プロジェクト調達管理: クイックガイド

公開: 2023-02-11

すべてのビジネスには、労働力、原材料、設備、その他のインプットなどのリソースが必要です。チームはリソースを使用して、製品の作成やサービスの提供など、さまざまなプロジェクトを実行します。これらのリソースは組織が購入する必要があり、調達プロセスは慎重に計画して実行する必要があります。それが調達管理です。

調達管理とは

調達管理とは、生産投入物のサプライヤーを特定、評価、選択するサイクルに関連するすべての行動と戦略を指します。これには、調達管理計画の作成、品質のテスト、調達契約の管理、購入の実行、および組織内での購入方法を制御するために必要なその他の活動が含まれます。

ProjectManager は、生産計画を追跡するのに理想的であるため、プロジェクトに必要な機器、材料、部品、またはその他のものをいつ購入する必要があるかをより正確に見積もることができます。ガントチャートを使用して、生産プロセスのタスクを計画し、かんばんボードでワークフローを自動化し、ワークロードチャートとタイムシートでコストを追跡します。今すぐ無料で始めましょう。

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調達管理という用語は、ほとんどの人が購買管理と混同していますが、ビジネス、製造、プロジェクト管理のいずれにおいても非常に重要な大きな違いがあります。これら 2 つの類似した概念の違いを次に示します。

調達管理と購買管理

購買管理は、より大規模でより戦略的な調達管理のほんの一部です。購買管理とは、購買要求、見積依頼、発注書などの購買プロセスを管理するために使用されるドキュメント、ツール、および手順のセットです。

プロジェクト調達管理とは

プロジェクト管理における調達とは、プロジェクトの目標を達成するために外部リソースを購入、レンタル、または契約する必要がある場合です。これらの関係は、プロジェクトの他のプロセスと同様に、管理が必要です。

これらの関係を管理するということは、ビジネスを支援するために会社が採用している外部ベンダーから最高の品質を得ることを意味します。コストと時間に関するベンダー管理の制約があります。調達管理は、調達の調達、要求、注文、迅速化、検査、および調整のプロセスをより効率的かつ生産的に処理する方法です。

ただし、パートナーシップや購入を行う前に、商品やサービスが外部ベンダーから必要かどうかという質問に答える必要があります。商品やサービスを社内で生産し、ワークアウトを請け負うことの長所と短所を比較検討してください。外部企業との関係は必要であり、長期的に費用対効果が高いですか? 十分な情報に基づいた決定が下された場合にのみ、実行している手順が経済的に健全であり、時間枠に収まるという確信を持って前進することができます。

調達管理計画とは

調達管理計画は、特定のプロジェクトのために組織が従う調達要件、ガイドライン、および全体的なプロセスの概要を示します。調達管理計画の複雑さと詳細のレベルは組織によって異なりますが、基本的なレベルでは、調達管理計画は次のようにする必要があります。

サプライヤー選定の評価基準の定義
入札プロセスの概要
使用するコスト方法を特定する
費用便益分析を含める
調達活動が必要な理由と、それらが組織の戦略的目標とどのように一致するかを説明してください。
調達活動のタイムラインを設定する
調達管理の利害関係者を特定する
調達活動の KPI を定義する
調達活動に影響を与える可能性のあるリソースの制約またはプロジェクトの前提条件を列挙してください
一般的な法的および支払い条件を定義する
さまざまな調達管理の役割と責任を説明する
調達プロジェクトの見積コストを含める
購入および緩和戦略に影響を与える可能性のある潜在的なリスクを列挙する
購買依頼書、発注書、提案依頼書、見積もり依頼書などの調達契約と文書を含める

調達書類

調達プロセスに必要ないくつかのドキュメントがあります。最も重要なもののいくつかを次に示します。

情報提供依頼 (RFI)

このドキュメントは、正式な情報収集プロセスに使用されます。これは、あなたが契約したい商品やサービスのサプライヤーに向けられています。 RFI は、調達マネージャーが、必要なものを必要なときに、満足できる価格で提供してくれるサプライヤーを見つけるのに役立ちます。

提案依頼書 (RFP)

組織がベンダーまたは請負業者との契約を検討している場合、何をしたいのかを説明する RFP を送信します。次に、文書は、さまざまなエンティティによるその作業の説明と価格をキャプチャし、最適な包括的な取引を提供するエンティティを選択できます。

見積依頼 (RFQ)

このプロセスは、プロジェクトまたはその他のベンチャーで使用されるアイテムの価格見積もりを提出するようベンダーに依頼するために使用されます。これにより、送信者は、仕事を争っている他の潜在的なベンダーと価格を比較できます。これは、誰と契約するかについて正しい決定を下す上で不可欠な部分です。

調達管理プロセス

仕入先から商品を調達する準備ができたら、プロジェクトの調達管理は 4 つのプロセスに分けられます。

1. 調達管理の計画

調達は、プロジェクトの計画段階で最初に特定されます。すべての外部請負業者には、契約している作業の概要を説明するドキュメントとして機能する作業明細書 (SOW) が必要です。

ただし、契約の前に、複数の請負業者が仕事に入札する提案依頼書があり、プロジェクトマネージャーは入札から誰が契約を得るかを決定できます。

これらの要求は、プロジェクト全体のガイドドキュメントとして機能するため、よく考えられています。具体的であればあるほどよい。これにより、後で混乱することがなくなり、より正確な計画を立てることができます。このプロセスは、要件文書、リスクレジスター、アクティビティリソース要件、プロジェクトスケジュール、アクティビティコスト見積もりなどを含む調達管理計画にまとめられます。

これらの決定を導くために、活動が外部サプライヤーを必要とするか、社内で行うことができるかを判断するのに役立つメイク・オア・バイ分析などのツールと手法があります。専門家に助けを求めたり、市場調査を行ったり、利害関係者と会ったりすることも、この決定を導くのに役立ちます。

2.調達の実施

第 1 段階の事務処理を終えた後、戻ってきた入札を検討し、どれを受け入れるかを決定する調達実施段階です。ただし、決定する前に、どの入札がプロジェクトに最適で、物流管理に適しているかを判断するための基準が必要です。その後、契約が署名され、プロジェクト管理計画が更新されます。

入札者と協議し、提案を評価する技術を持ち、入札が通常の範囲内であることを確認するための独立した見積もりを持って、勝者を決定します。契約している分野の専門家のアドバイスを求めて、彼らの視点を得るのも悪くありません。

適用できる分析手法もあります。広告は、可能な限り多くのネットをキャストしていることを確認するための良い方法です。そのため、すべての潜在的な入札者に基づいて決定できます。次に、お客様のニーズと請負業者に合わせて最終契約を微調整するために必要な調達交渉があります。発注書を使用して、注文した商品/サービスの価格、数量、配送期間、および支払条件を文書化する必要があります。これは、あなたとあなたのベンダーが同じページにいることを保証する法的拘束力のある文書です. 当社の注文書テンプレートは、プロジェクトに適したものを作成するのに役立ちます。

3. 調達の管理

契約が締結されると、それらの請負業者の管理は、全体的な管理責任に組み込まれなければなりません。請負業者は、予算やスケジュールに悪影響を与える可能性があり、プロジェクトが軌道から外れたり、悪化したりする可能性があります。

したがって、請負業者の契約を確認し、進捗状況の更新を取得し、作業実績を確認して、請負業者が契約に記載されている要件を満たしていることを確認するには、定期的なステータスの更新が必要です。請負業者は専門家であるため、請負業者を雇いますが、計画どおりに進んでいることを確認するために、彼らの作業を監視および追跡する必要があります。

変更管理システムを契約し、検査や監査を含む定期的な調達パフォーマンスレビューを実施して、作業が正しく行われていることを確認することをお勧めします。パフォーマンスレポートは、管理者にも情報を提供するのに役立ちます。請求管理と記録管理システムだけでなく、支払いシステムも整備する必要があります。作業指示書には、パフォーマンスの監視を容易にするために、請負業者によって実行されている作業に関するすべての詳細を含める必要があります。

4. 調達のクローズ

調達を開始するためのプロセスがあるように、それを完了するためのプロセスが必要です。完了した作業を構成するものは、請負業者との最初の契約で詳述されるべきであり、作業がいつ行われるかについてどちらの側にも混乱がないようにする必要があります.

保険と保証には、通常、正式な責任の免除が必要です。これにより、契約の価値と完了日に関連する未解決の変更がないことが確認されます。

調達監査は、このプロセスだけでなく、構造化された調達交渉にも役立ちます。調達プロセスのこの段階に関連するすべての事務処理を管理するために、記録管理システムも必要になります。

調達におけるプロジェクトマネージャーの役割は何ですか?

プロジェクトマネージャーは、プロジェクト管理プロセスで管理する他の側面と同じように、調達に関与します。ただし、これは、プロジェクトの他の部分と同じ権限で所有されていない可能性があるプロセスです。

プロジェクトマネージャーは、会社に代わって請負業者と契約を結ぶ権限を持っていますが、プロジェクトマネージャーは、一度その契約を管理する人物ではないことがよくあります。いずれにせよ、プロジェクトマネージャーがループに参加していることが重要です。

これは、プロジェクト管理知識体系 (PMBOK) で概説されているように、プロジェクト調達管理知識領域内の 6 つのプロセスを知っていることを意味します。 1 つ目は、購入と買収の計画です。つまり、プロジェクトに必要な外部リソースを決定します。プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体のニーズについてより知識があるため、これを管理できます。

プランの契約とは、どのような製品やサービスが必要になるかについての要件を作成することであり、これらの製品やサービスを提供する企業も含まれます。彼らは、企業を一握りに絞り込んで売り手を選択することで、売り手の回答を要求します。これは通常、購買部門の担当です。

契約管理とは、ベンダーとの契約を管理することです。プロジェクトマネージャーは、ベンダーのアカウントマネージャーと毎日連携します。契約が履行されると、契約の終了があります。これは通常、購買部門によって処理されます。

ProjectManager が調達にどのように役立つか

プロジェクトの他の部分と同様に、適切なツールを使用すると、プロジェクト管理の調達がより効果的になります。 ProjectManager は、オンラインガントチャートを提供します。これにより、調達の契約を計画し、いつ開始し、いつ終了する予定であるかを確認できます。ステータスの更新は即座に反映され、請負業者の進捗状況を追跡して、プロジェクトがスケジュールどおりに進んでいることを確認できます。ガントチャートは、プロジェクトの特定の時期に資材を投入する必要がある場合に、資材のスケジュールを立てるのにも役立ちます。

ProjectManager はオンラインであるため、調達の支払いを含むすべてのステータスの更新は、リアルタイムのダッシュボードに即座に反映されます。次に、リアルタイムのダッシュボードがこれらの数値を取得してそのデータを処理し、読みやすいグラフやチャートで提供します。これで、プロジェクトが順調に進んでいるかどうかを確認し、プロジェクトのために行われた調達を管理できます。

ProjectManager のダッシュボードビュー。プロジェクトに関する 6 つの重要な指標が表示されます。

プロジェクト調達管理: クイック ガイド