回答を促進する提案依頼書 (RFP) の書き方

マーケティング担当者は、多くのことを抱えており、すべてを自分で管理することはできません。 さらに、一部のタスクは、手動で管理することが不可能または実用的ではありません。 ある時点で、仕事をより効率的に行うためのツールやサービスを提供する他の企業と協力する必要が生じるでしょう。 そこで提案依頼書の出番です。これにより、ビジネス目標の達成を支援してくれる見込みのあるベンダーを引き付けることができます。

以前に提案依頼書 (RFP) を作成したことがない場合は、開始方法や何を含める必要があるかがわからない可能性があります。 良いニュースは、私たちが助けるためにここにいるということです。 このガイドでは、最も有望なベンダーからの応答を促進する、成功する提案依頼書を作成するプロセスについて順を追って説明します。 さっそく飛び込みましょう。

回答を促進する提案依頼書の書き方:

提案依頼書 (RFP) とは何ですか?

提案依頼書または RFP は、ベンダーがプロジェクトを完了するために満たす必要がある要件のリストを提供するドキュメントです。 通常、適切なテクノロジー ソリューションまたはプロフェッショナル サービスを見つける必要がある企業から送信され、ベンダーが提案を提出するためのオープンな招待状として機能します。 これにより、必要なツールを提供できるベンダーや、作業の一部を外部委託できる潜在的なベンダーを引き付けることができます。

入札を勝ち取るためにベンダーが満たさなければならないすべての基準が詳述されているため、提案依頼書を正しく入手することが重要です。 そのため、最も関連性の高いベンダーから提案を収集できるため、ビジネスに適したベンダーを簡単に決定できます。

提案依頼書を作成するための 8 つのステップ

では、提案依頼書が非常に重要である場合、どのように書きますか? 以下の手順を確認して、独自の提案依頼書の作成を開始してください。

1: プロジェクト、スコープ、および予算を定義する

プロジェクトが何であるかを明確に定義することから始めて、ベンダーがプロジェクトで果たす役割を理解してください。 つまり、提案依頼書を作成する前に、ベンダーに何を求めているかを適切に把握してください。 ベンダーに何をしてもらう必要があるか、どのように行うべきか、完了するまでに理想的にかかる時間について話し合ってください。

さらに、サービスまたはプラットフォームにいくら支払うつもりがあるかについても話し合う必要があります。 これにより、探しているものが明確にわかるため、RFP の強固な基盤が提供されます。

2: 自己紹介をする

探しているものが明確になったので、次は、プロジェクトと期待を説明する紹介文を書きます。 紹介は、潜在的なベンダーが RFP の目的と、達成するために必要なものを理解するのに役立つはずです。 これはまた、課題に直面しているかどうか、およびベンダーが課題の克服をどのように支援できるかを説明する良い機会でもあります。

これらの基本に加えて、プロジェクトに関する追加情報を含めることもできます。 これは、プロジェクトをいつ開始する予定で、どのくらいの期間実行するかなどの詳細です。 紹介は、潜在的なベンダーがあなたのニーズをよりよく理解し、それらを満たす能力を評価できるようにするのに役立ちます.

3: 会社とプロジェクトの歴史を説明してください

次に、あなたの会社をベンダーに紹介します。 あなたの会社の簡単な歴史と、あなたが何をしているのか、そしてあなたが取り組んでいるプロジェクトを彼らに伝えてください. ブランドの価値、歴史、その他の重要な背景情報について話します。 この情報は、ベンダーがあなたの市場とビジネスの現在の立ち位置を理解するのに役立つはずです。

潜在的なベンダーの多くは、あなたの会社について聞いたことがないかもしれないことに注意してください。 あなたがブランドとして誰であるかという感覚を彼らに与えることで、彼らが情報に基づいた意思決定を容易に行えるようにします. 次に、この情報を使用して、彼らがあなたのニーズに合っているかどうか、あなたと協力したいかどうかを評価できます.

4: 要件を説明する

ここで、ベンダーに必要なものを正確に説明する最も重要な部分が来ます。 目標を達成するために探しているサービスまたはソリューションに関する具体的な詳細を提供します。 探している経験のレベルなどの詳細を必ず含めてください (サービス ソリューションの場合)。 ソフトウェア ソリューションの場合は、チームの規模に基づいて必要なアクセス レベルなどの詳細を含めることもできます。

このセクションでは、潜在的なベンダーが必要なソリューションを提供しているかどうかを知ることができるように、できるだけ具体的に説明することが重要です。 これにより、提案を送信する必要があるかどうかを決定するのに役立ち、最も適切な見込み客から提案を取得するためのオプションを即座にフィルタリングできます.

たとえば、ソーシャル メディア マーケティングの代理店を探している場合、コンテンツの企画、制作、スケジューリングを担当できる代理店が必要になる場合があります。 さらに、あなたに代わってコミュニティを管理するためにそれらが必要になる場合もあります。 この場合、コミュニティ管理を提供していない代理店は入札の送信を避けることを選択する可能性があるため、その代理店の提案を確認するために時間を無駄にする必要はありません。

あるいは、 3 人のチーム用のソーシャル メディア管理ツールを探しているとしましょう。 また、コンテンツの計画、投稿のスケジュール設定、コメントの監視、結果の分析をすべて 1 か所で行えるようにしたいと考えています。 そうすれば、上記の要件を満たすことができるベンダーのみが提案を送信して確認できるため、オプションをすぐに絞り込むことができます.

5: 提出指示を出す

提案を送信する予定のベンダーは、提案依頼への対応方法を知っておく必要があります。 提案で従うべき構造と、何を含める必要があるかについて、明確な指示を提供していることを確認してください。 すべての提案が同様の方法でフォーマットされると、情報を処理して評価することが容易になります。

たとえば、特定の数の見出しを含めるように要求する場合があります。 または、各見出しの下にポイントのリストを提供するように依頼することもできます. さらに、作業の質やプラットフォーム機能をより適切に評価するために、以前の作業のサンプル、ケース スタディ、およびデモを送信するよう依頼することもできます。

6: 選択基準を含める

また、提案の評価に使用する基準の詳細なリストを含めることも重要です。 これにより、ベンダーは自分がどのように評価されるかを把握できるため、入札に勝つ可能性を理解できます。 そのため、最も適格なベンダーのみが提案依頼に応答するため、オプションを簡単に分類できます.

優先順位、基本的な要件、および好みについて詳細を提供して、ベンダーがあなたが探しているものと、提供する製品をどのように配置するかを正確に把握できるようにします。 たとえば、マーケティング サービスよりもコンテンツ制作を専門とするエージェンシーを優先することができます。 基本的な要件は、ソーシャル メディア マーケティング キャンペーンを計画および実行する能力である可能性がありますが、特定の業界の企業との取引経験がある代理店を好む場合もあります。

7: RFP タイムラインを指定する

さらに、関係者全員が目標タイムラインを知ることが重要です。 いつ回答を受け取る予定ですか? 選択したベンダーはいつ発表されますか? これらの主要な期限を必ず含めて、選択を行っていないときにベンダーが最新情報を求めて連絡を取り合う必要がないようにしてください。

これらに加えて、プロジェクトの開始時間と終了時間も含める必要があります。 これらのタイムラインを知ることで、ベンダーは応答を選択する前にスケジュールを計画し、可用性を評価できます。 最終的に締め切りに間に合わせるのを手伝ってくれないベンダーと仕事をすることになりたくないので、これは双方に利益をもたらします。 また、ベンダーは、現在のワークロードを考慮して、プロジェクトに適合できるかどうかを理解できます。

これは、サービス ソリューションを求める RFP にとって特に重要です。 要件の詳細度によっては、それに応じてタイムラインを調整する必要があることに注意してください。 ベンダーが非常に詳細な提案を提供する必要がある場合は、対応を計画するためにより多くの時間が必要になる場合があります。

8: 校正、修正、公開

重要な情報をすべて書き留めたので、今度は提案依頼書を校正します。 つづりの間違いや文法上の誤り、理解しにくい複雑な文章を探します。 誤解を招く可能性を避けながら、プロフェッショナルで信頼できる人として見られたいと考えています。

基本に加えて、プロジェクトのタイムラインに悪影響を与える可能性のあるミスに注意してください。 たとえば、締め切りのタイプミスは、潜在的なベンダーが期限を守れなかったり、提案を受け取るのが大幅に遅れたりして、失う可能性があります。 あるいは、プロジェクト予算に 0 がないということは、支払いが低すぎるために入札を辞退した潜在的なベンダーを失うことを意味する可能性があります。

必要な修正を行い、RFP をもう一度見直して、専門的で明確であることを確認します。 その後、提案依頼書を最終的に公開することができます。

効果的な RFP を作成するためのベスト プラクティス

上記の手順に従うだけでなく、RFP が適切な回答を得られるようにする特定の方法があります。 これらのベスト プラクティスに従って、効果的な提案依頼書を作成してください。

• シンプルでわかりやすい

誤解を招く可能性を避けるために、潜在的なベンダーが理解できる言葉を使用するようにしてください。 業界用語を控えて、簡単な英語に頼りながらも、プロフェッショナルな表現を維持したい場合があります。 長く続く文は避け、処理しやすいように短く、一口サイズの文に切り詰めてください。

• 見出しと箇条書きを最大限に活用する

見出しと箇条書きを使用すると、長いテキスト ブロックに比べて RFP を理解しやすくなります。 それらを最大限に活用して、提案依頼書を分割し、スキャンしやすくします。

• できるだけ詳細に

潜在的なベンダーがプロジェクトと要件をよりよく理解するのに役立つ重要な詳細を見逃さないでください。 ベンダーは、あなたが何を求めているのか、どのような役割を果たすのかについて明確な考えを持っている場合、適切な提案で対応する可能性が高くなります.

提案依頼書の例

プロポーザルのリクエストがどのように表示されるかまだわかりませんか? 典型的な RFP がどのように見えるかの例を見て、より良いアイデアを得ることができるようにしましょう。

提案依頼書: 6 月のヴィンテージのソーシャル メディア サービス
2022 年 12 月 16 日
発行元：ジューンズヴィンテージ
連絡窓口: ジューン・フィリップス
[メール保護]
(445)917-3069

序章

古着を扱う小売店である June's Vintage では、信頼できる代理店を見つけてソーシャル メディアを管理してもらうための提案を受け付けています。目的は次のとおりです。

• ソーシャル メディア コミュニティを成長させましょう。

• 継続的に視聴者を引き付けます。

• 主要なソーシャル ネットワーク (Instagram、Facebook、TikTok) で強力なブランド プレゼンスを維持します。

この提案依頼の目的は、最高の全体的な価値を提供し、印象的な結果をもたらすソーシャル メディア エージェンシーを見つけることです。テスト プロジェクトを 3 か月間実行した後、長期的なパートナーシップを決定することを望んでいます。

バックグラウンド

当社のビンテージ ビジネスは 2007 年に設立され、それ以来、フィラデルフィア中に強力な顧客基盤を確立してきました。私たちの顧客のほとんどは、およそ 25 歳から 50 歳の間の地元のファッション愛好家で、店内で買い物をしています。ただし、オンライン ショッピング チャネルに拡大するにつれて、このリーチを地域を超えて拡大する機会があります。私たちのソーシャル メディアでのプレゼンスはかなり限られており、ソーシャル メディアで視聴者に積極的に関与するための時間とノウハウが不足しているため、これは困難であることがわかりました。

プロジェクト概要

Instagram、Facebook、TikTok の 3 つの主要なソーシャル メディア プラットフォームで一貫して投稿し、視聴者と交流できるようにしたいと考えています。そのため、以下のことをお手伝いいただける代理店を探しています。

• 公開カレンダーを備えた堅実なソーシャル メディア戦略を作成します。

• 新鮮なコンテンツのアイデアを開発し、発行カレンダーに従ってコンテンツ作成を担当します。

• 私たちに代わって投稿をスケジュールし、公開します。

• 顧客のコメントを監視して対応する。

• 1 週間にわたる広告キャンペーンを実施して、新しいフォロワー/顧客を引き付けます。

予算は月額 2,500 ドルで、提供できるサービスのレベルに応じて柔軟に対応できます。理想的には、小さな小売店や地元企業との取引経験がある代理店を採用したいと考えています。

投稿ガイドライン

すべての提案は、以下の形式を使用して作成する必要があります (箇条書きのリストは高く評価されます)。

• エグゼクティブサマリー

• 事業背景

• 独自のセールス ポイントを強調する

• プロジェクトの資格を得る関連する経験を提供する

• 提案された成果物とサービスの詳細

• 必要なタスクを完了するために使用するソーシャル メディア管理ツールに注意してください。

• 承認のためにコンテンツを共有する方法ではありません

• 料金を含める

• 参考文献および/またはケーススタディ

• 以前のクライアント向けに作成されたソーシャル メディア コンテンツのサンプルを提供する

• 代理店と連携するための追加条件

2023 年 1 月 30 日までに、提案書を .pdf 形式で[email protected]に提出してください。

評価基準

June's Vintage は、次の基準を使用して提案を評価し、適切なベンダーを選択します。

• フルサービスのソーシャル メディア ソリューションを 24 か月以上提供した経験

• 上記の要件への対応

• サービス料金の競争力

• 過去/現在のお客様からの声

• 必要なタスクを実行するために使用されるツールとテクノロジー

タイムライン

June's Vintage は、次のタイムラインに従って RFP とプロジェクトを完了する予定です。

• 提案依頼書の発行 – 2022 年 12 月 16 日

• 提案の提出期限 – 2023 年 1 月 30 日

• ベンダー選定日 – 2023 年 2 月 15 日

• 契約およびその他のプロジェクトの話し合いの最終決定 – 2023 年 2 月 20 日

• プロジェクト開始日 – 2023 年 3 月 1 日

• 最初のプロジェクト完了 – 2023 年 5 月 31 日

最初の提案依頼の開始

提案依頼書がどのようなもので、何を含めるかを正確に理解したので、今度は独自の依頼書を作成します。 オンラインで利用できる無料のテンプレートがたくさんあり、完璧な提案依頼書を作成するのに役立ちます。