購入管理: ベスト プラクティスを含むハウツー ガイド
公開: 2022-08-23購買管理は、組織に十分な供給を維持するために重要です。 発注から在庫管理まで、チームが必要な備品を備えておくためのプロセスが必要です。
注文書の処理をどのように管理していますか? 調達部門の詳細と、在庫を購入する際に従うべきいくつかのベスト プラクティスを見てみましょう。
購買管理とは
購買管理は、外部サプライヤから品目を調達するプロセスです。 発注書の購入、受領、レビュー、承認の管理です。 購買管理には、サプライヤーとの関係の管理も含まれます。
購入管理の関係部分は、プロセスの最も重要な側面の 1 つです。 購入プロセスのすべてのステップが重要ですが、良好な協力関係がなければ問題が発生します。 企業とベンダーの関係が良好であればあるほど、購入はスムーズになります。
購買管理は、単に商品やサービスを購入するだけではありません。 購入プロセスには、材料とソースの調査、成果物の納期の確認、品質の検査、徹底した在庫管理と会計が含まれます。
ProjectManager は、ボード、リスト、ガント チャートなどの複数のビューで購入を管理できるクラウドベースの作業管理ソフトウェアであり、購入をリアルタイムで追跡します。 ライブ ダッシュボードは、時間やコストなどのいくつかのメトリックをキャプチャし、データを自動的に計算して、調達を監視するのに役立ちます。 ProjectManager を今すぐお試しください。
購入管理のメリット
お金は収益であり、購入管理のこれらの側面に注意を払わないと、ビジネスの収益に悪影響を及ぼします。 購入管理は、支出額よりも利益が高いことを示す文書を作成することで、調達管理に役立ちます。
- コストの削減:コストの削減は、企業が購入管理から得られる最大のメリットです。 これには、最良の価格と条件を取得することで、調達部門をより効率的に運営することが含まれます。 また、購買部門は、見過ごされがちな保証や割引を利用することもできます。
- リスクの軽減:購入管理により、リスクを軽減し、サプライ チェーンを安全に保つことができます。 リスクはサプライヤーと共有され、リスクを処理できるサプライヤーにリスクを移す可能性があります。 購買部門は、重要な供給品を特定し、サプライ チェーンのセキュリティを確保することもできます。
- ソフトウェア:テクノロジーは、サプライ チェーンの問題を特定して効率を高めるソフトウェアを使用することで、購入管理をさらに強化できます。
- サプライ チェーン管理:サプライ チェーンは商品とサービスの流れです。 サプライチェーン管理は、企業がサプライサイドの活動を合理化し、顧客に最大の価値を提供するのに役立ちます。 これにより、市場で競争上の優位性を得ることができ、より実行可能なビジネスにつながります。
- 在庫管理:在庫管理とは、ビジネスの購入を管理および監視することです。 購買管理は、承認をカスタマイズして、在庫管理プロセスを合理化することで在庫を改善するのに役立ちます。 これにより、効率が向上し、コストが削減されます。 かんばん在庫管理は、これを制御する 1 つの方法です。
- サプライヤー関係管理 (SRM):関係は購買管理の鍵です。 これは、会社とサプライヤーの両方に利益をもたらす方法です。 サプライヤーが企業と協力し、長期的な関係に投資する場合、どちらも勝者になります。 したがって、これらの関係を管理することは非常に重要です。 購買管理システムは、会社を追跡してリアルタイムの在庫データに接続することで、サプライヤーとの関係を改善します。
- 品質管理:品質の目標パフォーマンス レベルを設定し、それらが達成されていることを確認するためにそれらを追跡することにより、品質にもメリットがあります。 耐久性や配送の適時性などの指標により、製品の全体的な品質を向上させることができます。
関連:無料の発注書テンプレート
購入サイクルのステップ
購買サイクル全体を通じて、企業は要件の決定、サプライヤーの調査、価値分析の実施、レビュー プロセスの実施、注文の監視と評価などを行います。
購入プロセスの 7 つのステップは次のとおりです。
1. 購買依頼を作成する
購買依頼は、商品またはサービスを購入するために使用される内部伝票です。 購買要求は、事業運営または製造に関するものです。 購入要求には、商品またはサービスを要求する人の名前と部門、要求の日付、要求された製品またはサービス、アイテムの説明、数量および価格が含まれます。
2. 予算の承認
予算は、商品やサービスを購入するために使用される割り当てられたお金です。 予算は、アイテムに割り当てられた十分な金額があることを確認します。 購入の予算が決まったら、購入を承認する権限を持つ管理者に提出する必要があります。
3. RFP を作成する
提案依頼書は、作業内容を説明し、提案に関連する商品またはサービスの入札をサプライヤーに求めます。 すべての購買管理プロセスに RFP が含まれているわけではありませんが、RFP はサプライヤーとの関係を標準化し、最高の品質で最良の価格を得るには良い方法です。
4. サプライヤーの選択
RFP を受け取ったら、サプライヤーを選択する必要があります。 サプライヤー選択スコアカードを用意すると、特性、戦略的整合性、ビジネス ポリシー、および取り組むかどうかの制約を詳述することで、選択を絞り込むのに役立ちます。 条件に合うコスト、時間、品質で RFP に回答してくれる適切なサプライヤーが見つかったら、次のステップにつながる交渉を行うことができます。
5.発注書を作成する
条件に同意するサプライヤーができたら、発注書 (PO) を作成します。 注文書は、買主から売主への拘束力のある文書です。 購買発注と購買依頼の違いは、後者が契約であることです。 会社は、発注書に記載されているとおり、サプライヤーから購入することを確約しています。 PO は会社によって作成され、購入前に作成され、必要なものがレイアウトされ、提案された支払いの詳細が含まれます。
6. 請求書の承認
注文書を確認して、RFP および購入依頼書、領収書などのその他の購入関連文書と一致することを確認し、重要な情報が欠落していないことを確認するために例外を定義した後、必要な承認を得るために管理する注文書。
7. 契約の承認
ベンダーとの契約は、長期またはセット数の供給品の場合があります。 いずれにせよ、契約を見直し、すべての当事者が条件に同意していることを確認する必要があります。 このプロセスを合理化するには、標準化された契約を結ぶのが最善です。 承認する前に、慎重に確認してください。署名すると、これは法的拘束力のある文書になります。
購入戦略とベスト プラクティス
購買戦略を立てることで、より効果的な購買決定を下し、相互に合意できる条件で高品質の商品を予定どおりに納品することができます。 企業がこれらのメリットを得るために採用できる購入戦略は数多くあります。
1 つは単一ソース調達で、企業が 1 つのソースのみから調達する場合です。 これには、関係に専念する優れたサービスを提供するベンダーが必要です。 ほとんどの場合、事務用品を購入するときにこの種の戦略を見つけることができます。
購買サイクルとは、企業が通常のベンダーのグループから注文するが、大規模なアドホック購入を外部委託する場合です。 調達オークションは、短期プロジェクトで最良の価格を得るために使用されます。 ただし、すべてのベスト プラクティスの調達に適用されるいくつかのコア戦略があるサプライヤーと取引します。
最後に、最良の条件と価格設定を提供し、強力な関係を構築するサプライヤーと協力することができます。 総合品質手法 (TQM) では、ベンダーがますます優れた品質を提供する必要があります。 しかし、どちらを選択しても、サプライチェーンを扱う際にはリスク管理プログラムを適用する必要があります。
ProjectManager が購買管理にどのように役立つか
ProjectManager は、場所やスキル レベルに関係なく、ハイブリッド チームを結び付けながら作業管理プロセスを合理化するのに役立つソフトウェアです。 バイヤーは在庫を監視し、ツールでベンダーと接続して、購入および請求書のドキュメントを共有できます。 コストのかかる遅延を回避するために、通知を設定して全員に最新情報を提供できます。
かんばんボードで生産の透明性を確保
製造の透明性を確保して、チームがかんばんボードを使用して能力を発揮し続けるために必要なすべてのリソースを確保します。 この視覚的なワークフロー ツールにより、管理者は製造プロセスを可視化できるため、在庫が少なくなった時期を確認し、ベンダーに追加の供給を要求できます。
数秒でレポートを生成
プロセスをさらに深く掘り下げるには、ワンクリック レポートがあります。 タイムシート、ステータス、時間、コストなどに関するレポートを取得します。 これらのレポートをベンダーと共有して、ベンダーとの関係を維持し、より良い関係を築くことができます。 すべてのレポートをフィルタリングして、追跡したいデータのみに焦点を当てることができます。
無制限のファイルを 1 か所に保存
ProjectManager には無制限のファイル ストレージがあり、すべての購入ドキュメントの中心的なハブとなることができます。 セキュリティを設定して、ベンダーがソフトウェアの重要な部分にのみアクセスできるようにし、残りの機密データを保護して安全に保つことができます。
ProjectManager は、受賞歴のあるソフトウェアであり、メーカーや外部ベンダーと協力しているすべての企業の購入を合理化します。 仕事を整理し、チームを結び付け、信頼できる唯一の情報源を作成して、誰もが常に最新の情報に取り組めるようにします。 今すぐ ProjectManager を無料でお試しください!