プロジェクト開始文書の作成方法 (テンプレート付き)

プロジェクトを開始する前に、たとえ計画する前であっても、まずプロジェクトを詳細に定義する必要があります。 これにより、プロジェクト マネージャーはプロジェクトの主要な関係者から賛同を得て、問題なく計画段階に移行するためのすべての調査が完了したことを確認できます。

そのため、プロジェクト開始文書 (PID) は非常に重要です。 その理由を理解するために、この用語を定義し、他のプロジェクトのドキュメントと比較してみましょう。 その重要性と、その多くのコンポーネントをすべて含むプロジェクト開始文書の作成方法について説明します。 開始に役立つ Word 用の無料のプロジェクト開始ドキュメント テンプレートをダウンロードすることもできます。

プロジェクト開始文書 (PID) とは何ですか?

プロジェクト開始ドキュメント (PID) は、プロジェクトを徹底的に定義するために使用されます。 これはプロジェクト憲章に似ていますが、より詳細な内容です。 これは主に PRINCE2 方法論で使用されます。PRINCE2 は、PROjects IN Controlled Environments の頭字語です。 PID は線形でプロセス ベースであり、プロジェクトを定義された段階に分割し、主に英国で使用されます。

プロジェクト開始文書はプロジェクト開始フェーズの最後の部分ですが、次の段階で発生するプロジェクト計画の基礎とみなすことができます。 また、主要な関係者からプロジェクトへの賛同を得て、プロジェクト チームに今後の予定を知らせるのにも役立ちます。

プロジェクト開始ドキュメントは、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて頻繁にレビューおよび改訂される生きたドキュメントです。 物事は変化するものであり、その変化はプロジェクト開始文書に反映されなければなりません。 これは、これらの理由やその他の理由から非常に重要な文書です。これについては、後ほど説明します。

また、これはプロジェクトを完了するためのレースのスタート号砲と考えることもできます。 プロジェクト開始文書を使用して線路をレイアウトしたら、その線路を効果的に通過するための車両が必要です。 ProjectManager は、PID を取得して実行可能なプロジェクト計画に変える、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。 当社の堅牢なガント チャートは、プロジェクトのタスクとリソースの計画とスケジュールを作成したり、4 種類のタスクの依存関係をすべてリンクしてコストのかかる遅延を回避したり、重要なタスクを特定するためのクリティカル パスのフィルターを作成したりするのに役立ちます。 計画を立てたら、ベースラインを設定して計画された作業量を把握し、それを実際の作業量とリアルタイムで比較します。 これにより、プロジェクトをスケジュールどおりに予算内に維持することができます。 今すぐ無料で ProjectManager を始めましょう。

プロジェクト開始文書を作成することがなぜ重要ですか?

プロジェクト開始文書が重要になる方法はたくさんあります。 これは、開始フェーズで作成された他のプロジェクト ドキュメントのほとんどを収集するため、おそらく開始フェーズで作成される最も重要なプロジェクト ドキュメントです。 このように、プロジェクト開始文書により、プロジェクト委員会に提出して財政的支援を求める前に、プロジェクトが完全に理解されていることを確認できます。

プロジェクト開始文書のもう 1 つの重要な側面は、それがベースラインとして機能することです。 プロジェクトボードとプロジェクトマネージャーの両方がそれを参照し、進捗状況を追跡できます。 これは、実際のプロセスに関するデータを収集し、それをプロジェクト開始文書と比較することによって行われます。 また、発生する可能性があり、プロジェクトの範囲、コスト、時間に影響を与える可能性のある問題を特定するのにも役立ちます。

プロジェクト開始ドキュメントは、新しいプロジェクト メンバーに最新の情報を提供するための優れたツールでもあります。 プロジェクトの理由、ビジネス上の正当性、リスク、プロジェクトの管理方法など、プロジェクトについて知っておくべきことすべてを 1 か所で学ぶことができます。

プロジェクト開始文書には何を含めるべきですか?

プロジェクト開始ドキュメントとは何か、そしてそれがなぜ重要なのかについてはこれまで何度も話してきましたが、その内容についてはまだ詳しく説明していません。 これが私たちの議論の最も重要な部分かもしれません。 ここでは、プロジェクト開始文書のさまざまなセクションとその内容の概要を説明します。

プロジェクトの定義

まず、プロジェクト開始文書でプロジェクトを簡単に要約し、以下の簡単な説明を加えます。

• 目的:プロジェクトの理由、それが新製品であるか、市場のニッチ市場を埋めるかなど。
• 目標と目的:プロジェクトの目標、長期的な成果、および目標、短期的な成果を定義します。
• 成功基準:プロジェクトが成功したかどうかを判断するためにプロジェクトを測定する方法を説明します。
• 仮定と制約:プロジェクトに影響を与える可能性があるものに関して、あなたが真実であると仮定していることと、真実であると証明されたことをリストします。

ビジネスケース

ビジネスケースはプロジェクトを正当化する文書です。 これはプロジェクト定義で説明した内容と似ていますが、さらに詳しく説明されています。 プロジェクトの利点、コスト、リスクなどを定義します。

プロジェクト範囲

ここでは、目標、制約、ワークフロー管理の定義など、プロジェクトを完了するために行う必要があるすべての概要を説明します。

プロジェクト予算

ここで、プロジェクトのコストを可能な限り正確に見積もることができます。 損失を避けるためにできる限り実際のコストに近づけたいため、これはさまざまな手法を使用して行われます。 したがって、専門家の意見や過去のデータを利用し、プロジェクトをタスクに分割し、それらのタスクに関連するコストを見積もって予算を立てます。

プロジェクトタイムライン

すべての成果物、アクティビティ、タスクをリスト化すると、プロジェクトのスケジュールを立てるのに役立ちます。 各タスクには開始日と終了日が必要です。 次に、タスクを視覚的なタイムラインに配置して、プロジェクト全体を 1 ページにレイアウトして確認できるようにします。

関連: Excel 用のベスト プロジェクト スケジュール テンプレート 12 選

プロジェクトの内訳

プロジェクトのタイムライン内のタスクを誤って見落とさないようにするには、作業分解構造を使用します。 これは階層ツリー チャートで、最終的な成果物が一番上にあり、そこからそこに到達するための他のすべての成果物が分岐しています。 すべての成果物を把握すると、成果物を作成するために必要なすべてのタスクを決定するのに役立ちます。

リソース計画

リソースとは、プロジェクトを実行するために必要なものすべてであり、チーム、設備、資材などが含まれます。このドキュメントには、これらすべてのリソースと、それぞれがどれだけ必要か、いつ必要になるかがリストされています。 この取り組みは可能な限り効率的になるように調整されます。

リスク計画

プラスかマイナスかにかかわらず、リスクはすべてのプロジェクトに内在しており、それを考慮する必要があります。 リスク計画では、これらのリスクと、それらがプロジェクトで問題になった場合の対処方法を特定します。 チームメンバーを割り当てて、それらに対応し、優先順位、影響、発生の可能性を設定する必要があります。

変更管理計画

プロジェクトには変更も与えられます。ここで変更管理計画が役立ちます。 これらの変更を管理するプロセスを作成し、変更を確認して承認または拒否できるようにします。 承認された場合、計画には、変更がどのように伝達され、プロジェクトに実装されるかについても詳しく説明されます。

プロジェクト チームの役割と責任

この文書は、プロジェクトに関与する全員の役割と責任を定義します。 また、誰に報告すべきか、チームメンバーの質問にチームの誰が答えるのかについても説明します。 これはプロジェクトを開始する前に全員に明確に伝えられます。

プロジェクト管理

プロジェクトを予定通りに進めるために、マネージャーは進捗状況とパフォーマンスを監視する必要があります。 プロジェクト管理は、プロジェクトが計画と予算に従っており、期待どおりに実行され、品質基準を満たしていることを確認するために使用されます。

コミュニケーション計画

関係者に常に情報を提供する必要がありますが、プロジェクトの雑草に関与する必要はありません。 コミュニケーション計画では、誰が何を知る必要があるか、どのくらいの頻度で更新する必要があるか、データを取得するためにどのような方法が望ましいかを定義します。 コミュニケーション計画には、プロジェクト チームの全員に情報を提供することも組み込むことができます。

プロジェクト開始文書のテンプレート

そのため、最初から作成する必要はありません。Word 用の無料のプロジェクト開始ドキュメント テンプレートが含まれています。 これは、上で定義したさまざまなセクションすべての概要を示しており、完全にカスタマイズ可能なため、必要に応じてセクションを追加または削除できます。 すべてのサポート文書を添付すると、この無料のプロジェクト開始テンプレートが非常に貴重になります。

プロジェクト開始文書とプロジェクト計画

プロジェクト開始文書はプロジェクト計画によく似ているかもしれません。 さまざまなコンポーネントに分解するとわかるように、同じ要素がいくつかあります。 たとえば、どちらもプロジェクトのタイムラインを持ち、リソースと予算を扱います。 しかし、この 2 つは似ていますが、同じではありません。

まず、プロジェクト開始文書はプロジェクト計画よりも高レベルです。 プロジェクト計画は、プロジェクトの開始から終了までの手順の概要を示し、結果として成果物が得られるように特別に設計されています。 プロジェクト開始ドキュメントは、その存在理由を含むプロジェクト全体の詳細な概要を説明するものであるのに対し、ロードマップとして使用されることが多いです。

プロジェクト開始文書とプロジェクト計画のもう 1 つの違いは、PID が PRINCE2 の一部であることです。 別の方法論で実行されたプロジェクトでそのようなドキュメントが見つかる可能性はほとんどありません。 ウォーターフォール アプローチを採用すると、同様の文書が作成されますが、それはプロジェクト憲章と呼ばれ、同じ内容のほとんどをカバーします。

プロジェクト開始文書とプロジェクト概要

プロジェクト概要は、範囲という点ではプロジェクト開始文書に似ていますが、詳細という点ではやはり異なります。 PID はプロジェクト委員会から情報を取得し、プロジェクトを承認するかどうかを決定しますが、プロジェクト概要はプロジェクトの主要な要素の短い説明です。

プロジェクト マネージャーまたはプロジェクト リーダーは、プロジェクト開始文書を作成します。 通常、プロジェクト概要が作成され、合意された後、PID の作成を開始します。 ある意味、それはプロジェクト開始文書を開始します。 これにより、プロジェクト委員会や関係者によって拒否される多くの詳細な作業を行う必要がなくなります。

ProjectManager はプロジェクトの管理を支援します

テンプレートは優れていますが、手動で更新する必要がある静的なドキュメントです。 プロジェクトを管理するときは、効率性が求められます。 ProjectManager は、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアで、プロジェクトの開始段階から実行、監視、制御に移行するために必要なすべての機能を提供します。 当社の無制限のファイル ストレージは、プロジェクト開始ドキュメントからすべてのサポート プロジェクト ドキュメントを保持する中央ハブを提供し、いつでも手元に置くことができます。 しかし、これは当社のソフトウェアができることの始まりにすぎません。

リアルタイム ダッシュボードでプロジェクトを監視する

プロジェクトが実行されると、マネージャーはプロジェクトの監視と制御に深く関与し、プロジェクトのスケジュールと予算が確実に一致するようにします。 リアルタイムのプロジェクト ダッシュボードは、プロジェクトの進行状況とパフォーマンスの概要を提供します。 ライブ データをキャプチャし、時間、コスト、作業負荷などを示す読みやすいグラフやチャートで表示します。 軽量ツールとは異なり、セットアップは必要ありません。 いつでも準備完了です。

リソース管理機能でチームの生産性を維持

確実に計画通りに進むための 1 つの方法は、リソースを管理することです。 もちろん、最も重要なリソースはプロジェクト チームです。 有給休暇や世界的な休日を含む従業員の空き状況を保存して、タスクを簡単に割り当てることができます。 次に、色分けされたワークロード チャートを使用して、割り当て超過がないことを確認します。 該当する場合は、チャートから直接リソースを再割り当てするだけでワークロードのバランスが取れ、能力と生産性を維持して作業を続けることができます。

他にも、チーム メンバーが必要なツールを使用して作業できる複数のプロジェクト ビューや、問題を特定して軽減されるまで追跡するリスク管理機能など​​、タスク管理に役立つ機能が多数あります。 自動化されたワークフローにより効率が向上し、タスク承認設定により品質のみが確実に提供されます。 プロジェクト イニシアチブ文書はプロジェクトが成功するように設定し、ProjectManager がプロジェクトが成功することを確認します。

ProjectManager は、チームがどこにいても、いつ作業していても接続できるオンライン プロジェクト管理ソフトウェアです。 ファイルを共有したり、タスク レベルでコメントしたりして、より良いコラボレーションを促進します。 当社のソフトウェアを使用してプロジェクトを成功裏に遂行している、Avis、Nestle、Siemens などの企業のチームに参加してください。 今すぐ無料で ProjectManager を始めましょう。