トップ10のプロジェクト実行戦略

あなたの組織は、戦略とプロジェクト実行の間のギャップを埋めることができていませんか? これは簡単な作業ではありません。

幸いなことに、これらのギャップを克服するために使用できる戦略 (およびツール) があり、この課題に直面しているのはあなただけではありません。 適切な戦略とツールが、ギャップを埋めてプロジェクトの実行を成功させるのにどのように役立つかを学びましょう。 専門家の意見を聞き、プロジェクト リーダーがプログラムやプロジェクトですぐに実践できる重要なポイントを確認します。

プロジェクトの実行とは

プロジェクト ライフ サイクルの 5 つのプロセス グループでは、フェーズごとに複数の目的と結果があります。 プロジェクトの開始と計画プロセスの後、プロジェクトの実行が始まります。

成功した CEO である Ram Charan と Larry Bossidy は、著書 Executive: The Discipline of Getting Things Done で実行を定義しています。 それは独自の規律です。」

プロジェクトの実行は、プロジェクト ライフ サイクルの 3 番目のフェーズであり、プロジェクト フェーズの中で最も重要なフェーズの 1 つです。 このフェーズでは、成果物を作成し、顧客や主要な利害関係者に提示します。 これは通常、プロジェクト ライフ サイクルの中で最も長いフェーズであり、予想通り最も要求の厳しいフェーズです。

プロジェクト実行の主な目的は、プロジェクト管理計画で定義された作業を完了し、主要なプロジェクト目標を達成することです。 このフェーズでは、プロジェクト リーダーは次の主要なプロセスに重点を置きます。

• 管理人
• 次のプロセス
• すべての主要な利害関係者、スポンサー、チーム メンバーに情報を伝達する

プロジェクトを実行しているときは、リソース、コスト、スケジュールなど、多くのことを管理する必要があります。 ProjectManager は、これをより効率的に行うことができる複数のプロジェクト ビューを備えた作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 ガント チャートを作成し、タスクを割り当て、進捗状況を追跡して、利害関係者とデータを共有し、プロジェクト チームをリアルタイムで結び付けます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

プロジェクトの実行手順

プロジェクトの実行は、プロジェクト管理と同様に、重要なことをおろそかにしないようにステップに分割されています。 プロジェクトの 8 つのステップは、プロジェクトや組織の働き方によって若干異なる場合がありますが、以下に基本的な概要を示します。

1. プロジェクトスコープの実行

プロジェクト スコープを計画し、要件を収集し、作業分解構造を使用して要件を定義しました。 そのスコープが検証されたら、それを実行に移します。 これには、プロジェクトの監視フェーズと管理フェーズの一部であるスコープの管理も含まれます。

2. チームを管理する

チームへのタスクの割り当ては始まりにすぎません。 彼らの作業を監視し、ワークロードを監視し、進行を妨げる可能性のあるボトルネックを取り除くことで、彼らが能力を発揮していることを確認する必要があります。

3.変更を加える

これは、すべてのプロジェクトに必要な変更につながります。 計画がどれほど優れていても、スケジュールと予算に影響を与える変更があります。 プロジェクトを監視し、推奨される変更を行い、軌道に乗るために是正措置を講じる必要があります。

4. 利害関係者を更新する

利害関係者はプロジェクトに投資しており、あなたは彼らの期待を管理する必要があります。 これを行う 1 つの方法は、彼らと定期的にコミュニケーションを取ることです。 どのくらいの頻度で最新情報を入手したいか、どのように最新情報を入手したいかを見つけて、これらのコミュニケーションを管理します。

5. チームビルディング演習を実施する

適切な実行は、チームが協力して作業する場合にのみ発生します。 そのコラボレーションには、それらを接続するためのツールなど、多くのことが含まれますが、信頼も含まれます。 チームビルディングの演習は、特に多くの経験を共有していない新しいチームにとって、信頼を築く方法です。

6.マイルストーンを祝う

祝賀会を最終納品まで取っておきたいと思う人もいるかもしれませんが、マイルストーンを持ち、それを認め、実行フェーズ全体でチームに報酬を与えることは、士気を維持する方法であり、生産性に影響します.

7.定期的に会う

利害関係者に最新情報を提供するには、プロジェクトのパフォーマンスと進捗状況を明確に把握する必要があります。 パフォーマンスを監視して報告するツールがありますが、プロジェクト チームと定期的に会って、ステータス レポートとフィードバックを得る必要もあります。

8. ドキュメントの変更

すでに述べたように、変化はプロジェクトの一部です。 変化を識別して迅速に対応したくなるかもしれませんが、これは重要なことです。 しかし、これらの変更をプロジェクト計画に文書化しないと、問題が発生する可能性があります。 これらの変更管理ドキュメントは、将来のプロジェクトの履歴データを提供するだけでなく、現在のプロジェクトでのアクションについても説明します。

プロジェクト実行の課題

物事がうまくいかなかったり、プロジェクト計画から外れたりする可能性があるため、概説したよりも多くの問題があります。 そのため、実行中の監視と追跡が非常に重要です。 注意すべきいくつかの一般的な問題を次に示します。

スコープ クリープとは、プロジェクトのスコープが当初の目的を超えてしまうことです。 これは、利害関係者が変更を望んでいる、サプライ チェーンの問題などが原因で発生する可能性があります。 すべての変更を確認し、それに応じて優先順位を付けるか無視するのはあなたの仕事です。

信頼できるチームを持つには、全員が自分の仕事に責任を持つ必要があります。 説明責任がなければ、遅延が長引き、コストが高くなります。 チームに説明責任を持たせることは、チームをうまく管理するための一部です。

計画段階でリスク管理計画を策定しておく必要があります。これは、プロジェクトを実行する際に役立ちます。 これにより、問題が発生したときにそれを特定し、迅速に対応することができます。

実行ギャップ

戦略目標をビジネス価値に変えるエグゼクティブ戦略を実行する組織は、成功のための「より大きなシステム」、つまり経営幹部、中間管理職、プロジェクト マネージャー、プロジェクト チームを発見するでしょう。

今年の初めに、Todd Williams による Filling Execution Gaps という別の本がリリースされました。 Williams の著書では、さらに一歩進んで、再現可能なプロジェクトの成功を実現するために埋めなければならない「6 つの実行ギャップ」を明確に特定しています。

最新の PMI Pulse of the Profession 2017 によると、「経営幹部は引き続き、戦略の策定と実行の橋渡しと、テクノロジーとビジネスの混乱への取り組みに主に焦点を当てています。」 ウィリアムズの研究は、私たちが見逃してきたギャップを明らかにしています。

ウィリアムズの調査では、プロジェクトの成功を妨げる 6 つの主要なギャップが特定されています。

• 共通理解の欠如
• 関与していないエグゼクティブ スポンサー
• 戦略目標との不一致
• 変更管理が不十分
• 効果のないコーポレート・ガバナンス
• 精彩を欠いたリーダーシップ

現実には、各ギャップを個別に修正することは解決策ではありません。 本当の課題は、解決策を見つけ、行動計画を策定し、6 つのギャップすべてを修正するための戦略を実行することです。 Williams 氏によると、これはロケット科学ではありませんが、各ギャップがプログラム イニシアチブにどのように影響するかを理解することが、プロジェクトの最も重要な段階である実行の鍵となります。

実行ギャップを埋める

ギャップを埋めるには、次の 2 つの要素があります。

• 戦略計画の目標と目的を実施計画に合わせる
• それらの目的を満たす結果のプログラムとプロジェクトの提供を実行する

戦略ギャップとも呼ばれる実行ギャップを埋めることは、今日のビジネス リーダーが直面する最も苛立たしい課題の 1 つです。 実行ギャップとは、企業の戦略や期待と、それらの目標を達成してアイデアを実行に移す能力との間の認識されたギャップです。

プロジェクト実行計画テンプレート

プロジェクト実行テンプレートをお探しの場合は、実行する必要があるアクション ステップの概要を説明した Excel 用の無料のアクション プラン テンプレートを用意しています。 タスクに割り当てられている人、締め切り、必要なリソースなどを一覧表示します。 これは静的なドキュメントですが、プロジェクト管理ソフトウェアにアップグレードする準備ができていない場合に役立ちます。

プロジェクトの実行を改善するための戦略的なヒント

プロジェクトの実行を成功させるための戦略をいくつか見てみましょう。

1. 終わりを念頭に置いて始める

予測される最終結果に合わせて戦略を調整することを検討することをお勧めします。 コンセプトから実装に至るまでの大きな問題は、明確に定義された目標と目的が単純に欠如していることです。 自分が達成したいことを定義できないエグゼクティブは、プロジェクト リーダーが自分の戦略を理解し、プロジェクトを率いて何らかのレベルの有意義な貢献をすることを期待することはほとんどできません。

2.コアチームから賛同を得る

明確に定義されたプロジェクトは、チームと利害関係者から賛同を得るのに役立ちます。 戦略的意思決定の背後にあるビジョンを説明することで、このコア チームは、自分たちの知識と仕事がより大きな全体にどのように貢献するかについて、より深く理解することができます。 共同プロジェクト管理ソフトウェアを使用することは、主な目的を把握しながら全員がチームとして作業し続けるための理想的な方法です。

3. プロジェクト リーダーはプロジェクトをゴールに導く

戦略を確実に実行に移すには、プロジェクトを管理するための適切なプロジェクト リーダーシップ スキルを備えた人材が必要です。 心の知能指数と自己認識は、プロジェクト リーダーにとって不可欠なスキルセットであり続けています。

4. パフォーマンスの高いチームを構築する

プログラムやプロジェクトの適切な戦略と調整を定義するのに役立つ、非常に有能なチームを構築することを目指してください。 ビジョンを調整し、チームと連携できるプロジェクト リーダーは、重要なプログラムやプロジェクトを成功裏に実現します。ビジョンと戦略を実装に合わせることで、これらのギャップを埋めることができます。

5. 説明責任を通じて進捗とパフォーマンスを監視する

戦略の実施には、必要なさまざまなプロジェクトやプログラムについて話し合う会議が含まれます。 会議は、このフェーズで焦点を合わせて次のことを行うために重要です。

• 人を管理する
• プロセスに従う
• すべての主要な利害関係者、スポンサー、チーム メンバーに情報を伝える

会議は、合意を固め、実行可能な項目を文書化し、リスク/問題を特定し、結果を出すためにチームに責任を持たせるための優れた方法です。

プロジェクト全体を通して、コミュニケーション ラインを開いたままにします。 未解決のアクション項目、問題、およびリスクについて、ミーティングの前、最中、後に必ずフォローアップしてください。 マイクロマネジメントを避け、状況とチーム メンバーに基づいてリーダーシップ スタイルを調整します。

プロジェクトの実行に役立つその他のプロジェクト管理テンプレート

Excel 用の無料のアクション プラン テンプレートを見てきましたが、これは私たちが提供する数十のプロジェクト テンプレートの 1 つにすぎません。 実行フェーズを含め、プロジェクトのすべてのフェーズに無料のテンプレートがあります。 実行に役立ついくつかを次に示します。

プロジェクト ダッシュボード テンプレート

プロジェクトを実行することの一部は、スケジュールと予算の制約を確実に満たすことです。 Excel 用の無料のプロジェクト ダッシュボード テンプレートは、タスク、ワークロード、コストなどの指標を追跡します。 もちろん、データを入力する必要がありますが、クラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアを使用していない場合は、それが最善の策です。

プロジェクト タスク トラッカー テンプレート

タスクが計画どおりに進むようにするもう 1 つの方法は、Excel 用の無料のプロジェクト タスク トラッカー テンプレートを使用することです。 実際の効果に対して計画された作業を確認できるため、異常を見つけて迅速に解決できます。 これは、タスク チェックリスト、プロジェクト追跡、およびタスク分析テンプレートとしても使用できる優れたタスク管理ツールです。

タイムシート テンプレート

実行フェーズのもう 1 つの重要な部分は、チームの管理です。 Excel 用の無料のタイムシート テンプレートを使用すると、時間当たりのコスト、休暇、残業を計算して、仕事の時間を追跡できます。 彼らがタスクに費やしている時間を追跡し、プロジェクトの別のビューを取得して、プロジェクトを順調に進めることができます。

プロジェクトの実行に ProjectManager を使用する

戦略と理論だけでは、実行に関しては限界があります。プロジェクト計画を確実に成功させるには、適切なツールが必要です。 ProjectManager には、プロジェクト計画の実行に役立つ強力なツール スイートがあります。

プロジェクトの実行をリアルタイムで追跡

リアルタイムのダッシュボードでプロジェクトの概要を把握できます。 他の軽量ソフトウェアのように必要なセットアップはありません。 当社のツールは、ライブ データを自動的に収集して計算し、カラフルなグラフで表示します。 時間とコストからワークロードと正常性まで、進捗とパフォーマンスを監視する 6 つのプロジェクト メトリクスを参照してください。

タスクをより効果的に管理する

ダッシュボードを使用すると、マネージャーはプロジェクトを監視でき、タスク管理ツールはチーム メンバーが毎日のタスクを実行するのに役立ちます。 受賞歴のある当社のソフトウェアには、チーム メンバーが割り当てられたすべてのタスク、タスクの優先度、期日を確認できるリスト ビューなど、複数のプロジェクト ビューがあります。 進捗状況の更新、コメントの追加、ファイルの添付タスクが簡単にできるため、すべての作業がプロジェクト中心のままになります。 透明性は優れた実行の鍵であり、ProjectManager はそれを完璧に備えています。

プロジェクトを実行する際にこれらの戦略を実装するのに役立つツールを探しているなら、ProjectManager があります。 当社のクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアはリアルタイムのデータを提供するため、何が起こっているかをリアルタイムで確認できます。 この 30 日間の試用版で無料でお試しください。