注文書と注文プロセスの説明

プロジェクトの多くは社内で行われますが、必要な材料やサービスを提供するために、サプライヤーや他の人と契約することもあるでしょう。 商品が必要な種類、合意された数量、および財務上の制約を満たす価格であることをどのように確認しますか?

これらのパラメータはすべて、発注書を通じて合意されています。 これは、プロジェクトで必要な外部サービスについて合意に達し、それらをプロジェクト計画にスケジュールできることを確認する方法です。

注文書とは何ですか?

注文書 (PO) は、買い手と売り手の間で交わされる法的拘束力のある契約であり、買い手が何を望んでいるのか、売り手が何を提供することに同意したのかを詳述します。 これらの詳細には、価格、数量、配達日、支払い条件が含まれます。

注文書には PO 追跡番号も含まれます。 使用しているシステムの種類によっては、これは購入の追跡に役立ちます。これは、商品が置かれた時点から配達されて支払いが行われた時点までです。

注文書は紙の文書として作成され、現在でも多くの業界でこの方法で使用されています。 しかし、企業がコンピューターに移行するにつれて、PO もそれに追随しました。 在庫と支払いを追跡するのに役立つ購入プロセスを合理化するシステムがあります。

注文書を作成するのは誰ですか?

大企業には、発注書の監督専用の購買部門がある場合があります。 小規模な企業は、運用管理者、財務管理者、オフィス管理者、さらには事業主に発注書の作成を依頼する場合があります。

特定のチームは、指定された個人を任命して発注書を作成することができます。 たとえば、ソフトウェア会社は発注書を作成するオフィス マネージャを任命し、金融会社は発注書を作成する財務マネージャを任命する場合があります。 企業が購買プロセスをどのように設定するかによって、誰が発注書を作成するかが決まります。

注文書を承認するのは誰ですか?

誰が発注書を承認するかは、特定の企業内のプロセスによって異なります。 大企業は、特定の場所や部門からの承認からなる購買プロセスを具体化している可能性があります。 たとえば、ソフトウェア会社は、取締役と最高財務責任者 (CFO) の両方に発注書の承認を求める場合があります。

小規模な企業は、場合によってはプロセスを遅くする可能性がある発注書の承認を CFO または CEO に依頼することがあります。

注文書を使用する理由

発注書は、買い手が売り手に求めるものを正確に明確にします。 購入者が何を望んでいるか、どれくらいの量か、費用はいくらか、いつ、どこに配達されるかなどについて、混乱を避けるのに役立ちます。 注文書は、買い手と売り手の両方を保護する役割を果たします。 たとえば、買い手が注文で合意したとおりに支払いを行わない場合、または売り手が注文の詳細を満たさない場合、金銭、商品、または金銭的補償を得るために法的手段を追求できます。

もちろん、訴訟はプロジェクト マネージャーが望むものではありません。 したがって、発注書は、両当事者間の明確なコミュニケーションを作成することにより、そのような不一致を回避するための法的文書として機能します。 これにより、プロジェクトに関係するすべての人が、調達される商品またはサービスに同意することが保証されます。

実際には、注文書は単に注文を追跡するのに役立ちます。これは、プロジェクトが変更され、それらの変更を反映するためにリソースを再割り当てする必要がある場合に不可欠です。

注文書の要素

発注書の詳細はさまざまですが、すべて次の要素を共有しています。

• 注文を識別して追跡するための PO 番号
• 注文が合意されたときに取得する PO 日付
• ベンダーの名前と連絡先を含むベンダー情報
• 購入者の連絡先情報
• 商品またはサービスの納期
• 商品が現場に発送される場合の発送方法
• 出荷のためのあらゆる条件
• 注文に含まれるアイテム
• 各アイテムの費用
• 出荷全体の合計費用
• 購入した商品の合計に対する税金
• 支払期限
• 支払条件

あなたのビジネスにはさらに詳細な情報が必要かもしれませんが、それは問題ありませんが、注文書に少なくとも上記の情報があれば、所有者とベンダーは契約によって保護されます. したがって、すべての当事者を法的に保護するには、取引のすべての詳細が明確に述べられ、合意されていることが重要です。

注文書の例

理論上の注文書の例を見て、このプロセスがどのように機能するかを実際に見てみましょう。 そのために、ここから無料でダウンロードできる ProjectManager.com の発注書テンプレートを使用します。 Acme Construction がより多くのパーティクル ボードが必要であることに気付いた建設作業を想像してみてください。

彼らはベンダーの Joe's Lumber に連絡し、電話で注文について話し合います。 価格と配送について合意に達すると、Acme は PO を作成します。 会社名と連絡先情報を含め、Joe's の PO 番号、日付、およびベンダー ID を作成します。

ベンダーの連絡先情報

注文書の次の部分は、ベンダーの連絡先情報、または Acme が購入を行っている人物です。 これに続いて、商品が出荷される場所 (この場合は現場) が続きます。 承認された配達日と配送方法 (この場合はトラック) が記載されています。

支払詳細

以下は、支払期日、および条件があるかどうかについての詳細です。 この場合、支払いは配送時に行われ、配送情報に記載されている連絡担当者が木材を調べて承認した後にのみ支払われます。

ラインアイテム情報

商品のリストがあり、商品の表示、説明、数量、単価の引用、および行の合計が表示されます。 この注文の場合、項目は 1 つだけですが、複数ある場合があります。 いくつあっても、購入時の税金を加算して合計します。

追加情報

追加情報を追加できるボックスがあります。 これは、現場への行き方、商品の梱包方法などです。この仕事では、追加情報は必要なく、ボックスは空白のままでかまいません。

サイン

最後に、ベンダーの署名と発注書に署名した日付の場所があります。 署名されると、これは法的拘束力のある契約になります。

注文書プロセス

発注プロセスには、作成から配送までが含まれます。 PO プロセスは次のステップに分けられます。

1. 作成

購買要求が作成されると、通常は調達チームまたはプロジェクトの管理者によって発注書が生成されます。

2.承認

関係者全員がアイテム、数量、価格、および配送要件に同意した場合、文書は条件に同意するベンダーの署名によって承認されます。

3.発送

発注書は、受け入れられたチャネルを介してベンダーに送信されます。 これは、直接、紙で、ファックスまたは電子メールで送信するなどして行うことができます。

4. 配送

仕入先は、発注書に記載されている商品を配送します。 それらの商品は検査され、欠陥や欠品がないなど、品質が許容できる場合に承認されます。 これは通常、現場の管理者または調達マネージャーによって行われます。

5. 閉鎖

注文に問題がなければ、支払い処理のために承認請求書がファイナンシングに送信されます。 支払いが完了すると、購入注文は閉じられます。

注文書と請求書

注文書と請求書が同じ意味で使われているのを聞いたことがあるかもしれませんが、この 2 つを区別することが重要です。 注文書には、購入者が購入を希望する商品やサービスの概要が記載されており、購入日、購入者の詳細、注文情報、配送情報、支払い条件、PO 番号などの詳細が含まれています。 バイヤーは、購入プロセスを追跡するために、ベンダーに発注書を送信します。

一方、請求書は、注文が履行されるとすぐにベンダーから購入者に送信される支払い要求として機能します。 配達された商品やサービスのリストに加えて、未払い額の概要も示されます。 通常、請求書には、識別番号、ベンダー情報、支払いの詳細、および未払い額が含まれています。

注文書と請求書を区別しようとするときは、次の主な違いを覚えておいてください。

• バイヤーはベンダーに PO を送信して、購入プロセスを監視および管理します。
• ベンダーは、注文が履行されると、正式な支払い要求として請求書を購入者に送信します

注文書と請求書はどちらも、購入する商品の詳細をまとめた重要な文書です。

ProjectManager.com が PO プロセスにどのように役立つか

ProjectManager.com は、受賞歴のあるプロジェクト管理ツールで、作業を整理して効率を高めます。 当社のソフトウェアを使用して発注書プロセスを合理化することで、発注書の作成、追跡、完了が簡単になるため、プロジェクトの管理から離れる必要がなくなります。

私たちのプロジェクト ビューの 1 つは、ワークフローを視覚化するかんばんボードです。 ボードは、下にカードが積み上げられた一連の列であり、注文プロセスを移動するときに、ある列から次の列にドラッグ アンド ドロップできます。

調達が必要になったら、カスタマイズ可能な列を使用して、5 段階の発注プロセスの概要を説明できます。 発注書を表すカードを作成します。 実際の発注書をカードに添付し、承認、配信、およびクローズの際にボード全体に移動します。

カードに期日を作成することで、調達を一目で追跡して、予定どおりに配達されていることを確認できます。 タグを付けて部署やプロジェクトに指定し、検索で見つけやすくします。 カードを調達マネージャーとコメントに割り当てて、通信回線を開いたままにすることもできます.

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