プロジェクト管理の基本: 定義、方法、およびツール
公開: 2023-04-01プロジェクト管理の 101 へようこそ。プロジェクト管理は困難な分野のように思えるかもしれませんが、基礎を理解し、それを直感と組み合わせると、状況に関係なくプロジェクトを成功に導くことができます。
思いがけずプロジェクトのリーダーを任され、大きな昇進が間近に迫っている場合や、プロジェクトでの自分の役割をよりよく理解したいと考えているチーム メンバーである場合もあります。 いずれにせよ、実用的な情報を得るために、プロジェクト管理に関係する主要な詳細の概要を簡単に説明します。
プロジェクト管理についてさらに支援が必要な場合は、すべてのリソースとプロジェクト管理ツールをチェックして、可能性を最大限に引き出してください。 ProjectManager は、経験豊富なプロジェクト マネージャーと初心者の両方のプロジェクト マネージャーとチーム メンバーがプロジェクトを管理するために使用できる強力なプロジェクト管理ソフトウェアです。 今すぐ無料で始めましょう。
最初のプロジェクト管理の基本は、プロジェクトの定義です。これにより、プロジェクト管理とは何か、どのような種類の組織にとってプロジェクト管理がなぜそれほど重要なのかを理解できます。
プロジェクトとは
プロジェクトとは、単一の目標に向かって進む一連のタスクです。 プロジェクトには、プロジェクトを完了するために必要な時間、人員、リソースなどの境界があります。 これらはすべて、達成したい結果と達成したい時期によって異なります。
それらの結果は、成果物を生み出す結果です。 それらは、プロジェクトのために作成または提供されたものです。 成果物は、プロジェクト自体の結果であるだけでなく、プロジェクト計画、レポート、またはその他のドキュメントなど、プロジェクトのプロセスの結果でもあります。 プロジェクトは締め切りで構成されています。 プロジェクトの各タスクとフェーズには期日があります。つまり、プロジェクトにはスケジュールがあります。
予算もプロジェクトの一部です。 割り当てられた時間内にプロジェクトの要求を満たすために、リソースに対して支払うお金が必要です。 一般的なリソースには、労働力、作業用品、設備が含まれます。 プロジェクト予算は、これらの支出の概要を示します。 プロジェクトとは何かを判断したので、プロジェクト管理を分野として定義できます。
プロジェクト管理とは
プロジェクト管理は、プロジェクト管理の方法論、ツール、および手法を使用して、すべてのプロジェクトに共通する一連の段階であるプロジェクト ライフ サイクルを管理することからなる分野です。 プロジェクトチーム内にはいくつかのプロジェクト管理の役割がありますが、プロジェクトマネージャーは通常、プロジェクトの計画、実行、および監視のプロセスを最初から最後まで監督する責任があります。
プロジェクト管理の規律を形作る 4 つの基本的なプロジェクト管理概念を確認しましょう。プロジェクト ライフ サイクル、プロジェクト管理の 3 つの制約、プロジェクト管理の知識領域、およびプロジェクト マネージャーとして使用できるさまざまなプロジェクト管理方法論です。
プロジェクトのライフサイクル
プロジェクト ライフ サイクルは、すべてのプロジェクトが通過する 5 つのフェーズを表します。 ここでは、それぞれの概要を簡単に説明します。
- 開始:ここでは、プロジェクトの範囲、目標、プロジェクトの組織、ビジネス ケース、制約、関係者、リスク、プロジェクト コントロール、レポート フレームワークなどを設定します。
- 計画:ここでは、ポイント A からポイント B に到達するためのロードマップを作成します。つまり、予定どおりにすべてを完了するために必要なタスク、期限、およびリソースのスケジュールを作成します。
- 実行:プロジェクトが開始され、プロジェクト計画が実行に移されます。
- 監視と制御:プロジェクトが計画どおりに進行していることを確認するには、進捗を監視するためのメカニズムを設定する必要があります。 プロジェクトが計画どおりに進まない場合は、問題が発生する前に問題を制御して解決するように取り組みます。
- クロージング:プロジェクトは一時的な取り組みであるため、最終的には終了し、正式にクローズする必要があります。 しかし、それは成果物を作成するほど単純ではありません。 サインオフする事務処理、再割り当てするリソース、その他の未解決の問題があります。
トリプル制約
プロジェクトを管理するために使用する方法に関係なく、3 つの制約を理解することが重要です。 すべてのプロジェクトは、特定の制約の下で実行されます。 これらは、コスト、時間、および範囲です。 つまり、プロジェクトは予算内に収まり、予定通りに納品され、合意された範囲を満たさなければなりません。
三重の制約を三角形と考えると、コスト、時間、範囲を管理している場合、三角形は品質です。 したがって、プロジェクトのコスト、時間、および範囲を管理していれば、顧客の品質要件を満たすことができます。
しかし、3 つの制約はそれ以上のものです。 船のバラストのようなもので、水がどんなに荒れてもプロジェクトのバランスを保ちます。 たとえば、より多くの資金が必要な場合は、プロジェクトの時間または範囲を調整する必要があります。 したがって、時間がない場合は、予算またはスコープを変更する必要があります。
プロジェクトを管理する際に、プロジェクトのフェーズと管理ツールとともに、3 つの制約を念頭に置いておくと、プロジェクトを軌道に乗せるために必要な調整を行う手段が得られます。 それが成功の方程式です。
プロジェクト管理の知識エリア
プロジェクト管理の知識領域は、プロジェクト マネージャーとチーム メンバーがプロジェクトを成功させるために行うさまざまな種類の作業を説明するカテゴリとして簡単に定義できます。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクト ライフ サイクルを通じてチームを導き、3 つの制約のバランスが取れていることを確認できるように、これら 10 のプロジェクト管理知識領域のそれぞれについて十分な知識を持っている必要があります。
- プロジェクト統合管理
- プロジェクトスコープ管理
- プロジェクト時間管理
- プロジェクト コスト管理
- プロジェクトの品質管理
- プロジェクト人的資源管理
- プロジェクトコミュニケーション管理
- プロジェクトリスク管理
- プロジェクト調達管理
- プロジェクト関係者管理
このトピックに興味がある場合は、プロジェクト管理に関するこれらの重要な原則の詳細について、プロジェクト管理のナレッジ エリア ブログを参照してください。
プロジェクト管理方法論
プロジェクトのプロセスを構築するには多くの方法があり、プロジェクト マネージャーはその 1 つまたは複数の専門家です。 最も伝統的なものはウォーターフォールと呼ばれ、プロジェクトを管理するための直線的なアプローチに従い、プロジェクトを非常に構造化されたシーケンスに分解します。
人気を集めている別のアプローチはアジャイルと呼ばれ、ソフトウェア開発に由来します。 これは、「スプリント」と呼ばれる小さなフェーズまたはサイクルで機能するプロセスであり、小さなチームに適しています。 その名前のように、プロセスは変化を受け入れ、柔軟性があり、クライアントのフィードバックに従って継続的に方向を変えています。
プロジェクト管理が重要な理由
すべての企業、非営利団体、またはその他の種類の組織はプロジェクトを実行する必要があるため、どの組織にとってもプロジェクト管理が重要になります。
効果的なプロジェクト管理は、チームが予定どおりに予算内でプロジェクトを遂行することを意味するだけでなく、生産性の向上、コストの削減、リーダーシップの向上、意欲的な従業員など、組織全体の他のメリットももたらします。
一言で言えば、プロジェクト管理は、タスク、目標、およびチームのパフォーマンスの計画と監視を通じて、組織がより効率的になるのに役立ちます.
プロジェクトマネージャーとは？
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの責任者です。 それは明らかですが、説明が単純すぎるかもしれません。 プロジェクト マネージャーは、すべての段階でプロジェクトをリードします。 つまり、最初にプロジェクトを利害関係者に販売し、次にプロジェクトの範囲を計画および定義する責任があります。
プロジェクトマネージャーは何をしますか?
プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの目標を達成するために必要なすべてのタスクを把握し、それらのタスクをスケジュールに並べます。 これらのタスクとスケジュールには、プロジェクトの目的を達成するために必要なリソースが与えられます。 つまり、チームを編成し、必要なツール、物資を入手し、サイトを確保し、必要なリソースを確保する.
プロジェクト マネージャーは、それらのリソースに支払うためにプロジェクト予算を作成する人物でもあります。 彼らは、すべてのドキュメントを管理し、プロジェクトの最後にそれらのドキュメントをアーカイブする責任があります。 また、リスクを管理し、プロジェクトの進捗状況を監視して、人々が妨げられず、スケジュールと予算内で作業していることを確認します。
したがって、基本的に、プロジェクトに関連するものはすべて、プロジェクト マネージャーの管理下にあります。 彼らはプロジェクトのリーダーであり、プロジェクト計画を実行するチームを管理します。 しかし、彼らは上司ではありません。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクトのアイデアをスポンサーまたは利害関係者に売り込み、プロジェクトの進捗状況を報告します。
したがって、プロジェクト マネージャーは非常に組織化された人物であり、目標志向でプロセスに情熱を傾ける人物です。 プロジェクトマネージャーは、プレッシャーの下でうまく働き、リーダーシップを発揮し、人々が最善を尽くすように動機付ける方法を知っている必要があります. 対人スキルだけでなく、コミュニケーションスキルも重要です。 また、プロジェクトを成功させるための方法とテクニックを知っている必要があります。
プロジェクト管理ツール
お気づきかもしれませんが、プロジェクトは複雑になる場合があります。 プロジェクトのすべての要素がスムーズに実行されるように、計画、スケジュール、監視を行います。 手元にツールが多ければ多いほど、プロジェクトとタスクをより管理しやすくなります。 プロジェクト管理ソフトウェアには、プロジェクト マネージャーとチーム メンバーがプロジェクトのあらゆる面で支援するために必要なすべてのツールが含まれています。
そのプロジェクト管理ソフトウェアがクラウドベースの場合、データとコラボレーションがリアルタイムで行われるため、プロジェクトのより正確な全体像が提供され、意思決定に役立ちます。 さらに、プロジェクト管理ソフトウェアには、以下で説明するような、プロジェクトを管理するための主要なツールが多数含まれていることがよくあります。
ダッシュボード
プロジェクト ダッシュボードは、プロジェクトのすべての部分からメトリックを収集します。 これらの数値は読みやすいチャートやグラフに表示され、マネージャーやチーム メンバーはプロジェクトの進捗状況やデータをリアルタイムで確認できます。 ダッシュボードはレポートにも役立ちます。 プロジェクトを実行するということは、プロジェクトの進行状況をプロジェクトのスポンサーに報告することを意味します。 グラフとチャートをフィルタリングして、ターゲット レポートに必要なデータだけを提供できます。
ガント チャート
オンライン ガント チャートは、タイムライン上でタスク リストをグラフィカルに表示するため、計画を立てるための優れたツールです。 各タスクには期限があり、そのタスクの開始と終了を示す線が作成されます。 依存している場合は、タスクをリンクできます。
理想的には、ガントチャートをチームと共有し、チームがステータスを更新するときに進行状況を追跡できます。 一部のガント チャートでは、開始日と終了日の間のバーが、チームがタスクに取り組むにつれて埋められます。スケジュールを変更する必要がある場合は、バーをドラッグ アンド ドロップするだけで、新しい期日を反映できます。
タスク管理ツール
自分用の To Do リストを作成し、チーム メンバーにタスクを割り当てることができるタスク管理ツールがあります。 これらのタスクには、タスクに関連するメモ、ファイル、リンク、および画像が添付されている場合があり、チーム メンバーはタスク レベルで対話および共同作業を行うことができます。 電子メール通知を自動化して、タスクがいつ完了したかを知り、差し迫った締め切りを人々に思い出させることもできます.
タイムシートとワークロード ツール
それ自体がプロジェクトになる可能性があるプロジェクトに取り組んでいる人々を管理するという点では、タイムシートがあります。 これらは、各従業員が勤務時間を簡単に追跡および記録できるようにするオンライン ドキュメントであり、承認のために完了したらマネージャに提出できます。
ワークロードの管理に関しては、リソース割り当てツールを使用すると、プロジェクト全体でリソースが適切に割り当てられているかどうかを一目で確認できるため、全員が作業し、ワークロードのバランスが取れています。 場合によっては、ワークロード管理ソフトウェアからもレポートを実行できます。
プロジェクト管理テンプレート
時間を節約し、プロジェクトを合理化するのに役立つ、無料のプロジェクト管理テンプレートを多数提供しています。 ここでは、無料でダウンロードできる重要なプロジェクト管理ドキュメントをいくつか紹介します。
プロジェクト計画テンプレート
プロジェクト計画は、プロジェクトに関するすべてを説明するドキュメントです。 スケジュール方法から、実行方法と完了方法まで。 この無料のプロジェクト計画テンプレートは、プロジェクトを開始するのに役立ちます。
プロジェクト予算テンプレート
すべてのプロジェクトには、人、材料、設備などのリソースが必要です。 これらのリソースには費用がかかるため、プロジェクト予算を作成するには、すべてのプロジェクト コストを見積もる必要があります。 この無料のテンプレートは、初心者のプロジェクト マネージャーに最適です。
プロジェクト タイムライン テンプレート
すべてのタスクの開始日と終了日を含め、プロジェクト作業がどのように実行されるかを示すプロジェクト タイムラインを作成することが重要です。 この無料のプロジェクト タイムライン テンプレートが役立ちます。
プロジェクト管理ソフトウェアとは?
プロジェクト管理ソフトウェアは、手動でプロジェクト スケジュールを作成するなどの従来の方法よりもはるかに迅速かつ効率的な方法で、マネージャーがプロジェクトを簡単に計画、スケジュール、および追跡できるようにするための面倒な作業を行います。
プロジェクト管理ソフトウェアは、上記のプロジェクト管理ツールに加えて、タイムシート、リアルタイムのチーム コラボレーション、無制限のファイル ストレージなどの機能を組み込んだソフトウェアの一種として定義できます。 1 つの中央プラットフォーム。
ただし、すべてのプロジェクト管理ソフトウェアが同じように機能するわけではありません。 市場には多くのオプションがあり、使いやすいものもありますが、必要なすべての計画、スケジューリング、および追跡ツールが提供されない場合があります。
ProjectManager は、専門知識レベルに関係なく、プロジェクト マネージャーが必要とするすべてのプロジェクト管理ツールを備えた堅牢なプロジェクト管理ソフトウェアです。 ProjectManager は、プロジェクト チームが作業をリアルタイムで計画、管理、追跡できるようにする強力なツールであり、チーム メンバーが能力を発揮し続けるために必要な透明性をマネージャーに提供します。
ProjectManager がプロジェクト管理にどのように役立つか
ProjectManager は、プロジェクトのあらゆる側面を管理するのに役立つオンライン プロジェクト管理ソフトウェアです。 ProjectManager のようなプロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトの管理を管理しやすくするものです。
ドキュメントの保存
プロジェクトの開始段階で生成されたすべての書類は、ProjectManager に保存できます。 このように、すべてを 1 か所に集めることができるため、必要なものを簡単に見つけることができます。 大容量のファイルや画像のアップロードについて心配する必要はありません。ProjectManager には無制限のファイル ストレージがあります。
仕事の計画とスケジュール
プロジェクトを計画するとき、ProjectManager が面倒な作業を行います。 オンライン ガント チャートは、プロジェクトのタイムライン全体にすべてのタスクをマッピングすることでスケジュールを立てるのに役立ちます。 依存関係をリンクしたり、マイルストーンを設定したり、チーム メンバーの割り当てを開始したりできるようになりました。
進行状況の監視
チームがタスクを実行する際、ProjectManager は進捗状況を監視および制御するためのツールを提供します。 リソース管理機能により、1 人のチーム メンバーがすべての負荷を負担することはなく、作業負荷が分散されます。 さらに、リアルタイムのダッシュボードで、進行状況、コスト、健全性などを追跡できます。
もちろん、プロジェクト管理については、この Project Management 101 記事以外にもあります。 深くなる。 そして、それは常に進化しています。 ただし、プロジェクトを管理しているハリケーンの目に 1 つの定数があります: ツールです。 ProjectManager は、リアルタイム ダッシュボード、オンライン ガント チャート、およびワークロード、リソース、スケジュール、およびプロジェクトのあらゆる側面を管理する機能を備えたクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。 30 日間の無料試用版を今すぐ利用して、成功にどのように役立つかを確認してください!