プロジェクト憲章のクイックガイド

プロジェクトは、実行する前に承認が必要です。 プロジェクト憲章は、プロジェクトを利害関係者やスポンサーに売り込むプロジェクト計画文書です。 その実行可能性と投資収益率を示すことができれば、作業は前進するための青信号を取得します。

しかし、成功するプロジェクト憲章には多くの要素があります。 プロジェクト管理に慣れていない場合は、プロジェクト チャーター テンプレートを使用して、すべての主要なポイントを確実に達成できるように設定できます。 プロジェクト チャーターに含める必要がある内容の例として、無料のプロジェクト テンプレート チャーター ヘルプを含めました。

では、プロジェクト憲章とは正確には何ですか？ 次のクイックガイドは、次のプロジェクトを売り込むときに、成功を達成するために必要なすべてのものを手に入れることができるように、より完全に理解するのに役立ちます.

プロジェクト憲章とは？

プロジェクト憲章は、プロジェクトに参加している範囲、目的、および人々の声明です。 これらの参加者の役割と責任を定義するプロセスを開始し、プロジェクトの目的と目標を概説します。 憲章はまた、主要な利害関係者を特定し、プロジェクト計画の開始時にプロジェクト マネージャーの権限を定義します。

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以下のプロジェクト管理憲章を作成して実行するためのクイックガイドに従ってください。

プロジェクト憲章の重要な要素

プロジェクト管理憲章は参考文書として役立ちます。 この 3 つの主要なポイントを定義する必要があります。

1. プロジェクトの本質は何ですか？ プロジェクトの目標と目的は何ですか? これらの目標と目的にどのように到達し、達成することを計画していますか?
2. なぜこのプロジェクトが存在するのですか？ プロジェクトの共通の理解を提供します。 憲章は、チームからプロジェクト マネージャー、利害関係者、スポンサーなど、憲章に関与するすべての人に、その価値や存在理由を伝える必要があります。
3. このプロジェクトに同意できますか？ 憲章は、プロジェクト スポンサー、主要な利害関係者、およびプロジェクト チームの間の契約として機能します。 プロジェクトに関与する各当事者の責任に注意することで、誰もが自分の義務が何であるかを明確にします。

プロジェクト憲章の作成方法

以上が大まかな流れです。プロジェクト ステートメントは詳細に説明する必要はありませんが、これらの一般的なステートメントよりも多くの重要な要素があります。 以下に概説するセクションは、スコープ ステートメント、プロジェクト予算、リスク管理計画、または提案依頼書など、より詳細なプロジェクト計画ドキュメントを参照するため、短くする必要があることに注意してください。

1. プロジェクト情報を記載する

プロジェクト憲章のこの最初のセクションには、プロジェクトの名前、説明、プロジェクト スポンサー、プロジェクト マネージャー、チーム メンバー、関係者など、プロジェクトの一般情報が含まれます。

2. プロジェクト チームの役割と責任を定義する

プロジェクト憲章の重要な機能は、チーム メンバーとその役割と責任を文書化することです。 また、主な利害関係者を特定する必要があります。 どのようなプロジェクトでも、利害関係者に注意することは常に重要です。彼らは、あなたが報告する対象であり、ある意味で彼らの期待を管理する対象だからです。 彼らが誰であるかを知るのが早ければ早いほど、生産的な利害関係者管理計画をより早く構築できます。

3. プロジェクトの目標とプロジェクトの目的を特定する

プロジェクト マネージャーは、これら 2 つを区別することが重要です。 プロジェクトの目標は、プロジェクトが生み出す高レベルの利益であり、プロジェクトの目標は、それらを完了するために必要な特定のマイルストーンまたはステップです。 明確な目標がなければ、プロジェクトは目標を達成できません。

4. ビジネスケースを提示する

プロジェクト憲章には、基本的にプロジェクトを実施する理由が記載されているため、ビジネス ケースが必要です。 これは、プロジェクト マネージャーが、プロジェクトが満たすビジネス ニーズと、プロジェクトの利害関係者に期待される経済的利益と投資収益率を説明するのに役立ちます。 プロジェクトを売り込む良い方法は、プロジェクトがスポンサーや利害関係者にもたらすメリットを把握することです。 それらの利点が何であるかを把握し、ここにリストします。

5. プロジェクト範囲の概要

対象品目と対象外品目とは何ですか? スコープは、プロジェクトの開始日や終了日など、プロジェクトの境界です。 では、プロジェクトの段階的なプロセスの外側にあるタスクやアクションではなく、プロジェクト プロセスの一部など、範囲内の項目は何ですか? プロジェクトの主要な成果物とマイルストーンの概要を説明します。 後の計画段階で、プロジェクトのスコープをより詳細に説明するスコープ ステートメントを作成する必要があります。

6. プロジェクトのタイムラインを作成する

プロジェクト タイムラインは、プロジェクト スケジュールの簡易バージョンです。 このプロジェクト タイムラインでは、関係者が全体像を理解できるように、主要な成果物、マイルストーン、およびプロジェクト ステージを示す必要があります。

7. プロジェクトの予算を立てる

プロジェクトの予算を作成するときに詳細を説明しますが、ここでは、予想されるプロジェクト コストの概算値を取得する必要があります。 プロジェクトの予算と、誰が支出権限を持つかを定義します。 定義したタスクの見積もりコストを含めますが、新しいプロジェクトの要件とタスクでは、この予算の調整が必要になることに注意してください。

8. 主な仮定と制約に注意する

プロジェクト計画の策定または実行に影響を与える可能性があるすべての仮定または制約を書き留めておくことが重要です。 明確な期待値を設定することが成功の鍵であるため、主要な前提条件に注意することは、利害関係者の管理にとって非常に重要です。 また、プロジェクトの制約をどのように処理するかについて、少なくとも概要を把握しておく必要があります。 今カバーしないと、後で追いつく必要があります。

9. 主なプロジェクトのリスクを記録する

プロジェクトで発生する可能性のあるすべての潜在的なリスクを特定して、不意を突かれないようにします。 ここでは、利害関係者が早期に認識できるように、最も可能性が高い、または影響が大きいリスクを強調する必要があります。 これに続いて、プロジェクト計画のリスク登録とリスク管理計画を作成する必要があります。ここでは、それらのリスクを解決する方法と、チームの誰がそれらを見つけて修正する責任があるかを詳しく説明します。

10. プロジェクトの要件と成功基準を定義する

プロジェクト管理チームとプロジェクトの利害関係者は、成功基準に関して合意に達する必要があります。 プロジェクトの成功を決定する最も一般的な側面は、時間、コスト、範囲の 3 つの制約要素です。 ただし、プロジェクトによっては、リスク許容レベルや品質基準など、多くのプロジェクト要件が存在する場合があります。

プロジェクト憲章のテンプレートと例

プロジェクト憲章の作成には時間と労力がかかり、プロジェクト計画に慣れていない場合は難しい場合があります。 しかし、心配する必要はありません。無料のプロジェクト チャーター テンプレートを使用して開始できます。 これをプロジェクト憲章の例として使用して、作業を進めてください。

ソフトウェアは、チャーターを整理するのに役立ちます

テンプレートの助けを借りても、プロジェクト憲章には多くの作業が必要でした。 プロジェクト計画ソフトウェアは、憲章の作成に必要なすべての情報を整理するのに役立ちます。

ProjectManager には、To Do リストをデジタル化するだけの他のソフトウェア ツールよりも多くのことを行う動的リスト ビューがあります。 リストの各アイテムにファイルを添付し、優先度を設定し、タグを追加して見つけやすくします。 各アイテムの期日を設定して、進捗を管理します。 完了率を表示します。 ProjectManager を今すぐ無料で使用して、チャーターを適切かつ予定どおりに作成してください。

プロジェクト憲章の用途は何ですか?

プロジェクトを実行するために必要なドキュメントはたくさんあります。 始める前に、プロジェクト計画からプロジェクト予算まで、作成しなければならないものがたくさんあります。 これらのドキュメントはすべて、プロジェクト ステートメントで大まかに説明した項目について詳しく説明しています。 では、なぜ別の書類が必要なのですか? それは冗長ではありませんか?

この分野を詳細なレベルでカバーしようとしているのは事実ですが、これは最初のパスであり、より一般的であり、他のすべてよりも優先されるのには理由があります。 ドキュメントの主な用途は次の 3 つです。

1. プロジェクトを承認するために必要です。 これは、プロジェクトを利害関係者に売り込み、投資収益率を大まかに定義する文書です。 エレベーター ピッチのようなものなので、プロジェクトを売り込まなければなりません。
2. これは、主要な販売伝票として機能します。 これを利害関係者に提示すると、他のプロジェクトについてアプローチされたときに配布または提示する要約が得られるため、必要な場所にリソースを集中させることができます。
3. これは、プロジェクトのライフ サイクル全体を通じて手元にあるドキュメントです。 会議でも、スコープ管理を支援するためにも、全体を通して参照します。 憲章は、他のプロジェクトの資料から注意をそらすための細かい点をすべて省いたロードマップとして機能します。

プロジェクト管理憲章の書き方のヒント

プロジェクトのビジョンを知ることから始まる、プロジェクト憲章を作成するプロセスがあります。 そのビジョン ステートメントはあいまいであってはなりませんが、プロジェクト チームの最終目標を定義して、プロジェクトの目的を捉える必要があります。

ヴィジョン

ビジョンが明確になったら、それをより実用的な部分に分解できます。

• 目的。 プロジェクトの目標を 3 つから 5 つ挙げてください。具体的、測定可能、達成可能、現実的、期限付きです。
• 範囲。 ここで、プロジェクトの提供によってビジネスがどのように変化または変化するかを説明することにより、プロジェクトの正式な境界を概説し、作業範囲に関連するものとそうでないものにも注意してください。 これにより、プロジェクトをより適切に管理できます。
• 成果物。 プロジェクトで作成する各成果物について説明します。 それらすべてを解決したら、チャーターに足場ができて、先に進む準備が整います。 WBS テンプレートを使用して、成果物を特定できます。

整理

憲章の構造を構築する場合、特定する必要がある 4 つのサブセットがあります。 これは、以下をリストすることによって行われます。

1. 顧客/エンド ユーザー。 このリストを完成させるには、次のことを自問してください。このプロジェクトのコンテキストにおける顧客および/またはエンドユーザーとは何ですか? プロジェクトの顧客は誰ですか? プロジェクトの成果物を受け入れる責任を負う特定の個人または組織はありますか?
2. 利害関係者。 前述のように、プロジェクトの利害関係者を特定することは非常に重要です。 彼らは、そのプロジェクトに特定の重要な関心を持っている、プロジェクト内外の個人または団体です。 コストを監督する財務管理者または CEO である可能性がありますが、それが誰であれ、役割に応じて焦点が少し異なります。
3. 役割。 プロジェクト スポンサー、プロジェクト委員会、プロジェクト マネージャーなど、プロジェクトの提供に関与する人々に主要な役割と責任を割り当てる必要があります。 各エントリの後に、プロジェクトでの役割と責任を定義する短い要約を書きます。
4. 構造。 ここで、プロジェクト内のこれらのさまざまな役割の間でレポートの行を定義する必要があります。 これを行うには、プロジェクト組織図を使用します。 これは、組織の構造と、プロジェクトに関与する人々の関係と役割を図式化したものです。

ガント チャートは、プロジェクトの従来の計画ツールです。 タスクと締め切りを視覚的なタイムラインに変えます。 ProjectManager にはオンライン ガント チャートやその他の計画ツールがあり、タスクを割り当てたり、リアルタイムで進行状況を追跡したりできます。 さらに、クリティカル パスをすばやくフィルター処理してから、ベースラインを設定して、計画された労力と実際の労力を比較できます。 ProjectManager を使用して、スケジュールを守り、予算内に収まるようにします。

実装

あなたにはビジョンがあり、プロジェクトのさまざまな部分を整理しました。 次に、それらを実装するための計画を作成する必要があります。 これには 4 つの部分があります。

1. プラン。 実装する場合は、実装計画が必要です。 これは、プロジェクトのライフ サイクルのフェーズ、アクティビティ、および時間枠を一覧表示することで、顧客と利害関係者に自信を持たせる方法です。
2. マイルストーン。 マイルストーンは、プロジェクトの主要なフェーズを示し、小さなタスクを大きな作業の塊にまとめます。 プロジェクトには数個しかないはずです。そのためマイルストーンですが、主要な成果物の完了を確認する重要な方法です。
3. 依存関係。 すべての主要な依存関係と、プロジェクトにとってのそれらの重要性をリストします。 これらは、ライフサイクル中にプロジェクトに影響を与えるため、相互にリンクされたタスクまたはアクティビティです。
4. リソース計画。 プロジェクトにはどのようなリソースが関係していますか? このリストを労働力、設備、材料に分解します。 これにより、必要になる前に必要なものを知ることができ、予算をより正確に見積もることができます。 プロジェクトが進行し、変更が導入されると、リソース計画を調整する必要があります。 ProjectManager は、全員のワークロードをすばやく確認できるワークロードおよびリソース管理ツールを備えているため、必要に応じてタスクを再割り当てできます。 これにより、誰もが働きすぎたり働きすぎたりすることを防ぎます。

リスク、問題、予算

ほぼ完成ですが、プロジェクトを脱線させる可能性のある潜在的なリスクや問題を収集せずに憲章を完成させることはできません。 これには、プロジェクトに関連する仮定と制約が含まれます。

リスクは、プロジェクトで発生する可能性がある、または発生しない可能性がある潜在的な問題です。 リスクは必ずしもネガティブではなく、ポジティブなリスクもあり、それに備えておく必要があります。

問題は、プロジェクトですでに発生したものです。 基本的に、リスクは未来形、イシューは現在形ですが、プロジェクト管理憲章を作成する際には、あらゆる事態に備える必要があります。

最後に、上記のすべての情報を使用して、許可された時間枠内でプロジェクトを提供するためにかかる費用の概算を概算できます。 次に、憲章を提示し、承認されて署名されると、実際の作業が始まります。

ProjectManager で計画の次のステップに進む

憲章は、プロジェクトの土台を築きます。 それはビジョンを提供し、すべての部品がどこに配置されるかを決定します。 これは素晴らしいフレームワークですが、計画ではありません。 憲章はプロジェクトの計画につながります。ProjectManager は、プロジェクトを最初から最後まで管理するために必要な受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。

計画のガント チャート

憲章を計画に変えるには、関連する多くのタスクに対応して調整するのに十分な柔軟性を備えたツールが必要です。 オンラインのガント チャート プロジェクト ビューは、タスクを取得してプロジェクト タイムラインに入力します。依存関係をリンクして、後でボトルネックを回避できます。 マイルストーンを設定し、日付をすばやく編集し、チーム メンバーに作業を割り当てることもできます。

タスクで共同作業する

チームを割り当てるときは、明確な指示を与えることが重要です。 プロジェクト マネージャーは、やるべきことが多すぎて、チームの細かい管理に時間を費やすことができません。

ProjectManager は割り当てを簡単にするだけでなく、無制限のファイル ストレージを備えているため、指示に必要なだけドキュメントや画像を添付できます。 コメントはタスク レベルで作成できるため、チーム メンバー間でコミュニケーションやコラボレーションを行うためのチャネルが常に開かれています。

すべてを報告する

プロジェクトへの強力なウィンドウは、数回クリックするだけで詳細なプロジェクト レポートを作成するレポート機能です。 マネージャーはレポートをフィルタリングして、タスクの進捗状況やプロジェクトの差異など、必要なものだけを表示できます。 これらのレポートは、プロジェクトを追跡して追跡しますが、利害関係者と共有して最新情報を把握することもできます。

プロジェクト憲章を作成し、利害関係者から承認を得たら、プロジェクトの範囲、タスク、およびリソースを管理して、予算内でスケジュールどおりに進めるための適切なツールが必要になります。 ProjectManager は、ステータスが更新されたときに即座に報告するクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。そのため、プロジェクトがどこにあり、プロジェクトを成功に導く方法を知ることができます。 この 30 日間の無料試用版で、受賞歴のあるソフトウェアを今すぐお試しください。