには、ある程度の実験が必要です。

とは言うものの、頻繁に休憩を取り、「集中」時間中に集中し続けることは、パフォーマンスを向上させる（そして士気を適度に高く保つ）のに最適です。

3.アイゼンハワーマトリックス。

アイゼンハワーマトリックスには、より効率的に作業するためのヒントや提案はありません。 基本的に、これは単純な優先順位付けシステムです。 しかし、適切に使用すれば、それはあなたが毎日はるかに多くを達成するのを助けることができます。

アイゼンハワーマトリックスは、緊急性と重要性の両方の観点からタスクの優先度を分類するため、「緊急重要」マトリックスと呼ばれることもあります。 タスクの緊急性とは、タスクをどれだけ早く実行する必要があるかを指しますが、その重要性は、長期的な目標にどれだけ影響を与えるかということです。

タスクは緊急である可能性がありますが、重要ではなく、重要であるが緊急ではありません。

タスクを緊急性と重要性に基づいてカテゴリに適切に分類すると、最初に緊急かつ重要なタスクにすべての努力を集中でき、毎日さらに進歩することができます。

4. Getting Things Done（GTD）システム。

デビッド・アレン（および同名の彼の人気のある本の主題）によって最初に開拓されたGetting Things Doneは、時間の経過とともに生産性を向上させるために設計された生産性システムです。

GTDは、基本的に5ステップのプロセスです。

ステップ1はキャプチャです。ここでは、頭を悩ませているすべてのもの（すべてのタスクと現在の心配事を含む）を書き留めます。

ステップ2はClarifyです。ここでは、それらの混沌とし​​た考えをタスクやアクションアイテムに変えることができます。

ステップ3は整理です。ここでは、緊急性と重要性に基づいてタスクに優先順位を付けます（聞き覚えがありますか？）。

ステップ4は、反映することです。ここで、必要に応じて調整を行うことができます。

ステップ5はEngageで、タスクを1つずつ実行し始めることができます。

GTDはまた、開業医が期間に基づいてタスクを6つの領域に分割することを推奨しています。

• 現在のアクション
• 現在のプロジェクト
• 重点分野
• 1〜2年の目標
• 長期ビジョン
• そして全体的な人生の目標。

5. Zen to Done（ZTD）システム。

レオババウタによって作成され、GTDに触発された、Zen to Done（ZTD）システムは、いくつかの同様の原則に従います。

ZTDは、個々のタスクやプロジェクトではなく、個人の成長と習慣の最適化に重点を置いているため、GTDとは異なります。

ZTDでは、GTDで同様のプロセスに従い、すべての考えを概説し、最終的には、毎日達成したい少数の「最も重要なタスク」（MIT）に減らします。

時間が経つにつれて、あなたはあなたの習慣、システム、そして行動を評価して改善し、ルーチンに固執し、気を散らすことなくあなたのMITを完成させます。

6.毎日のトリフェクタシステム。

毎日のトリフェクタ生産性システムは、全体的な作業目標を簡素化および整理する方法です。 アイデアは、あなたが毎日達成したい3つの主要なことに焦点を当てることです。 あなたは仕事の前夜、または朝の間にこれらを書き留めることができます。

日中に3つすべてを実行すると、勝ちます。 とても簡単です。

明らかに、この戦略にはいくつかの弱点があります。 すべてのタスクと目標の重みが同じであるとは限りません。また、すべてを簡単に数値化できるわけではないため、「3」にまとめるのは難しい場合があります。

しかし、それはあなたの焦点を絞り、毎日の目標を達成することに満足するための素晴らしい方法です。

7.弾丸ジャーナル。

しばらく前に流行に敏感な人に人気のある弾丸ジャーナルは、Instagramで披露する単なるアートプロジェクトではありません。 ADHDにもかかわらず集中力と生産性を維持するためのソリューションとしてライダーキャロルによって開発された、あなたは人生のほとんどすべての分野でより多くの生産性を達成するために弾丸ジャーナルを使用することができます。

弾丸ジャーナルは通常、あなたの考えを整理するために手書き（および文字通りのジャーナル）に依存しています。

インデックスを作成し、目標の概要を示し、「迅速なロギング」を実践します。これは、記号と略語のシステムに依存して簡潔な文章とコミュニケーションを作成します。このシステムは自分で作成します。

ここには柔軟性と個人的な適応の余地がたくさんあります。 これはすべての人にとって理想的な解決策ではありませんが、手書きのアイデアが好きで、考えが散らばっていることが多い場合は、完璧かもしれません。

8.「カエルを食べる」アプローチ。

心配しないで。 このシステムでは実際のカエルを食べていません。 そうでもなければ…

マーク・トウェインはかつて、「カエルを食べるのがあなたの仕事なら、朝一番に食べるのが一番です。 そして、2匹のカエルを食べるのがあなたの仕事なら、一番大きいカエルを最初に食べるのが最善です。」

「カエルを食べる」生産性システムの全体的な考え方は、タスクと優先順位を最も難しいものから最も難しいものへと整理することです。

1日の中で最も難しいことを最初に行うことで、集中力、生産性、エネルギーを最大限に発揮できるようになります。完了すると、デフォルトではすべてが簡単に見えるようになります。

それは非常に単純ですが、機能します（少なくとも私たちの一部にとっては）。

9.かんばんボードシステム。

かんばんボードは、タスクを視覚的に整理するのに役立つように設計されています。 「ブレーンストーミング」、「準備」、「実行」、「フォローアップ」など、特定のプロセスのさまざまな段階を表すさまざまな列を作成できます。

次に、さまざまなクライアント、プロジェクト、またはタスクを表すカードを作成し、新しいマイルストーンを達成するときにそれらのカードを各列に移動できます。

視覚的であるため有利です。また、公開できるため、チームとして整理された状態を維持するのに役立ちます。

ただし、すべてのタスクをカードと列の形式に簡単に縮小できるわけではないため、抽象的なタスクやプロジェクトにはあまり適していません。

10.サインフェルドの生産性システム。

はい、そのサインフェルド。

ある報告によると、ジェリー・サインフェルドは一貫性に基づく生産性システムの促進と普及に貢献しました。 アイデアは簡単です。

自分で書くことを奨励するために、サインフェルドは大きな壁掛けカレンダーに投資し、書くことに成功した日に赤いXを付けました。 時間が経つにつれて、これは深い心理的効果を生み出しました。 彼は繰り返し可能な習慣を身につけ、あえて「鎖を断ち切る」ことはしませんでした。

彼は毎日書くことを考えていましたが、カレンダーに赤いXを配置して連勝を続ける以外の理由がなければ、目標を達成するように動機付けられました。

このアプローチで創造性を発揮する方法はたくさんあります。 あなたは特定の方法で自分に報酬を与えることができます。 カレンダー以外のものを使用して、進捗状況を追跡できます。

しかし、一貫して何かをすることに投資している場合は、毎日それを行い、それを視覚化および/または祝うことで、その習慣を確立しやすくなります。

生産性システムの価値

なぜ生産性システムが必要なのですか？ なぜあなたはただ腰を下ろしてもっと一生懸命働くことができないのですか？

まあ、公平を期すために、あなたはおそらくもっと一生懸命働くことができます。 しかし、キーボードのキーをより力強く入力し、オフィスでより多くの時間を費やすことは、これまでのところあなたを得るだけです。

生産性システムには、次のようないくつかの利点があります。

• あなたはおそらくすでにできるだけ一生懸命取り組んでいます。 それで、あなたは本当に、より良く働くために何ができるでしょうか？ 生産性システムはあなたに方向性の感覚を与えます。 それらはあなたに試すべき新しい戦略、従うべき新しい優先順位、そしてあなた自身のために設定する新しい潜在的な目標を与えます。
• このシステムを定期的にフォローするため、一貫性のメリットも得られます。 計画がなく、優先順位が急速に変化することなく就業時間に入る代わりに、定期的に何かを固定することができます。
• チームの団結。 チームを管理している場合、生産性システムはさらに価値があります。 チーム全体を1つのシステムで調整できるため、全員を同じページに留めることができます。また、コラボレーションを促進することもできます。
• 成功/失敗のメトリック。 生産性の目標を達成しているかどうかをどのようにして知ることができますか？ あなたが物事を正しくやっているかどうかをどうやって見分けることができますか？ 優れた生産性システムには、成功と失敗の明確な指標があります。 システムを正しくフォローしているかどうか、およびそのシステム内で進歩を遂げているかどうかは明らかです。

1つの生産性システムに固執することを約束している場合でも、複数のシステムを順番に試したい場合でも、確かに1つのことがあります。 生産性システムが機能しているかどうかを知るのは難しいです。

いつもよりやっていますか？ いつもより少ない？ 同じ？

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