プロジェクト要件管理: クイック ガイド

すべてのプロジェクトには要件があります。つまり、すべてのプロジェクト マネージャーは要件管理計画を準備する必要があります。 これはどのように作動しますか？ あなたの組織が、何百もの新しい仕事をもたらすと伝えられている新しい配送センターを建設しているとしましょう。 新しい従業員、新しい人事スタッフ、新しい機器が含まれます。

しかし、カスタマー サポート スペシャリスト、利害関係者、チーム メンバー、顧客ベースなど、あらゆる側面からの洞察がなければ、その配送センターを成功させるためのプロジェクト要件をどのように知ることができるでしょうか?

そのため、要件管理は、プロジェクトの長期的な成功に不可欠であるため、マスターすることが重要な側面です。

プロジェクト管理における要件とは?

プロジェクト管理では、要件は、プロジェクトを正常に完了するために完了する必要があるタスクまたは条件のグループです。 それらには、製品の機能、品質、サービス、さらにはプロセスが含まれる場合があります。 これらの要件の目的は、プロジェクトの終了時にリソースと会社の長期的な目標が一致していることを確認することです。

これらのプロジェクト管理要件を手元に用意することは、プロジェクトの管理と実行に不可欠です。 ProjectManager は、無制限のファイル ストレージとリアルタイム通信を備えたソフトウェアで、すべてのプロジェクト要件の中央ハブとして機能します。 リスト ビューを使用してすべてのプロジェクト要件をすばやく確認できますが、複数のプロジェクト ビューのいずれからでも、いつでもどこでもファイルにアクセスできます。 ファイルが更新されると、電子メールとアプリ内アラートで全員に通知されるため、信頼できる情報源は 1 つだけです。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

プロジェクト要件の種類

一般に、要件は、ビジネス要件、ソリューション要件、利害関係者要件の 3 つの方法で分類できます。

ビジネス要件

ビジネス要件は、プロジェクトを実現するためのビジネスの全体的なニーズです。 このカテゴリに分類される要件は、組織の長期的な目標に沿った、より基本的な長期的なニーズです。

ソリューション要件

ソリューションの要件は、より製品に焦点を当てており、もう少し深く掘り下げています。 それらは機能的または非機能的である可能性があり、製品の最終結果が、製品が行う必要があることと製品が行うべきことの両方を確実に満たすようにします。

上記の例のように、ソリューション要件には、営業チームが新しい CRM で仕​​事を完了するために必要な適切なツールの実装などの機能要件が含まれる場合があります。 機能以外の要件として、CRM ツールにマーケティング チームを支援するコンテンツ マーケティング カレンダーも含まれている場合がありますが、必ずしも必要ではありません。

利害関係者の要件

利害関係者の要件は、マイルストーンの承認、作業の作成、成果物の完成などを行う主要な担当者を表します。 彼らは、顧客、チーム メンバー、ビジネス パートナー、または主要なリーダーシップである可能性があります。 関係するすべての利害関係者の要件がプロジェクト全体を通してバランスが取れていることを確認するには、粘り強いプロジェクトマネージャーが必要です。 これは、適切な利害関係者の管理に不可欠です。

要件管理とは

要件管理とは、プロジェクトの要件を文書化し、分析し、追跡し、優先順位を付け、検証するプロセスです。 簡単に言えば、プロジェクト マネージャーは、すべての利害関係者から要件を収集して、要件管理計画を作成する必要があります。 要件管理計画は、すべてのプロジェクト要件をリストし、それらを満たすためのガイドラインと手順を定義するガイドとして機能します。

次に、プロジェクトが開始されたら、プロジェクト管理チームは、プロジェクトの活動と成果物が、以前に定義されたプロジェクト要件と一致していることを確認する必要があります。

要件管理は、プロジェクト マネージャーが利害関係者と連絡を取り、元の要件に加えられた変更についていく必要がある継続的な活動です。 プロジェクト要件への変更は、定義された変更管理ポリシーで適切に管理する必要があります。

要件管理計画 (RMP)

要件管理計画 (RMP) を持つことが重要です。 この計画には通常、次のチェックリストが含まれます。

• 利害関係者の役割と責任: これらの役割は特定されていますか? 各タスクについて、リスクを監視し、日常業務を管理する責任者が割り当てられていますか?
• 要件管理プロセス: すべての部門と利害関係者の間で要件が引き出され、文書化され、理解されていますか?
• 要件タイプを定義する: 機能要件と非機能要件は何ですか?
• 要件成果物をマッピングする: これには、利害関係者によるレビュー用の補足ドキュメントが含まれる場合があります。
• 要件に優先順位を付ける: すべての要件の重要性が等しいわけではありません。 1 つの要件に多くの依存関係がある場合は、リストの上位に移動して、他の多くのタスクを妨げないようにします。 しかし、それがスタンドアロンのニーズである場合はどうなりますか? その後、優先順位を下げることができます。
• 追跡可能にする: 優れた要件管理の最上位コンポーネントの 1 つは、追跡可能性です。 要件を追跡することで、利害関係者とチーム メンバーは、要件が存在する理由、どのような変更が行われたか、および要件が完了しているかどうかについての洞察を得ることができます。
• 番号付けまたはバージョン管理システムを組み込む: これは、利害関係者とチーム メンバーの両方が、各マイルストーンで発生したリビジョンの数を把握し、最新のリビジョンが常に作業中のリビジョンであることを確認するのに役立ちます。
• コミュニケーション計画を立てる : 前述したように、できるだけ透明性を保ち、すべてを文書化することが最善です。 これは、プロジェクトのどこが最もうまく機能し、どこで問題が発生したかを確認するときに役立ちます。 コミュニケーション計画は、従業員の賛同を促し、利害関係者とチーム メンバーの両方に対する期待を管理することもできます。

要件管理プロセスの 5 つのステップ

要件を早期にリストアップすることで、ユーザーと開発者、利害関係者とチーム メンバー、会社と顧客の間のコミュニケーションの壁を壊すことができます。 これらの要件を収集するプロセスについて説明しましょう。

1. 要件の抽出

よく計画されたプロジェクトと同様に、計画プロセスを開始するには、他の人の要件とプロジェクトのニーズをインタビューして調査します。 これは、利害関係者リスト全体、カスタマー サポート チーム、販売員とそのニーズ、または顧客の概要である可能性があります。 このプロセスは要件の抽出と呼ばれ、プロジェクトの要件を収集するための最初のステップです。 無料の要件収集テンプレートを使用して開始します。

2. 要件の文書化と理解

すべてを書き留め、製品仕様を文書化して、他のチーム メンバーが最初からプロジェクトの範囲を理解できるようにします。 プロセスのこの部分は、要件の文書化と理解と呼ばれます。 詳細を取得できるほど、より良い結果が得られます。

3. 早期かつ頻繁にコミュニケーションをとる

要件文書を部門間で簡単に翻訳できるようにします。 彼らがあなたと会ったことがなくても、最初からプロジェクトの要件と範囲を明確に理解する必要があります。 利害関係者や内部ミーティングからの最新のメモも含めて、関係者全員が更新が展開されるのを見て、プロジェクトの賛同を得ているかのように感じられるようにします。

前提を理解する

プロジェクト内の前提を理解すれば、プロジェクト内の要件のバランスを取ることができます。 通常、前提条件は、時間、予算、範囲の 3 つに当てはまります。 要件を管理する際の前提は、次のようになります。

• 休日、有給休暇、病気休暇を考慮するのを忘れている
• ツールが機能しているかどうか、または修理が必要かどうかを考慮していない
• 利害関係者がマイルストーン中にタイムリーにフィードバックを提供すると仮定する

4. 要件の監視と追跡

プロジェクト全体を通して、すべてのチーム レベルで要件を監視および追跡し、各フェーズでリスクが低く抑えられるようにします。 また、このデータを使用して、プロジェクトが時間、範囲、および予算の観点から順調に進んでいることを確認できるため、マイルストーンを確認するときに重要な利害関係者に調査結果を報告できます。

5. プロジェクト実行中の要件管理

通常、要件は組織内の 1 つの部門から管理されるわけではありません。 彼らは、戦略計画からポートフォリオ管理、プログラム管理、プロジェクト管理、継続的改善部門まで管理されています。

プロジェクト全体を通して要件を管理する利点は 5 つあります。コストの削減、プロジェクトの品質の向上、プロジェクト完了までの時間の短縮、リスクの軽減、スコープ管理計画の効果です。

要件が満たされていることを確認するにはどうすればよいですか?

各マイルストーンと最後に、利害関係者と共にプロジェクトをレビューすることが重要です。 最終的な情報を収集するために、面接の質問とプロジェクト終了のチェッ​​クリストを調べる事後分析を行います。 また、新しい情報を得るために追加の質問を投げることもできます。 これには以下が含まれます。

• プロジェクトのプロセスはスムーズに進んだと思いますか? はい、もしくは、いいえ？
• このプロジェクト プロセス中に改善できた点は何ですか?
• このプロジェクトのプロセスから何を学びましたか?
• 今後のプロジェクトに何を含めることをお勧めしますか?

プロジェクトの最後には、トレーサビリティがすべてです。 要件を振り返って、それが行ったすべての変更とそれがどのように完了したかを確認できれば、あなたとあなたのチームは、それが真のソリューションであったかどうかを判断できます。 関連する非機能要件があるかどうかも確認できます。

プロジェクトの結果とその要件を理解することは、プロジェクトのライフサイクル全体でトレーサビリティを管理することを中心に展開するため、後で徹底的にレビューできます。

ProjectManager は要件管理に役立ちます

素晴らしいプロジェクトの鍵は、驚きを最小限に抑えることです。 要件管理の目標は、コミュニケーションがゲームの名前であり、誰もが同じページにいる環境を作成することです。これにより、驚きが制限されます。 ProjectManager には、それを可能にするだけでなく、簡単にするツールがあります。

クラウドベースのガント チャートを使用すると、あなたとあなたのチームは、すべての依存関係を含むプロジェクト計画全体を 1 つのビューから見ることができます。 要件を編集する必要がありますか? 当社のガント チャートは編集が簡単で、あらゆる変更に対応できるため、追跡可能です。

ProjectManager は、全面的に透明性を高めてコミュニケーションを取りたいチームに最適です。 ガント チャート、カンバン ボード、タスク リストなどの複数のビューを使用して、主要な利害関係者やチーム メンバーからのコメントを取り上げることで、簡単にコラボレーションできます。 さらに、1 人のチーム メンバーがタスクを更新すると、適切なタイミングで適切な人に通知が送信されます。

複数のチーム間で要件を管理するのは簡単なことではありません。 プロジェクトに関係するすべての人が、何があっても同じページにいることを確認してください。 ProjectManager は、チームが複数のプラットフォーム間で効果的に共同作業できるようにすることを目的とした、受賞歴のあるソフトウェアです。 30 日間の無料トライアルに今すぐサインアップしてください。