記録管理: クイックガイド

従来のプロジェクト、アジャイル プロジェクト、ハイブリッド プロジェクトのいずれを管理していても、すべてのプロジェクトに共通しているのは、ドキュメントです。 方法論によっては、プロジェクト管理には多くの事務処理が必要になるため、記録管理が非常に重要になります。

記録管理は、現在のプロジェクトを管理し、将来のプロジェクトの準備を整えるのに役立ちます。 レコード管理とは何かを定義し、レコード マネージャーの役​​割を探り、レコード管理のライフ サイクルの概要を説明しましょう。 このクイック ガイドの後、プロジェクトをより適切に管理できるようになります。

レコード管理とは

記録管理とは、プロジェクトの記録を作成し、それらを適切に維持および保管することです。 これは、プロジェクト実行中の組織化、計画、および追跡を通じて将来使用するために、人々がプロジェクト記録にアクセスできるようにする体系的なプロセスです。 記録は、プロジェクトに関連し、プロジェクトを管理するために監視が必要な詳細を概説するドキュメントです。

記録管理に取り組むときは、記録する必要がある情報の種類と、データを記録するプロセスを決定する必要があります。 記録の処理方法と収集方法、およびそれらの記録の保持と保管の期間を知る必要があります。 外部イベントに関連する廃棄または保護の記録もあります。

プロジェクト レコードの生成は、レコード管理プロセスの一部です。 ProjectManager は、リアルタイムでプロジェクト データを取得するワンクリック レポートを備えた作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 コスト、時間などに関するレポートを生成します。 すべてのレポートをフィルタリングして、見たい情報だけを表示できます。 これらのレポートは、関係者と簡単に共有でき、無制限のファイル ストレージによりソフトウェアに保存されます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

プロジェクト記録の維持方法

コンプライアンス要件文書の作成は、全員が確実に準拠するためにプロジェクト チームが従わなければならない手順を概説するために必要です。 プロジェクトに必要な記録の種類を知るには、ファイル計画が必要です。 すべての記録ソースから古い文書を収集する方法と、記録を取得して監査する方法が必要です。 これには、記録を監視および報告できるシステムが含まれます。

すべてのプロジェクト ドキュメントが記録であるとは限りません。 プロジェクト管理によると、記録とは、特定のアクションが実行されたことを示すために保持される文書です。 記録管理システムとは、重複や下書きなどの記録と非記録を整理できるツールです。 記録の例には、プロジェクト要件、プロジェクト範囲、スケジュール、予算、進捗報告、契約などが含まれます。

記録管理者の役割

レコード マネージャーはプロジェクト管理職であり、この人物は、プロジェクトに関連する物理的記録とデジタル記録の整理と管理を担当します。 記録管理者は、プロジェクトによって受信および作成された情報を正確、安全かつ効果的に管理する責任があります。 すべてのプロジェクトにレコード マネージャーがいるわけではなく、一部の組織ではレコード マネージャーがプロジェクト マネージャーでもあります。 また、情報科学または管理の役割、IT マネージャー、規制業務マネージャー、またはアーキビストに分類されることもあります。

プロジェクトと組織に応じて、記録管理者は記録管理システムを確立し、監督します。 また、既存のシステムを開発、保守、検証、評価し、必要に応じてさまざまなレポートを作成して、プロジェクトの管理を完全に記録します。

記録管理者は、通常、内部または外部のクライアントからの問い合わせや情報要求の担当者です。 彼らは、財務、法律、および管理上の要件と規制に従う責任があります。 また、記録をアーカイブまたは破棄し、保存された記録にアクセスできるようにすることも彼らの責任です。

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記録のライフ サイクル

レコードのライフ サイクルは、レコードがその有効期間中に管理されるときに通過する段階です。 記録のライフ サイクルには、作成または受信、配布、および使用と廃棄という 3 つの主要な段階があります。 最初のフェーズは、記録または文書化されたデータの複製または作成です。 たとえば、レポート、予算、またはプロジェクトの範囲を生成します。

次は流通・利用の段階です。 レコードが作成されると、内部または外部に配布されます。 レコードはライフサイクルのこの段階で頻繁に使用されるため、簡単にアクセスできる必要があります。 この段階の期間はプロジェクトの種類によって異なり、数時間から数年かかる場合があります。

最終段階は、完了したばかりのプロジェクトと同様の範囲の将来のプロジェクトを計画する際に、履歴データとして使用するために記録を破棄またはアーカイブする処分です。 場合によっては、非アクティブな記録の保存期間が終了し、ライフサイクルの終わりを知らせることがあります。 この時点で、記録管理者は、記録を破棄するかアーカイブするかを決定します。

記録の分類

レコードを整理するために、レコードはさまざまな方法で分類できます。 私たちの目的のために、物理的記録とデジタル記録に適用される記録の 3 つの分類を見ていきます。

1. 企業記録:これらの記録は日常のビジネス活動に関連しており、ほとんどの企業で共通です。 チーム管理、利害関係者の関与、購入、販売、契約など、あらゆるものを含めることができます。
2. 業界記録:このタイプの記録も一般的ですが、特定の業界にのみ適用されます。 プロジェクトマネジメントの場合、他のビジネスにはない業界特有の記録です。
3. 訴訟ホールド記録:法律顧問またはコンプライアンス担当者によって義務付けられ、政府または企業によって一定期間保持される必要がある記録は、訴訟ホールドと呼ばれます。 それらは、コンプライアンス監査または訴訟に関する問題に関連しています。

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物理的記録の管理

プロジェクト管理はほとんどの業界で物理的な記録からデジタル記録への移行を共有していますが、ほとんどのプロジェクトで管理しなければならない物理的な記録がまだあります。 デジタル ファイルは共有や保存が簡単かもしれませんが、物理ファイルは適切なファイル管理のヒントで効果的に管理できます。

物理ファイルはスペースを占有し、コストがかかる可能性があります。 場合によっては、保存するファイルを選択する必要があります。 冗長または不必要なものをファイリングしていないことを確認してください。 ファイリングする記録については、名前の付け方が一貫していることを確認してください。 1 つのプロジェクトのすべての事務処理など、同じ考えのドキュメントをまとめて保管します。 これにより、探しているものを見つけやすくなります。

ファイルを並べ替えるときは、進行中と完了で分けたいと思うでしょう。 たとえば、完了したプロジェクトをファイリング キャビネットの 1 つの引き出しに入れ、進行中のプロジェクトを別の引き出しに集めることができます。 サブフォルダーを作成して書類を整理しやすくします。物理的な記録を好む場合でも、重要な書類のデジタル コピーを作成しても問題はありません。バックアップを取るためだけです。

電子記録管理

ただし、大部分の企業はデジタル ファイルを所有しています。 電子記録をどのように管理していますか? まず、データを削除または破損する可能性のある技術的な問題が発生した場合に備えて、定期的なバックアップを行うシステムが必要です。 これには、災害復旧計画が含まれます。

ストレージに関しては、ファイルをオンライン、ニアライン (部門の文書管理システム)、またはオフラインで維持できます。 もちろん、オンラインは費用がかかる可能性があり、セキュリティは使用するサービスによって異なります。 ファイルがオンラインの場合、インターネット接続があればどこからでもすぐにアクセスできるため、リモート作業に役立ちます。

オンラインおよびニアライン ストレージは、記録を保管するための安全な場所です。 磁気テープや光学メディアのオフライン ストレージは、注意を怠ると劣化する可能性があり、テクノロジーの変化によってファイルにアクセスできなくなるという脅威が常に存在します。

記録管理と ISO

ISO (国際標準化機構) は、各国の標準化団体の世界的な連合です。 これは、世界中の多くの国の標準を構成する非政府組織です。 ISO 15489 記録管理は、記録管理の最初の世界標準であり、2001 年に公開され、50 を超える国と 15 を超える言語で採用されました。 レビューと協議は 3 年間続き、2016 年に改訂版が発行されました。

この規格の中核となる概念と原則には、記録、記録システム、ポリシー、責任、記録の効果的な管理のための監視とトレーニングが含まれます。 これは、あらゆる種類のビジネスおよびテクノロジーにおける記録の作成、取得、および管理に適用されます。 ISO の Web サイトで販売されています。

ProjectManager がレコード管理にどのように役立つか

プロジェクトの整理、監視、レポートができるだけでなく、無制限で安全な記録管理システムとしても機能するデジタル ツールを探している場合は、ProjectManager、作業およびプロジェクト管理ソフトウェアが必要です。 当社のオンライン ツールは、プロジェクトの管理に必要な記録を生成して保存し、次のプロジェクトの計画時にそれらにアクセスできます。

オンラインガントチャートでスケジュールと予算を記録

プロジェクトにとって最も重要な記録のいくつかは、スケジュールと予算の概要を示す計画です。 インタラクティブなガント チャートを使用すると、作業を簡単に整理し、依存関係をリンクしてボトルネックを回避し、ベースラインを設定して、計画を実行しながらプロジェクトの差異をリアルタイムで測定できます。 ガント チャートはチーム全体と簡単に共有でき、プロジェクト全体を視覚的なタイムラインに表示し、次のプロジェクトを計画する際の重要なガイダンスとして保存できます。

堅牢なリスト ビューでレコードを管理する

ガント チャートは、必要なツールを使用してレコードを管理できる複数のプロジェクト ビューの 1 つです。 かんばんボード、シート、カレンダー ビューがあります。 リスト ビューもあり、すべてのプロジェクト レコードを簡単に取得し、期待どおりのプロジェクトのステータスを確認できます。ファイルやコメントを添付して、オフィス内またはリモートで作業しているチームとのコラボレーションを促進することもできます。

プロジェクトの管理と実行に使用するツールとしても機能する、プロジェクト レコードの中央ハブを持つことで、より効率的に作業できます。 当社のグローバル検索機能により、ファイル、プロジェクト、タスクなどで探しているものをすばやく簡単に見つけることができます。 リアルタイムで結果を得ることができます。つまり、過去のスナップショットではなく、現在起こっていることを見ているということです。 ワークフローの自動化、タスクの承認、リソース管理などを追加して、当社のソフトウェアをすべてのプロジェクト管理ニーズに対応するワンストップ ショップにします。

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